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REPOBIKAN’I MADAGASIKARA Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana GUIDE DES UGPM 1 A

REPOBIKAN’I MADAGASIKARA Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana GUIDE DES UGPM 1 Autorité de Régulation Autorité de Régulation d des Marchés Publics SOMMAIRE Glossaire et acronymes…………………………………………………………Page 3 Introduction……………………………………………..…………………………Page 4 I- Définition des besoins…………………………………………………………Page 5 II- Préparation et élaboration DAO/DC………………………………………...Page 7 III- Lancement de l’AO/AMI……….……………………………………………...Page 11 IV- Réponse à un AO/AMI………………………………………………………...Page 12 V- Réception et ouverture des plis…………….……………………………….Page 13 VI- Evaluation et classement des offres……………………………………....Page 14 VII- Attribution et Approbation de marchés…………………………………..Page 15 Conclusion………………………………………………………………………….Page 16 Annexes……………………………………………………………………………..Page 17 2 GLOSSAIRE et ACRONYMES AC : Avis de Consultation AE : Acte d’Engagement AO : Appel d’Offres AAO : Avis d’Appel d’Offres AMI : Appel à Manifestation d’intérêts AAMI : Avis d’Appel à Manifestation d’intérêts CAO : Commission d’Appel d’Offres CCAG: Cahier de Clauses Administratives Générales CCAP: Cahier de Clauses administratives Particulières CF : Contrôleur Financier CMP : Code des Marchés Publics CNM : Commission nationale des Marchés DAO : Dossier d’Appel d’Offres DC : Dossier de Consultation DPAO : Dossier Particulier d’Appel d’Offres GAC : Gestionnaire d’Activités IC : Instructions aux Candidats OS ou ORDSEC : Ordonnateur Secondaire PRMP : Personne Responsable des Marchés Publics SOA : Service Opérationnel d’Activités ST : Spécifications Techniques UGPM : Unité de Gestion de Passation de Marchés 3 INTRODUCTION : Les Unités de Gestion de Passation des Marchés (UGPM) tiennent une place importante dans le processus de passation des marchés. Elles sont appelées à accomplir des missions stratégiques. Le présent guide est conçu dans le but de les appuyer dans la réalisation de leurs missions. En effet, en tant que structures d’appui, travaillant côte à côte avec la Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP), les UGPM interviennent tout au long du processus depuis la conception du DAO jusqu’à l’attribution voire la réalisation des marchés. Dans l’intérêt de l’Administration, l’assistance dans l’accomplissement de leurs fonctions ne serait que bénéfique, d’où l’idée de l’élaboration de ce guide pour assurer la bonne utilisation des deniers publics engagés dans la commande publique. Ce guide comporte sept (7) parties : Définition des besoins Préparation et élaboration des Dossiers d’Appel d’Offres (DAO) et Dossier de Consultation (DC) Lancement d’Appel d’Offres ou d’Appel à la Manifestation d’Intérêts (AMI) Réponse à l’AO / AMI Réception et ouverture des plis Evaluation et classement des offres Attribution et approbation du marché / convention 4 I) DEFINITION DES BESOINS Avant la détermination des besoins, les responsables devront se référer à : - La Politique Générale de l’Etat ; - La mission de l’entité concernée ; - Le programme établi pou établir la mission Ensuite, déterminer les objectifs et les activités pour réaliser le programme. Et enfin, quantifier et évaluer les moyens dont on a besoin pour réaliser le programme. Comment définir préalablement les besoins ? La définition des besoins est une opération délicate et complexe allant de l’identification des besoins à la budgétisation en passant par la priorisation. Qui en sont responsables? Sont responsables de cette opération : • Service Opérationnel d’Activité (SOA) • Gestionnaire d’Activité (GAC) • Responsable de Programme (RDP) • Coordonnateur des Programmes (CDP) • Unité de Gestion de la Passation des Marchés (UGPM) • Personne Responsable des Marchés (PRMP) La définition des besoins n’est pas une opération isolée: • Elle est fondamentalement liée aux capacités humaines et techniques des services internes de l’organisme public concerné (SOA, UGPM, GAC…) • Elle nécessite parfois le recours à l’assistance des services extérieurs (Bureaux d’études, conseils…). Pour définir un besoin il faut adopter une attitude objective et scientifique et veiller à ce que les besoins soient vraiment réels. Pour ce faire, il est recommandé de procéder avec méthode. Quels sont les caractères des besoins ? Les besoins doivent être : 1. Réels et non hypothétiques. Exception faite de l’anticipation d’un besoin qui peut même aller jusqu’à la consultation alors qu’un contrat ayant le même objet n’est pas tout à fait achevé. Les prestations doivent être adaptées en fonction des besoins réels, sans aller au-delà de l’objet, interprété de manière stricte. 5 2. Précis et réalisables et qui puissent être satisfaits, sauf dans le cas où il faut recourir aux marchés à tranches ou à bons de commande. Pour cela, il faut définir les dimensions (volume, hauteur, longueur,…) et les capacités (puissance, mémoire, contenance) sous forme de critère minimum ou de plage. Eviter les précisions qui visent une seule marque. 3. Légaux, c’est-à-dire :  vérifier la soumission au Code des marchés publics, tant du point de vue institutionnel (en tant que maître d’ouvrage), qu’opérationnel (en fonction de la nature des prestations ou ouvrages envisagés et faisant l’objet du futur marché).  rassembler les textes applicables en fonction du domaine ou secteur concerné (CCAP, CCAG). 4. Conformes par rapport aux textes en vigueur, ce qui suppose :  que le projet sur lequel la décision de lancer un appel d’offres y repose lui aussi.  de ne pas dissuader les petites et moyennes entreprises par l’ampleur des prestations ou travaux, même si cela n’est pas considéré comme susceptible d’entraîner l’illégalité du marché. 5. Opportuns, résultant de la prise en compte du facteur temporel (exemple : période préélectorale, continuité de la commande publique, réalisation difficile de travaux pendant une période de pluie ou en cas d’intempéries prévisibles, zéro budgeting par exemple). Quelles sont les exigences de la détermination des besoins ? La détermination des besoins exige les trois points suivants : 1. L’existence de moyens financiers :  Evaluer globalement c’est-à-dire estimer le coût des prestations ou ouvrages à réaliser, en se référant soit sur les anciens marchés déjà conclus après avoir actualisé les montants, soit sur des marchés similaires conclus par d’autres maîtres d’ouvrages publics.  S’assurer de la disponibilité budgétaire de votre structure administrative : budget d’exécution du budget programme par catégorie et par nature des dépenses. 6  Se référer aux textes pour l’appréciation des seuils. 2. La rapidité :  Assurer la célérité des opérations en essayant d’éviter tout risque de retard ou de blocage. Le défaut de définition d’un besoin, ou la rédaction des instructions aux candidats, ne saurait justifier des dérogations de procédures, comme l’urgence impérieuse ou des circonstances imprévisibles qui seraient en réalité imputables à la faute ou carence de l’administration.  S’y prendre très tôt (30 octobre de l’année n-1) pour inventorier les besoins.  Ne pas attendre la mise en place des crédits pour lancer l’appel d’offres qui entraîne la conclusion tardive de marchés en fin d’exercice budgétaire. 3. La non – discrimination :  Eviter d’indiquer des marques, ou si c’est nécessaire préciser à chaque fois « matériel du type X ou équivalent ».  Ne poser aucune condition de nationalité (sauf cas particulier comme les marchés de défense).  N’exiger pas la détention d’un titre ou d’une qualification qui soit discriminatoire, ou du moins ajouter « ou équivalent ». L’opération qui succède à la détermination des besoins est la préparation et l’élaboration des Dossiers d’Appel d’Offres (DAO) ou Dossiers de Consultation (DC). N.B : Il faut bien noter que les besoins doivent permettre l’atteinte de s objectifs et à la réalisation des activités nécessaires pour l’accomplissement d’un programme. II) PREPARATION ET ELABORATION DAO/DC Quelle est la procédure à suivre pour préparer et élaborer des DAO/ DC ? L’élaboration des DAO/DC est une étape très importante dans le processus de passation de marchés car de la qualité de ces derniers (clairs, complets et précis…), dépendent les résultats c'est-à-dire la qualité des prestations obtenues et la célérité du processus donc de la suite de l’Appel d’offres. Dans l’élaboration de ces dossiers, il faut tenir compte : • De la nature des marchés ; 7 • Du financement ; • Des textes en vigueur ; • De l’évolution technologique. Qui sont responsables de cette opération ? Sont responsables de cette opération : la PRPM, les membres des UGPM avec l’assistance des services techniques le cas échéant. L’UGPM : Pour la préparation et l’élaboration des DAO/DC, l’ UGPM qui en est le premier responsable, doit s’inspirer du document type. Il existe un document de référence pour chaque type de marchés : a. marché de fournitures b. marché de prestation de services c. marché de prestations intellectuelles et d. marché des travaux (travaux autres que routiers et travaux routiers) Le Dossier Type d'Appel d'Offres pour les marchés de fournitures et les marchés de travaux comprennent deux parties : La première partie contient les documents concernant uniquement la procédure de passation, qui ne seront plus utilisés après l'attribution du Marché à savoir : ◊ Les Instructions aux Candidats ou IC : Ils ont pour objet d’indiquer aux Candidats les règles générales à suivre pour préparer et déposer des offres conformes aux conditions fixées par le Code des Marchés publics (CMP). Ce document fournit des renseignements sur les modalités de préparation et de remise des offres, de l’ouverture des plis, l’évaluation des offres et l’attribution du marché. Il ne peur en aucun cas être modifié. Les changements requis pour tenir compte du contexte propre à chaque marché figurent dans les Données Particuliers de l’Appel d’Offres (DPAO) qui les complètent. Les questions relatives aux droits et obligations des parties lors de l’exécution uploads/Finance/ guide-ugpm.pdf