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Guide Utilisateur Commande d’achats Module – Achats GESPOH GÉNÉRALITÉS SUR LA F

Guide Utilisateur Commande d’achats Module – Achats GESPOH GÉNÉRALITÉS SUR LA FONCTION DONNÉES UTILISÉES SUR LA FONCTION Données de base Données de flux Conseils d’utilisation PROCÉDURE DE SAISIE FORUM AUX QUESTIONS 2/9 GÉNÉRALITÉS SUR LA FONCTION La fonction « commande » permet d’enregistrer des commandes d’achats auprès de fournisseurs. La création d’une commande d’achats permet l’envoi d’un bon de commande au fournisseur, de générer un en cours de stocks (entrée prévisionnelle) et de préparer la réception d’articles gérés en stock ou de prestations. Il existe plusieurs types de commande : - Commande normale - Commande ouverte (commande sous forme de contrat) Les commandes d’achats peuvent être créées : Manuellement en saisie de commande directe Avec la prise en compte de besoins initiés dans le système (suggestions d’approvisionnements, demandes signées, demandes non concernées par la gestion de signature). o Par la fonction demande d’achat en générant la commande à partir d’une demande totalement signée ou non concernée par la gestion de signature. o Par les fonctions de planning global en transformant une suggestion (POS) issue du traitement de réapprovisionnement MRP ou hors MRP o Par la fonction plan de l’acheteur permettant de sélectionner les demandes d’achats et de compléter manuellement la saisie de commande pour un ou plusieurs fournisseurs. Remarques : o Si les articles sont gérés en stock, le stock projeté est mis à jour lors de la création de la commande (POF). GESPOH – Commande d’achat 3/9 DONNÉES UTILISÉES SUR LA FONCTION Données de base Fournisseurs, Articles, Article site, Tarifs achat, Transporteur/Transitaire, Données de flux Les demandes d’achat Les appels d’offres Conseils d’utilisation Dans le cas de besoins fréquents de modification des informations en provenance des données de base et/ou le paramétrage (régime, condition de paiement, prix, sections analytiques, …), il est recommandé d’analyser et modifier les données d’origine. GESPOH – Commande d’achat 4/9 PROCÉDURE DE SAISIE Etape 0 : Initialisation de l’enregistrement de la commande à créer o Cliquer sur l’icône croix violette (nouveau) dans la barre des boutons o Le système réinitialise tous les champs de l’écran pour une nouvelle saisie Etape 1 : Sur l’en-tête, o Saisir le site de commande, site émetteur de l’ordre (obligatoire) o Saisir la date de commande, par défaut elle correspond à la date du jour (obligatoire) o Sélectionner le fournisseur (obligatoire) o Choisir le signataire figurant dans le « document Bon de commande » papier. Remarque :  En cas d’existence d’une observation (voir la fiche fournisseur), le contenu de ce champ est affiché dès la saisie du code fournisseur.  En cas de dépassement de l’en-cours contrôlé du fournisseur, le message d’avertissement, bloquant ou non en fonction du paramétrage, s’affiche dès la saisie du code fournisseur.  Si le fournisseur est un fournisseur inter-site, l’indicateur inter-site sera coché automatiquement. Si le site du fournisseur appartient à une société différente de la société de la commande, l’indicateur inter-société sera activé également. GESPOH – Commande d’achat 5/9 Etape 2 : Sur l’onglet Gestion, o En renseignant le code fournisseur en en tête, des éléments de la fiche « fournisseur » se chargent. Certains de ces éléments sont obligatoires dans la saisie d’une commande.  Fournisseur facturant  Tiers payé  Condition de paiement  Régime de taxe  Site de facturation (site financier lié au site de commande)  Devise et type de cours Remarque : ces éléments sont modifiables. Néanmoins, ces modifications ne vont pas mettre à jour la fiche fournisseur et sont propres à la commande en cours de saisie. o Renseigner le mode de livraison et le transporteur si besoin o Vérifier les axes analytiques GESPOH – Commande d’achat 6/9 Etape 3 : Sur l’onglet Lignes, o Saisir le code article commandé (sélection en click droit ou F12 ou saisie manuelle du code) Remarques  Le système permet de saisir le code article-fournisseur dans le champ article du tableau en faisant soit une saisie manuelle du code soit un click droit sur la ligne et sélectionner le bouton article-fournisseur (liste de tous les articles référencés pour ce fournisseur).  Le système permet de choisir l’article à partir d’une réponse à un appel d’offre en faisant le click droit sur le champ.  Si une demande d’achat signée existe pour l’article en question, le système propose de la sélectionner pour la transformer en commande. o Vérifier le site de réception qui correspond au site sur lequel l’en cours de stocks est positionné (par défaut, le site de commande). Possibilité de consulter le stock par site par clic droit sur ce champ. Remarques  Si le fournisseur est « Etranger », le site Transit « 109 » est proposé par défaut. Un message d’information est affiché. o Vérifier l’unité de commande (l’unité d’achat de la fiche article est proposée par défaut). o Saisir la quantité de commande en unité d’achat, notion obligatoire y compris pour les articles de type prestation. o Saisir la date de réception prévue. Cette date est calculée et proposée par défaut en fonction du délai d’achat défini pour l’article (dans l’ordre au niveau du tarif, au niveau de l’article site, au niveau d’onglet approvisionnement de la fiche article) o Vérifier le prix brut (alimenté par les tarifs achat) et modifiable si l’utilisateur est autorisé. GESPOH – Commande d’achat 7/9 Remarques  Cette liste n’est pas exhaustive. Elle ne contient que les champs obligatoires et importants dans le contexte d’IMACAB.  L’absence de valeur et/ou la saisie bloquante sur certains champs comme le code taxe ou section analytique, serait une conséquence du paramétrage, notamment des données de base.  Il est possible d’accéder ou fonctionnalités suivantes, à partir de click droit sur chaque ligne : o Saisir du texte à la ligne (alimenté par défaut par le texte achats de la fiche article) o Solder une ligne de commande o Dupliquer et/ou éclater la ligne o Consulter des informations suivantes :  Suivi de la ligne, visualisation DA, explication du prix, … Etape 4 : Sur l’onglet Total, o Mise à jour des éléments de facturation (% ou montant) Etape 5 : Création de la commande en cliquant sur le bouton « créer » Etape 6 : Edition du bon de commande : Fichier > Imprimer > Liste ou fiche ou en cliquant sur le bouton : Etape 7 : Toute modification de la commande d’achat est possible si elle n’est pas soldée dans sa totalité ou au niveau de la ligne ; la modification provoquera la génération d’un Workflow de signature à nouveau. Etape 8 : Il est possible d’accéder, à partir des boutons de la barre des menus, à : GESPOH – Commande d’achat 8/9 o Informations douanières qui peuvent être modifiées si la commande n’est pas soldée, informations traitées pour la Déclaration d’Echanges de Biens. o A différentes consultations sur la situation de la commande, sur d’autres commandes passées auprès du même fournisseur, et la traçabilité graphique de la pièce. o A la consultation de l’historique des signatures, au paramétrage du circuit de signature et à la signature. o Aux textes de pied et d’en tête de la commande. o Aux adresses d’expédition et de commande. Remarque  Il est possible de solder une commande non reçue ou partiellement reçue via le bouton « Solde » en haut de l’écran GESPOH – Commande d’achat 9/9 FORUM AUX QUESTIONS Aucun bouton ou tiroir du picking ne m’indique les demandes d’achat (DA) et/ou des suggestions d’achats à commander (POS) Procédure à suivre Puisque les DA et POS sont en rapport avec un article, il faut attendre la saisie de la référence article. La proposition de DA et POS à consommer, se fait dès la saisie du code article via une fenêtre qui s’ouvre automatiquement GESPOH – Commande d’achat uploads/Industriel/ ach-commande 1 .pdf