Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

PADAER : Volume I/Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptabl

PADAER : Volume I/Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables/Revue Séquentielle et Description des Procédures M.I.TERA/FEVRIER 2013 REPUBLIQUE DU SENEGAL *********** MINISTERE DE L’AGRICULTURE ******************** PROGRAMME D’APPUI AU DEVELOPPEMENT AGRICOLE ET A L’ENTREPRENARIAT RURAL PADAER ************************************************************* PRET/FIDA N° : 843-SN du 12 octobre 2011 PRET/FONDS FIDUCIAIRE N° : E-2-SN du 12 octobre 2011 VERSION PROVISOIRE/FEVRIER 2013 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES VOLUME I. Revue Séquentielle et Description des Procédures 1 PADAER : Volume I/Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables/Revue Séquentielle et Description des Procédures M.I.TERA/FEVRIER 2013 SIGLES ET ACRONYMES AAC Assistant Administratif et Comptable ACO Aide Comptable ADI Assistante de Direction ANCAR Agence nationale de Conseil Agricole et Rural AOI Appel d’Offres International AON Appel d’Offres National ASE Assistant Suivi/Evaluation B/C Bon de Commande B/E Bon d’Entretien B/L Bon de Livraison B/R Bon de Réception B/S Bon de Sortie CAN Chef d’Antenne COOR Coordinateur CP Comité de Pilotage CPT Comptable CUMP Coût Unitaire Moyen Pondéré D/A Demande d’Achat DAO Dossier d’Appel d’Offres DAPS Direction de l’Analyse, de la Prospective et de la Statistique DCP Document de Conception du Programme DIP Diagnostic Institutionnel Participatif DNO Demande de Non Objection DPD Demande de Paiement Direct DRF Demande de Remboursement de Fonds DRP Demande de Renseignements et de Prix DSA Daily Subsistance Allowance DTS Droits de Tirages Spéciaux FCFA Franc de la Communauté Financière Africaine FFS Fonds Fiduciaire pour la Sécurité Alimentaire Espagnol FIDA Fonds International de Développement Agricole GGS Spécialiste en Genre et Gestion des Savoirs HAO Hors Activités Ordinaires HD Hors Douane HT Hors Taxes 2 PADAER : Volume I/Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables/Revue Séquentielle et Description des Procédures M.I.TERA/FEVRIER 2013 MA Ministère de l’Agriculture MEF Ministère, de l’Economie et des Finances MEL Ministère de l’Elevage OD Opérations Diverses OHADA Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires ONG Organisation Non Gouvernementale OP Organisation Paysanne OPS Opérateurs Partenaires Stratégiques PADAER Programme d’Appui au Développement Agricole et à l’Entreprenariat Rural PASYM Programme d’Appui au Système de Suivi/Evaluation du Programme/FIDA PME Petites et Moyennes Entreprises PNUD Projet des Nations Unies pour le Développement PSP Prestataires de Services Privés PTBA Programme de Travail et Budget Annuels PV Procès verbal RAF Responsable Administratif et Financier RMP Revue à Mi-parcours S/E Suivi/Evaluation SAED Société d’Aménagement et d’Exploitation des Terres du Delta et du Fleuve Sénégal et des Vallées du Fleuve Sénégal et de la Falémé SEC Secrétaire SECA Secrétaire Comptable/Antenne SER Spécialiste en Entreprenariat Rural SIR Spécialiste en Infrastructures Rurales SOP Spécialiste en Appui aux Organisations Paysannes SPM Spécialiste Passation des Marchés SSE Spécialiste Suivi/Evaluation SYGRI Système de Gestion des Résultats et de l’Impact SYNAEP Syndicat National des Agriculteurs, des Eleveurs SYSCOHADA Système Comptable de l’Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires TDR Termes de Référence TIR Technicien en Infrastructures Rurales TTC Toutes Taxes Comprises TVA Taxe sur la Valeur Ajoutée UCP Unité de Coordination du Programme USD Dollars des Etats-Unis d’Amérique 3 PADAER : Volume I/Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables/Revue Séquentielle et Description des Procédures M.I.TERA/FEVRIER 2013 S O M MA I R E N° PAGES INTRODUCTION : PRESENTATION DU MANUEL Section 1. Champ d’application, Objectifs et Structuration du Manuel Section 2. Mise à jour et limites en matière de contrôle interne du Manuel PARTIE 1 : PRESENTATION DU PROGRAMME Section 3. Description du Programme 1. Zones du Programme 2. Groupes cible 3. Finalités/Objectifs 4. Composantes 5. Financement et Coûts  Plan de financement  Résumé des coûts par composante  Coûts totaux par composante et par source de financement  Financement par catégorie de décaissement  Flux financiers 6. Attelage institutionnel  Bailleurs de fonds (FIDA/Etat/Bénéficiaires)  Représentant de l’Emprunteur (tutelle financière)  Agent Principal (tutelle technique)  Comité de Pilotage (CP) 7. Repères significatifs  Date de signature de l’Accord de Financement  Date de mise en vigueur  Revue à Mi-Parcours (RMP)  Date d’achèvement  Date de clôture 8. Dispositif organisationnel et de gestion  Unité de Coordination et de Gestion du Programme (UCP)  Organigramme du Programme  Filière administrative, financière et comptable 9. Opérateurs/Partenaires de mise en œuvre  Partenaires Stratégiques  Prestataires de Services Privés PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Préambule. Structuration des procédures et référentiels Section 4. Procédures administratives Section 5. Procédures financières Section 6. Procédures comptables Section 7. Procédures de reporting, de contrôle, de supervision et de coordination 4 PADAER : Volume I/Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables/Revue Séquentielle et Description des Procédures M.I.TERA/FEVRIER 2013 PADAER MANUEL DE PROCEDURES IND 01 PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES REDIGE FEVRIER 2013 REVISE LE Index PARTIE INDEX PRESENTATION MANUEL PRM-XX PRESENTATION PROGRAMME PRP-XX PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM-XX PROCEDURES FINANCIERES FIN-XX PROCEDURES COMPTABLES CPT-XX PROCEDURES REPORTING, CONTROLE ET SUPERVSION RCS-XX 5 PADAER : Volume I/Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables/Revue Séquentielle et Description des Procédures M.I.TERA/FEVRIER 2013 INTRODUCTION PRESENTATION DU MANUEL Section 1 : Champ d’application, Objectifs et Structuration PRM 01 Section 4 : Mise à jour et limites en matière de contrôle interne PRM 02 6 PADAER : Volume I/Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables/Revue Séquentielle et Description des Procédures M.I.TERA/FEVRIER 2013 PADAER MANUEL DE PROCEDURES PRM 01 INTRODUCTION : PRESENTATION DU MANUEL REDIGE FEVRIER 2013 REVISE LE Champ d’application, Objectifs et Structuration A. Champ d’application Le Manuel décrit le processus de :  Traitement des opérations spécifiques de contrôle et de consolidation comptable et financière de l’Unité de Coordination du Programme (UCP) ;  Mise en œuvre des opérations administratives, financières et comptables du Programme dans le cadre de l’utilisation des ressources mises à disposition par les Bailleurs de fonds (ETAT, FIDA, Fonds Fiduciaire, Bénéficiaires). B. Objectifs Le Manuel de procédures formalise les principales règles de gestion administrative, financière et comptable relatives au champ d’application défini au point PRM 01. Il a pour objectifs de :  Fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable ;  Décrire l'organisation administrative, financière et comptable ;  Décrire les procédures d'exécution des dépenses dans des conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure et identifier les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents ;  Décrire les procédures à mettre en œuvre par l'ensemble du personnel comptable et administratif ainsi que les tâches qui lui incombent ;  D’assurer une meilleure efficacité des actions engagées et l’utilisation optimale de l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que :  le personnel,  le matériel,  les ressources financières.  Maîtriser la connaissance des actions engagées et par conséquent comparer les moyens mis en œuvre aux résultats techniques obtenus ;  Former à cette discipline non seulement le personnel directement engagé dans l'exécution mais aussi l'ensemble des bénéficiaires de l’intervention ;  Améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion du Programme ;  Assurer une conduite continue, permanente et exhaustive du contrôle interne. C. Structuration Le Manuel se compose de deux (2) parties principales, chacune d’elles comportant un certain nombre de sections spécifiques :  PARTIE 1 : DESCRIPTION DU PROGRAMME La première partie décrit les objectifs, la stratégie d’implantation et d’intervention ainsi que l’attelage institutionnel et organisationnel du Programme.  PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES La deuxième partie décrit les procédures administratives, financières et comptables prenant en compte les dimensions suivantes :  Objet de la procédure ;  Application de la procédure ;  Règles de gestion ;  Description des opérations séquentielles requises. 7 PADAER : Volume I/Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables/Revue Séquentielle et Description des Procédures M.I.TERA/FEVRIER 2013 PADAER MANUEL DE PROCEDURES PRM 02 INTRODUCTION : PRESENTATION DU MANUEL REDIGE FEVRIER 2013 REVISE LE Mise à jour et Limites en matière de contrôle interne A. Mise à jour 1. Motifs de mise a jour  La mise à jour régulière du présent Manuel est aussi importante que sa mise en place. A défaut, il perd toute son efficacité. Une liste des détenteurs du Manuel sera maintenue par l’UCP pour permettre une modification de tous les exemplaires chaque fois qu'une mise à jour est opérée.  La mise à jour du Manuel peut être motivée par :  Des changements dans la structure ou les activités du Programme suivant les décisions des autorités de tutelle et des partenaires au développement engagés dans la mise en œuvre ;  Les modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles ;  Des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant les lois et règles comptables en vigueur ;  Des changements dans l'affectation du personnel ou dans les tâches qui lui incombent. 2. Responsabilité de la tenue et de la mise  La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du Manuel de procédures incombe au Responsable Administratif et Financier (RAF). Le Coordinateur, en relation avec le RAF, décide en outre des copies à mettre à la disposition du personnel et des différents Opérateurs/Partenaires. 3. Méthodologie de mise a uploads/Finance/ manuel-procdures-padaer-vol-i.pdf