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SUPPORT DE FORMATION COMPTABILITÉ / IMMOS / ETATS FINANCIERS OPEN LINE LIGNE PM

SUPPORT DE FORMATION COMPTABILITÉ / IMMOS / ETATS FINANCIERS OPEN LINE LIGNE PME Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 1 SOMMAIRE 1. Création des dossiers........................................................................................................................................8 1.1. Création...................................................................................................................................................8 1.2. Paramètres du dossier comptable........................................................................................................10 1.3. Ergonomie de l’application....................................................................................................................20 Se déplacer dans les différentes fonctions du logiciel....................................................................................20 Options d’affichage.........................................................................................................................................20 Gestion des favoris..........................................................................................................................................22 2. Mise en place de la comptabilité....................................................................................................................23 2.1. Journaux................................................................................................................................................23 2.2. Plan Comptable.....................................................................................................................................23 2.3. Banques.................................................................................................................................................28 3. Paramétrage de l’exercice..............................................................................................................................29 3.1. Définition de l’exercice par défaut........................................................................................................29 3.2. Saisie d’une balance d’ouverture..........................................................................................................30 4. Les saisies d’écritures......................................................................................................................................31 4.1. Saisie par journal...................................................................................................................................31 Barre d’outils principale..................................................................................................................................31 Barre d’outil secondaire..................................................................................................................................31 .Journaux/Période...........................................................................................................................................33 Actions.............................................................................................................................................................33 Saisie................................................................................................................................................................34 Documents associés à une ligne d’écriture....................................................................................................35 Echéancier.......................................................................................................................................................36 Groupes d’écritures........................................................................................................................................37 4.2. Saisie au kilomètre................................................................................................................................38 4.3. Saisie par guide......................................................................................................................................38 Création des guides.........................................................................................................................................38 Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 2 4.4. Saisies pratiques/ventes comptoir........................................................................................................40 achats / ventes................................................................................................................................................40 Ventes comptoir..............................................................................................................................................41 4.5. Abonnements........................................................................................................................................42 4. Les traitements comptables............................................................................................................................44 5.1. Consultations et lettrage, manuel et automatique...............................................................................44 5.2. Rapprochement bancaire, import et comptabilisation du relevé.........................................................46 Rapprochement manuel.................................................................................................................................46 Saisie/import du relevé bancaire et rappro automatique..............................................................................47 5.3. Déclaration et OD de T.V.A....................................................................................................................50 Déclaration......................................................................................................................................................50 OD de TVA.......................................................................................................................................................55 Liste des infos de TVA.....................................................................................................................................56 5.4. Grand livre interactif, balance interactive, consultation inter exercice................................................57 5. Analytique.......................................................................................................................................................58 Création de plans (axes) analytiques :............................................................................................................58 Saisie analytique :............................................................................................................................................59 OD analytiques................................................................................................................................................61 Grille analytique :............................................................................................................................................61 Consultations et statistiques :.........................................................................................................................63 6. Budgétaire.......................................................................................................................................................65 Budgets...........................................................................................................................................................65 Statistiques......................................................................................................................................................66 Impressions.....................................................................................................................................................67 Report budgétaire...........................................................................................................................................67 7. Financier..........................................................................................................................................................68 7.1. Prévisions de trésoreries.......................................................................................................................68 7.2. Echéanciers et règlements....................................................................................................................69 Echéanciers.....................................................................................................................................................69 Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 3 Suivi des échéances à relancer.......................................................................................................................71 Règlements......................................................................................................................................................72 7.3. Gestion des prélèvements – virement, norme SEPA............................................................................73 7.4. Gestion des effets de commerce (LCR /BOR)........................................................................................75 7.5. Remise en banque.................................................................................................................................78 7.6. Gestion des chéquiers...........................................................................................................................82 8. Notes de frais..................................................................................................................................................83 Catégories de frais...........................................................................................................................................84 Utilisateurs de notes de frais..........................................................................................................................84 Notes de frais..................................................................................................................................................85 Indemnités kilométriques...............................................................................................................................87 Statistiques......................................................................................................................................................87 Site d’administration.......................................................................................................................................88 9. Etats comptables.............................................................................................................................................89 10.1. Journaux................................................................................................................................................89 10.2. Grand Livre............................................................................................................................................90 10.3. Balance, balance âgée...........................................................................................................................92 Balance............................................................................................................................................................92 10.4. Situations de comptes, échéanciers......................................................................................................93 10.5. Suivie de relance :..................................................................................................................................94 11. Opérations de clôture................................................................................................................................95 11.1. Ecritures de régularisation....................................................................................................................95 1er cas : charge à recevoir (facture non parvenue) :.......................................................................................96 2ème cas : charge constatée d’avance :.........................................................................................................97 11.2. generation des a nouveaux.................................................................................................................102 11.3. Clôture annuelle..................................................................................................................................106 12. Outils........................................................................................................................................................109 12.1. Outils d’assistance comptable.............................................................................................................109 12.2. Communication entreprise expert......................................................................................................110 Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 4 12.3. Envoi à l’expert-comptable.................................................................................................................111 12.4. Recupération des données C++...........................................................................................................112 Préambule.....................................................................................................................................................112 Démarche commerciale................................................................................................................................112 Données récupérées :...................................................................................................................................113 Données non récupérées :............................................................................................................................113 Récupération impossible...............................................................................................................................114 Procédure......................................................................................................................................................114 13. Module immobilisations..........................................................................................................................119 13.1. Paramètres société..............................................................................................................................119 13.2. Exercices..............................................................................................................................................120 13.3. Barèmes et sources d’énergie.............................................................................................................121 13.4. Gestion des immobilisations...............................................................................................................122 Fiche immobilisation.....................................................................................................................................122 Plan d’amortissement...................................................................................................................................123 13.5. Traitements d’une immobilisation......................................................................................................123 Réviser une immobilisation...........................................................................................................................124 Muter une immobilisation............................................................................................................................124 Sortie d’une immobilisation..........................................................................................................................125 Mettre en composant une immobilisation...................................................................................................125 Eclater une immobilisation...........................................................................................................................126 La gestion analytique....................................................................................................................................127 13.6. Gestion des contrats............................................................................................................................127 Le crédit bail..................................................................................................................................................127 Les locations..................................................................................................................................................128 Les emprunts.................................................................................................................................................129 13.7. L’inventaire..........................................................................................................................................131 13.8. Gestion des véhicules..........................................................................................................................132 13.9. Les impressions...................................................................................................................................133 Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 5 13.10. Les déclarations...............................................................................................................................133 13.11. La déclaration TVS...........................................................................................................................134 13.12. Transfert comptable.......................................................................................................................136 14. Module états Financiers..........................................................................................................................137 14.1. Création du dossier de travail.............................................................................................................137 14.2. Paramètres de la société.....................................................................................................................138 Informations société.....................................................................................................................................138 Gestion des contacts.....................................................................................................................................138 Les OGA.........................................................................................................................................................139 La liste des banques......................................................................................................................................139 14.3. Création d’un dossier (SIREN)..............................................................................................................139 14.4. Création d’une liasse...........................................................................................................................141 14.5. Import ou saisie de la balance.............................................................................................................142 Import de la balance.....................................................................................................................................142 Saisie de la balance.......................................................................................................................................143 14.6. Calcul de la liasse.................................................................................................................................144 La liste des formulaires.................................................................................................................................144 Calculer la liasse............................................................................................................................................146 14.7. Contrôle de cohérence........................................................................................................................146 14.8. Mise à jour de la liasse........................................................................................................................148 14.9. Imprimer la liasse................................................................................................................................149 14.10. Télédéclaration...............................................................................................................................151 14.11. Tâches supplémentaires pour les liasses........................................................................................151 Créer un modèle de liasse.............................................................................................................................151 Créer la liasse au millésime suivant..............................................................................................................151 Transférer la liasse au millésime suivant......................................................................................................152 Traitement par lot.........................................................................................................................................152 14.12. Modèles utilisateurs........................................................................................................................152 14.13. la plaquette.....................................................................................................................................153 Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 6 Creation d’une plaquette..............................................................................................................................153 Modifier la plaquette....................................................................................................................................154 Insérer un document.....................................................................................................................................156 Générer la plaquette.....................................................................................................................................156 Créer un modèle de plaquette......................................................................................................................157 Tâches supplémentaires pour les plaquettes...............................................................................................157 14.14. Archive d’un dossier SIREN.............................................................................................................157 Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 7 1. CRÉATION DES DOSSIERS 1.1. CRÉATION L’écran de bienvenue Nom du dossier Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 8 Adresse de la société Suite de l’identification de la société et informations de TVA Informations concernant :  le numéro de TVA intracommunautaire  la territorialité applicable au dossier (France, Corse, Monaco)  l’option de calcul de TVA : déclaration de TVA sur les débits, sur les encaissements ou mixte L’importation de la base des codes postaux se fera à la création du dossier en cochant l’option. Définition des dates d’exercice Définissez les dates de début et de fin d’exercice de l’exercice courant. L’exercice N+1 se créera automatiquement Sélectionnez le type de Plan Comptable Général que votre société utilisera (abrégé, de base ou développé) Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 9 Lancement de la création du dossier Cliquer sur ‘lancer’ pour que le dossier se crée 1.2. PARAMÈTRES DU DOSSIER COMPTABLE Menu Paramètres/Société La fenêtre des informations société se compose de deux parties : Sur la partie gauche, une arborescence pour chaque partie des options et sur la partie droite, les renseignements correspondants à chaque option.  Coordonnées du dossier On retrouve toutes les coordonnées de la société saisies lors de la création du dossier. Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 10  Identification o Informations de TVA Il convient de renseigner les informations nécessaires à la déclaration de TVA (service des impôts aux entreprises (SIE), n° de dossier…) ainsi que le régime de TVA.  Transmission électronique de la déclaration En cas d’envoi de la déclaration de TVA en EDI il faudra renseigner cette partie. Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 11  Représentant fiscal A remplir si la situation de l’entreprise l’impose  Logo Le logo peut être chargé directement dans les options afin qu’il soit repris dans les modèles d’impression qui le prévoient.  Expert On retrouve dans cette option l’identification du cabinet d’expertise comptable ainsi que les coordonnées du collaborateur en charge du dossier et de l’expert comptable lui-même.  Trésor Public Les coordonnées du centre des impôts ainsi que du service des impôts aux entreprises seront à renseigner dans cette option. Ce sont ces renseignements qui seront repris sur la déclaration de TVA. Pour générer le fichier de virment de la TVA il faudra renseigner les coordonées bancaires du bénéficiaire Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 12  Options comptables o Saisie Activation des alertes sur montants négatifs, comptes inexistants et doublon de N° de pièces comptable. Enregistrement de la saisie comptable dés équilibrage du journal. Compte d’équilibrage pour les contreparties automatiques. Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 13 o Environnement de saisie o Saisie pratique Cette option permet de définir le journal par défaut utilisé pour comptabiliser une saisie pratique sur Mes achats, Mes ventes ou Ma Trésorerie. o Ventes comptoir Paramétrage des imputations comptables pour une saisie de ticket Z. o Saisie guidée o Relevé bancaire o Règlements Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 14 o Prévisions de trésorerie o Transfert comptable Mode simulation, si l’option est cochée les écritures importées devront ensuite être confirmées. En cas de dossiers synchronisé on peut délier les écritures et le document de la gestion commercial correspondant. Chemin du répertoire sur lequel le logiciel pourra automatiquement récupérer un fichier de transfert comptable. En cas de dossiers synchronisé on peut demander à créer le tiers en partie comptable dés sa création en partie Gestion Commerciale. o Import d’écritures Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 15 o Ecritures de régularisation o Fiche compte Le formatage des comptes est indiqué pour information. Paramétrage appliqué par défaut à la création des comptes comptables. o Lettrage Enregistrement automatique dés l’équilibre des comptes lettrés. Paramétrage de l’écriture d’OD d’équilibrage automatique. Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 16 o A nouveaux Paramétrer les AN détaillés pour pouvoir lettrer à cheval sur 2 exercices. o Situation de comptes Paramétrage des textes 1, 2 et 3. o Relances Paramétrage des guides pour la génération automatique des écritures de frais et pénalités, utilisées dans le suivi des échéances impayées. o Notes de frais o Rapprochement bancaire Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 17 o Analytique et budgétaire Plan par défaut. Classes de comptes autorisées à effectuer une répartition analytique. Paramétrage de l’import analytique. Mode de calcul des écarts budgétaires.  Paramétrage/Numérotation Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 18 Paramétrage des différents compteurs. Autorisation des caractères spéciaux dans la codification.  SMS Paramétrage du fournisseur SMS  Général Options d’apparence de la saisie par journal ainsi que la police de caractère utilisée par défaut dans le dossier.  Mot de passe On peut saisir un mot de passe pour la sécurité du dossier (le saisir 2 fois pour s'assurer qu'aucune erreur de saisie n'a été faite). Support Compta/Immos/Etats FI (AP – SR Février 2015) Page 19 1. 1.1. 1.2. 1.3. ERGONOMIE DE L’APPLICATION SE DÉPLACER DANS LES DIFFÉRENTES FONCTIONS DU LOGICIEL OPTIONS D’AFFICHAGE Open Line offre de grandes possibilités pour personnaliser l’affichage du logiciel :  Dans les options générales (Menu OUTILS – OPTIONS) vous pouvez uploads/Finance/ support-compta-pme-3.pdf