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SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR DIRECTION GÉNÉRALE INSTITUTIONS ET POPULATION

SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR DIRECTION GÉNÉRALE INSTITUTIONS ET POPULATION - SERVICE POPULATION ET CARTES D’IDENTITÉ INSTRUCTIONS GÉNÉRALES CONCERNANT LA TENUE DES REGISTRES DE LA POPULATION Nouvelle version coordonnée: entrée en vigeur à partir du 1er juillet 2010 Vous pouvez consulter les présentes instructions et les circulaires du Service Population dont il est fait mention, sur le site Internet www.ibz.rrn.fgov.be sous la rubrique 'Population'. Les circulaires du Service Registre national sont intégrées aux 'Instructions pour la tenue à jour des informations' que vous pouvez également consulter sur le site Internet susmentionné sous la rubrique 'Registre national'. Page I TABLE DES MATIERES 1) La tenue des registres de la population...........................................8 2) Les fiches constituant les registres. ..............................................19 3)Notions élémentaires. ....................................................................19 a) Résidence principale.......................................................19 b)Ménage.............................................................................21 c)Foyer 26 d)Personne de référence du ménage..................................26 e)Adresse de référence.......................................................26 f)Demeure mobile................................................................28 g)Cohabitation légale..........................................................29 Le nom et les prénoms....................................................32 Le sexe.............................................................................34 Le lieu et la date de naissance........................................36 La résidence principale....................................................36 La nationalité...................................................................40 Le statut de réfugié..........................................................42 Le statut d'apatride..........................................................43 L'absence temporaire de nationalité ou de statut. .........43 La filiation........................................................................43 L'état civil........................................................................44 La déclaration relative à l'existence d'un contrat de mariage, d'une convention avenue postérieurement à la déclaration de cohabitation légale et par laquelle les cohabitants en règlent les modalités ou d'un contrat patrimonial. .................................................45 Le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques (également appelé "numéro de Registre national")....................................................48 La profession....................................................................49 La composition du ménage..............................................52 Le lieu et la date du décès...............................................53 Les actes et décisions relatifs à la capacité du majeur ainsi qu'à l'incapacité du mineur..............................55 La mention des déclarations relatives aux funérailles et sépultures définis par la loi, le décret ou l'ordonnance.............................................................56 Page II La catégorie et le numéro du permis de conduire ou du titre qui en tient lieu.................................................59 Le passeport....................................................................59 Le titre d'identité.............................................................60 Enregistrement des numéros des certificats de la carte d’identité électronique ou de la carte électronique pour étrangers..........................................................60 Le numéro et la date de délivrance de la carte de sécurité sociale......................................................................61 Les brevets de pension....................................................61 La déclaration relative à la transplantation d'organes et de tissus après le décès. ..............................................62 La reconnaissance de titres suite à des faits de guerre...63 La carte de commerçant ambulant..................................63 La mention de la catégorie prévue par l'article 95, §4, du Code électoral..........................................................63 La mention du fait qu'une personne n'est pas électeur, ou ne peut participer à une consultation populaire communale...............................................................64 La déclaration de cohabitation légale..............................64 Le numéro du dossier attribué par l'Office des Etrangers. .................................................................................65 Les éléments d'identité autres que ceux mentionnés au n° 16 et qui sont utilisés par l'étranger.........................65 Le pays et le lieu d'origine à l'étranger............................65 L'indication du séjour limité à la durée des études..........65 L'indication du séjour limité en raison de circonstances particulières ou en rapport avec la nature ou la durée des prestations.........................................................66 La nature, le numéro et la durée de validité du permis de travail.......................................................................66 La nature, le numéro et la durée de validité de la carte professionnelle.........................................................66 Droit de retour ................................................................66 La nature et les références des documents visés à l'article 2 de la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers ou des documents autorisés en vertu de l'article susmentionné...........67 La nature et les références du document de voyage belge ou étranger lorsqu'il ne correspond pas à celui visé au n° 53....................................................................67 Le nom, les prénoms, les lieu et date de naissance, et l'adresse du conjoint................................................67 Page III Le nom, les prénoms, les lieu et date de naissance et l'adresse de chaque enfant......................................67 L'indication éventuelle du numéro de dossier attribué par l'Office des Etrangers au dossier des parents, du conjoint et des enfants.............................................67 L’indication de la qualité d’électeur de l’Union européenne pour l’élection du Parlement européen et/ou pour les élections communales. ...........................................68 La date à laquelle le statut de protection temporaire, visé à l'article 54, §1er, premier alinéa, 5°, de la loi susmentionnée du 15 décembre 1980, a été accordé .................................................................................68 Le lieu obligatoire d’inscription fixé par le Ministre ou par son délégué en vertu de l'article 54 de la loi susmentionnée du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. .........................................................68 Fiche modèle 1......................................................................69 Modèle 2................................................................................79 Modèle 2bis...........................................................................82 Modèle 3................................................................................83 Modèle 4................................................................................84 Modèles 5 et 5bis...................................................................85 Modèle 6 ...............................................................................89 Modèle 7 ..............................................................................91 Modèle 7bis ..........................................................................93 Modèle 7ter ..........................................................................95 Modèle 8................................................................................96 Modèle 9................................................................................98 a)Généralités:..............................................................................99 b)L'absence temporaire et le droit de retour des étrangers:....101 c)L'inscription de mineurs non émancipés:...............................101 §1er. L'adresse d'inscription dans les registres de la population d'un mineur non émancipé:..................101 d)La transmission des actes de l'état civil et la tenue des registres: ..........................................................................113 e)La déclaration de changement de résidence:........................113 f)La vérification de la réalité de la résidence: ..........................114 Page IV g)Le transfert du dossier personnel:.........................................119 h)L'obligation de faire adapter la carte d'identité:....................122 i)Notification de l'inscription à toutes les parties concernées: .122 j)Radiation d'office:...................................................................122 k)L'inscription d'office ..............................................................125 l)Compétence réglementaire du conseil communal: ................126 m)Tâche de la police locale:......................................................126 n)Séjour temporaire ou de courte durée en dehors de la commune de la résidence principale: ...............................126 a.Sur la base des actes de naissance................................128 b.L'acquisition de la nationalité belge...............................128 c.Le changement de résidence principale dans la même commune..............................................................130 d.Le changement de résidence d'une personne venant d'une autre commune....................................................130 e.Inscription suite à un retour de l'étranger d'un ressortissant belge ayant déjà résidé en Belgique. .............................................................................130 f.Retour de l'étranger d'un ressortissant étranger ayant déjà résidé en Belgique................................................132 g.Inscription d'un ressortissant belge n'ayant jamais résidé en Belgique...........................................................132 h.Inscription d'un ressortissant étranger n'ayant jamais résidé en Belgique................................................132 i.Inscription d'office sur la base d'une décision d'inscription d'office du collège communal / collège des bourgmestre et échevins......................................132 j.Inscription d'office sur la base d'une décision du Ministre de l'Intérieur ou de son délégué................................133 k.Inscription au registre des étrangers dans le cadre de la loi du 22 décembre 1999 relative à la régularisation de séjour de certaines catégories d’étrangers séjournant sur le territoire du Royaume (M.B. du 10 janvier 2000 – Erratum : M.B. du 2 février 2000). 133 l.Inscription en adresse de référence ...............................133 a) Sur la base des actes de décès.....................................141 b) Le changement de résidence........................................141 c) Départ pour l'étranger...................................................143 Page V d) La radiation d'office sur la base d'une décision de radiation d'office du collège communal / collège des bourgmestre et échevins...........................................143 e) La radiation sur la base d'une décision du Ministre de l'Intérieur ou du Ministre ayant dans ses attributions l'Accès au territoire, le Séjour, l'Etablissement et l'Eloignement des étrangers ou de son délégué........144 a) Inscription dans des logements dont l'occupation permanente n'est pas autorisée pour des motifs de sécurité, de salubrité, d'urbanisme ou d'aménagement du territoire................................................................146 b) Personnes considérées comme temporairement absentes. 147 c) Fonctionnaires et agents étrangers de l’Union européenne................................................................155 d) Etrangers visés par l'arrêté royal du 30 octobre 1991 relatif aux documents de séjour en Belgique de certains étrangers....................................................................158 e) Personnes séjournant dans une demeure mobile..........161 f) Personnes n'ayant pas ou plus de résidence en raison d'un manque de ressources suffisantes.............................163 1) Inscription en adresse de référence auprès d'un CPAS: ...............................................................................163 2) Inscription en adresse de référence chez une personne physique:................................................................168 g) Témoins menacés à l'égard desquels la Commission de protection des témoins a octroyé des mesures de protection spéciales...................................................170 h) Détenus.........................................................................170 i) Demeure située sur le territoire de deux ou plusieurs communes..................................................................171 j) Fusion de communes et modification de limites............172 a) Droit d'accès..................................................................173 b) Droit de rectification......................................................175 a) Délivrance d'extraits des registres et de certificats établis d'après ces registres à la personne concernée..........177 b) Délivrance à des tiers d'extraits des registres et de certificats établis d'après les registres.......................178 c) La consultation des registres.........................................186 Page VI d) La communication à des tiers de listes de personnes, tirées des registres :..................................................186 e) Communication de données statistiques tirées des registres.....................................................................192 f) Adresse non communicable...........................................192 Page VII Ière Partie - L'enregistrement de la population Chapitre Ier. - Généralités. 1) La tenue des registres de la population 1. Chaque commune doit tenir des registres de la population (ces registres qui forment un tout, couvrent tant la notion traditionnelle de 'registre de la population' sensu stricto que celle de 'registre des étrangers'). 2. Dans les registres de la population sont inscrits au lieu où ils ont établi leur résidence principale, qu’ils y soient présents ou qu’ils y soient temporairement absents, les Belges et les étrangers admis ou autorisés à séjourner dans le Royaume pour une période de plus de trois mois, autorisés à s’y établir ou inscrits pour un autre motif conformément aux dispositions de la loi du 15 décembre 1980 relative à l'accès, au séjour, à l'établissement et à l'éloignement d'étrangers, à l’exception des étrangers inscrits au registre d’attente visé au n° 3. Les étrangers admis ou autorisés à séjourner plus de trois mois dans le Royaume sont inscrits au registre des étrangers. Les étrangers admis ou autorisés à s'établir dans le Royaume par le Ministre compétent en matière d'accès au territoire, de séjour, d'établissement et d'éloignement des étrangers ou son délégué sont inscrits au registre de la population sensu stricto. Il en va de même des étrangers ayant acquis, en Belgique, le statut de résident de longue durées – C.E. 3. Chaque commune tient également un registre d’attente dans lequel sont uploads/Geographie/ belgique-nouvelles-instructions-generales-concernant-les-registres-de-population-1er-juillet-2010 1 .pdf