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1 REPUBLIQUE D’HAITI UNITE DE COORDINATION DU PROGRAMME MARNDR/FIDA UCP/MARNDR

1 REPUBLIQUE D’HAITI UNITE DE COORDINATION DU PROGRAMME MARNDR/FIDA UCP/MARNDR /FIDA Projet de Développement de la Petite Irrigation (PPI-2-3) MISE EN PLACE D'UN SYSTEME INTEGRE DE GESTION ET FORMATION DU PERSONNEL DU PPI PROPOSITION TECHNIQUE & ET FINANCIERE SEPTEMBRE 2013 MINISTERE DE L’AGRICULTURE DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL (MARNDR) DISS Développement Informatique et Systèmes de Suivi SARL au capital de 8 000 Euros R.C.S EVRY 449 555 861 SIRET 449 555 861 00011 4, Rue de Picardie 91130 RIS-ORANGIS – France – Tél.: +33 1.69.06.52.36 / +33 9 71 21 59 97 / +33 6.21.87.49.65 Fax : +33 1.69.06.52.36 / Email : IDdiss@wanadoo.fr Agrément Centre de Formation 1191 05466 91 du 04 Novembre 2003 2 PPI II / III PORT AU PRINCE HAITI Ris-Orangis, le 16 Septembre 2013 Objet : Système de gestion intégrée TOMPRO-TOMMONITORING comptable Monsieur le Coordonnateur, Suite à nos différentes rencontres durant mon séjour en Haïti, veuillez trouver ci-joint notre proposition mise à jour tenant compte des prestations d’importation des données. La présente proposition de service couvre : 1. la fourniture du système de gestion intégrée TOMPORTAIL, 2. le paramétrage du système, 3. l’installation, la formation et l’assistance au personnel. 4. l’importation, à partir des fichiers Excel pré-formaté, des exercices 2012-2013 et 2008 à 2012 dans le logiciel. Notre proposition de services comprend : la présentation du logiciel, les prestations de service, la proposition financière. Vous en souhaitant bonne réception, veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de notre sincère considération. Mr. Issiaka DIARRA Directeur Associé D.I.S.S 3 SOMMAIRE 1 INTRODUCTION........................................................................................................... 4 1.1 Base de la proposition ............................................................................................ 4 2 PRESENTATION DE TOMPORTAIL ......................................................................... 4 2.1 TOM2PRO: Gestion Financière et comptable des projets...................................... 4 2.2 TOMMONITORING : Suivi Evaluation des projets............................................. 5 3 NOTRE APPROCHE METHODOLOGIQUE ............................................................. 6 3.1 Analyser l’existant.................................................................................................. 7 3.2 Formater les anciennes données............................................................................. 7 3.3 Configurer et installer le système........................................................................... 8 3.4 Former les utilisateurs ............................................................................................ 8 3.5 Importer les anciennes données dans le système ................................................... 9 3.6 Assistance et Maintenance du système ................................................................ 10 3.7 Plan de Travail ..................................................................................................... 11 4 Profil du Consultant ..................................................................................................... 12 5 PROPOSITION FINANCIERE .................................................................................. 18 4 PROPOSITION TECHNIQUE 1 INTRODUCTION 1.1 Base de la proposition Dans le cadre de l’implémentation du Projet de Développement de la Petite Irrigation (PPI-2) co- financé par : FIDA, OPEP, le Gouvernement Haïtien (GOH) et les bénéficiaires, tenant compte des difficultés que l’on fait face dans le domaine de la gestion financière et comptable du dit projet et qui sont imputables à l’ inadaptation du logiciel actuellement en utilisation. Après avoir analysé la situation fiduciaire du Projet dans les conditions actuelles. Voulant la redresser définitivement, la coordination dans ce contexte en accord avec le Ministère de l’ Agriculture veut acquérir pour les besoins des projets (PPI-2 et PPI-3) le système de Gestion intégré de TOMATE (Tomportail). Le système intègre un logiciel de Gestion financière et Comptable (TOMPRO) et un logiciel de Suivi Evaluation (TOMMONITORING). 2 PRESENTATION DE TOMPORTAIL TOMPORTAIL est un système intégré de gestion comprenant plusieurs logiciels. Les deux requis par le PPI II/III sont TOM2PRO et TOMMONITORING. 2.1 TOM2PRO: Gestion Financière et comptable des projets TOM2PRO fonctionne en client/serveur sous SQL Serveur en environnement Windows. Il comprend les modules suivants : 1. Paramètres: identification et saisie des cinq plans utilisés par le projet (plan financier, plan analytique, plan budgétaire, plan géographique et le plan comptable). Définition des rapports utilisés par le projet. 2. Comptabilité générale et auxiliaire: Saisie et modification des écritures comptables. C’est l’interface principale de saisie des données qui aliment tous les autres modules. 3. Comptabilité analytique: édition des états analytiques bases sur les cinq plans. 4. Suivi budgétaire: saisie du budget et des réallocations budgétaires annuelles. Le budget peut être configuré à partir d’une combinaison des cinq plans. Les rapports budgétaires tiennent compte des engagements. Tous les rapports peuvent être exportés vers MS-Excel. 5. Suivi des conventions de financement: élabore les états de demande de retrait de fonds, demande de paiement direct au format des différents bailleurs. Il donne la situation des accords de crédit et de dons. 6. Gestion des immobilisations : identification et suivi des immobilisations par localisation. 7. Etats financiers: Production des états financiers standards et des états de suivi financier du FIDA. 5 8. Marchés et engagements: gestion des contrats intégrée à la comptabilité générale afin de donner la situation des engagements (montants facturés, payés et soldes). 9. Etats de Décaissements: donne la comparaison entre le budget et le montant décaissé. 10. Utilitaires: contrôle des outils de sauvegarde de la base de données et de la gestion des droits d’accès des utilisateurs. 2.2 TOMMONITORING : Suivi Evaluation des projets Le logiciel est composé de 4 modules : Le module Codification permet de recenser les fichiers de base nécessaires pour le fonctionnement du logiciel (définition des différents plans, des acteurs, des indicateurs, etc.…). Le module Outils de planification permet de saisir le PTBA (prévision technique, temporelle et prise en compte du budget de TOM2PRO). Le module Suivi des Réalisations permet de saisir les réalisations des indicateurs, le suivi des activités. Le module Tableau de bord permet l’impression d’un choix d’informations compilées par le système (tableaux, graphiques), présélectionnées par l’utilisateur du fait généralement de leur caractère primordial, pour un suivi « au jour le jour ». Ce module permettra de produire automatiquement les différents états multi critère du projet. Le module Utilitaires permet la sauvegarde des données, le transfert de données entre antennes et l’UGP et la communication avec le logiciel de gestion comptable et financière. 6 3 NOTRE APPROCHE METHODOLOGIQUE La présente proposition concerne l’installation et la formation de TOMPORTAIL au sein des projets financés par le FIDA en Haïti. Les projets ci-dessous sont concernés par les prestations 1. Projet de Développement de la Petite Irrigation (PPI-II) ; 2. Projet de Développement de la Petite Irrigation et de l' accès des petits producteurs aux marchés dans les NIPPES et la Région Goavienne (PPI-III). Les deux projets fonctionnent en multi sites avec quatre sites décentralisés dans 4 régions. La consolidation se fait à Port au Prince. 10 financiers (4 au siège et 6 dans les régions) utiliseront le logiciel TOM2PRO. Pour le logiciel de Suivi Evaluation (TOMMONITORING) nous prévoyons 6 techniciens (2 au siège et 4 dans les régions). Les données du PPI- II pour la période 2008-2013 sont actuellement réparties entre 2 sources de données. La première se trouve dans l’ancien logiciel utilisé par le projet et la seconde 2013 est saisie dans Excel. Nous suggérons une démarche basée sur l’approche systémique préconisée dans ce genre de projets. Cette approche nous permettra de couvrir de façon méthodique et exhaustive les besoins exprimés par le PPI. Elle consistera à : L’approche proposée par DISS repose :  sur l’articulation des tâches de la mission autour d’activités clés définies en fonction des objectifs et des résultats attendus de la mission,  sur un phasage de la mission en vue de garantir un contrôle et un suivi efficace de la prestation tant de la part du commanditaire que du comité de gestion technique mis en place au siège du consultant. 1 Analyser l’existant 3 Configurer et Installer le système 4 Former les utilisateurs 5 Importer les anciennes données dans le système 2 Formater les anciennes données 6 Assistance et Maintenance du système 7 3.1 Analyser l’existant Cette étape permettra de prendre connaissance de l’environnement général du programme. Elle permettra de faire une revue documentaire des projets et établir les contacts entre nos consultants, les responsables de l’institution et les différentes parties prenantes. Objectifs  Prendre connaissance de l’environnement général du PPI Actions  Identifier les données nécessaires au paramétrage du système,  Analyser le cadre logique du Projet,  Valider les données avec les différents responsables. Résultats attendus La liste des données indispensables au paramétrage du système. Il s’agit notamment pour chaque projet, les différents plans: Plan comptable Plan analytique (composantes et activités) Plan budgétaire (nature des dépenses) Plan financier (liste des bailleurs avec les financements et catégorie financières) Plan géographique (zone d’implantation des activités) les indicateurs, les acteurs des projets, 3.2 Formater les anciennes données Suite à la revue documentaire de la phase précédente nous mettons à la disposition du PPI les plans à utiliser dans chaque Projet. Objectifs  Valider les plans à insérer dans le système ;  Rendre compatible les données dans anciennes données avec TOM2PRO. Actions  Préparer les fichiers Excel en vue de l’importation dans TOM2PRO. Résultats attendus Le PPI met à la disposition de DISS les anciennes données ventilées sur les cinq plans (Activité, budget, zone géographique, catégorie et compte). 8 3.3 Configurer et installer le système Il s’agit de procéder au paramétrage des logiciels et de saisir les données préparées et validées lors des phases précédentes. Objectifs  Fournir une application permettant la gestion des données des projets,  Configurer le système pour qu’il s’adapte au fonctionnement du PPI. Actions  Configurer et installer TOM2PRO,  Configurer et installer TOMMONITORING,  Tester les différents modules. Résultats attendus Les données des paramètres sont intégrées dans les logiciels. Les différents plans uploads/Finance/ proposition-tomportail-ppi2-3-mise-a-jour.pdf