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FORMATION SUR TOM²PRO Formation Tom²pro Présentation standardisée à personnali

FORMATION SUR TOM²PRO Formation Tom²pro Présentation standardisée à personnaliser si besoin par chaque partenaire Inclut les points essentiels à communiquer aux clients lors des formations à l’utilisation de Tom²Pro Obligation de personnaliser les exercices d’applications aux spécificités du client Note aux partenaires Formation Tom²pro Philosophie, fonctionnalités résumées Formation Tom²pro Du paramétrage jusqu’aux utilitaires (menu principal du logiciel ci-après) Différents modules intégrés dont les détails sur les fonctionnalités sont détaillés ci-après Modules du logiciel Formation Tom²pro Permet entre autres de codifier les différents axes de suivi : Comptable Analytique (Composantes et activités du programme) Budgétaire (Rubriques du PTBA ou nature des dépenses) Financement (origine des fonds) Géographique (localisations ou bénéficiaires) 6e Plan (à activer dans l’entête si besoin) Définition préalable des niveaux de suivi pour chaque axe (structure) Activation des modules du logiciel dans l’entête Codifications Formation Tom²pro Saisie comptable Financements/ressources Prises en charge/emplois affectés suivant les différents axes de suivi (budgétaire, analytique, géographique, financement, …) pré paramétrés Décaissements (liquidations : caisses, banques, paiements directs et assimilés, avec les mêmes obligations d’imputation analytique comme les prises en charge, automatique si apurement, sinon manuelle) Exploitations comptable (lettrage, rapprochement bancaire, éditions légales, etc.) Travaux de fin de période (clôture, à- nouveaux à lancer) Comptabilité générale Formation Tom²pro Permet de sortir les coûts des activités à partir des prises en charge saisies au niveau de la comptabilité générale suivant les différents axes de suivi Editions : Eléments agrégés et détaillés identiques aux éditions comptables mais suivant les axes de gestion (détails des mouvements, grand-livre et balance analytique) Tableaux de synthèse (prédéfinis ou à élaborer) Tableaux spécifiques de suivi des dépenses sur immobilisations (consommables, entretiens, etc.) disponibles uniquement pour les comptes de dépense auxiliarisés (par consommateurs) Comptabilité analytique Formation Tom²pro Saisie et édition des prévisions budgétaires (programmation financière des activités) dans ce module Réalisations calculées à partir des prises en charge (emplois payés ou non) saisis dans la comptabilité générale, et des quotes-parts de marchés / engagements ventilées sur l’exercice mais non-encore facturées => Suivi budgétaire (Prévisions vs. Réalisations & engagements) dans des états prédéfinis ou à élaborer Autres outils : budget en cours, clôture, génération en option des prévisions à partir des engagements de l’exercice Suivi budgétaire Formation Tom²pro Saisie des conventions et autres paramètres ou saisies spécifiques à certains bailleurs (DP FED, éléments prévisionnels BAD, …) Permet d’éditer automatiquement les différents tableaux de justification de l’utilisation des avances et réapprovisionnements reçus des bailleurs (DRF) ou des demandes de paiements directs (DPD), selon le format de chaque bailleur ; Eléments pris automatiquement à partir des emplois enregistrés dans la comptabilité générale (décaissés pour les DRF, pris en charge pour les DPD) Suivi des conventions figurant entre autres le reliquat sur base DRF/DPD et autres tableaux de bord standardisés ou personnalisés Suivi des conventions Formation Tom²pro Codifications spécifiques (codification des amortissements, groupes d’affectation supplémentaires) à préciser en option Saisie des éléments des registres des immobilisations soit parallèlement à la comptabilisation soit directement à partir du module des immobilisations Mise à jour des informations d’inventaire (état, cessions, réévaluations, …) directement dans le module des immos Saisie et suivi des affectations des immobilisations Sortie en automatique des éléments d’inventaire des immobilisations, sous forme de listes ou de tableaux standardisés ou personnalisés Autres outils (génération automatique d’écritures d’acquisition/d’amortissements si besoin) Gestion des immobilisations Formation Tom²pro États paramétrables avec des rubriques (grilles, sous-totalisations, formules, constantes) définies par l’utilisateur : États financiers « standards » (Bilan, compte de résultat, emplois et ressources); États de reporting financier (IFR…); États « universels » aux formats non- standardisés Puisent les informations à partir des autres modules (comptabilité, budget, marchés) Etats financiers Formation Tom²pro Saisie des fiches marchés/engagements résumant les informations essentielles et leurs ventilations financières; Option de transfert des informations générales des marchés attribués de Tom²marché (suivi des plans de passation des marchés) Réalisations (décomptes et paiements) alimentées automatiquement par la comptabilité lors de la saisie de prise en charge/décaissement d’un marché Edition de tableaux de suivi des marchés standardisés ou personnalisés Possibilité de suivi des lettres de garantie, assurances, archivage des versions électroniques des pièces justificatives… Autres options : génération d’écritures, génération automatique de reliquat « à-nouveaux » sur ventilations des marchés… Marchés et engagements Formation Tom²pro Outputs identiques au suivi analytique/budgétaire mais réalisations sur base décaissements enregistrés dans la comptabilité (liquidation de factures par banque, caisse, paiements directs, prélèvement bancaire, …), comparés ou non avec le contenu du budget : Édition des détails des décaissements ; Tableaux de synthèse standardisés ou personnalisés ; États synthétiques personnalisés pouvant figurer tous les agrégats financiers (PAD ou budget global, budget de l’exercice, marché, prise en charge, décaissements) Etats décaissements Formation Tom²pro En complément des outils de gestion de Tomportail : Raccourci de sauvegarde/restitution (voir aussi dans les outils de gestion de TomPortail) ; Maintenance de la partie gestion financière de la base de données (mises à jour spécifiques…) ; Importation / exportation des données notamment dans le cadre de la consolidation multisites ; Diagnostic d’anomalies de saisies et autres outils : Comptabilité vs marchés ; Prise en charge vs règlements ; Correction des axes Utilitaires Formation Tom²pro Fonctionnalités de base Formation Tom²pro Navigation Saisies Modifications Suppressions Liste sur écran Editions / exportations Fonctionnalités de base Formation Tom²pro Menus et fenêtres Menu principal : pour accéder aux modules du système Fenêtre : affichée après avoir effectuée certaines manipulations (clic sur un bouton, …) Onglet : accès à des zones de la fenêtre Boutons : pour déclencher la fonctionnalité correspondante Formation Tom²pro Menus et fenêtres Menu contextuel : click droit pour accéder aux fonctionnalités d’une fenêtre (remplace les boutons) Formation Tom²pro Eléments des fenêtres de saisie Champs de saisie : à alimenter directement (champ en cours colorié en jaune) Combo box : saisie par sélection dans une liste déroulée par le combo () Case à options : pour sélection parmi des choix proposés Formation Tom²pro Eléments des fenêtres de saisie Case à cocher : pour activer un élément disponible en option Grille de données : affichant les enregistrements déjà saisis, soit directement dans l’onglet en cours soit dans un autre onglet ; sélection en cours mise en surbrillance Formation Tom²pro Saisie Cliquer sur le bouton « ajouter » ou la touche [Ins.] du clavier Remplir les champs (champ en cours colorié en jaune), utiliser la touche tab [] du clavier pour naviguer Enregistrer la ligne saisie avec le bouton « enregistrer » ou la touche [Entrée] En saisies multiples, le système propose de saisir tout de suite l’enregistrement suivant (le premier champ de saisie est mis en surbrillance) A la fin, cliquer sur le bouton « annuler » pour sortir du mode saisie, ou la touche [Echap.] Formation Tom²pro Modification Sélectionner dans la grille des données en bas l’élément à modifier => ligne mise en surbrillance Cliquer sur le bouton « modifier » ou touche [F2] du clavier Procéder aux modifications au niveau des champs de saisie ; les éléments grisés, comme les codes, ne sont pas modifiables Valider les modifications « enregistrer » ou [Entrée] Sinon, annuler la modification « annuler » ou [Echap] Formation Tom²pro Suppression Sélectionner dans la grille des données en bas l’élément à supprimer (clic dans la zone à gauche) => ligne mise en surbrillance Cliquer sur le bouton « supprimer » ou la touche [Suppr] Confirmer la suppression Noter qu’il est impossible de supprimer les éléments utilisés dans les autres enregistrements Formation Tom²pro Aperçu écran Cliquer sur le bouton « consulter » pour afficher sur écran la liste correspondante à l’onglet en cours Cliquer sur [+] ou [-] pour dérouler /réduire une branche précise de la liste, ou cliquer sur le bouton Pour imprimer/ exporter le contenu de la liste, cliquer sur le bouton correspondant (mêmes manipulations que pour les impressions normales) Formation Tom²pro Cliquer sur le bouton d’impression; Préciser les éléments à imprimer dans la fenêtre de choix affichée, puis valider Le système va afficher une fenêtre de prévisualisation (manipulations y afférentes dans la présentation suivante) Impression Formation Tom²pro Prévisualisation avant impression  Pour exporter le contenu pré visualisé Dans la fenêtre affichée, ne pas oublier de sélectionner parmi un des formats populaires proposés (Word, Excel, PDF…) parallèlement à la définition du nom et du chemin d’exportation Formation Tom²pro Prévisualisation avant impression  Pour lancer l’impression (choix de l’imprimante et autre options dans la fenêtre affichée) ;  Pour rafraichir le contenu de la prévisualisation pour y inclure les données à jour (utile dans le cas d’une utilisation simultanée en réseau, par exemple)  Pour naviguer entre les pages de l’aperçu (première / page précédente / page suivante / dernière / bouton de sélection de la page) Formation Tom²pro Prévisualisation avant impression  Pour rechercher des mots-clés dans le contenu pré visualisé pour les mettre en encadré  Pour augmenter / diminuer la taille de l’aperçu écran Formation Tom²pro Autres fonctions usuelles Lors de saisies (budgétaires, comptables, …) nécessitant des imputations à partir des éléments des plans et autres listes : cliquer sur le champ puis mettre dessus le curseur de la souris pour afficher brièvement les touches de uploads/Finance/ 2-manuel-de-formation-tom-pro-complet.pdf