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Gestion de la petite caisse 1

GESTION DE LA PETITE CAISSE INTRODUCTION La présente procédure a pour but d ? aider les gestionnaires à mieux gérer les dépenses de la petite caisse OUVERTURE D ? UN COMPTE DE PETITE CAISSE La direction du service de la faculté du département ou de l ? école doit faire la demande d ? une petite caisse au Service des ?nances au moyen d ? une note de service ÉTAPES À SUIVRE PAR LE GARDIEN DE LA PETITE CAISSE Avant d ? e ?ectuer un paiement ou un remboursement assurez-vous a Que les pièces justi ?catives originales et non modi ?ées sont dûment approuvées par écrit par la personne ou son représentant désigné responsable d ? autoriser les dépenses du budget concerné et qu ? on y a indiqué le numéro de budget à débiter b Qu ? il y a une indication précise que la facture a été acquittée et une signature par le réclamant attention de ne pas rembourser une même dépense soumise à la fois par un reçu original et par reçu de carte de crédit c Que les détails sont su ?sants sur toutes les pièces justi ?catives ex un ruban de caisse sans explication n ? est pas acceptable d Que les reçus individuels ne dépassent pas la limite à la section RÈGLEMENTS point f e De remplir un bordereau de Déboursement ? voir Annexe A indiquant la date le numéro de budget le montant versé et le détail du remboursement Veuillez faire signer la personne à qui vous remettez l ? argent et signer vous- même à l ? endroit indiqué Somme versée par Il est recommandé de numéroter les bordereaux de Déboursement ? Annexe A pour être reporté au formulaire Remboursement de la petite caisse ? Annexe B À noter que les formulaires à l ? annexe A et à l ? annexe B peuvent être complétés à l ? ordinateur pour ensuite être imprimés pour signatures CRÈGLEMENTS f Chaque service faculté département ou école a l ? autorisation de garder une petite caisse g La direction d ? un service d ? une faculté d ? un département ou d ? une école peut demander une petite caisse au Service des ?nances au moyen d ? une note de service h Le nombre et la gravité des vols sont souvent proportionnels aux sommes contenues dans les petites caisses On doit donc maintenir ces sommes au strict minimum i Les fonds de la petite caisse ne doivent pas excéder le montant le moins élevé de ce qui suit La somme nécessaire pour régler les petites factures au cours d ? une période d ? un mois ou Un montant de j Il faut soumettre les demandes pour des fonds de petite caisse excédant au comptable en chef qui évalue les besoins avant que le Service des ?nances ne les approuve k Ces fonds doivent servir uniquement à payer les dépenses jusqu ? à plus taxes compte tenu des restrictions énoncées dans la section