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Enterprise Resources Planning Safa Ben Salem C’est quoi un ERP ? C’est un logi

Enterprise Resources Planning Safa Ben Salem C’est quoi un ERP ? C’est un logiciel de planification des ressources de l’entreprise. C’est un système d’information (SI) qui intègre toutes les fonctions d’affaires pour toute l’entreprise. Un ERP implante une base de donnée, une application et une interface unique à la grandeur de l’entreprise. Les ERP (Enterprise Resource Planning) ou les PGI Progiciels de Gestion Intégrés Les ERP ont pour objectif : • de mettre en réseau à l’aide d’une base de données unique, l’ensemble des informations relatives aux fonctions de l’entreprise. • de gérer, dans une logique d’interactivité totale, tous les départements et fonctions de l’entreprise. • de permettre, dans cette logique et de façon totalement homogène, de saisir, de partager, d’analyser et de consolider l’information de gestion entre tous les départements de l’organisation. C’est quoi un ERP ? Intégration de toutes les fonctions Ressources humaines Production Comptabilité Finance Achats Ventes Distribution Chaîne d’approvisionnement Le commerce électronique (E- commerce) Intégration de toutes les fonctions PGI Base de données unique CRM Commerce Marketing Production Finance E- commerce Ventes Comptabilité générale Comptabilité analytique Comptabilité tiers Engagements Budget Immobilisations Analytique industrielle Campagne marketing Action commerciale Stocks Support client Réapprovisionnements Achats Données techniques Configurateur Contrôle de gestion Assurance qualité Planification Ordonnancement Outils de pilotage Principes ERP Le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks, production…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une base de données unique et commune. Cela crée une différence importante avec la situation préexistante (les applications sur mesure existant avant les ERP) car les données sont désormais supposées standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples et évite l'ambiguïté des données multiples de même nature (ex : société SAF, SAFSA et Sté SAF…) L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage systématique de ce qu'on appelle un moteur de workflow (qui n'est pas toujours visible de l'utilisateur), et qui permet, lorsqu'une donnée est entrée dans le système d'information, de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie. Principes ERP On appelle "Workflow" ("flux de travail") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqué dans la réalisation d'un processus métier simple ou complexe (aussi appelé processus opérationnel). Ex: l'ouverture d'un compte ou la création de produits ....Le terme de Workflow pourrait donc être traduit en français par Gestion électronique des processus métier. Passage à l’an 2000 Passage à l’euro Généralisation de l’Internet et de l’e- business Contexte économique (mondialisation, concurrence) Anciens systèmes d’information obsolètes Passage d’une organisation par fonction à une organisation par processus Accroissement des relations entre les acteurs Recherche de performance et de productivité Facteurs de développement des PGI D’où la nécessité de faire évoluer le système d’information de l’entreprise et de passer : Applications de gestion ISOLÉES au niveau de chaque service Application de gestion INTÉGRÉE au niveau du SI Facteurs de développement des PGI Vendeur Comptable Dirigeant Gestion commerciale BDD BDD Comptablité Tableur Cabinet Expertise Comptable BDD Paie Le système d’information avant les ERP Données dispersées, difficultés parfois pour échanger les fichiers, problèmes de versions et de suivi, multiplicité des formats = problèmes de compatibilité, peu de liaison directe sur des documents numérisés avec les clients ou l’administration en ligne Pas de « visibilité ». Vendeur Comptable Dirigeant Client PGI Client PGI Cabinet Expertise Comptable BDD Paie Serveur de BDD Composant serveur du PGI Client PGI Le système d’information après les ERP Données unifiées, traitement temps réel, compatibilité / intégration du système, ...Gains de performance et optimisation du SI (objectif). Evolutions du SI MRP1 MRP2 DRP ERP Materials Requirements Planning = Planification des besoins en composants Enterprise Resource Planning = Progiciel de gestion intégré Manufacturing Resources Planning =Planification des ressources de production Distribution Requirement Planning = Planification des besoins en distribution à partir de la demande 1965 1980 1990 Origine des ERP Origine des ERP Evolutions du SI Cette méthode calcule par éclatement de nomenclature les quantités en composants nécessaires pour le carnet de commande, puis consiste à suggérer des quantités à acheter ou approvisionner. Materials Requirements Planning: MRP1 Le calcul mis en œuvre dans la méthode MRP est alors suivi d’une phase de planification de la charge (la gestion des capacités de production ), puis de calcul d’un plan valorisé d’approvisionnement et de charge. Le MRP2 quitte alors l’atelier pour prendre en compte l’ensemble des problèmes de production en termes financiers. Il consiste alors en une solution globale de gestion de la production. Manufacturing Resource Planning: MRP2 Origine des ERP Evolutions du SI Distribution Requirement Planning: DRP La DRP est une méthode, mise au point dans les années 80, qui permet de définir pour un réseau de distribution et pour une période donnée, les besoins en approvisionnement le long de la chaîne logistique, le but étant d'optimiser les ressources logistiques et financières. Les calculs de besoins se font essentiellement sur les prévisions de ventes. Origine des ERP Début des années 1990. Logiciel qui intègre pour la première fois une variété de fonctions de l’entreprise. Avant ERP, intégration des différents logiciel est une tâche pénible. Importance d’échanger les informations entre les différents systèmes informatiques. Importance du marché international. Les raisons pour implanter un ERP Difficultés à contrôler les coûts. Coûts de transports élevés. Erreurs produites dans la facturation. Commandes faites en retard ou à la dernière minutes. Commandes perdues. Trop de stock en inventaire. Meilleur service à la clientèle. Meilleur accès à l’information. Avantages des ERP Les ERP/PGI (opposés aux applications dédiées) présentent plusieurs avantages : Optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) ; Cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) ; Intégrité et unicité du Système d'information ; Partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe ; Minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.) ; Globalisation de la formation (même logique, même ergonomie). Complexité de la mise en œuvre Coût élevé Périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'organisation ou de l'entreprise (le progiciel est parfois sous-utilisé) ; Lourdeur et rigidité de mise en œuvre ; Potentielles difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise ; Nécessité d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise  Nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel ; Nécessité d'une maintenance continue ; Captivité vis à vis de l'éditeur : le choix d'une solution est souvent structurant pour l'entreprise et un changement de PGI peut être extrêmement lourd à gérer. Inconvénients des ERP Quel type d’entreprise ? Entreprises multinationales. Information en temps réel pour coordonner et contrôler les ressources. Entreprises ayant subis une fusion ou une acquisition. On évité 5-10 ans d’intégration. Quel type d’entreprise ? Entreprises avec des cycles de vie de produits court. Permet une réaction rapide face aux pressions de la concurrence et aux opportunités d’affaires offertes par le marché. Entreprises qui ont un système pas adapté à l’an 2000. Architecture des ERP L'ERP est donc sur serveur. La majorité des ERP sont couplés à une base de données ORACLE. De plus, les ERP sont compatibles pack Office, en particulier pour Powerpoint et Excel. Le premier étant utile pour personnaliser les bureaux ERP en fonction de l'entreprise et le second pour effectuer les imports/exports de données. Les ERP sont aussi compatibles avec des outils de reporting (CrystalReport en général). Le reporting étant utilisé en particulier pour le module de gestion relation client. Architecture des ERP Architecture des ERP Architecture client/serveur en temps réel. Les clients accèdent à l’information de loin et les transformations effectuées sont appliquées à toutes les fonctions. Tous les employés ont accès à la même information instantanément avec une seule interface unifiée. Principaux Editeurs On distingue deux types d'ERP: les ERP propriétaires, édités par des sociétés, ce qui implique l'achat d'une licence, et les ERP open source qui sont "gratuits". Les principaux ERP du marché sont: SAP (leader mondial)  Oracle/PeopleSoft SAGE ADONIX  Microsoft  SSA Global  GEAC  Intentia/Lawson  Infor Global Solutions Sélection d’un ERP Logiciel intégré ou les meilleurs logiciels dans chaque domaines ? Intégration difficile des modules indépendants vs configuration plus complexe et nécessité d’un consensus à travers toute l’entreprise. Attention, logiciel intégré tendent à couvrir beaucoup de fonction mais pas nécessairement profondément. Sélection d’un ERP Etapes du processus de sélection Mise sur pied de l’équipe de sélection. Formation de l’équipe de sélection. Analyse des besoins. Choix du ou des outils de sélection. Revue et évaluation des solutions. Sélection du ERP. Analyse des besoins Etapes de l’analyse des besoins Faire la liste des besoins conjointement avec les responsables des processus . Classement des besoins. Sélection des besoins critiques pour un RFI (Request For Information). Sélection des fournisseurs potentiels. Présentation sommaire des candidats. uploads/Finance/cours-erp 3 .pdf