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FRAIS D’ACCREDITATION Document - LAB REF 06 Révision 09 Section « Laboratoires

FRAIS D’ACCREDITATION Document - LAB REF 06 Révision 09 Section « Laboratoires » LA VERSION ELECTRONIQUE FAIT FOI Frais d’accréditation LAB REF 06 - Rév. 09 Page 2 sur 11 SOMMAIRE 1. OBJET DU DOCUMENT .................................................................................................. 3 2. DEFINITIONS ET REFERENCES ........................................................................................ 3 3. DOMAINE D’APPLICATION ............................................................................................ 3 4. MODALITES D’APPLICATION ......................................................................................... 3 5. SYNTHESE DES MODIFICATIONS.................................................................................... 3 6. FRAIS LIES AU PROCESSUS D’ACCREDITATION ............................................................... 4 6.1. Frais d’instruction de demande ........................................................................................ 4 6.1.1. Généralités ......................................................................................................................................... 4 6.1.2. Instruction des demandes pour une nouvelle activité d’accréditation.............................................. 5 6.1.3. Instruction des demandes d’accréditation en portée flexible ........................................................... 5 6.1.4. Instruction des demandes d’accréditation pour des méthodes non reconnues ............................... 6 6.2. Frais liés à l’évaluation .................................................................................................... 6 6.2.1. Evaluations sur site réalisées par le Cofrac en France (DOM/TOM inclus) ........................................ 6 6.2.2. Evaluations sur site réalisées par le Cofrac à l’étranger ..................................................................... 6 6.2.3. Evaluations réalisées par un homologue du Cofrac ........................................................................... 7 6.3. Redevance ...................................................................................................................... 8 6.3.1. Redevance annuelle ........................................................................................................................... 8 6.3.2. Redevance pour extension ................................................................................................................. 8 7. FRAIS LIES A DES OPERATIONS SPECIFIQUES ................................................................. 8 7.1. Suivi des décisions d’accréditation ................................................................................... 8 7.1.1. Vérification du traitement des écarts par voie documentaire ........................................................... 8 7.1.2. Vérification du traitement des écarts par évaluation complémentaire sur site ................................ 8 7.2. Demande de transfert d’accréditation ............................................................................. 9 7.3. Demande de levée de suspension volontaire.................................................................... 9 7.4. Evaluations particulières ................................................................................................. 9 7.5. Légalisation de signature ................................................................................................. 9 7.6. Demande de traduction de document d’accréditation ...................................................... 9 7.7. Vérification des critères d’agrément des laboratoires réalisant des analyses dans le domaine de l’eau et des milieux aquatiques au titre du code de l’environnement .......... 10 8. MODALITES DE FACTURATION ET DE PAIEMENT ......................................................... 10 8.1. Instruction des demandes ............................................................................................. 10 8.2. Evaluation ..................................................................................................................... 10 8.3. Redevance .................................................................................................................... 10 8.4. Suivi des décisions d’accréditation ................................................................................. 11 8.5. Autres facturations ........................................................................................................ 11 8.6. Conditions particulières concernant les organismes basés à l’étranger ............................ 11 9. TARIFS ........................................................................................................................ 11 LA VERSION ELECTRONIQUE FAIT FOI Frais d’accréditation LAB REF 06 - Rév. 09 Page 3 sur 11 1. OBJET DU DOCUMENT Ce document a pour objet de définir les modalités selon lesquelles les laboratoires d’essais et d’étalonnages, les organismes procédant à la vérification d’instruments de mesure réglementés, les organisateurs de comparaisons interlaboratoires et les producteurs de matériaux de référence, ci-après dénommés organismes, candidats à l’accréditation ou déjà accrédités par la section « Laboratoires » du Cofrac, participent financièrement au fonctionnement du processus d’accréditation mis en œuvre par le Cofrac. 2. DEFINITIONS ET REFERENCES Ce document fait référence aux documents suivants : - LAB XX1 REF 05 : Règlement d’accréditation - LAB REF 07 : Tarifs annuels - LAB ML REF 07 : Tarifs annuels ML - LAB REF 08 : Expression et évaluation des portées d’accréditation - GEN CPTA PROC 01 : Remboursement des frais de déplacement - GEN PROC 03 : Suspensions, résiliations et retraits Les définitions des principales notions utilisées dans le présent document figurent en annexe 1 du règlement d’accréditation. 3. DOMAINE D’APPLICATION Ce document s’applique à tous les organismes candidats à l’accréditation ou accrédités par la section « Laboratoires » du Cofrac. 4. MODALITES D’APPLICATION Ce document est applicable à compter du 1er janvier 2014. 5. SYNTHESE DES MODIFICATIONS Les principales modifications concernent : - l’émission des devis au cours de l’instruction de la demande d’accréditation, - les modalités de facturation et de paiement. 1 XX=∅ pour l’accréditation suivant ISO/CEI 17025, XX=ML pour l’accréditation suivant LAB ML REF 02, XX=CIL pour l’accréditation suivant LAB CIL REF 02, XX=MR pour l’accréditation suivant LAB MR REF 02 LA VERSION ELECTRONIQUE FAIT FOI Frais d’accréditation LAB REF 06 - Rév. 09 Page 4 sur 11 6. FRAIS LIES AU PROCESSUS D’ACCREDITATION Ces frais se répartissent en trois catégories : 1. Les frais d'instruction ; 2. Les frais liés à l’évaluation ; 3. La redevance annuelle. Les frais d’instruction sont notamment destinés à couvrir les ressources engagées pour l’enregistrement de la demande, la constitution et l’examen du dossier. Les frais liés à l’évaluation recouvrent les frais logistiques engagés par l’équipe d’évaluation, les éventuels frais de traduction, la rémunération de l’équipe d’évaluation et les ressources engagées pour le traitement du rapport d’évaluation et la notification de la décision d’accréditation, ces deux derniers aspects étant couverts par le terme « frais d’évaluation ». Les frais de redevance sont destinés à couvrir les différentes opérations nécessaires au maintien d’un niveau de service d’accréditation afin de satisfaire tous les acteurs économiques concernés, duquel découle le droit d’usage de la marque Cofrac. Les opérations évoquées sont notamment : la gestion des instances participant au fonctionnement du Cofrac ; la gestion des qualifications des évaluateurs ; la participation aux travaux de normalisation et autres représentations aux niveaux national et international ; la collaboration internationale en vue de l’harmonisation des pratiques entre organismes d’accréditation et du maintien du Cofrac en tant que signataire des accords de reconnaissance ; la surveillance de l’utilisation et la protection de la marque Cofrac. 6.1. Frais d’instruction de demande 6.1.1. Généralités Ces frais sont facturés lors de l’examen des demandes d’accréditation initiale et d’extension d’accréditation, pour tout type d’extension. Ils sont dus dès lors que la demande d’accréditation a été formulée auprès du Cofrac et prise en compte par la section. Ils restent acquis au Cofrac, quelles que soient les suites données à l’instruction (décision de recevabilité ou abandon éventuel du demandeur). En cas de demande d’accréditation initiale ou d’extension concernant plusieurs dossiers d’accréditation, les frais d’instruction (partie A) s’appliquent une fois par dossier d’accréditation concerné. En cas de couplage d’une évaluation complémentaire ou supplémentaire avec une évaluation d’extension, les frais d’instruction sont facturés une seule fois (montant correspondant à la première opération déclenchée). La programmation des évaluations de surveillance ou de renouvellement ne génère pas de frais d’instruction. LA VERSION ELECTRONIQUE FAIT FOI Frais d’accréditation LAB REF 06 - Rév. 09 Page 5 sur 11 Les frais d’instruction de demande sont calculés en fonction : - de l’importance de la portée de la demande d’accréditation initiale ou d’extension (liée au nombre de sous-domaines concernés - cf. le document LAB INF 99) et des types de flexibilité (A1/A2 ou A3/B)2 associés ; - ainsi que du nombre d’Implantations Géographiques concernées par la demande d’accréditation initiale ou d’extension en Métrologie Légale (ML). Soit, pour les laboratoires d’essais et d’étalonnages, les organisateurs de comparaisons interlaboratoires et les producteurs de matériaux de référence : Base x [Coefficient de demande initiale ou Coefficient de demande d’extension + (Nombre de sous-domaines de type A1/A2 concernés par la demande * Coefficient d’instruction de portée de type A1/A2 ) + (Nombre de sous-domaines de type A3/B concernés par la demande * Coefficient d’instruction de portée de type A3/B )] et pour les organismes procédant à la vérification d’instruments de mesure réglementés (ML) : [Base x (Coefficient de demande initiale ou Coefficient de demande d’extension + Nombre de sous-domaines concernés par la demande)] * ( 1 + 0.1 par Implantation Géographique supplémentaire concernée par la demande) Nota : le montant de la Base et la valeur des Coefficients sont fixés dans les documents « Tarifs annuels » (LAB REF 07 ou LAB ML REF 07) Ces frais sont complétés le cas échéant par les frais décrits aux paragraphes 6.1.2. à 6.1.4. (cf. ci-après). 6.1.2. Instruction des demandes pour une nouvelle activité d’accréditation Lorsque la demande d’accréditation concerne une nouvelle activité, une participation financière au développement peut être exigée. Ces frais additionnels dépendent de l’importance du développement à réaliser par le Cofrac pour traiter la demande et font l’objet d’un devis. 6.1.3. Instruction des demandes d’accréditation en portée flexible Lorsque la demande d’accréditation implique un passage en portée flexible étendue (type B)2, les dispositions générales mises en œuvre par le demandeur pour maîtriser la flexibilité sont évaluées dans le cadre de l’instruction de la demande3. Des frais relatifs à cette opération supplémentaire sont alors facturés en plus des frais d’instruction de la demande mentionnés au § 6.1.1. Cette opération fait systématiquement l’objet d’une information au demandeur. Un 2 Voir la définition des types de portée dans le document LAB REF 08 3 Les demandes d’accréditation en portée A3 peuvent également faire l’objet de frais de ce type (cf. LAB REF 08 § 7) LA VERSION ELECTRONIQUE FAIT FOI Frais d’accréditation LAB REF 06 - Rév. 09 Page 6 sur 11 devis peut être établi sur demande. Les frais d’expertise appliqués dépendent du temps requis pour l’expertise des dispositions générales et éventuels dossiers techniques. 6.1.4. Instruction des demandes d’accréditation pour des méthodes non reconnues Lorsque la demande d’accréditation concerne des méthodes non reconnues, l’évaluation de la validation des méthodes peut être réalisée dans le cadre de l’instruction de la demande. Des frais relatifs à cette opération supplémentaire sont alors facturés en plus des frais d’instruction de la demande mentionnés au § 6.1.1. Cette opération fait systématiquement l’objet d’une information au demandeur. Un devis peut être établi sur demande. Les frais d’expertise appliqués (partie B) dépendent du temps requis pour l’expertise des dossiers techniques. uploads/Finance/ lab-ref-06.pdf