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II. LE PLAN COMPTABLE La comptabilité est un système d’organisation et de trait

II. LE PLAN COMPTABLE La comptabilité est un système d’organisation et de traitement des informations permettant de saisir, classer, d’enregistrer les données chiffrées afin de fournir après traitement adéquat un ensemble de document de synthèse conforme aux normes du plan comptable général (SYSCOA) et destiné aux besoins des divers utilisateurs intéressés. Le plan comptable est la liste des comptes que l’entreprise utilise placé dans un ordre défini, il précise pour chaque compte son fonctionnement. Le nombre de comptes à créer dépend du degré de détail souhaité par l’entreprise. 1. La comptabilité d’OFIS Les principes et méthodes comptables applicables sont celles qui sont reconnues au plan international et par le SYSCOA à savoir : Les principes comptables Le SYSCOA énonce neuf principes généraux qui s’imposent dans la tenue d’une comptabilité : 1- La prudence ; 2- La permanence des méthodes ; 3- La correspondance bilan de clôture – bilan d’ouverture ; 4- La spécialisation des exercices ; 5- Le coût historique ; 6- La continuité de l’exploitation ; 7- La transparence ; 8- L’importance significative ; 9- La prééminence de la réalité sur l’apparence. Le plan comptable d’OFIS OFIS en principe devrait être soumis au plan comptable mais nous avons constaté qu’il n’existe pas de plan comptable à ODIS. On entend par plan comptable, l’ensemble des comptes créés par l’entreprise pour enregistrer ses opérations. La nomenclature correspondante à la liste des comptes est définie par un numéro et un intitulé. Le système de fonctionnement des comptes indique comment l’entreprise enregistre ses différentes opérations comptables qu’elle effectue dans les différents comptes en rapport avec la nomenclature. Toute entreprise exerçant ses activités au sein de la zone UEMOA doit recourir au plan des comptes normalisés du SYSCOA. 2. Les objectifs du plan comptable SYSCOA Le SYSCOA vise les objectifs principaux suivants : - L’instauration de pratique comptables uniformes ; - La fiabilité de l’information comptable et financière ; - L’image fidèle du patrimoine, la situation financière et du résultat de l’entreprise; - L’adoption du modèle des entreprises aux normes internationales ; - La mise à la disposition des entreprises d’un outil moderne de gestion ; - La pertinence partagée de l’information sur la base des différents producteurs et utilisateurs de comptes ; - Alimentation d’une centrale des bilans en informations comptables et financières pertinentes et sures. 3. Codification des règles comptables La codification est aménagée de façon à établir des constantes et des parallélismes permettant facilement de retenir les comptes. Malgré qu’OFIS ne possède pas de plan comptable, sa comptabilité est régie par le SYSCOA. Les règles comptables sont définies par les éléments généraux ci-après : - L’inventaire ; - L’exercice comptable ; - La conservation des pièces comptables ; - Les états annuels. III. LE DOCUMENT DECRIVANT LES PROCEDURES ET L’ORGANISATION COMPTABLE Il est obligatoire d’établir un document décrivant les procédures et l’organisation comptables. Si ce document est nécessaire à la compréhension du système de traitement. L’organisation comptable mise en place dans l’entreprise doit permettre l’établissement, dans les délais requis, des documents légaux réguliers et sincères. IV. LE MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLE Le manuel de procédure et d’organisation comptable a pour finalité de capitaliser le savoir-faire au sein d’une organisation et faciliter son transfert ; de favoriser la formation et l’encadrement du personnel ; de poser les principes généraux de travail et enfin de définir les obligations des différents acteurs et leurs méthodes de travail. Le manuel de procédure pourra indiquer notamment : 1. Le contenu Ce document pourra indiquer notamment : - Le plan des comptes de l’entreprise (c'est-à-dire la liste des comptes utilisés) ; - La liste des documents comptables (livres obligatoires, livres auxiliaires…) utilisés dans l’entreprise ; - Le plan de classement des pièces justificatives ; - Les procédures de traitement (type du système comptable, utilisation de pièces récapitulatives, méthode de pré imputation). La méthode pratiquée dans l’entreprise sera décrite dans le document des procédures. 2. Cas des comptabilités informatisées La description du système de traitement est essentielle dans le cas des traitements informatisés. Le document obligatoire doit comprendre notamment : - Une description des matériels mis en œuvre ; Un dossier pour chaque programme d’ordinateur. Ce dossier doit contenir en particulier l’analyse des traitements, les instructions d’exploitations, la description des contrôles… I. LES ANALYSES CRITIQUES 1. La facturation Partant du fait que la facture est la base de l'existence d'une créance client et du recouvrement, les problèmes liés à celle-ci ont une grande incidence sur la trésorerie de l'entreprise. Ces problèmes sont en général : o L'établissement et la distribution des factures : Nous avons constaté une lenteur dans l'élaboration des factures et leur distribution. En effet, certaines factures sont établies trois à sept jours après les prestations de service. Cette lenteur est due en général à la mauvaise qualité du logiciel de facturation, au manque de formation adéquate du personnel de ce service, et à la lourdeur des tâches des facturiers. o Les erreurs de facturation : Cela peut être due au fait que les facturiers ont omis ou ajouté certains éléments (la nature de la commande, le nom du client, ...) qui ne devraient pas figurer sur les factures, ou tout simplement ont commis une erreur au niveau des tarifs. 2. La gestion comptable des factures Les problèmes sur la gestion des factures sont en grande partie liés aux règlements des clients. o L'absence des numéros de factures réglées sur les avis de crédit : Il arrive que les clients ne précisent pas les numéros des factures réglées sur les avis de crédit lors des virements. Ce problème rend difficile la constatation des règlements par les comptables. o La non-concordance du montant réglé et celui de la facture : Cette différence porte généralement sur le montant de la TVA et ne facilite pas les tâches comptables. II. LES SUGGESTIONS Après examen des procédures de facturation, de traitement des factures clients et de règlements ; nous proposons quelques recommandations en vue d'améliorer les méthodes de traitement des factures clients. 1. La facturation o L'établissement rapide des factures et leur distribution : établir la facture dès la prestation du service, la remettre dans les meilleurs délais au client. Pour permettre cela, nous suggérons la dotation du service d'un logiciel de facturation plus performant et la formation du personnel. o La vérification des factures par plusieurs personnes : Cela permettra d'éviter un tant soit peu les erreurs de facturation. 2. La gestion comptable des factures o Une rencontre entre les comptables et les banques de l'entreprise : Cela pour freiner les problèmes liés aux virements bancaires. De plus exiger aux clients de signaler sur les chèques les numéros des factures réglées. o Exiger lors du dépôt du bon de commande le certificat d'exonération pour les prestations non taxables : nous pensons que cela permettra de freiner la non-concordance du montant réglé avec celui de la facture. uploads/Finance/ ii-le-plan-comptable.pdf