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1 REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT ET DEVELOPPEMEN

1 REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT ET DEVELOPPEMENT DURABLE PROGRAMME D’INVESTISSEMENT POUR LA FORÊT « PIF » MANUEL DES PROCEDURES du PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) et de ses FINANCEMENTS ADDITIONNELS AYANT POUR PARENT LE PGAPF (CAFI et FEM) et de tout autre Projet visant à réduire la déforestation ou la dégradation des forêts MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES Juin 2014 Révisé le 17 juillet 2019 TOME 2 2 ABREVIATIONS ET ACRONYMES A/R Accusé de Réception ALE Agence Locale d’Exécution ANO Avis de non objection B/C Bon de Commande BIRD Banque Internationale pour le Reconstruction et le Développement B/L Bon de Livraison BM Banque mondiale CAFI Initiative pour la Forêt d’Afrique Centrale CD Compte Désigné DPD Demande de Paiement Direct DRF Demande de Retrait de Fonds EGF Expert en Gestion Financière FEM Fonds pour l’Environnement Mondial IDA Association internationale de développement MEDD Ministère de l’Environnement et Développement Durable MEP Manuel d’Exécution du Projet MOD Maîtrise d’Œuvre Déléguée /Maître d’Ouvrage Délégué N° Numéro OHADA Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique PPM Plan de Passation des Marchés PV Procès-Verbal PGAPF Projet de Gestion Améliorée des Paysages Forestiers PTBA Plan de Travail et Budget Annuel RAF Responsable Administratif et Financier RDC République Démocratique du Congo RSF Rapport de Suivi Financier SYCHOHADA Système Comptable OHADA TDR Termes de Référence TTC Toutes Taxes Comprises TVA Taxe sur la Valeur Ajoutée UC-PIF Unité de Coordination du Programme d’Investissement pour la Forêt USD Dollars Américains 3 TABLE DES MATIERES ABREVIATIONS ET ACRONYMES _________________________________________ 2 INTRODUCTION ______________________________________________________ 6 1ère PARTIE : PROCEDURES ADMINISTRATIVES _______________________________ 7 CHAPITRE 1 : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ____________________ 7 1.1 Généralités _________________________________________________________ 7 1.2 Gestion du personnel _________________________________________________ 7 1.2.1. Recrutement ____________________________________________________________________ 7 Recruter le personnel contractuel du projet dans le respect des dispositions de l’accord de financement et la législation congolaise en la matière. _______________________________________________________ 7 1.2.2. Rémunération ___________________________________________________________________ 8 1.2.3. Avantages sociaux _______________________________________________________________ 9 1.2.4. Présences ______________________________________________________________________ 9 1.2.5. Gestion des absences ____________________________________________________________ 10 1.2.6. Heures supplémentaires __________________________________________________________ 10 1.2.7. Congés _______________________________________________________________________ 10 1.2.8. Evaluation des agents de l’UC-PIF _________________________________________________ 11 1.2.9 Gestion des missions _____________________________________________________________ 13 1.2.10 Formation ____________________________________________________________________ 17 CHAPITRE 2. GESTION DU COURRIER __________________________________ 18 2.1. Courrier « Reçu » __________________________________________________ 18 2.1.1. Règles de gestion _______________________________________________________________ 18 2.1.2. Procédures de traitement _________________________________________________________ 18 2.2 Courrier « expédié » ________________________________________________ 19 2.3 Courrier électronique ________________________________________________ 19 CHAPTITRE 3. GESTION DES ACTIFS IMMOBILISES ______________________ 23 3.1 Suivi des immobilisations _____________________________________________ 23 3.1.1. Principes généraux ______________________________________________________________ 23 3.1.2. Entrée dans le patrimoine d’une immobilisation _______________________________________ 23 3.1.3. Suivi des immobilisations _________________________________________________________ 25 3.1.4. Sortie des immobilisations ________________________________________________________ 25 3.1.5. Prise d’inventaire _______________________________________________________________ 26 3.1.6 Suivi des véhicules ______________________________________________________________ 27 CHAPITRE 4. GESTION DES FOURNITURES DE BUREAU ET CONSOMMABLES 32 4.1. Objet de la procédure ____________________________________________ 32 4.2. Règles de gestion ________________________________________________ 32 4.3. Descriptif _______________________________________________________ 32 4.4. Gestion du carburant __________________________________________ 34 4.4.1 Objet _________________________________________________________________________ 34 4.4.2 Application de la procédure ________________________________________________________ 34 4 4.4.3 Règles de gestion ________________________________________________________________ 34 4.4.4 Description de la procédure ________________________________________________________ 34 2ème PARTIE PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES _____________________ 35 CHAPITRE 5. PROCEDURES COMPTABLES ______________________________ 35 5.1 système comptable _______________________________________________ 35 5.1.1 Principes comptables généraux _____________________________________________________ 35 5.1.2 Principes comptables spécifiques ___________________________________________________ 37 5.1.3 Organisation comptable ___________________________________________________________ 38 Tenue et traitement comptable __________________________________________________________ 42 5.1.4 Le traitement des pièces comptables _________________________________________________ 42 5.2 Procédures de traitement des pièces comptables ____________________________ 44 5.3. Comptabilité du projet _______________________________________________ 45 5.4. Planification des principales tâches comptables ____________________________ 46 5.4.1 Travaux quotidiens ______________________________________________________________ 46 5.4.2 Travaux mensuels _______________________________________________________________ 46 5.4.3 Travaux trimestriels ______________________________________________________________ 48 Elaboration du Rapport de Suivi Financier (RSF) avec comme annexes : _________________________ 48 5.4.4 Travaux annuels ________________________________________________________________ 48 5.5 Analyse et autocontrôle des comptes ____________________________________ 50 5.5.1 Principes de base ________________________________________________________________ 50 5.5.2. Contrôle des pièces justificatives ___________________________________________________ 50 5.5.3. Achats de matières et fournitures ___________________________________________________ 50 5.5.4 Achat de services ou travaux _______________________________________________________ 51 5.5.5 Pièces de décaissement ___________________________________________________________ 51 5.5.6 Pièces d’encaissement ____________________________________________________________ 51 5.5.7 Travaux de justification des soldes des comptes ________________________________________ 51 5.5.8 Quelques contrôles usuels _________________________________________________________ 52 5.6. Travaux de clôture comptable _________________________________________ 53 5.6.1 Généralités _____________________________________________________________________ 53 Les travaux de clôture doivent être effectués pour chacun des financements obtenus en vue de la production des états de synthèse par type de financement. Pour cela, la démarche demeure celle décrite ci-dessus. _ 53 5.6.2. Balance de clôture ______________________________________________________________ 53 5.6.3. Etablissement des états financiers __________________________________________________ 53 5.7. Guide d’imputation comptable ________________________________________ 53 5.7.1. Principes généraux ______________________________________________________________ 53 5.7.2. Dépôts initiaux sur les CD ________________________________________________________ 54 5.7.3 Approvisionnement des CD par DRF ______________________________________________ 54 Comptabiliser le paiement de la DRF (dans les CD) _________________________________________ 55 5.7.4. Comptabilisation des achats de biens et services _______________________________________ 55 5.7.5. Comptabilisation des avances aux fournisseurs ________________________________________ 57 5.7.6. Comptabilisation avance de démarrage payée par DPD __________________________________ 58 5.7.7. Alimentation de la caisse _________________________________________________________ 59 CHAPITRE 6. PROCEDURES FINANCIERES ______________________________ 60 6.1. Comptes bancaires _________________________________________________ 60 6.2. Avances initiales ___________________________________________________ 60 5 6.3. Reconstitution des fonds _____________________________________________ 61 6.4. Décaissement de fonds ______________________________________________ 62 6.5. Gestion de la trésorerie ______________________________________________ 63 6.5.1. Gestion de la caisse du projet ______________________________________________________ 63 6.5.2. Avances de fonds _______________________________________________________________ 63 6.5.3. Justification des avances de fonds __________________________________________________ 64 6.5.4. Approvisionnement de la caisse du projet ____________________________________________ 64 6.5.5. Information financière, reporting et Contrôle interne ____________________________________ 65 CHAPITRE 7. PROCEDURES BUDGETAIRES _____________________________ 69 7.1. Elaboration du PTBA _______________________________________________ 69 7.2. Exécution et contrôle budgétaire _______________________________________ 69 7.3. Suivi financier des organisations de mise en œuvre (ALES, MOD) _____________ 70 ANNEXES __________________________________________________________ 71 - Accord de Don et lettre de Décaissement - Plan Comptable - Plan Budgétaire - Plan Analytique - Plan géographique - Tableau de Mercuriale - PV de caisse - Registre des factures fournisseurs - Emplois Ressources par composantes - Emplois Ressources par catégories - Bilan - Relevé des dépenses - Etat Récapitulatif des dépenses - Etat de rapprochement bancaire compte désigné - Suivi financier par composante et activités - Gestion des Biens - Gestion du Personnel 6 INTRODUCTION Le présent Tome du manuel décrit l’organisation et les procédures de gestion administrative, comptable et financière du Projet de Gestion Améliorée des Paysages Forestiers (PGAPF), de ses financements additionnels (aujourd’hui supportés par le Fonds pour l’Environnement Mondial (FEM) et par l’Initiative pour la Forêt d’Afrique Centrale (CAFI)) ou de tout autre projet visant à réduire la déforestation ou la dégradation des forêts (aujourd’hui l’OPERPA, un projet visant à opérationnaliser le Contrat d’Achat/Vente de Réductions d’Emission (CAVRE ou ERPA en anglais) du Mai Ndombe issues de la mise en œuvre du PGAPF. La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs suivants :  Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif conformément : - Aux principes de gestion généralement admis ; - Aux dispositions des conventions des financements :  TF 016869 (PGAPF) ;  TF 0A5081 (PIREDD Mai Ndombe sur financement CAFI) ;  TF A9933 (PIREDD Mai Ndombe sur financement FEM), et bientôt du ;  Projet OPERPA ; - Aux règles et procédures des bailleurs de fonds ;  Responsabiliser davantage le personnel du projet dans l’exécution de leurs tâches respectives par une description précise des postes et des attributions afférentes ;  Rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l’optimisation des circuits d’information ;  Mettre en place un système de gestion transparent ;  Implanter les mécanismes de contrôle interne efficace. Les procédures ont été élaborées en respectant les principes ci-après :  Effectivité du contrôle interne ;  Séparation des responsabilités ;  Système d'autorisation des transactions financières ;  Procédures d'identification, de saisie et de traitement exhaustif des opérations réalisées ;  Mesures de sécurité et de protection des actifs. 7 1ère PARTIE : PROCEDURES ADMINISTRATIVES CHAPITRE 1 : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 1.1 Généralités La gestion des ressources humaines est appelée à remplir le rôle d’exécution des tâches respectives de gestion et d’administration, en favorisant les conditions d’accroissement du niveau de performance individuelle pour une plus grande efficience. L’Unité de Coordination du Programme d’Investissement pour la Forêt (UC-PIF) est dirigée par un Coordonnateur national. Il est assisté dans l’exercice de ses fonctions administrative et financière par un Expert en Gestion Financière (EGF). Dans le cadre de la mise en œuvre des activités financées par les financements additionnels FEM et CAFI du projet PGAPF, les maitres d’ouvrage délégués (Agences Locales d’Exécution, ALEs) utiliseront leurs propres procédures internes pour la gestion administrative. Le projet emploie deux catégories de personnel à savoir : - Un personnel en détachement appartenant au Ministère de l’Environnement et Développement Durable (MEDD) affecté au projet et jouissant du statut de fonctionnaire de l’Etat ; - des prestataires recrutés sur une base compétitive liés par un contrat de prestation préalablement approuvé par la Banque mondiale (BM) et rémunérés par les ressources du projet. L’EGF qui remplit les fonctions de Responsable Administratif et Financier (RAF) a la responsabilité de s’assurer que toutes les décisions de gestion et de rupture de contrat soient conformes à la législation du uploads/Finance/ ske-pifrdc-1220192911tome-manueldesproc-duresadm-comptaetfinanci-repgapf-juillet-finalclean.pdf