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1 La comptabilité associative Le Guide du Trésorier d’Association Edition 2020

1 La comptabilité associative Le Guide du Trésorier d’Association Edition 2020 Mettre en place une comptabilité claire et efficace dès votre lecture achevée Ce guide a été téléchargé plus de 10 000 fois depuis sa première parution en 2018. Nous l’avons revu en fonction de vos retours et l’avons complété avec la nouvelle réglementation qui entre en vigueur au 1er janvier 2020. 2 La comptabilité associative La comptabilité associative #Guide Pour une association, la tenue d’une comptabilité est une nécessité. Que vous soyez un nouveau trésorier qui vient de prendre ses fonctions ou un gérant d’association sou- cieux de maîtriser les finances de votre structure, abor- der la comptabilité sans formation préalable pourrait vous causer quelques légères angoisses. Nous souhai- tons vous aider à y voir plus clair. Ce guide a été pensé pour initier les nouveaux tréso- riers à la gestion des finances de leur association. J’ai in- clu de nombreux exemples concrets et schémas pour vous garantir une lecture agréable et efficace. Je vous ai également fourni des ressources gratuites (documents imprimables, fichiers Excel...), de sorte que vous puissiez mettre en place une comptabilité claire et efficace dès votre lecture achevée ! Prêt(e) à démarrer ? Toute l’équipe d’AssoConnect se joint à moi pour vous souhaiter une bonne lecture ! » Arnaud de La Taille Président d’AssoConnect et auteur de ce guide 3 La comptabilité associative Le rôle du trésorier Bases de la comptabilité Prise de fonction du trésorier Quotidien du trésorier Enregistrer une écriture dans la comptabilité Lire les documents comptables Effectuer un rapprochement bancaire La clôture comptable Comptabilité analytique Construire un budget prévisionnel Comptabilité associative : logiciel en ligne ou Excel ? Outils et ressources 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 #Sommaire 4 La comptabilité associative Le rôle du trésorier #Chapitre 1 Comptabilité de trésorerie : enregistrement des encaissements et dé- caissements. Un paiement est enregistré au moment où il se produit. Comptabilité d’engagement : les produits et charges sont enregistrés indépendamment des paiements. UNE OBLIGATION LÉGALE Nous le constatons tous les jours lors de nos échanges avec les associations : le trésorier/la tré- sorière est une personne clé, une ressource rare et précieuse. C’est un poste qui peine à attirer, souvent associé à des tâches purement comptables, une responsabilité pensante. Pourtant, le poste de trésorier est stratégique au sein d’une association, et les tâches qui accompagnent le poste sont enrichissantes pour celui ou celle qui en aura la charge. Selon le site du gouvernement, « les associations doivent impérativement tenir une comptabi- lité, dont le degré et la nature seront fonction de la taille de l’association, de la source de ses financements (subvention, prêt bancaire, don), de son activité et enfin de l’exercice, ou non, d’une activité lucrative. » Les deux différences majeures relatives aux obligations des associations sont : le type de comp- tabilité à tenir et la soumission ou non au plan comptable associatif. Le type de comptabilité Certaines associations pourront tenir une comptabilité de trésorerie, et d’autres devront tenir une comptabilité d’engagement. Pour faire simple : 5 La comptabilité associative #Chapitre 1 : Le rôle du trésorier Par exemple, vous recevez une facture pour les équipements que vous avez commandés mais vous ne payez pas immédiatement. Vous enregistrez une dette (une dépense qui n’est pas encore payée) en comptabilité d’engagement, puis ultérieurement le paiement après l’avoir réalisé. Alors qu’en comptabilité de trésorerie, vous auriez simplement enregistré le paiement au moment où celui-ci se produit. Le type de plan comptable Le plan comptable est un document sur lequel figurent tous les numéros de comptes. Par exemple, en comptabilité, un achat de marchandise impactera le compte 607 alors qu’une vente de marchandise impactera le compte 707. Le plan comptable assocatif est une adaptation du plan comptable général. Certaines asso- ciations y sont soumises, comme les associations qui bénéficient d’une aide publique supé- rieure à 153 000€ ou les associations reconnues d’utilité publique. Le trésorier va vous permettre de rendre des comptes. Il va expliquer comment a été alloué l’argent et comment l’association est financée. L’association fonctionnant sur un mode « démo- cratique », vos membres sont en droit de demander une présentation claire de sa gestion. De la même manière, vos donateurs et mécènes peuvent légitimement vous demander des comptes sur l’utilisation de leur argent. Il est donc essentiel de tenir une comptabilité pour maintenir un climat serein au sein d’une association. Une vision claire de la situation permet de prendre des décisions éclairées. Le trésorier aide le président à gérer : • Le présent : la pérennité de l’association, connaître ses disponibilités financières et éviter tout dérapage. • Le futur : faire apparaître les besoins de financement, fixer un budget, des objectifs réalistes et mesurer leur réalisation. Votre trésorier est central dans la recherche de fonds pour votre association à plusieurs titres : • Pour obtenir des subventions privées ou publiques. La raréfaction des subventions va de pair avec un plus grand contrôle de l’argent alloué. La plupart des financeurs demandent main- GARANT DE LA TRANSPARENCE ET DE LA SÉRÉNITÉ COPILOTE DANS LE DÉVELOPPEMENT DU PROJET ASSOCIATIF PILIER DE LA RECHERCHE DE FONDS 6 La comptabilité associative tenant aux associations de fournir un bilan et un compte de résultat. Par exemple, sur le site de la Mairie de Paris, pour faire une demande de subvention, vous devez fournir le bilan, le compte de résultat et le budget prévisionnel. Retrouvez les documents comptables au chapitre 6 de ce guide. • Pour justifier des subventions obtenues et pouvoir y prétendre de nouveau ! Les docu- ments comptables sont généralement exigés également en aval du financement, par exemple sous la forme d’une comparaison entre le réel et le prévisionnel. • Pour collecter de l’argent en ligne. La collecte d’adhésions ou de dons avec paiement en ligne est une nouvelle fource de financement qu’il serait dommage de ne pas exploiter. Or, les organismes qui vous permettre d’activer la paiement en ligne peuvent être amenés à vous de- mander le budget de votre association. • Pour négocier des prêts avec la banque. Si vous souhaitez financer un projet, mieux vaut arriver armé de documents comptables qui témoigneront de la bonne santé de votre associa- tion, de vos qualités de gestionnaire, et de la faisabilité du projet. De plus en plus de bénévoles souhaitent se servir de leur expérience associative pour acquérir de nouvelles compétences. Le rôle de trésorier est à cet égard très formateur. Vous pouvez notamment mettre en valeur : • Votre rigueur et votre précision • Votre capacité à manipuler les chiffres Cette expérience associative vous apportera également des compétences plus techniques : • Lecture de documents financiers • Etablissement de budget prévisionnel • Suivi de trésorerie Même si la comptabilité n’est pas votre métier, vous gagnerez toujours à valoriser cette expé- rience dans votre vie professionnelle. #Chapitre 1 : Le rôle du trésorier VALORISER VOTRE EXPÉRIENCE DE TRÉSORIER(E) 7 La comptabilité associative Les bases de la comptabilité #Chapitre 2 Les petites associations peuvent se contenter d’une comptabilité de trésorerie. C’est à peu près l’équivalent des comptes que l’on effectue pour soi-même, à partir de son relevé bancaire. Le trésorier construit un tableau de ce type : LA COMPTABILITÉ DE TRÉSORERIE A la fin de chaque mois, il somme les dépenses et recettes afin d’obtenir un résultat. Il peut ainsi comparer mensuellement le résultat avec celui de la banque, pour vérifier qu’il y a bien concordance. Note : il est également recommandé d’indiquer pour chaque ligne la nature de l’opération. Par exemple, «Adhésions», «Fournitures», «Dons», etc. Numéro de pièce Date Libellé Dépenses Recettes 1 02/01/2017 Adhésion Jean Dupont 100 2 03/01/2017 Achat fournitures 15 Avantages La comptabilité de trésorerie est très simple, ce qui la rend approprié pour les très petites associations, si le trésorier n’a pas de formation comptable et que les besoins comptables sont limités. Inconvénients Ne permet pas de savoir facilement si quelqu’un vous doit de l’argent ou si vous avez une dette. On ne peut pas non plus établir d’états financiers, souvent demandés par les financeurs. 8 La comptabilité associative #Chapitre 2 : Les bases de la comptabilité La comptabilité d’engagement consiste à distinguer l’engagement (dette ou créance) du paie- ment. Si nous reprenons l’exemple précédent de Jean Dupont, nous n’aurons pas une mais deux opérations : LA COMPTABILITÉ D’ENGAGEMENT Créance : Jean adhère à l’association le 1er janvier 2017 Paiement : Jean paye son adhésion le 3 janvier 2017 Pour rappel, il y a « dette » lorsque l’association doit quelque chose à un tiers (exemple : paiement de l’assurance). Une « créance » est l’opposé d’une dette, c’est-à-dire que l’association doit recevoir de l’argent de la part d’un tiers. Avantages La comptabilité d’engagement permet d’avoir une vision exacte de la situation financière de l’association Inconvénients Complexité pour des personnes sans formation comptable si l’association n’est pas équipée d’un logiciel. LE PLAN COMPTABLE ASSOCIATIF Le Plan Comptable est un référentiel commun, une classification qui permet à tous les respon- sables financiers de parler la même uploads/Finance/ guide-comptabilite-2.pdf