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FICHE DE POSTE DE RECRUTEMENT Trame rédigée par Validée par FOR.GRH.08 Version

FICHE DE POSTE DE RECRUTEMENT Trame rédigée par Validée par FOR.GRH.08 Version 2 Page 1 / 4 SERVTEC RDC RECRUTE POUR UN DE SES CLIENTS Poste Responsable Administratif et Financier Référence : SERVTEC.RDC-RAF_313.05.2021 Postuler sur : https://recrutement.servtec-drc.com Adresse / Localisation : Kinshasa Salaire : A discuter, en fonction du niveau d’expérience Type de contrat : CDI avec période d’essaie Date limite de candidature : 30/06/2021 Disponibilité : Immédiate I. PRESENTATION DU CLIENT  Le client est dans le Secteur des ONGS. II. MISSION  Responsabilité  Superviser les systèmes financiers, les procédures et gestion du personnel financier ;  Collaborer étroitement avec les gestionnaires des projets pour la gestion financière globale des subventions conformément aux politiques et aux accords des bailleurs de fonds ;  Etablir des procédures et des outils garantissant la conformité des procédures financières ;  Examiner les documents relatifs aux finances, achats et au personnel du projet pour en assurer la conformité ;  Superviser les transactions financières ;  Etablir des normes et des procédures pour se rassurer que les mesures de gestion des risques financiers et opérationnelles tout au long de la subvention sont efficaces pour prévenir, détecter, identifier et corriger les cas de non –conformité ;  Contribuer aux processus de marchés publics au risque très réduit dans l’acquisition des biens, services et travaux puis, de recrutement du personnel de l’Organisation ;  Coordonner l’élaboration de tous les budgets conformément aux accords des bailleurs ;  Superviser la production des rapports financiers dans le délai.  Gestion Administrative  Gestion des Ressources Humaines (recrutement, contractualisation, tenue des dossiers du personnel, suivi de la paie, évaluation des performances, mise en place et suivi du plan de renforcement des capacités etc…) ;  Assurer la gestion et la sécurité des biens acquis par l’Organisation dans le cadre des projets (fournitures et consommables, immobilisations) ;  Mettre en place des règles et conditions de sauvegarde et d’accès aux archives et documents (physique et électroniques) : Coordonner les autorisations d’accès au système d’informations comptables ;  Coordonner les inventaires des immobilisées et rapprochement avec la comptabilité ;  Assister le coordonnateur sur le plan de gestion des contrats et convention avec les partenaires. FICHE DE POSTE DE RECRUTEMENT Trame rédigée par Validée par FOR.GRH.08 Version 2 Page 2 / 4  Gestion Financière des subventions  Diriger l’équipe des finances de l’Organisation et fournir des directives pour superviser adéquatement la gestion des fonds reçus des bailleurs ;  Fournir des informations en retour sur les spécificités de chaque bailleur, sur les procédures et la gestion financières au personnel chargé des programmes et des opérations des finances pour exécutions et comptabilisations conformes par rapport aux accords des bailleurs ;  Assurer une diligence raisonnable et des contrôles appropriés dans toutes les opérations de gestion budgétaires ;  Assurer que toutes les dépenses déclarées périodiquement aux bailleurs de fonds sont éligibles conformément aux accords des subventions ;  Maintenir, par le biais d’une formation autonome et formelles, la lecture et les échanges une compréhension large et profonde des politiques, réglementations et procédures des bailleurs de fonds ;  Assurer le renforcement des capacités et l’encadrement du personnel administratif et financier par le biais de formation continues ;  Superviser les activités liées aux subventions, y compris les préalables du budget, les attributions, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des sous-bénéficiaires, ainsi que la décision finale et les clôtures ;  Assurer un suivi à jour des exigences en matière de rapports bailleurs des fonds à travers des outils de suivi et de compte rendu de la gestion des opérations du projet ;  Veiller à ce que tous les rapports et documents de rapport des subventions sont correctement classés physiquement et électroniquement en se rassurant de leurs mises à jour, propres et cohérentes ;  Communiquer et assurer la liaison avec les partenaires à différents niveaux publics à travers les partenaires de l’Administration Publique et du secteur privé ;  Faciliter la gestion des subventions en proposant et en mettant en œuvre des systèmes et des outils de contrôle financier et administratif ;  Développer des canevas, outils de rapportage et organiser des activités de formation et des initiatives d’augmentation des capacités staff financier et administratif ;  Identifier les améliorations à apporter aux processus pour augmenter l’efficacité et l’efficience des opérations quotidiennes sur le terrain.  Gestion des risques et audits  Piloter la mise à risque du manuel des procédures de gestion administrative et financière qui, intègre efficacement le contrôle interne en vue de la prévention des fraudes ;  Veiller à l’application des procédures administrative & financière définies dans le manuel des procédures de l’Organisation par la formation et coaching continu ;  Identifier de manière proactive les risques / problème de conformité dans l’ensemble du portefeuille et offrir de manière proactive des conseils aux gestionnaires de projet, aux membres du personnel financier et partenaires ;  Gérer et améliorer le processus de détection des risques auprès des programmes & des DPS (conformité) et faire rapport eu coordonnateur de l’Organisation ;  Mettre en place un registre de suivi des cas de fraudes suspectées ou avérées et proposer des missions d’audit interne ou externe pour des investigations et conclusions ;  Assurer le suivi de tous les problèmes de conformité des audits et des résolutions des documents non conformes aux normes ;  Evaluer en continue les outils de suivi financier destinés au personnel des différents projets afin de détecter des problèmes de conformité des subventions ;  Superviser le suivi des actions d’audit liées aux finances et surveiller la mise en œuvre des recommandations d’audits ; FICHE DE POSTE DE RECRUTEMENT Trame rédigée par Validée par FOR.GRH.08 Version 2 Page 3 / 4  Préparer et participer aux missions de contrôle, d’audits internes et externes, et de revues de l’Organisation ;  Assurer la mise en œuvre effective des recommandations des missions d’audit et des revues ;  S’assurer que le système d’information comptable et financière mis en place permet d’établir les états financiers tels que prescrits par le référentiel comptable du SYSCOHADA applicable à l’Organisation ;  Superviser la production des rapports financiers périodiques et autres documents financiers conformément aux directives de l’Administration Publique et Bailleurs de Fonds ;  Superviser la production de toute autre information financière ou budgétaire demandée par la hiérarchie ou les bailleurs de fonds ;  Développer des systèmes électroniques de numérisation pour maintenir des dossiers d’archivage des subventions complètes et ainsi permettre une fluidité d’informations opérationnelles et financières des subventions ;  Développer et maintenir les outils appropriés à la disposition du personnel, y compris la définition des accès à la bibliothèque électronique et physique des informations de toute nature ; notes de synthèse, mélos, accords des subventions et rapports périodique ;  Définir la politique de trésorerie qui garantisse la disponibilité des fonds pour la mise en œuvre des activités des subventions suivant leur chronogramme ; cela implique l’attention aux maturités des avances de fond injustifiés. III. COMPETENCES ET CONNAISSANCES  De formation supérieure, vous avez un diplôme (BAC +5 minimum) dans les domaines gestion, économie, finance et comptabilité ;  Expérience professionnelle de 10 ans minimum dans un poste similaire, de préférence dans le secteur financier ainsi qu’une expérience de travail avec les bailleurs de fonds ;  Connaissances approfondies en fiscalité, finances, administration, droit OHADA ;  Excellente communication interpersonnelle (verbale et écrite) ;  L’anglais est un atout ;  Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique. La connaissance de logiciel comptable reconnus est un plus.  Capacité à anticiper les conséquences économiques et financières des activités quotidiennes. IV. APTITUDES ET QUALITES  Bonnes qualités relationnelles ;  Etre synthétique et sensible avec les chiffres ;  Gestionnaire des équipes et meneur d’hommes ;  Capacité d’écoute, Rigueur, autonome, disponibilité ;  Rigueur sur la gestion du temps et des deadlines ;  Sens du conseil, capacité à communiquer, informer, dialoguer ;  Sens de l’organisation, Capacité d’initiative ;  Capacité d’analyse, de synthèse et de proposition adaptées au contexte. FICHE DE POSTE DE RECRUTEMENT Trame rédigée par Validée par FOR.GRH.08 Version 2 Page 4 / 4 V. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Le dossier sera composé uniquement de :  Un Curriculum Vitae détaillé en français (comprenant seulement des éléments liés au poste) ;  Une lettre de motivation en français et/ou anglais (Pas une répétition du CV !) ;  3 contacts de personnes de références, impérativement des employeurs précédents et/ou Supérieurs hiérarchiques (numéros de téléphone professionnels et adresses emails professionnelles). uploads/Finance/ responsable-administratif-et-financier 1 .pdf