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MAI 2015 RÉPUBLIQUE DU CAMEROUN Paix-Travail-Patrie FONDS ROUTIER (E.P.A) REPUB

MAI 2015 RÉPUBLIQUE DU CAMEROUN Paix-Travail-Patrie FONDS ROUTIER (E.P.A) REPUBLIC OF CAMEROON Peace-Work-Fatherland ROAD FUND (P.A.C) A l’intention : Ordonnateurs Autorités contractantes Commissions de passation des Marchés Entreprises de BTP Maitres d’œuvre MINFI Banques Autorité des Marchés FONDS ROUTIER Mai 2015 Guide Technique à l’Usage des Intervenants 1 Guide technique à l’usage des intervenants | Fonds Routier- Cameroun AVANT-PROPOS e présent guide constitue un outil de référence pour les acteurs intervenant dans le processus de traitement des opérations relatives aux projets financés par le Fonds Routier. Au rang de ces opérations figurent l’élaboration, l’approbation et le suivi de la programmation, le visa des projets de marché et des projets de travaux en régie, le traitement des décomptes ainsi que leur paiement. Ce document se présente comme un cadre formel visant l’efficacité des procédures à travers la clarification de la chaîne des opérations inhérentes aux marchés soumis au financement du Fonds Routier d’une part, la définition des rôles et responsabilités des différents intervenants ainsi que leurs interactions dans l’ensemble du processus d’autre part. Au plan de la démarche, l’élaboration du présent guide a fait l’objet d’une large consultation des acteurs, choisis selon la technique de l’échantillonnage pour chaque domaine visé. De même, les travaux en commission impliquant, les ordonnateurs (MINTP, MINHDU et MINT), le MINMAP (volets passation des marchés et contrôle), le MINFI, l’ARMP et le SPRA ont permis de balayer l’essentiel des préoccupations devant être couvertes par le guide au moyen des réponses pertinentes et efficaces, susceptibles de permettre au prestataire, principale cible visée de conduire ses opérations dans la célérité. Il s’adresse par conséquent à tous les acteurs de la chaîne de dépenses, à savoir le Ministère des Marchés Publics, le Fonds Routier, les Ordonnateurs/Maître d’ouvrage, les Commissions de passation des marchés, l’Agence de Régulation des Marchés Publics, Maître d’œuvre, le MINFI et les entreprises de BTP. L 2 Guide technique à l’usage des intervenants | Fonds Routier- Cameroun ACRONYME AFD Agence Française de Développement AIR Acompte d’Impôt sur les Revenus AIS Acompte d’Impôt sur les Sociétés ARMP Agence de Régulation des Marchés Publics Art Article ATD Avis à Tiers Détenteur BIP Budget d’Investissement Public BPU Bordereau des Prix Unitaires BTP Bâtiments et Travaux Publics C2D Contrat Désendettement, Développement CCPM Commission Centrale de Passation des Marchés CMPM Commission Ministérielle de Passation des Marchés DAO Dossier d’Appel d’Offres DQE Devis Quantitatif et Estimatif FR Fonds Routier GE Guichet « Entretien » GI Guichet « Investissement » MINFI Ministère des Finances MINHDU Ministère de l’Habitat et du Développement Urbain MINMAP Ministère des Marchés Publics MINT Ministère des Transports MINTP Ministère des Travaux Publics MO Maître d’Ouvrage OS Ordre de Service SPRA Secrétariat Permanent à la Réforme Administrative TSR Taxe Spéciale sur les Revenus TVA Taxe sur la Valeur Ajoutée 3 Guide technique à l’usage des intervenants | Fonds Routier- Cameroun SOMMAIRE AVANT-PROPOS .................................................................................................................................. 1 ACRONYME ......................................................................................................................................... 2 SOMMAIRE ......................................................................................................................................... 3 SECTON I : ÉLABORATION DES PROGRAMMES DES ORDONNATEURS ................................................ 5 I. ÉLABORATION DE LA PROGRAMMATION .................................................................................................. 6 I.1. Qui est responsable de l’élaboration de la programmation ? ............................................................................... 6 I.2. Quels sont les critères à satisfaire pour élaborer une bonne programmation ? .................................................... 6 I.3. Quels sont les éléments-supports de la programmation ? ................................................................................... 7 II. CIRCUIT GÉNÉRAL D’ÉLABORATION ET DE VALIDATION DES PROGRAMMES. ........................................... 8 II.1. Études préalables............................................................................................................................................... 9 II.2. Évaluation financière des projets et allotissements ............................................................................................ 9 II.3. En quoi consiste la notification de l’enveloppe ? ................................................................................................ 9 II.4. Comment s’effectue la pré-consolidation des programmes ? ............................................................................ 10 II.5. Comment les programmes sont-ils examinés en vue de leur approbation ? ...................................................... 10 III. DIFFUSION ET SUIVI DE L’EXÉCUTION DES PROGRAMMES .................................................................... 10 III.1. Comment s’opère l’importation de la programmation dans le système intégré ? ............................................. 10 III.2. Comment s’effectue la diffusion des programmes approuvés ? ....................................................................... 10 III.3. Comment s’opère le suivi de l’exécution des programmes? ............................................................................ 10 III.4. La révision des programmes est-elle autorisée ?.............................................................................................. 11 SECTION II : CHAINE DE VISA DES PROJETS DE MARCHE ET DE TRAVAUX EN RÉGIE ......................... 13 I. PASSATION DES MARCHES....................................................................................................................... 13 I.1. Comment sont définis les seuils de compétence en matière de passation des marchés initiés par les ordonnateurs?........................................................................................................................................................ 13 I.2. Les marchés financés par le Fonds Routier peuvent-ils faire l’objet d’une passation par anticipation ? ............... 13 I.3. Existe-t-il un modèle de BPU et de DQE en ce qui concerne les marchés financés par le Fonds Routier ? .......... 14 I.4. Où trouver les modèles de DQE et de BPU ? ...................................................................................................... 14 II. VISA DU MINMAP ................................................................................................................................... 14 II.1. Quels sont les marchés concernés par le visa du MINMAP ? ............................................................................. 14 I.2. De quel délai dispose le MINMAP pour délivrer son visa ? ................................................................................ 14 III. VISA DU FONDS ROUTIER ...................................................................................................................... 15 III.1. Quel est le champ d’application de la procédure de visa des contrats ? ........................................................... 15 III.2. Quelle est la consistance des contrôles effectués par le Fonds Routier ? .......................................................... 15 III.3. Quelle est la procédure de visa dans le cas spécifique des marchés ayant connu un début d’exécution sur un financement tiers et transféré au Fonds Routier ? ................................................................................................... 16 III.4. Quelles sont les pièces constitutives d’un projet de marché soumis au visa Fonds Routier ? ........................... 16 III.5. Quel est la check-list à vérifier avant de transmettre un projet au Fonds Routier pour Visa ? .......................... 17 III.6. Quel est le nombre d’exemplaire du projet de contrat à soumettre au visa du Fonds Routier ? ........................ 18 III.7. Quelle est la procédure de régularisation en cas de rejet d’un projet de marché ? ........................................... 18 III.8. De quel délai dispose le Fonds Routier pour le visa des projets ? .................................................................... 18 III.9. De quel délai dispose l’autorité contractante pour régulariser les ordres de service visés par le Fonds Routier ? .............................................................................................................................................................................. 18 IV. SIGNATURE DE L’AUTORITÉ CONTRACTANTE ........................................................................................ 19 V. ENREGISTREMENT .................................................................................................................................. 19 4 Guide technique à l’usage des intervenants | Fonds Routier- Cameroun V.1. Quel est le champ d’application de l’acte d’enregistrement ? .......................................................................... 19 V.2. À quel moment survient l’enregistrement ? ..................................................................................................... 19 V.3. À qui revient la charge de l’enregistrement? .................................................................................................... 19 V.4 Combien d’exemplaires faut-il enregistrer ? ..................................................................................................... 19 V.5. De quel délai dispose l’attributaire pour enregistrer le marché ? ...................................................................... 19 V.6. Que coûte l’enregistrement d’un marché ? ...................................................................................................... 19 V.7. Que fait l’attributaire après l’enregistrement du marché ? ............................................................................... 19 VI. DISPATCHING DES CONTRATS ENREGISTRES ......................................................................................... 19 VI.1. Combien d’exemplaires l’attributaire retourne-t-il à l’autorité contractante ? ................................................. 20 VI.2. Comment l’autorité contractante ventile-t-elle le contrat ? ............................................................................. 20 VI.3. L’attributaire peut-il transmettre une copie du contrat au Fonds Routier ? ..................................................... 20 TABLEAU RÉCAPITULATIF DU CIRCUIT DE VISA DES CONTRATS ................................................................ 21 SECTION III : PROCÉDURE ET CHAINE DE TRAITEMENT DES DÉCOMPTES ......................................... 23 I. Quelles sont les conditions de validation des décomptes au niveau de chaque intervenant ? ............................... 23 II. Comment doit se présenter un décompte des prestations financées par le Fonds Routier ?................................. 27 III. Quel est le circuit général de traitement ou de visa du décompte sur financement Fonds Routier ? ................... 28 IV. Où peut-on trouver les modèles des décomptes types ?.................................................................................... 31 SECTION IV : PAIEMENT DES DÉCOMPTES ........................................................................................ 32 I. PAIEMENTS RELEVANT DU « GUICHET ENTRETIEN » ........................................................................... 33 I.1. Quels sont les considérations fiscales liées aux paiements relevant du « Guichet Entretien » ? ........................ 33 I.2. Quels sont les délais de paiement au « Guichet Entretien » ? ........................................................................... 33 I.3. Quelles sont les conditions et modalités de paiement au guichet « entretien »? ................................................ 33 II. PAIEMENTS RELEVANT DU GUICHET « INVESTISSEMENT » ..................................................................... 38 II.1. Quels sont les considérations fiscales liées aux paiements relevant du « Guichet Investissement » ? ............... 39 II.2. Quelles sont les conditions de paiement au guichet investissement du Fonds Routier ? .................................... 39 III. CONTACTS DU FONDS ROUTIER ............................................................................................................. 40 ANNEXES .................................................................................................................................................... 41 DISPOSITIONS RÉGLEMENTAIRES ............................................................................................................... 41 FORMAT DU RIB ......................................................................................................................................... 41 5 Guide technique à l’usage des intervenants | Fonds Routier- Cameroun SECTION I : ÉLABORATION DES PROGRAMMES DES ORDONNATEURS 6 Guide technique à l’usage des intervenants | Fonds Routier- Cameroun SECTON I : ÉLABORATION DES PROGRAMMES DES ORDONNATEURS I. ÉLABORATION DE LA PROGRAMMATION I.1. Qui est responsable de l’élaboration de la programmation ? La programmation des travaux et prestations bénéficiant du concours financier du Fonds Routier est sous la responsabilité de l’ordonnateur (MINTP, MINHDU, MINT, etc.). Il en est de même des études préalables et de l’évaluation financière de ces programmes. Pour ce qui est des collectivités territoriales décentralisées, les projets sous leurs compétences sont préparés par eux et intégrés dans la programmation de l’ordonnateur principale en phase d’élaboration des projets. Les formulaires de programmation font ressortir clairement la distinction entre projets relevant de chacune des entités. Cependant, la signature de ces CTD sera admise au cours de la formalisation des contrats et de l’ordonnancement des paiements. I.2. Quels sont les critères à satisfaire pour élaborer une bonne programmation ? I.2.1. L’éligibilité des projets Les activités programmées rentrent dans les domaines d’intervention visés par les textes organiques du Fonds Routier. uploads/Finance/ guide-a-usage-intervenants-140-1-pdf.pdf