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Présenté par : Dirigé par : Avril 2013 ELABORATION DES PROCEDURES COMPTABLES ET

Présenté par : Dirigé par : Avril 2013 ELABORATION DES PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES D’UNE ASSOCIATION : CAS DE L’UDGPMK (BURKINA FASO) Boureima SAWADOGO Monsieur Eli OUEDRAOGO Expert-Comptable Associé de PANAUDIT BURKINA Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion CESAG BF – CCA BANQUE, FINANCE, COMPTABILITE, CONTROLE & AUDIT MPCGF 1 - MPTCF Mémoire de fin de formation pour l’obtention de la Maîtrise Professionnelle de Techniques Comptables et Financières (MPTCF) THEME Promotion 6 (2011-2012) CESAG - BIBLIOTHEQUE « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association : cas de l’UDGPMK » Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG i Dédicace Ce document est dédié à notre mère, Aminata BANGRE pour ce qu’elle représente et fait pour nous. Que la longévité soit l’air qu’elle respire quotidiennement afin qu’elle puisse goûter au fruit mûr et suave des plantes qu’elle a semées et entretenues. CESAG - BIBLIOTHEQUE « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association : cas de l’UDGPMK » Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG ii Remerciement L’Homme n’est qu’institution disait Sénèque. Nous sommes nés dans une maternité, nous avons été éduqués dans une famille et dans une école (des institutions), nous travaillerons dans des institutions et finirons dans la morgue (une institution). A ce titre nous remercions, tous ceux, qui de près ou de loin ont caressé ces institutions qui m’ont façonné. Ainsi, nos remerciements vont à l’encontre de :  tout le corps professoral et administratif du CESAG ; des vigiles, du personnel de nettoyage et de restauration ;  monsieur Moussa YAZI particulièrement, pour son accompagnement dans toutes les actions que nous avons entreprises depuis notre arrivée au CESAG ;  monsieur Eli OUEDRAOGO, notre encadreur, pour sa disponibilité et son appui sans relâche ;  tous les Responsables et les agents de l’UDGPMK en particulier Monsieur Halidou NIKIEMA pour sa disponibilité et son accompagnement ;  toutes nos familles (SENE et SAWADOGO) pour leur soutien, en particulier Ngor SENE, notre père adoptif, le Colonel Major Youssouf SAWADOGO et Boukaré OUEDRAOGO ;  tous les camarades, étudiants, stagiaires et managers du CESAG, en particulier ceux du MPCGF 2011-2013 ;  tous les membres du bureau de l’ASEMA 2013 pour leur compréhension et leur appui ;  tous les membres du CCOFI pour la continuité de l’œuvre;  et de tous ceux que nous portons dans notre cœur depuis des lustres et que les noms n’ont pas pu être cités faute de lignes. Que tous trouvent dans ce travail le témoignage de l’aboutissement de leurs sacrifices. CESAG - BIBLIOTHEQUE « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association : cas de l’UDGPMK » Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG iii Liste des abréviations et acronymes AG Assemblée Générale AOI : Appel d'Offre International AON : Appel d'Offre National BC : Bon de Commande BE Bureau Exécutif BL : Bon de Livraison CCOFI Club de Comptabilité et de Finance CESAG Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale DE Directeur Exécutif DPD : Demande de Paiement Direct DRF : Demande de Retrait de Fonds ISCBF Institut Supérieur de Comptabilité Banque et Finance MPTCF Maîtrise Professionnelle en Techniques Comptables et Financières OECF Ordre des Experts Comptables de France OHADA : Organisation pour l'Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique ONG : Organisation Non Gouvernementale OV : Ordre de Virement PTBA : Plan de Travail et Budget Annuel PV : Procès-verbal RH Ressources Humaines CESAG - BIBLIOTHEQUE « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association : cas de l’UDGPMK » Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG iv RSAF Responsable des Services Administratifs et Financiers SYSCOA Système Comptable Ouest Africain TDR : Termes de Références UDGPMK Union Départementale des Groupements Producteurs Maraichers de Korsimoro UEMOA Union Economique et Monétaire Ouest Africaine CESAG - BIBLIOTHEQUE « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association : cas de l’UDGPMK » Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG v Liste des tableaux et figures Liste des tableaux Tableau 1 : Tableau des taux d’amortissement……………………………………………….53 Liste des figures Figure 1 : Méthodologie de l’étude………………………….……………………………….30 CESAG - BIBLIOTHEQUE « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG vi Liste des annexes Annexe1 : Organigramme de l’UDGPMK…………………………………………….……..67 Annexe2 : Guide d’entretien…………………………………………………………..….…..68 Annexe3 : Questionnaire de Contrôle Interne………………………………………………...70 Annexe4 : Grille de séparation des tâches…………………………………...……….…..…..74 Annexe5 : Fiche d’imputation…………………………………………………….……….….75 Annexe 6 :Etat de rapprochement bancaire……………………………....…………...……...76 Annexe 7 Procès-verbal de contrôle de la caisse………………………..………...……….....77 Annexe 8: Etats financiers ………………………………………………..…………….........78 Annexe 9: Détail de la procédure de gestion de la trésorerie………………………………...81 CESAG - BIBLIOTHEQUE « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG vii Table des matières Dédicace ...................................................................................................................................... i Remerciement ............................................................................................................................. ii Liste des abréviations et acronymes .......................................................................................... iii Liste des tableaux et figures ....................................................................................................... v Liste des annexes ....................................................................................................................... vi Table des matières .................................................................................................................... vii INTRODUCTION GENERALE ................................................................................................ 1 PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE ......................................................................... 6 CHAPITRE 1. Gestion comptable et financière et contrôle interne dans les associations..... 8 1.1. Processus concourant à l’élaboration de l’information comptable et financière publiée ................................................................................................................................. 8 1.2. Définition et Objectifs du Contrôle interne ............................................................. 9 1.3. Le périmètre du contrôle interne ............................................................................ 11 1.4. Les composantes du contrôle interne ..................................................................... 11 1.5. Les acteurs du contrôle interne .............................................................................. 13 1.6. Les composantes du contrôle interne : Management des Risques ......................... 15 CHAPITRE 2. Elaboration du manuel de procédures comptables et financières ................ 18 2.1. La notion de manuel de procédures ....................................................................... 18 2.1.1. Définition du manuel de procédures ............................................................... 18 2.1.2. La notion de procédure ................................................................................... 18 2.1.3. Les tâches ....................................................................................................... 19 2.2. Principes généraux d’un manuel de procédure ...................................................... 19 2.2.1. Principe d’organisation et séparation des fonctions ....................................... 19 2.2.2. Principe d’intégration ou autocontrôle ........................................................... 19 2.2.3. Principe de permanence .................................................................................. 20 2.2.4. Principe d’universalité .................................................................................... 20 2.2.5. Principe d’indépendance ................................................................................. 20 2.2.6. Principe d’information et qualité du personnel .............................................. 20 2.2.7. Principe d’harmonie ....................................................................................... 20 2.3. Objectifs d’un manuel de procédures .................................................................... 21 CESAG - BIBLIOTHEQUE « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG viii 2.4. La structure d’un manuel de procédures ................................................................ 21 2.4.1. L’introduction du manuel ............................................................................... 22 2.4.2. Les fiches de procédures ................................................................................. 22 2.4.2.1. La description synthétique de la procédure ............................................. 22 2.4.2.2. Le flow chart ........................................................................................... 23 2.4.2.3. La fiche descriptive des tâches ................................................................ 23 2.4.3. Les annexes et les tables complémentaires ..................................................... 23 2.5. La démarche d’élaboration d’un manuel de procédures ........................................ 24 2.5.1. La préparation de la mission ........................................................................... 24 2.5.1.1. Cartographie des procédures existantes .................................................. 25 2.5.1.2. Le découpage des processus .................................................................... 25 2.5.1.3. La codification des processus .................................................................. 25 2.5.1.4. La chemise de procédure ......................................................................... 26 2.5.2. La réalisation de la mission d’élaboration du manuel de procédures ............. 26 2.5.2.1. Évaluation du système de contrôle interne .............................................. 26 2.5.2.2. Analyse de l’existant ............................................................................... 27 2.5.2.3. Rédaction du manuel des procédures ...................................................... 29 CHAPITRE 3. Méthodologie de la recherche ...................................................................... 31 3.1. Modèle d’analyse ................................................................................................... 31 3.2. Outils de collecte de données ................................................................................. 33 3.1.1. L’interview ..................................................................................................... 33 3.1.2. L’analyse documentaire .................................................................................. 33 3.1.3. Les réunions .................................................................................................... 34 3.2. Les outils d’analyse des données ........................................................................... 34 3.2.1. La grille de séparation des tâches ................................................................... 34 3.2.2. Le questionnaire de contrôle interne .............................................................. 34 3.2.3. Les tests de conformité ................................................................................... 35 3.2.4. Les tests de permanence ................................................................................. 35 PARTIE 2 : ELABORATION DES PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES DE L’UDGPMK ............................................................................................................................. 37 CHAPITRE 4. Présentation de l’UDGPMK ........................................................................ 39 4.1. Historique, but et objectifs ..................................................................................... 39 4.2. Organisation et mode de fonctionnement de l’UDGPMK ..................................... 39 4.2.1. Les différentes instances de l’UDGPMK ....................................................... 39 CESAG - BIBLIOTHEQUE « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG ix 4.2.2. Les missions et les attributions de l’Assemblée Générale .............................. 40 4.2.3. Les missions et les attributions du Bureau Exécutif ....................................... 40 4.2.4. Les missions et les attributions du comité de contrôle ................................... 42 4.2.5. Les missions et les attributions de l’Unité de Gestion .................................... 42 4.2.6. Le mode de fonctionnement de l’UDGPMK .................................................. 42 CHAPITRE 5. Les procédures comptables et financières de l’UDGPMK .......................... 43 5.1. Point sur la prise de connaissance et l’évaluation du contrôle interne................... 43 5.1.1. La réunion d’ouverture ................................................................................... 43 5.1.2. Les entretiens .................................................................................................. 43 5.1.3. Prise de connaissance des procédures non formelles existantes ..................... 43 5.1.3.1. La comptabilité générale ......................................................................... 44 5.1.3.2. La gestion de la caisse et des comptes bancaires .................................... 44 5.1.4. Evaluation des procédures cartographiées ...................................................... 45 5.1.4.1. Insuffisances apparentes au niveau de la gestion comptable et financière ........ 45 5.1.4.2. Evaluation des insuffisances apparentes ................................................. 46 5.1.4.3. Prise en charges des insuffisances apparentes par le manuel .................. 46 5.2. Les procédures comptables et financières de l’UDGPMK .................................... 47 5.2.1. Les objectifs des procédures comptables et financières ................................. 47 5.2.2. Composantes du système comptable .............................................................. 48 5.2.2.1. Définition et rôle du système comptable ................................................. 48 5.2.2.2. Système comptable .................................................................................. 48 5.2.3. Les supports comptables ................................................................................. 48 5.2.3.1. Pièces comptables ................................................................................... 48 5.2.3.2. Les registres comptables uploads/Finance/ m0131mptcf14-pdf.pdf