Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Notion de manuel de procédures comptables et administratives Il s'agira de défi

Notion de manuel de procédures comptables et administratives Il s'agira de définir le manuel de procédures. Par ailleurs, nous verrons ses implications. IV.1.1-Définition Le manuel de procédures comptables et administratives5(*) décrit l'organisation comptable et administrative de l'entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports. Il comprend notamment les informations ayant trait : - à l'organisation générale de l'entreprise ; - à l'organisation comptable de l'entreprise ; - au plan des comptes et à la description du contenu des comptes et un guide des imputations comptables ; - à la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des informations ; - à l'organisation des travaux d'élaboration et présentation des états financiers. IV.1.2-Le manuel de procédures : document décrivant l'organisation comptable Lorsque l'entreprise opte pour la méthode de centralisation mensuelle des livres et journaux auxiliaires ou pour l'usage de l'informatique pour tenir sa comptabilité. Il est établi un document qui prévoit l'organisation comptable et comporte notamment les intitulés et l'objet des documents utilisés pour le traitement des informations et des modalités de liaison entre ces documents et les pièces justificatives y afférentes. 1.3-Le manuel de procédures : document décrivant les supports comptables Un document identifiant les supports comptables et définissant leur contenu ainsi que les procédures de saisie et de traitement des données dans la comptabilité. Les liens entre pièces et livres comptables, doivent être établis particulièrement pour les entreprises qui procèdent à la centralisation mensuelle ou tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés. IV.2- Mise en oeuvre du manuel Les processus comptables sont souvent organisés de façon à traiter des flux d'opérations homogènes ou similaires (par exemple organisation par catégories d'opérations). Le présent guide d'application se propose de décliner les critères de qualité par catégories d'opérations (ventes, achats, etc....) pouvant s'appliquer à chacun de ces processus comptables. IV.2.1- Le cycle achats/ fournisseurs Ce cycle sera analysé en six grands points6(*). IV.2.1.1-Les commandes Toute commande doit être autorisée par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de commande valorisé et établi en quatre exemplaires à partir d'un carnet à souche. Chaque bon de commande est vérifié par le responsable des achats eu égard aux tarifs et conditions de règlement particulières. Le bon de commande est ensuite signé par le dirigeant qui appose son paraphe sur l'un des exemplaires. Chaque commande est suivie quant aux délais d'exécution par le responsable des achats qui relance systématiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dépassée. IV.2.1.2-La réception des commandes Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur par le magasinier qui contrôle les caractéristiques principales des articles réceptionnés et émet un bon de réception pré numéroté en trois exemplaires. Le bon de réception reprend les caractéristiques du produit livré : - quantité reçue ; - nombre ; - référence ; - date de réception ; - visa. IV.2.1.3- La réception des factures A la réception de la facture, un timbre « original » et un numéro d'ordre sont portés sur le premier exemplaire par le responsable des achats. Un numéro identique est attribué à chaque exemplaire reçu (cette référence interne établi un lien précis entre les pièces et l'enregistrement comptable). Les doubles sont transmis le jour même au comptable. Le classement des factures se fait selon le principe suivant : - par ordre numérique selon le numéro attribué à chaque facture, pour l'original ; - par fournisseur, pour disposer d'un dossier facile à consulter en cas d'appel, pour le premier double ; - par chantier, dans les entreprises de travaux publics et de bâtiment pour le deuxième double. La comptabilisation Les factures doivent être comptabilisées dès leurs réceptions par le service comptable après vérification des conditions de prix et de règlement. Après comptabilisation, l'original de la facture reçoit le timbre « comptabilisé » ou un visa d'enregistrement. Le service comptable tient un journal d'achats qui permet d'enregistrer dans l'ordre chronologique les factures classées par numéro. Chaque écriture doit indiquer : - la date de la facture ; - le numéro de la pièce justificative ; - le numéro du compte fournisseur mouvementé ; - l'identification du fournisseur ; - le montant TTC ; - la ventilation de la charge par destination ; - La TVA récupérable. IV.2.1.5- Le règlement Après vérification de l'original de la facture avec le bon de réception (quantités reçues) et le bon de commande (vérification des prix unitaires, des conditions de règlement, des remises accordées), le comptable appose le timbre « bon à payer ». Après délivrance du « bon à payer », les prévisions de règlement sont enregistrées sur un échéancier avec l'indication de la date d'échéance, des références de la facture, du mode de règlement. Cet original est immédiatement classé par ordre numérique. IV.2.1.6- Le traitement des retours de marchandises Un bon de retour pré numéroté est établi par le magasinier en trois exemplaires. Un exemplaire est classé dans un dossier « attente d'avoir » annoté des références de la facture ; un autre reste à la souche. Les avoirs reçus sont rapprochés des « attente d'avoir » : le comptable veille à ce que la note de crédit correspondant au retour soit bien établie par le fournisseur. Le bon de retour anciennement classé dans le dossier « attente d'avoir » est ensuite joint à l'avoir correspondant. A l'aide de son exemplaire, le magasinier enregistre la sortie sur ses fiches d'inventaire. En cas de retour de marchandises, le magasinier établit un bon de retour et actualise son fichier. IV.2.2-Le cycle vente Ce cycle va concerner toutes les opérations de ventes qui partent de la commande à la comptabilisation. IV.2.2.1-Les commandes Les commandes reçues sont transmises au responsable qui étudie les conditions de prix, de règlement, de livraison et de crédit du client. Elles comportent les éléments suivants : - nom et adresse du client ; - adresse de livraison ; - désignation du représentant ; - désignation exacte des produits commandés ; - délais de livraison, conditions de paiement ; - quantités commandées, prix unitaires. IV.2.2.2-Les livraisons Chaque livraison donne lieu à l'établissement d'un bon de livraison pré numéroté émis en trois exemplaires et établi par le magasinier. Avant chaque expédition, le bon de livraison est rapproché du contenu de l'envoi et de l'accusé de réception de la commande. L'un des exemplaires est classé par le magasinier dans un dossier « commandes livrées », et un autre est remis au responsable des ventes qui appose la mention « livré le ... » sur le carnet à souche du bon de commande. Il est transmis ensuite à la comptabilité avec la mention « A facturer ». IV.2.2.3-Les règlements La gestion des comptes clients doit être suivie de manière très rigoureuse. Dès réception de l'encaissement ou l'avis d'encaissement de la banque, il en est fait mention sur l'exemplaire « réglé le ...par ...». Cet exemplaire est joint au dossier client. Le comptable mentionne également le règlement dans son journal de trésorerie. IV.2.2.4-Les avoirs -clients Des avoirs aux clients sont établis à chaque retour de marchandises. Le magasinier indique les quantités reprises sur des bulletins « retours et reprises de marchandises» (trois exemplaires) enliassés sur un carnet à souche (pré numéroté). IV.2.2.5-La facturation Les factures sont établies par le service comptabilité à partir de bons de livraison portant la mention « A facturer ». Les factures sont émises en quatre exemplaires et doivent porter les mentions suivantes : - la raison sociale de l'entreprise ; - dénomination sociale ; - numéro d'immatriculation au RCCM ; - nom et adresse de l'acheteur ; - date de la vente ; - quantité et dénomination des produits vendus et des services rendus ; - prix unitaire et la mention de la TVA. Les factures font ensuite l'objet d'un contrôle arithmétique par le comptable et sont classées dans le dossier « en attente de comptabilisation». Les factures doivent être comptabilisées chaque jour. IV.2.2.6- La comptabilisation Les factures sont enregistrées en comptabilité sans délai. Après enregistrement, la facture reçoit la mention « comptabilisée le .... » puis est classée dans le dossier factures de ventes (classement par ordre chronologique). IV.2.3-Le cycle trésorerie Il s'agira des opérations de caisse et les autres disponibilités. IV.2.3.1-L'inventaire physique de la caisse A une date donnée, le solde comptable de la caisse doit correspondre au solde physique des espèces détenues. Les contrôles de caisse périodiques (mensuels voire hebdomadaires) permettent de s'assurer de cette égalité. Pour effectuer ce contrôle, il est nécessaire de compter les espèces détenues dans la caisse et de remplir l'imprimé intitulé `'contrôle de caisse `'. Cette procédure permet de suivre en permanence l'évolution du solde de la caisse et de révéler sans tarder un éventuel solde créditeur. L'existence d'un tel solde constituerait une grave présomption d'irrégularité de la comptabilité. V.2.3.2-La protection des disponibilités Tout établissement doit veiller à ce que les formules de chèques vierges soient enfermées dans une armoire ou un coffre. De même, les espèces doivent être rangées chaque jour de la même uploads/Finance/ notion-de-manuel-de-procedures-comptables-et-administratives 1 .pdf