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REPUBLIQUE DU BENIN Fraternité – justice – travail Ministère

REPUBLIQUE DU BENIN ******** Fraternité – justice – travail ******** Ministère de l’Economie et des Finances ******** Fonds d’Etudes Générales ******** VERSION DEFINITIVE Par Dr AHODEKON S.C. Cyriaque Sociologue Juriste – Fiscaliste Enseignant – Chercheur Université d’Abomey – Calavi (UAC) SEPTEMBRE 2008 MANUEL FORMATION SUR L’ELABORATION DES TERMES DE REFERENCE A SOUMETTRE AU FONDS D’ETUDES GENERALES DU MEF 2 SOMMAIRE INTRODUCTION………………………………………………………………………… 3 I- Définition, rôle des TDR et distinction des TDR avec le DAO et le cahier des charges…………………………………………………………………………...4 II- Technique de rédaction des TDR………………………………………………..6 2.1. Les différentes parties des TDR…………………………………………………6 2.2. Quelques conseils pratiques pour la rédaction des TDR d’une prestation……..10 III- Structure générale des TDR…………………………………………………….11 IV- Canevas-types de TDR…………………………………………………………13 V- Exercices pratiques…………………………………………………………......23 - Etude critique de TDR……………………………………………………………...23 - Rédaction de TDR………………………………………………………………….24 Annexes :…………………………………………………………………………………...33 - Travaux des groupes ……………………………………………………………….34 - Propositions du consultant………………………………………………………….53 3 INTRODUCTION L’étape de préparation d’un programme, projet ou d’une étude est extrêmement importante et le rôle qu’y jouent les structures de financement et les bénéficiaires des financements est crucial. C’est dire donc que toute activité a besoin d’être planifiée. Ce qui suppose l’identification de l’activité, la définition des objectifs et des résultats attendus de l’exécution de l’activité, de son contenu et de sa méthodologie, sans oublier l’évaluation des moyens nécessaires à l’exécution de ladite activité. Lorsque la décision de réaliser une activité ou une étude est prise, la première phase dans l’étape de préparation est l’élaboration des termes de Référence (TDR). Elaborer les TDR est donc une phase déterminante qui incombe au commanditaire de l’activité. L’objectif de la formation sur les canevas de TDR à soumettre au Fonds d’Etudes Générales est d’aider ceux qui doivent participer à la rédaction des TDR d’une activité, à avoir une démarche cohérente et suivant des canevas types. Le présent Manuel de formation présente la démarche de rédaction des TDR. Ainsi, après la présentation de la définition, du rôle des TDR qu’il faut distinguer du Dossier d’Appel d’Offres et du cahier des charges, la présentation des différentes parties des TDR, il a été présenté la technique de rédaction des TDR, suivi de la présentation de la structure générale des TDR, des canevas-types de TDR et d’exercices pratiques. Cette présentation est suivie des annexes qui comportent les travaux réalisés par les groupes sur les exercices pratiques et les propositions du consultant relatives auxdits exercices. 4 I- DEFINITION, ROLE DES TDR ET DISTINCTION AVEC LE DAO ET LE CAHIER DES CHARGES 1-1- Essai de Définition et rôle des TDR Les TDR sont un document de projet d’une activité que l’on envisage de réaliser, et qui précisent la finalité et les fonctions de l’activité, son étendue et ses limites. Elaborer les TDR permet de préciser ce qu’on attend de l’activité. Des TDR clairs, précis et détaillés, connus et acceptés par tous, facilitent ensuite grandement la réalisation de l’activité, réduisent les risques de malentendus et favorisent l’utilité de l’activité en facilitant l’acceptation des résultats. Les TDR permettent au commanditaire d’une prestation sur mesure de passer commande à un prestataire, et de lui expliquer ce qu’il veut et pourquoi il le veut. C’est pourquoi ils doivent être : clairs, fidèles, complets et cohérents. - Clairs : le prestataire doit pouvoir comprendre la commande avant de le satisfaire : - fidèles : les TDR traduisent effectivement les attentes du commanditaire et informent objectivement les candidats à la prestation, de l’action à mettre en œuvre et de son contexte ; - complets : les TDR doivent inclure tous les éléments nécessaires à la rédaction d’une note méthodologique de qualité irréprochable ; - cohérents : les objectifs de l’action doivent être cohérents entre eux et avec les moyens à mettre en œuvre pour la réaliser. La rédaction de ce document est donc souvent l’une des premières étapes de la mise en œuvre d’une action (évaluation d’une action, atelier, étude spécifique, etc.). Elle marque la fin d’une phase de réflexion de la faisabilité de l’action considérée. Elle prépare la deuxième phase de la mise en œuvre de l’action, la rédaction de la note méthodologique, souvent rédigée par le prestataire sollicité qui explique en détail au commanditaire la méthode et la démarche à suivre pour réaliser le travail qui lui sera confié. La responsabilité de l’élaboration des TDR incombe au commanditaire de la prestation. Il peut y associer d’autres acteurs (le maître d’œuvre, les partenaires, les acteurs locaux impliqués, etc.). De ce point de vue, l’élaboration des TDR est un exercice collectif parfois complexe. 5  La rédaction des TDR doit en principe permettre au commanditaire d’être clair sur ce qu’il attend du prestataire et de communiquer avec lui. La qualité de la réalisation d’une prestation, l’évaluation d’un programme de développement social par exemple, dépend à plus de 50 % de la qualité des TDR qui constituent, dans la plupart des cas, le seul document dont dispose le prestataire pour élaborer sa méthodologie et sa démarche. Ce dernier est choisi d’ailleurs en fonction de ses réactions aux TDR. 1-2- Distinction des TDR avec le DAO et le cahier des charges Il est important de faire la distinction entre Termes de référence et Dossier d’Appel d’Offres (DAO). D’une façon générale, l’appel d’offres est la procédure par laquelle le pouvoir adjudicateur choisit l’attributaire, sans négociation, sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des L’appel d’offres peut être ouvert ou restreint. Il est dit ouvert lorsque tout opérateur économique peut remettre une offre. Il est par contre dit restreint lorsque seuls peuvent remettre des offres les opérateurs économiques qui y ont été autorisés après sélection. Ainsi, le Dossier d’Appel d’Offres contient habituellement : - la lettre d’invitation, avec date de remise des offres et liste restreinte (short list) s’il s’agit d’un appel d’offres restreint ; - instructions aux soumissionnaires (conditions particulières) ; - critères d’évaluation des offres ; - conditions générales de passation de marché de services ; - cahier des charges ou termes de référence ; - modèle de contrat ; - formulaires – modèles – cadres CV etc. Le cahier des charges est quant à lui, un document qui vise à définir exhaustivement les spécifications de base d'un produit ou d'un service à réaliser. Outre les spécifications de base, il décrit ses modalités d'exécution. Il définit aussi les objectifs à atteindre et vise à bien cadrer une mission. Il sert ensuite à sélectionner le prestataire et à organiser la relation tout au long du projet. Il est considéré comme un référentiel contractuel partagé par le prestataire et le 6 commanditaire, ce qui en fait un outil fondamental de communication du chef de projet. Le cahier des charges est un document contractuel entre le client et le prestataire. Au vu de cet essai de définition et de ses contraintes, il est nécessaire d’en connaître la technique de sa rédaction. Les premières questions que l’on doit se poser est de savoir : comment se présentent ce les TDR et de quelle façon est-il articulé ? II- TECHNIQUE DE REDACTION DES TDR 2.1 LES DIFFERENTES PARTIES DES TDR Pour garantir la clarté du document et sa bonne compréhension par le prestataire, pour connaître les attentes qu’il doit satisfaire, et pouvoir tenir compte des contraintes qui lui sont imposées, les TDR s’articulent généralement autour de trois grandes parties à savoir : - une présentation générale des constituants de l’action (présentation rapide du contexte et de la nature de la prestation, description détaillée de la prestation, en particulier des acteurs qui y sont associés, présentation des attentes du commanditaire et des objectifs à atteindre, les références constitutives de l’action) ; - des précisions sur le contenu de la commande (dans le cas d’une évaluation, il s’agit des questions évaluatives et des critères d’évaluation, les méthodes à utiliser, les attentes particulières (restitution, livrables, etc.) ; des précisions sur les aspects pratiques de la prestation (organisation de l’interface ‘’commanditaire – bénéficiaire de l’action – prestataire’’, contraintes en termes de durée, de calendrier, etc., composition de l’équipe, budget disponible, livrables attendus, précisions contractuelles). 2.1.1. Présentation générale des constituants de la prestation Cette présentation devrait comporter quatre paragraphes courts. 2.1.1.1. L’introduction : synthèse du contexte et de la nature de la prestation 7 Dans ce chapitre, on retrouve généralement les éléments suivants, présentés de façon succincte et qui feront plus loin l’objet de description détaillée : - le commanditaire ; - l’objet de la prestation, sa nature (un projet, une institution, un programme, un dispositif, etc.) et ses principales caractéristiques (sa localisation, son cadre institutionnel, ses différents protagonistes etc.), - le contexte, le positionnement, les protagonistes de la prestation - les principales attentes du commanditaire. En fonction de ces attentes et de ce contexte, le commanditaire peut suggérer une méthode, ou avoir d’emblée une préférence pour une méthode. 2.1.1.2. La définition précise de la prestation et de son champ Ce paragraphe doit donner des détails de présentation initiale de l’action : géographie de l’action, ses objectifs, ses acteurs, son historique, sa stratégie, ses moyens, son organisation, ses grandes phases, et les principaux résultats atteints. C’est aussi à ce niveau que le commanditaire doit définir l’ampleur de uploads/Finance/ manuel-de-formation-sur-les-canevas-types-de-tdr.pdf