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Comment rédiger un Comment rédiger un mail professionnel ? © Malek KOHLI KALLEL

Comment rédiger un Comment rédiger un mail professionnel ? © Malek KOHLI KALLEL 2019-2020 1 www.4geniecivil.com Un Mail Professionnel Le mail est une façon de communiquer d’une extraordinaire simplicité, rapidité et efficacité. Il est devenu le moyen le plus couramment employé pour les échanges professionnels en tous genres. On oublie parfois qu’il doit respecter un certain nombre de règles d’usage et de rédaction. La règle la plus importante est toujours la même en termes d’écrits de travail : c’est le « profil » du destinataire qui détermine les choix rédactionnels. 2 www.4geniecivil.com Le mail professionnel exige une communication de qualité : vocabulaire précis, texte concis, demande claire, orthographe irréprochable. Un Mail Professionnel 3 www.4geniecivil.com L’objet du mail: de 5 mots maximum L’objet est le texte que lira en premier votre destinataire. Et pour cause, c’est la seule ligne qui apparaît quand on ouvre sa messagerie ! L’objet est donc à soigner. Il doit être explicite, clair et bref, en lien avec le but du courriel (informer, aviser, inviter, inciter le destinataire à agir). Il doit permettre à votre destinataire de tout de suite comprendre de quoi il s’agit Idéalement, l’objet du mail est : • Une phrase nominale (c’est-à-dire sans verbe conjugué). • Une phrase sans article (un/une, le/la, les). • Une phrase sans mots de liaison. • Une phrase de 5 mots (un ou deux mots sont insuffisants). 4 www.4geniecivil.com Exemples « demande d’informations » « compte rendu du séminaire des cadres » « candidature pour un stage » « annulation de la formation sécurité du 23 mars » « invitation aux Portes Ouvertes du 6 juin 2016 » « demain : coupure informatique de 8h à 10h00 » 5 www.4geniecivil.com À noter : • Les mails sans objet sont souvent assimilés à des messages indésirables. • Un mail n’a qu’un seul objet. 6 www.4geniecivil.com Comment commence-t-on un mail ? Les premiers mots du courriel, ceux qui permettent la prise de contact avec le destinataire. La formule dépend : • De sa relation avec la ou les personnes l’émetteur connait-il le/les destinataire (s) ? Si oui, un peu ? Beaucoup ? Pas du tout ?). • De la situation de communication : celle-ci se situe dans un contexte qui pourra aller de très formel (administration, hiérarchie) à informel (collègues proches). 7 www.4geniecivil.com Bonjour Mariem (lorsqu’on s’adresse à une collègue de travail) Bonjour Madame (lorsqu’on s’adresse à une cliente) Madame la Directrice (lorsqu’on s’adresse à un supérieur hiérarchique) Madame/Monsieur (lorsqu’on s’adresse à quelqu’un dont on ne connait ni le nom, ni le titre) Évidemment avec un collègue ami, le style du mail sera souvent proche de celui de l’expression orale : « Salut, toi ! ». 8 Exemples www.4geniecivil.com Après la formule d’appel, il y a la première phrase du mail Celle-ci doit avoir un lien évident avec l’objet du mail Si le mail est un premier contact avec votre destinataire Vous voudrez bien me faire parvenir/ communiquer … Vous trouverez ci-joint un CV et une lettre de motivation… Je vous prie de bien vouloir … Je souhaite recevoir des informations … Je me permets de vous adresser un CV et une lettre de motivation…. Le mail s’inscrit dans une relation déjà existante avec votre destinataire Comme convenu lors de notre rencontre, Pour faire suite à notre entretien, … Lors de nos derniers échanges, … 9 www.4geniecivil.com Le corps du mail : une pyramide inversée Un plan en pyramide inversée consiste à commencer son texte par l’information principale du message. L’information principale est souvent une reprise de l’objet du courriel. Les autres informations apparaîtront ensuite par ordre décroissant d’importance. Pourquoi ? Parce que la première partie d’une Phrase est mieux lue que ce qui suit. Ainsi dans une phrase de 40 mots, on retient 30 % de la première partie et quasiment rien de la seconde ! Pour ce qui concerne la rédaction, le principe à retenir est un paragraphe par idée secondaire, avec maximum quatre paragraphes pour un même mail. Un paragraphe compte 3 à 4 lignes. Le mail doit être rédigé :Avec des phrases courtes, Avec des phrases reliées entre elles par des mots de liaison, Avec des phrases rédigées dans un langage courant et professionnel : éviter le jargon et la terminologie trop technique sauf si vous êtes certain d’être « sur la même longueur d’onde » que votre destinataire. 10 www.4geniecivil.com À noter qu’aujourd’hui, de plus en plus de mails sont lus sur des smartphones. Il est alors certain que la brièveté des phrases donnera plus de « confort de lecture » à votre destinataire. 11 www.4geniecivil.com Comment finit-on un mail ? La formule de politesse est-elle nécessaire dans un mail ? Eh oui ! Il est important, tout comme pour la lettre professionnelle, d’inclure une brève formule de courtoisie à la fin du mail. L’oublier pourrait être perçu comme un manque avéré de politesse. La formule est à adapter à la qualité de son destinataire et au contexte de l’échange (plus ou moins formel). Ainsi, si « Bonne fin de journée ! » veut finir le mail à un collègue, un « Sincères salutations » ou « Au plaisir de vous revoir » seront plus appropriés pour un mail destiné à un supérieur hiérarchique ou à un client (plus d’exemples à la fin de ce billet). 12 www.4geniecivil.com Les formules cordiales de type « salut« , « bises« , « amitiés« , « à plus« , « à + « , « @ plus » sont exclusivement à réserver aux personnes que l’on connaît particulièrement bien. 13 www.4geniecivil.com 14 www.4geniecivil.com La signature En général, en contexte professionnel, les logiciels de courrier électronique sont paramétrés pour insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin des courriels. (- Parametre - General – Signature) Si ce n’est pas le cas, votre signature doit comprendre vos prénom et le nom, ainsi qu’un numéro de téléphone. 15 www.4geniecivil.com Et pour finir… On ne le dira jamais assez : Attention à l’orthographe et à la syntaxe de vos mails. Même si un mail est moins formel qu’une lettre, il doit en respecter les règles. Éviter les mails rédigés en majuscules : les majuscules correspondent à des propos hurlés (et donc totalement inadaptés dans un contexte de travail). Les points d’exclamation, d’interrogation et de suspension doivent être utilisés selon les règles traditionnelles de la ponctuation. Les « !!!!! » ou « ??!!! » communiquent vos émotions. D’ailleurs ils sont souvent remplacés par des émoticônes qui sont tout aussi inadaptés en milieu de travail. Éviter le soulignement : les termes soulignés sont à réserver aux hyperliens. Oubliez le « CDLT » pour cordialement ou « SLT » pour salutations sauf avec des personnes que vous connaissez vraiment (mais vraiment) très bien. Pour les autres, cela pourra être perçu comme une marque d’impolitesse. Et enfin (surtout ?), relire le message et vérifier le/les destinataire(s) avant de cliquer sur envoyer . 16 www.4geniecivil.com Exercice 1: Compléter le paragraphe en utilisant les mots suivants : services - messages - messagerie électronique - réseau Internet La ……………………………….. (ou Email) est l’un des ……………..…… les plus importants du …………………......……. . Elle permet aux usagers d’Internet d’envoyer et de recevoir des ………..…....…… électroniques 17 www.4geniecivil.com Exercice 2: Remplir le tableau avec les adresses suivantes : moez@tunet.tn - selma@gmail.com - mail.yahoo.com -webmaster@edunet.tn 18 Adresse Email: Adresse Web: www.4geniecivil.com HW1 • Rédigez un mail professionnel à votre professeur Madame Malek Kohli pour avoir une idée sur: - La date de l’examen - Les chapitres a réviser - Le style de l’examen (étude de cas, QSM) 19 www.4geniecivil.com HW2 Rédigez un mail pour ce poste (en pièces jointe CV et Lettre de motivation) Référence : 11407 (Offre d'emploi), Date de publication sur la page officielle de la banque Zitouna : 19/02/2020 Entreprise : BANQUE ZITOUNA Adresse : Z.I LE KRAM AP.TEJ EL MOLK Région : TUNIS Code postal : 2015 Téléphone : 71164000 E-mail : NEDRA.KACEMI@BANQUEZITOUNA.COM Activité de l'entreprise : BANQUE ET ASSURANCES Domaine : Economie, Gestion, Finances Poste proposé : - Guichetier : - 7 postes grand Tunis - 1 poste Tabarka - 1 poste Eljem - 1 poste Baraket essahel - 1 poste Sfax Il sera appelé à : - Meilleur acceuil à tous les visiteurs de la banque - Renseigner les clients du banque et orinter vers le bon interlocuteur - Prenez en charge toutes les opérations de guichet et participerau developpement du fonds de commerc ede l'agence en améliorant notament le taux d'équipement des clients en produits de base - Vous avez sens de communication , de lèacceuil et de l'écoute - Vous ètes méthodiques rigoureux , rapide et vous avez une aptitude à gérer le stress 20 www.4geniecivil.com uploads/Finance/ ma-il-pr-o-watermark.pdf