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i PARCA septembre, 2018 Pays: République du Niger Nom complet du projet: Projet

i PARCA septembre, 2018 Pays: République du Niger Nom complet du projet: Projet d'Appui aux Réfugiés et Communautés d’Accueil (PARCA) Montant total du financement (Dollars): 80 millions § USD Numéro identifiant du projet: P164563 République du Niger Cabinet du Premier Ministre Secrétariat Exécutif de la Stratégie pour le Développement et la Sécurité dans les Zones Sahélo- Sahariennes du Niger (SE - SDS Sahel-Niger) Manuel des Procédures de Gestions Administrative, Financière, Comptable et de passation des marchés Projet d’Appui aux Réfugiés et aux Communautés d’Accueil (PARCA) 2019-2023 i PARCA Table des matières Liste des tableaux .................................................................................................................................................... v Sigles et acronymes ............................................................................................................................................... vii 1. Présentation du manuel .................................................................................................................................. 1 1.1. Champ d’application du Manuel ................................................................................................................ 1 1.2. Objectifs du Manuel ................................................................................................................................... 1 1.3. Mise à jour du Manuel ............................................................................................................................... 1 1.3.1. Motifs de mise à jour du manuel ........................................................................................................... 1 1.3.2. Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel ..................................................................... 2 1.3.3. Méthodologie de mise à jour du manuel ................................................................................................ 2 1.3.4. Distribution des procédures modifiées .................................................................................................. 2 1.4. Limites du Manuel en matière de Contrôle Interne .................................................................................... 3 1.5. Référentiels ................................................................................................................................................ 3 2. Organigramme et analyse administrative des postes ...................................................................................... 4 2.1. Présentation du PARCA............................................................................................................................. 4 2.1.1. Objectif de développement du projet ..................................................................................................... 4 2.1.2. Zone d’intervention. .............................................................................................................................. 4 2.1.3. Composantes .......................................................................................................................................... 4 2.1.3.1. Composante 1 : Infrastructure communautaire pour améliorer l’accès aux services publics de base 4 2.1.3.2. Composante 2 : Appui aux opportunités économiques ..................................................................... 4 2.1.3.3. Composante 3 : Coordination et développement institutionnel ......................................................... 5 2.1.3.4. Composante 4 : Gestion de projet ..................................................................................................... 5 2.2. Comité National de Pilotage ...................................................................................................................... 5 2.3. Agence d’Exécution du projet .................................................................................................................... 5 2.4. Organigramme du PARCA ........................................................................................................................ 7 2.5. Analyse administrative des postes/Unité d’exécution du projet ................................................................. 8 2.5.1. Coordonnateur PARCA ......................................................................................................................... 8 2.5.2. Assistant du Coordonnateur PARCA .................................................................................................. 11 2.5.3. Auditeur interne ................................................................................................................................... 13 2.5.4. Secrétaire de Direction ........................................................................................................................ 17 2.5.5. Responsable administratif et financier (RAF) ..................................................................................... 19 2.5.6. Comptable............................................................................................................................................ 22 2.5.7. Aide-comptable ................................................................................................................................... 24 2.5.8. Chauffeurs ........................................................................................................................................... 26 2.5.9. Gardien ................................................................................................................................................ 28 2.5.10. Responsable de passation des marchés (RPM)................................................................................ 28 2.5.11. Assistants-Responsable de passation des marchés (RPM) .............................................................. 32 2.5.12. Expert en suivi et évaluation ........................................................................................................... 35 2.5.13. Expert en sauvegarde environnementale ......................................................................................... 37 2.5.14. Expert en sauvegarde sociale .......................................................................................................... 39 2.5.15. Spécialiste en protection sociale ...................................................................................................... 41 2.5.16. Spécialiste des infrastructures/assistant ........................................................................................... 43 2.5.17. Expert en développement rural ........................................................................................................ 45 2.5.18. Assistant en suivi-évaluation des antennes ...................................................................................... 47 3. Gestion du Courier ....................................................................................................................................... 49 3.1. Courrier physique ..................................................................................................................................... 49 3.1.1. Courrier « ARRIVEE » ....................................................................................................................... 49 3.2. Courrier départ ......................................................................................................................................... 50 3.3. Appels téléphoniques ............................................................................................................................... 51 3.4. Courriers électroniques ............................................................................................................................ 52 3.5. Gestion de la sécurité informatique .......................................................................................................... 52 3.6. Gestion de la documentation du Projet .................................................................................................... 52 4. Cycle des Achats et Dépenses d’Exploitation .............................................................................................. 54 4.1. Aspects opérationnels .............................................................................................................................. 54 4.1.1. Procédures d’expression des besoins ................................................................................................... 54 4.1.2. Procédures de passation des marchés et services de consultants : cadre réglementaire ....................... 55 4.1.2.1. Passation des marchés ..................................................................................................................... 55 4.1.2.2. Audit externe ................................................................................................................................... 56 4.1.2.3. Rapport de suivi .............................................................................................................................. 56 4.1.2.4. Seuil de passation des marchés ....................................................................................................... 56 ii PARCA 4.1.2.5. Les revues a priori ........................................................................................................................... 57 4.1.2.6. Revues a posteriori .......................................................................................................................... 58 4.1.2.7. Autres dispositions .......................................................................................................................... 58 4.1.3. Passation des marchés de fournitures et de travaux ............................................................................. 58 4.1.4. Autres méthodes pour la sélection des Services des Consultants ........................................................ 59 4.1.5. Dossier d’appel d’offres International (DAOI) .................................................................................... 60 4.1.5.1. Réception, dépouillement et évaluation en AOI .............................................................................. 61 4.1.5.2. Examen de l’IDA en AOI ................................................................................................................ 62 4.1.5.3. Attribution du marché en AOI ......................................................................................................... 63 4.1.5.4. Notification de l’attribution en AOI ................................................................................................ 63 4.1.5.5. Signature du marché en AOI ........................................................................................................... 63 4.1.5.6. Enregistrement du marché en AOI .................................................................................................. 64 4.1.5.7. Ventilation du marché en AOI ........................................................................................................ 64 4.1.5.8. Ordre de service et notification en AOI .......................................................................................... 65 4.1.6. Dossier d’appel d’offres Nationales (AON) ........................................................................................ 65 4.1.6.1. Réception, dépouillement, évaluation en AON ............................................................................... 66 4.1.6.2. Examen de l’IDA en AON .............................................................................................................. 67 4.1.6.3. Attribution du marché en AON ....................................................................................................... 67 4.1.6.4. Notification de l’attribution en AON .............................................................................................. 67 4.1.6.5. Signature du marché en AON ......................................................................................................... 68 4.1.6.6. Enregistrement du marché au service des impôts en AON ............................................................. 68 4.1.6.7. Ventilation du marché en AON ....................................................................................................... 69 4.1.6.8. Ordre de service et notification en AON ......................................................................................... 69 4.1.7. Passation des marchés de fournitures et de travaux (consultation de fournisseurs) : Demande de cotation/Bon de commande ................................................................................................................................... 70 4.1.8. Passation des marchés de fournitures et de travaux (consultation de fournisseurs) : Demande de prix (Lettre de commande) ........................................................................................................................................... 70 4.1.9. Passation des marchés de fournitures et de travaux (consultation de fournisseurs) : Réception, évaluation des offres (Lettre de commande) ......................................................................................................... 71 4.1.10. Passation des marchés de fournitures et de travaux (consultation de fournisseurs) : Notification de l’attribution (Lettre de commande) ....................................................................................................................... 71 4.1.11. Passation des marchés de fournitures et de travaux (consultation de fournisseurs) : Signature de la lettre de commande ............................................................................................................................................... 72 4.1.12. Passation des marchés de fournitures et de travaux (consultation de fournisseurs) : Enregistrement de la lettre de commande....................................................................................................................................... 72 4.1.13. Passation des marchés de fournitures et de travaux (consultation de fournisseurs) : Ventilation de la lettre de commande ............................................................................................................................................... 72 4.1.14. Passation des marchés de fournitures et de travaux (consultation de fournisseurs) : Ordre de service et notification ........................................................................................................................................................ 73 4.1.15. Passation des marchés de fournitures et de travaux (consultation de fournisseurs) : Lancement de la commande 73 4.1.16. Réception des commandes .............................................................................................................. 74 4.1.17. Exécution des marchés .................................................................................................................... 75 4.1.17.1. Marchés de travaux ......................................................................................................................... 75 4.1.17.2. Marchés de fournitures .................................................................................................................... 76 4.1.18. Sélection de consultants .................................................................................................................. 76 4.1.18.1. Objectif du contrôle interne ............................................................................................................. 80 4.1.19. Réception des factures fournisseurs ................................................................................................ 80 4.1.20. Autorisation de paiement des factures ............................................................................................. 81 4.1.21. Suivi des marchés et contrats .......................................................................................................... 82 4.1.22. Archivage des documents sur la passation des marchés .................................................................. 83 4.2. Aspects comptables .................................................................................................................................. 86 4.2.1. Comptabilisation de factures des fournisseurs ..................................................................................... 86 4.3. Modèles et formulaires de travail ............................................................................................................. 87 4.3.1. Plan de passation des marches ............................................................................................................. 87 4.3.2. Formulaire de bon de commande ........................................................................................................ 89 4.3.3. Registre des commandes ..................................................................................................................... 90 4.3.4. Registre des factures fournisseurs ....................................................................................................... 91 4.3.5. Demande d’achat de fournitures de mobiliers et de matériel de bureau .............................................. 92 4.3.6. Registre des contrats ............................................................................................................................ 93 iii PARCA 4.3.7. Approbation de paiement des factures ................................................................................................. 94 5. Cycle des Immobilisations ........................................................................................................................... 95 5.1. Définition des immobilisations ................................................................................................................ 95 5.2. Acquisition des immobilisations .............................................................................................................. 95 5.3. Codification des immobilisations ............................................................................................................. 96 5.4. Dossier des immobilisations .................................................................................................................... 97 5.5. Gestion du parc Automobile .................................................................................................................... 97 5.5.1. Tâches .................................................................................................................................................. 97 5.5.2. Utilisation des véhicules ...................................................................................................................... 98 5.5.3. Suivi et entretien des véhicules ............................................................................................................ 99 5.5.4. Fiche historique ................................................................................................................................... 99 5.6. Inventaire des immobilisations ................................................................................................................ 99 5.7. Procédure de sortie de l’immobilisation................................................................................................. 101 6. Cycle des Stocks ......................................................................................................................................... 103 6.1. Gestion des Fournitures ......................................................................................................................... 103 6.1.1. Entrée des biens en stock ................................................................................................................... 103 6.1.2. Sortie de stock ................................................................................................................................... 103 6.2. Gestion du carburant .............................................................................................................................. 104 6.2.1. Entrée en stock .................................................................................................................................. 104 6.2.2. Sortie de stock ................................................................................................................................... 105 6.2.3. Inventaire des stocks .......................................................................................................................... 106 6.2.3.1. Cas des articles en stock alors que la facture du fournisseur n'a pas été reçue .............................. 107 6.2.3.2. Les traitements des livraisons de matières et/ou d'articles aux services pendant les opérations de comptage 107 6.3. Formulaires utiles ................................................................................................................................... 108 6.3.1. Registre de suivi du carburant ........................................................................................................... 108 6.3.2. Fiche de stocks .................................................................................................................................. 109 6.3.3. Autorisation d’approvisionnement en carburant ................................................................................ 110 7. Cycle de Trésorerie .................................................................................................................................... 111 7.1. Mobilisation des ressources ................................................................................................................... 111 7.1.1. Généralités ......................................................................................................................................... 111 7.1.2. Reconstitution/ Approvisionnement Compte Désigné de l’IDA (Retrait des fonds) ......................... 112 7.1.3. Demande de Paiement Direct (DPD) par l’IDA ................................................................................ 115 7.1.4. Engagement spécial de l’IDA ............................................................................................................ 116 7.2. GESTION DE LA TRESORERIE ......................................................................................................... 117 7.2.1. Gestion des comptes bancaires .......................................................................................................... 117 7.2.2. Règlement des factures par banque ................................................................................................... 118 7.2.3. Etat de Rapprochement Bancaire ....................................................................................................... 120 7.3. GESTION DE LA CAISSE MENUES DEPENSES ............................................................................. 122 7.3.1. Approvisionnement des caisses ......................................................................................................... 123 7.3.2. Avances de fonds à justifier ............................................................................................................... 125 7.3.3. Gestion des Mises à Disposition de Fonds ........................................................................................ 126 7.3.4. Traitement des requêtes de demandes de fonds envoyées par les opérateurs/prestataires ................. 128 7.3.5. Plan de Trésorerie .............................................................................................................................. 132 7.3.6. Sécurisation et Rationalisation des Opérations du Compte Désigné ................................................. 135 7.3.7. Liste de contrôle des Etats Certifiés des Dépenses (ECD) ................................................................ 137 8. Gestion du personnel .................................................................................................................................. 140 8.1. Type de personnel .................................................................................................................................. 140 8.2. Aspect opérationnel ............................................................................................................................... 140 8.2.1. Recrutement ....................................................................................................................................... 140 8.2.2. Gestion des carrières .......................................................................................................................... 144 8.2.3. GESTION DE LA PAIE .................................................................................................................... 149 8.2.4. GESTION DES MISSIONS .............................................................................................................. 153 8.2.5. Suspension/résiliation du contrat de travail ....................................................................................... 154 8.3. Aspects comptables ................................................................................................................................ 156 8.3.1. Comptabilisation des salaires ............................................................................................................ 156 8.3.2. Formulaire de demande d’avance ou d’acompte sur salaire .............................................................. 157 9. Cycle des Opérations Financières .............................................................................................................. 158 9.1. Gestion des demandes de retrait de fonds .............................................................................................. 158 9.1.1. Réapprovisionnement ........................................................................................................................ 158 iv PARCA 9.1.2. Elaboration des DRF ......................................................................................................................... 159 9.1.3. Gestion des intérêts ............................................................................................................................ 160 10. Procédures de Comptabilité ................................................................................................................... 162 10.1. Avertissement .................................................................................................................................... 162 10.2. Organisation du système comptable .................................................................................................. uploads/Finance/ manuel-des-procedures 1 .pdf