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I. PROCESSUS DE GESTION BUDGÉTAIRE(SDB) Les procédures liées à la gestion budgé

I. PROCESSUS DE GESTION BUDGÉTAIRE(SDB) Les procédures liées à la gestion budgétaire se présentent comme suit :  Élaboration des Plans d’actions et Budgets annuels ;  Approbation des Budgets ;  Exécution et contrôle budgétaire ;  Établissement des Rapports de suivi budgétaire. Le destinataire de ce document devra prendre connaissance du processus décrit ci-après pour chaque module, avant de renseigner le QCI par la suite. NB : LE PRESENT QCI DEVRA ETRE RENSEIGNE ET REMIS AU PLUS TARD DANS LES SEPT (07) JOURS QUI SUIVENT LA DECHARGE DESTINATAIRE : NOM : PRENOM : FONCTION : DIRECTION : DECHARGE : DATE : 1. ÉLABORATION DU PLAN DE TRAVAIL ET BUDGET ANNUEL a. Objectif de la procédure La présente procédure sert de guide pour l'élaboration des Plans de Travail et Budgets Annuels (PTBA) de CAMTEL et permet in fine à l’Organisme de disposer des outils de pilotage fiables propres à garantir une bonne poursuite de ses missions. b. Règles de Gestion Elles sont notamment les suivantes : - Les travaux d’élaboration des Plans d’actions et Budgets annuels sont effectués sous la supervision du Directeur des Finances et du Budget (DFB), en collaboration avec les directions opérationnelles. À cet effet, le DFB indique notamment : a) les ressources estimées disponibles au début de l’exercice pour les opérations de CAMTEL ; b) le nombre estimatif d’opérations et d’activités pour l'exercice à financer y compris celles de l'exercice précédent qui y sont reportées. - Le PTBA est élaboré à partir des projets d'activités et budgets de chaque direction de l’Organisme, au titre de l'année concernée en conformité avec les orientations stratégiques et opérationnelles fixées par les principaux Organes de gouvernance (l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration et la Direction Générale ; - Les travaux relatifs à la préparation du PTBA commencent dès le mois d’Avril/Mai de l’année en cours ; - Toutes les Directions de CAMTEL et éventuellement les partenaires stratégiques et/ou opérationnels sont associés à la préparation du PTBA ; - Le PTBA est soumis à l'approbation du Comité de Pilotage (COPIL) mis en place par la Direction Générale ; - Le PTBA approuvé par le COPIL est soumis à l’appréciation de la Direction Générale avant sa transmission au Conseil d’Administration au plus tard le 1er Décembre pour approbation. c. Description de la procédure Élaboration du Plan d’actions annuel Étapes Responsables Tâches à réaliser : Documents 1 COPIL Élaborer avec les autres structures de CAMTEL et toute autre partie prenante, les grandes orientations des Note d’orientation actions prioritaires et/ou de développement de CAMTEL appelées à guider l’élaboration du Plan d’actions et Budget annuels de la période de référence. Les faire valider par la Direction générale. des actions prioritaires envisagées 2 COPIL Après validation des orientations, élaborer avec les autres structures de CAMTEL et toute autre partie prenante, un projet de Plan de travail annuel décrivant les actions à conduire au cours de l’exercice prochain. Ce plan de travail permet de déterminer, pour l’année à venir, les activités de CAMTEL et de s’assurer a posteriori que les activités réalisées l’ont été conformément aux engagements et au budget prévu. Ce plan doit comporter au moins les éléments suivants : - un exposé des objectifs poursuivis ; - la liste détaillée des actions à mettre en œuvre pour la réalisation des objectifs et leurs responsables y compris le programme de formation et des séminaires ; - le calendrier de réalisation des actions identifiées (chronogramme prévisionnel de la passation des marchés et d’exécution des activités) et dans la mesure du possible, les critères d’évaluation de la réalisation des objectifs identifiés. Note d’orientation des actions prioritaires envisagées Projet de Plan d’actions annuel 3 COPIL Chiffrer les actions retenues dans le Plan d’actions annuel par catégorie des dépenses, par composante de CAMTEL, et par ligne budgétaire de dépenses, en quantité et en valeur. Après la validation des documents par LE COMITE DE PILOTAGE, les budgets des différentes structures sont transmis au DFB, pour avis de non objection. Les valeurs indiquées pourront être obtenues par demande de cotations des prix. Le projet de Budget sera présenté sous une forme définie par la hiérarchie. Projet de Plan d’actions annuel 4 COPIL Consolider, en étroite collaboration avec la DFB, le Plan d’actions et le Budget annuel de l’ensemble des organes et structures de CAMTEL, par composante, par catégorie, et par ligne budgétaire. Projets de Plan d’actions annuel et Budget annuel 5 COPIL Transmettre, au plus tard le 30 juin, le Plan d’actions ainsi que le projet de Budget, élaborés à la DFB pour appréciation et finalisation du PTBA. Projets de Plan d’actions annuel et Budget annuel DFB et ses Cadres collaborateurs Le DFB procède à un traitement de cohérence. NB : Les prévisions de ressources indiquent séparément celles relatives aux recettes d’exploitation, celles de l’État et celles des autres sources (bailleurs ; ressources extraordinaires etc.) en ce qui concerne : a) les allocations prévisionnelles réparties entre les ressources reportées de l’exercice financier précédent Projets de Plan d’actions annuel et Budget annuel et les ressources qui sont susceptibles d’être mises à disposition au cours de l’exercice financier sur lequel porte le budget ; b) l’affectation prévue des ressources destinées aux dépenses afférentes :  aux charges administratives ;  aux matériels, fournitures, projets, études et autres activités liées à l’administration ou aux opérations de CAMTEL ;  aux études, travaux physiques et autres activités à réaliser. DFB et ses Cadres collaborateurs Le DFB vérifie : - la conformité des programmes de travail et des budgets annuels des diverses structures avec les procédures, orientations et actions prioritaires prescrites ; - la pertinence des indicateurs retenus ; - les prix utilisés pour la valorisation. Projets de Plan d’actions annuel et Budget annuel 6 DFB Transmettre au plus tard le 15 juillet, les observations formulées à toutes les autres structures, parties prenantes au Budget. Note d’observations 7 DFB Organiser en fin juillet une séance de travail avec tous les Responsables des directions opérationnelles de CAMTEL et des autres structures parties prenantes au Budget en vue d’échanger sur les observations relevées et les valider. Note d’observations 8 DFB Dresser un procès-verbal de la séance de travail. PV 9 DFB Prendre en compte les observations et conclusions de cette réunion de travail. 10 DFB et ses Cadres collaborateurs Procéder à la finalisation des projets de Plan d’actions et Budget annuels. Projets de Plan d’actions annuel et Budget annuel 11 DFB Transmettre au plus tard le 10 août, au Directeur Général la synthèse du Plan d’actions et du Budget de CAMTEL ainsi qu’une Note de présentation. Projets de Plan d’actions annuel et Budget annuel 12 DFB Prendre en compte les observations et conclusions du Directeur Général. 13 DFB Soumettre, au plus tard le 20 août au COMITE DE PILOTAGE les observations et conclusions du Directeur Général et Finaliser le Plan d’actions et Budget de CAMTEL de l’exercice à venir. Projets de Plan d’actions annuel et Budget annuel 2. APPROBATION DU BUDGET DE CAMTEL a. Objectif de la procédure Cette procédure a pour objectif d’accompagner la Direction Générale et la DFB dans la mise en œuvre des activités liées à l'approbation des Plans de Travail et Budgets Annuels (PTBA) de CAMTEL, conformément aux directives prévues par la réglementation en vigueur. b. Règles de Gestion Elles sont notamment les suivantes : - Le PTBA est approuvé par le Conseil d’Administration conformément à ses prérogatives fixées dans les Statuts de CAMTEL ; - L’approbation du Plan d’actions et Budget annuels de CAMTEL doivent être approuvés avant le 31 Décembre de l’année en cours ; - Le PTBA approuvé doit faire l’objet d’une saisie minutieuse et de vérification particulière par la DFB, en prenant notamment soin d’intégrer parfaitement les réajustements et/ou amendements du Conseil d’Administration retenus lors de la session budgétaire. - Le PTBA de CAMTEL transmis à la Tutelle technique et financière, au personnel et aux partenaires doit impérativement correspondre au PTBA approuvé par le Conseil d’Administration. c. Description de la procédure Étapes Responsable Tâches à réaliser Documents 1 PCA et DG Arrêter une date au plus tard le 31 décembre pour la tenue d’une session budgétaire Convocation des Administrateurs 2 DG Transmettre aux membres du Conseil d’Administration au moins un mois avant la date de tenue du Conseil, les éléments du Plan d’actions à conduire et le projet de Budget y afférent. Convocation des Administrateurs et Projets de Plan d’actions annuel et Budget annuel 3 DG Lors de la tenue de la session budgétaire, faire établir un procès-verbal de l’examen du Plan d’actions et Budget par le Conseil d’Administration, ainsi que de l’ensemble des autres points inscrits à l’ordre du jour. PV 4 DG Faire corriger en conséquence les projets de Plan d’actions et Budget annuel en intégrant les réajustements et/ou amendements du CA, afin d’avoir des documents définitifs de Plan d’action et Budget annuels. PV 5 DG Transmettre à la Tutelle technique et financière et à tous les Responsables des Structures et Services de CAMTEL, des copies des Documents définitifs du Plan de travail et Budget approuvés par le Conseil uploads/Finance/ processus-de-gestion-budgetaire-camtel-refait.pdf