Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

MAITRISE DES OUTILS INFORMATIQUES PARTIE I Table des matières PARTIE I : L’OUTI

MAITRISE DES OUTILS INFORMATIQUES PARTIE I Table des matières PARTIE I : L’OUTIL TRAITEMENT DE TEXTE POUR METTRE EN FORME DES DOCUMENTS PRO .................................................................................................................. 3 1.1. L’outil de traitement de texte ....................................................................................... 4 1.2. Les règles de présentation professionnelle .................................................................. 4 1.2.1. Typologie des lettres professionnelles ................................................................. 4 1.2.2. La présentation de la lettre commerciale ou administrative ................................. 6 1.2.3. L’identité visuelle de l’entreprise ....................................................................... 12 1.2.4. Style et rédaction d’une lettre professionnelle ................................................... 16 1.2.5. Utilisation du logiciel Office Word : Savoir-faire travaillés .............................. 16 1.2.6. Exemples ............................................................................................................ 21 1.2.7. Exercices ............................................................................................................ 29 1.3. Documents commerciaux au gré de la relation commerciale .................................... 30 1.3.1. Les conditions générales de vente ...................................................................... 30 1.3.2. Le devis .............................................................................................................. 31 1.3.3. Le bon de commande ......................................................................................... 34 1.3.4. Le bon de livraison ............................................................................................. 36 1.3.5. La facture ............................................................................................................ 38 1.4. Les outils et méthodes spécifiques aux documents longs .......................................... 40 1.4.1. Introduction ........................................................................................................ 40 1.4.2. Word : gestion des documents longs .................................................................. 40 1.4.3. Conventions et règles de mise en page d’un mémoire ou d’une thèse ............... 41 PARTIE I : L’OUTIL TRAITEMENT DE TEXTE POUR METTRE EN FORME DES DOCUMENTS PRO 1.1. L’outil de traitement de texte Un outil ou logiciel de traitement de texte est un programme informatique conçu pour permettre à l'utilisateur d'écrire du texte sur un support numérique (en particulier, sur les ordinateurs), mais surtout pour lui permettre de le mettre en forme, c'est-à-dire de modifier sa présentation (alinéas, listes à puces ou numérotées, liens hypertextes, ancres, ...) En général, un logiciel de traitement de texte fournit également la possibilité de gérer de façon basique l'insertion d'images, de graphiques, voire de sons ; il peut souvent servir à protéger ses documents (mots de passe ou cryptage), à faire le lien avec une éventuelle imprimante. Cette capacité à mettre du texte en forme oppose les logiciels de traitement de texte aux éditeurs de texte. Un éditeur de texte est un logiciel qui ne sert qu'à écrire du texte sous forme brute. C'est le cas du Bloc-Notes sous Windows et de l'Éditeur de texte sous Linux Ubuntu. Les outils de traitement de texte les plus utilisés sont : - Microsoft Word disponible sur les systèmes d’exploitation Windows (Payant). C’est le logiciel de traitement de texte le plus populaire et le plus utilisé dans le monde. - OpenOffice.org Writer (Gratuit, Disponible sur tous les systèmes d’exploitations) - LibreOffice : dérivée du projet OpenOffice.org (Gratuit, disponible sur tous les systèmes d’exploitation). - FreeOffice : Bien que doté d’une interface un peu plus austère que ses concurrents, FreeOffice est bel et bien un logiciel de traitement de texte gratuit et complet. - WPS Office, ressemble beaucoup à Microsoft Word. - Google Docs : Simple d’utilisation, accessible depuis n’importe où (et n’importe quel appareil) car basé sur le cloud, Google Docs a aussi l’avantage de faciliter le travail collaboratif sur un même document. - AbiWord (Gratuit, Disponible sur tous les systèmes d’exploitations) 1.2. Les règles de présentation professionnelle 1.2.1. Typologie des lettres professionnelles Il existe différentes catégories de lettres professionnelles, adaptées à différentes situations « standard » de communication externe. Nous retiendrons principalement deux grandes catégories de lettres : a) La lettre commerciale Toute communication écrite dirigée vers l’extérieur entre deux partenaires commerciaux peut être considérée comme une lettre commerciale. Il peut s’agir de :  Bons de commande  Offres  Confirmations de commande  Devis ou tarifs  Accusés de réception  Factures  Justificatifs  Lettre publicitaire à l’attention d’un destinataire nommé dans le champ d’adresse  La lettre commerciale en B to C (Business to Consumer). Elle s’adresse à des particuliers : prospects, clients actuels ou passés de l’entreprise, soit avec une intention « marketing » (promotion, relance…) soit avec un objectif d’information ou de gestion (information sur un délai de livraison, relance pour paiement, etc…). - La lettre dont la finalité est commerciale (marketing), adressée à un ensemble de prospects ou de clients, fait généralement partie d’un mailing ou publipostage, établi à partir du fichier client, qui permet de personnaliser la lettre. Elle comporte souvent une phrase d’accroche séduisante (parfois même écrite à la main), en gros caractères, en haut de la lettre. Elle vise à interpeller le lecteur et à l’inciter à lire la suite. L’accroche est formulée en termes précis. La lettre commerciale à un prospect est argumentée, et débute par une description de la problématique du prospect. Une solution est ensuite annoncée, mettant en scène le produit. Le style est direct, les tournures sont positives, le langage simple et précis. Ce type de lettre vise à créer une relation avec le destinataire. Elle se termine par des précisions sur les modalités pratiques d’achat, d’adhésion, etc… Ces lettres présentent très souvent un PS (post-scriptum). Un prospect lit souvent le post-scriptum juste après l'accroche, puis revient à la lecture du corps de la lettre. Le post-scriptum amène le lecteur à lire la lettre, en présentant un argument fort qui donne envie d’en savoir plus. La lettre commerciale de fidélisation d’un client actuel de l’entreprise mentionne généralement les relations précédentes, rappelle au destinataire les produits qu’il a achetés par le passé, et lui montre que l’on suit son dossier. Plutôt que «Cher Monsieur », ou « Chère Madame », elle débute par « Cher Client », ou « Cher Monsieur Untel » La lettre commerciale de relance s’adresse à des anciens clients, et vise à renouer le contact avec eux. Comme la lettre de fidélisation, elle est personnalisée et vise à ce que l’ancien client se représente concrètement l’avantage pour lui de répondre « à une toute dernière offre ». - Enfin, le terme de lettre commerciale s’étend aussi à bien d’autres types de courriers : des relances client après facturation, pour paiement, des informations sur la disponibilité ou l’indisponibilité de produits, des informations complémentaires sur les services, sur les délais…  L’usage du courrier postal est beaucoup moins fréquent en B to B (Business to Business, qui concerne les échanges entre entreprises). Les entreprises entretiennent des relations régulières avec leurs entreprises clientes, leurs fournisseurs, leurs sous-traitants. Ces échanges se font plus souvent par messagerie électronique, téléphone ou fax. Les documents échangés sont accompagnés de bordereaux de transmission plutôt que de lettres. La lettre commerciale est utilisée quand il est nécessaire de disposer de traces, lors de différends ou de litiges, de relances pour paiements, d’accords à valider sur des conditions de vente, des délais… b) La lettre administrative Elle est utilisée lors d’échanges entre administrations, ou lors d’échanges entre un individu ou une entreprise et l’administration. Elle est régie par des normes différentes de la lettre professionnelle « du privé » et présente un caractère nettement plus formalisé. 1.2.2. La présentation de la lettre commerciale ou administrative Il existe certaines règles de mise en forme, qui facilitent la lisibilité du message. La présentation des documents s’organise principalement autour de trois éléments : le support, la mise en page et la typographie 1.2.2.1. Le support Le papier doit être uni, de couleur blanche et de bonne qualité. La lettre est présentée sur une feuille de format A4 (210 x 297 mm). L’épaisseur du papier est de 80 g (c’est-à-dire 80 g au mètre carré). 1.2.2.2. Les normes de présentation et la standardisation du courrier La mise en page de la lettre consiste à répartir harmonieusement les informations sur la page. L’équilibre de cette répartition contribue à sa lisibilité. Si la lettre professionnelle est régie par des normes de présentation (normes AFNOR NF Z 11-001), ces normes ne sont pas toujours respectées « à la lettre », car les entreprises ne sont pas tenues de les suivre : dans chaque entreprise ou organisation, il y a aussi des usages dont il faut tenir compte, ainsi que de la volonté de se démarquer en travaillant son identité visuelle. Etant donné que les lettres commerciales sont utilisées pour favoriser le contact et la communication, vos documents doivent contenir toutes les informations les plus élémentaires sur vous. On doit donc au minimum voir figurer :  Lieu et date d’écriture de la lettre  Adresse postale et adresse mail  Nom complet de l’entreprise  Forme juridique de votre entreprise et montant de son capital  SIRET de l’entreprise Mais vous pouvez inscrire bien plus d’éléments permettant d’identifier votre entreprise :  SIREN  numéro de TVA intracommunautaire  Coordonnées bancaires de l’entreprise Les lettres commerciales normalisées sont normalement écrites en format portrait. Nous vous recommandons dans ce cas les marges de page suivantes :  Marge supérieure : 45 mm  Marge inférieure : au moins 25 mm  Marge gauche : min 20 mm (25 mm)  Marge droite : min 20 mm (25 mm) La lettre comprend cinq zones dont trois (zones 1, 2 et 5 sont mémorisées, et parfois pré- imprimées). - zone 1 : en-tête comprenant les références de l’expéditeur, sa forme juridique, son adresse postale, à 1 cm maximum en haut à gauche, ou au milieu de la feuille A4 - zone 2 : informations complémentaires concernant uploads/Geographie/ info-b1-partie-i.pdf