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Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques Group

Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques Groupe de travail mené par l’APDC Nord et l’Institut du Benchmarking 3 APDC Nord/Institut du Benchmarking Edito La comptabilité fournisseurs a toujours constitué un levier de performance fort pour la fonction comptable en entreprise. Ses processus ont beaucoup évolué depuis 10 ans au gré des projets d’évolution des organisations, de modernisation des outils (déploiement des ERP et dématérialisation) ou tout simplement pour respecter la réglementation (loi LME par exemple). Une maturité évidente et un recul certain ont justifié une initiative conjointe de l’APDC Nord et de l’Institut du Benchmarking* : rassembler dans le cadre d’un groupe de travail les acteurs d’une douzaine de grandes entreprises de cette région, qui ont échangé lors de sept réunions mensuelles, pour mener une observation critique de leurs pratiques et ainsi comprendre les facteurs intrinsèques de performance de la comptabilité fournisseurs. Les conclusions de ces travaux, formalisées sous la forme de bonnes pratiques, constituent sans aucun doute un document de référence qui permettra à l’ensemble des professionnels, comptables ou non, à la recherche de leviers de performance, d’y trouver à la fois : • des fondamentaux sur lesquels l’ensemble des participants se sont accordés • des idées innovantes pour profiter au mieux des technologies disponibles • des propositions concrètes pour l’amélioration du processus A travers ce document, véritable creuset de propositions, le lecteur est également invité à prendre du recul sur sa propre réalité. Car l’un des principaux enseignements de ce groupe est aussi d’accepter la diversité des choix d’organisation, qui bien souvent sont dictés par les modèles et cultures d’entreprises eux-mêmes. Ces choix d’organisation ont du SENS dans leur contexte, ils répondent à des objectifs de performance dont les facettes sont également plurielles, dépassant largement les seuls enjeux de productivité, bien trop limitative lorsqu’on parle de performance. Il appartient à présent à chacun d’entre vous de trouver son propre chemin et découvrir ou redécouvrir les clés de la performance d’une activité trop souvent banalisée, qui en réalité dévoile une très grande richesse pour des niveaux de performance variables propres au contexte de chaque entreprise. La plupart des entreprises, qui ont cherché à optimiser leur comptabilité fournisseurs, pour certaines par des approches particulièrement structurées, ont sans doute atteint un niveau de maturité élevé, porté en particulier par les nouvelles technologies modifiant sensiblement le métier de comptable. Mais il apparaît tout aussi clairement que l’accompagnement des hommes et des femmes, qui animent ce processus au quotidien, constituera sans doute un enjeu fort pour les prochaines années. Nous remercions chaleureusement les deux animateurs de ce groupe de travail, Nicolas Charlet et David Leclercq, ainsi que l’ensemble des participants qui ont contribué au succès de ce benchmarking en se mobilisant assidument et avec beaucoup de convivialité. *L’Institut du Benchmarking est un département de l'Academie des Sciences et Techniques Comptables et Financières Dominique Castel-Raman William Nahum Présidente, APDC Nord Président, Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières 5 APDC Nord/Institut du Benchmarking Le groupe de benchmarking sur « la performance des processus de comptabilité fournisseurs » a été riche en partages de bonnes pratiques entre professionnels comptables et financiers de la région Nord. Les métiers et les organisations des entreprises participantes diffèrent certes souvent, mais nous sommes en réalité tous confrontés aux mêmes enjeux de performance, d’animation, et de maîtrise des risques de ces processus. Les rencontres ont notam- ment été pour Leroy Merlin l’occasion d’une mise en réflexion sur le pilotage de la fonction au travers d’indicateurs et tableaux de bord. Etienne Lesage - Directeur Administratif & Comptable - Leroy Merlin France Participer au groupe de benchmark nous a permis de découvrir qu’au-delà de nos différences de taille, de stratégie et d’organisation existaient des préoccupations communes sur un sujet au cœur de l’activité comptable. En toute transparence et dans une grande convivialité, les échanges ont été riches, constructifs et source de nombreuses idées pratiques, dont certaines pourront être mises en oeuvre rapidement. Hélène Pattyn - Responsable consolidation et audit comptable - Promod J’ai choisi il y a plus d’un an de rejoindre le bureau de l’APDC Nord et contribuer ainsi à sa création pour favoriser le développement des échanges d’expériences entre professionnels comptables de la région. Ce groupe de travail sur la performance de la comptabilité fournisseurs est pour moi une des illustrations concrètes des apports de l’associa- tion. En tant que co-animateur du groupe, j’ai particulièrement apprécié l’implication de chacun des participants, leur régularité et la qualité de nos échanges, marqués par la richesse, l’ouverture, la transparence et la convivialité : je tiens à tous les remercier pour tout ce qu’ils ont apporté au groupe. Nicolas Charlet - Directeur Comptable - Redcats Senior Brands & Children and Family Brands Témoignages " " " " " " 7 APDC Nord/Institut du Benchmarking 6 Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques « Votre comptabilité fournisseurs est-elle performante? Quelles sont les tendances et les meilleures pratiques qui émergent dans les entreprises ? Quels en sont les impacts pour les équipes et comment les y accompagner ? Comment aller plus loin ? » telles sont les questions auxquelles l’APDC Nord a souhaité apporter des réponses. Pour ce faire, l’association a réuni des professionnels, issus d’entreprises de dimension internationale et de secteurs d’activités différents toutes implantées dans la région Nord Pas de Calais, et s’est appuyée sur tout le savoir-faire de l’Institut du Benchmarking pour les amener à confronter leurs expériences et à identifier les pratiques les plus performantes en comptabilité fournisseurs. Un objectif ambitieux pour une activité comptable en pleine transformation, depuis une quinzaine d’années, portée par des enjeux de productivité, bousculée par des ERP modifiant sensiblement le périmètre d’intervention du comptable, contrainte de faire évoluer ses méthodes de travail pour intégrer de nouvelles technologies structurantes (dématérialisation des factures, de l’engagement de dépenses, des paiements…), tout en accompagnant le changement pour assurer également la transformation des équipes comptables peu prédisposées à une telle destinée. Le temps était donc venu de comprendre l’étendue des évolutions en matière de comptabilité fournisseurs en comparant les chemins parcourus par des entreprises plus habituées à échanger sur des questions techniques de normalisation comptable, que sur la performance des processus organisationnels. Composé de douze entreprises, le groupe de travail s’est enrichi, au fil des séances, d’experts de la comptabilité fournisseurs pour constituer une véritable équipe porteuse d’une ambition dont la convivialité et la motivation durant six mois expliquent largement la qualité des enseignements et le succès de ce projet. Le groupe a été co-animé par Nicolas CHARLET, Directeur Comptable, Redcats Senior Brands & Children and Family Brands, et David LECLERCQ, Vice-Président de l’Institut du Benchmarking et Président du cabinet ENODIA. Objectifs, composition et méthodologie du groupe de travail 1 Sommaire 1. Objectifs, composition et méthodologie du groupe de travail 7 2. Modèle d’entreprise et modèles d’organisation de la comptabilité fournisseurs 10 3. Rôles et responsabilités 12 3.1. Définition du processus comptabilité fournisseur 3.2. Responsabilité du processus comptabilité fournisseur 4. Organisation de la comptabilité fournisseurs 14 4.1. Choix d’un modèle d’organisation : centralisation et/ou décentralisation 4.2. Déclinaison pour le processus comptabilité fournisseur 4.3. Mise en œuvre d’une démarche de création de valeur 4.4. Organisation du service comptabilité fournisseurs 5. Performance du processus comptabilité fournisseur 20 5.1. Gestion du référentiel fournisseur 5.2. Engagement de dépenses 5.3. Traitement de facture 5.4. Contrôle facture 5.5. Paiement 5.6. Analyse des comptes 6. Indicateurs de pilotage 34 6.1. Pourquoi des indicateurs ? 6.2. Quelques indicateurs de pilotage de la performance 6.3. Construction du tableau de bord du processus comptabilité fournisseur 7. Evolution des compétences 44 7.1. Pourquoi faire évoluer les compétences ? 7.2. Mettre en place une GPEC 8. Glossaire 50 9. Présentation des institutions à l’origine de ce cahier 51 10. Notes 52 Nicolas CHARLET Directeur Comptabile, Redcats Senior Brands & Children and Family Brands David LECLERCQ Vice - Président de l’Institut du Benchmarking Président du cabinet ENODIA 8 Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques 9 APDC Nord/Institut du Benchmarking LYRECO Virginie MOREAU Responsable du contrôle de gestion Groupe LYRECO David EXPOSTA Chef Comptable France LYRECO Jean-Yves ALLAEYS Superviseur comptabilité Auxiliaire PROMOD Hélène PATTYN Responsable Consolidation et Audit Comptable PROMOD Thierry VANALDERWERELT Responsable Comptable REDCATS SENIOR BRANDS Hugues COUQUE Responsable Comptabilité Fournisseurs Par ailleurs, Régis Gitareau, Directeur du Centre de Services Partagés de Sodexo France, a bien voulu nous rejoindre lors d’une des séances pour nous faire part de son expérience. A livre ouvert, les séances de travail se sont étalées de mars à octobre 2011 à raison d’une demi-journée intense d’échanges par mois. Des échanges rythmés par les retours d’expérience de ces entreprises, expliquant et justifiant leurs choix en matière de comptabilité fournisseurs. Tous les membres du groupe ont adhéré aux dispositions du code de conduite du benchmarking, notamment à celles concernant la cooptation et la confidentialité. Les membres se devaient ainsi de parler avec autorité de leur expérience au sein de leur entreprise. Des séances de travail également rythmées par des débats souvent animés sur les pratiques exposées, pour dégager des bonnes pratiques vers lesquelles uploads/Finance/ performance-du-processus-comptabilite-fournisseurs.pdf