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STOCKPRO : DU DEVIS AU RÈGLEMENT, LES APPORTS DU PGI - DOSSIER ÉTUDIANT - SOMMA

STOCKPRO : DU DEVIS AU RÈGLEMENT, LES APPORTS DU PGI - DOSSIER ÉTUDIANT - SOMMAIRE : LE CONTEXTE............................................................................................................................ 1/16 TRAVAIL À FAIRE....................................................................................................................... 4/16 ANNEXES - DOCUMENTS 1 À 4................................................................................................... 5/16 ANNEXES - DOCUMENTS 5 À 8................................................................................................... 8/16 LES RESSOURCES..................................................................................................................... 11/16 LE CONTEXTE PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE STOCKPRO Date de création : 1998 Capital : 76 220 € Chiffre d'affaires : 1 220 000 € Effectif : 15 salariés NAF : 518G STOCKPRO est une société française, spécialisée dans le domaine du stockage de données informatiques. STOCKPRO propose toute une gamme de solutions de stockage sécurisé de type CDROM, DVDROM, DVD - ou +R/RW, systèmes de sauvegarde et solutions de gravure autonome. La particularité de STOCKPRO est de ne concevoir que des gammes de produits exclusifs, dans tous les environnements, et sans logiciel requis pour l'installation ou la configuration de son matériel. Elle propose le concept du « Plug & Play » réseau afin de répondre aux attentes des services informatiques. STOCKPRO propose une gamme de produits orientée métier : Éducation : Tour de CD DVD, conçue spécifiquement pour le milieu de l’éducation : CDI, laboratoires de langues, médiathèques ou bibliothèques. Elle permet de partager tous les modèles de lecteurs CD/DVD-Rom Solution de gravure CD DVD pour la sauvegarde des productions Juridique : Le dossier partagé, stockage permettant la mutualisation des données, la simplification de la gestion et l’amélioration de la sécurité. Le partage des guides juridiques permet d’accéder à tous les titres de CD DVD pour la connaissance des Lois et Règlements. La gravure et sauvegarde : station bureautique de production de CD pour permettre à tous les acteurs de l’entreprise de produire leurs propres CD avec contenus (fichiers informatiques, dossiers clients, images, graphiques...). PME/PMI La solution de stockage départemental qui se substitue à l’investissement d’un serveur de fichiers + d’une tour de CD + d’une solution de gravure et d’archivage. Dossier Étudiant Page 1 sur 17 LE RÔLE DES DIFFÉRENTS ACTEURS DE L’ENTREPRISE - Le dirigeant définit la stratégie de l’entreprise, recrute les collaborateurs, coordonne leurs activités. - L’assistante gère les agendas, les déplacements, la participation aux salons des collaborateurs. Elle remplace temporairement des collaborateurs absents. - La directrice commerciale : Elle réalise des études auprès des clients et prospects, définit les produits et services offerts par l’entreprise, présente les produits de l’entreprise dans les salons, se déplace chez les clients et contrôle les activités du service. - L’assistant commercial prend en charge les demandes de devis et les commandes des clients. - Le responsable Études est chargé de la conception des produits de l’entreprise proposés sur catalogue et donne son avis sur la faisabilité des produits sur-mesure. - Le responsable Montage gère la réalisation des produits sur catalogue et sur-mesure et le réapprovisionnement des stocks de matières premières. - La responsable magasin reçoit les livraisons des fournisseurs, fournit les pièces détachées à l’atelier de montage, entre en stock les produits catalogue et prépare les livraisons pour les clients. - Comptable enregistre les opérations courantes non-commerciales, prépare les budgets, réalise les opérations d’inventaire. L’ORGANIGRAMME DE L'ENTREPRISE S t o c k P r o E l o d i e N e c A s s i s t a n t M a r c S a v a r d A s s i s t a n t c o m m e r c i a l M a r i e L a p o i n t e D i r e c t r i c e c o m m e r c i a l e P i e r r e B o i v i n R e s p o n s a b l e E t u d e s S o p h i e B o u c h a r d E m i l i e n E l l o u e t M o n t e u r s 5 e m p l o y é s A m e l i e L o m b r e t R e s p o n s a b l e m o n t a g e R a c h e l l e M a t t a i s R e s p o n s a b l e M a g a s i n R o c k T r e m b l a y C o m p t a b l e M i c h e l P i e r r a t D i r i g e a n t L’entreprise est présente sur les salons professionnels, dans les annuaires professionnels, et dispose d’un show room dans ses locaux. Elle récupère aussi des listes de clients potentiels à qui elle envoie des propositions commerciales. L’entreprise propose un catalogue en ligne sans tarifs en raison de la grande volatilité du prix des composants. Le service commercial emploie deux personnes. La directrice commerciale et l’assistant commercial sont les interlocuteurs privilégiés des clients. La directrice commerciale informe les clients, définit leurs besoins, l'assistant commercial gère les demandes de devis émanant des clients ainsi que leurs commandes. Dossier Étudiant Page 2 sur 17 LE PROCESSUS DE VENTE SUR CATALOGUE Demande de devis Les demandes de devis provenant des clients sont reçues par l’assistant commercial. L’assistant consulte le compte du client afin de vérifier sa solvabilité. Si le client possède un solde négatif, l’assistant prévient le client qu’il ne peut pas traiter sa demande. S’il s’agit d’un nouveau client, il crée sa fiche. L’assistant examine la demande de devis et consulte les stocks afin de vérifier la disponibilité du produit. Si celui-ci n’est pas disponible l’assistant interroge l’atelier de montage pour obtenir un délai de réalisation, puis il établit un devis destiné au client. Si la demande de devis ne peut pas aboutir (client insolvable, composants manquants pour réaliser le produit), l’assistant contacte le client pour l’informer du rejet de sa demande de devis. Le client peut, s’il le souhaite, rédiger une nouvelle demande de devis pour les produits disponibles. Traitement des commandes Chaque matin l’assistant commercial dépouille des bons de commande reçus et les devis acceptés (courrier, fax, mail). Il rapproche les commandes en attente avec les entrées en stock. Dans le cas d’une commande, avant tout traitement, l’assistant vérifie si le client est à jour de ses paiements. Dans le cas contraire, il avertit le client et refuse la commande. Il consulte ensuite le stock et si le stock est suffisant, il saisit la commande, la valide afin que celle- ci soit traitée par le magasinier. Si le produit est manquant il déclenche une demande de réapprovisionnement auprès de l’atelier. Dans tous les cas il avertit le client de la prise en compte de sa commande. Il lui précise le délai de livraison. Livraison et facturation Le responsable magasin consulte régulièrement les commandes validées par l’assistant commercial, puis il prépare les produits et vérifie la présence de chaque élément. Il établit alors le bon de livraison et la facture. Le premier sera remis au transporteur, le second envoyé au client. Règlement Chaque jour, le comptable récupère les règlements parvenus par courrier ou consulte les comptes bancaires de l’entreprise. Il procède alors à leur enregistrement et au rapprochement avec la dette du client. Chaque semaine il édite une balance âgée et relance les clients qui ont dépassé la date limite de paiement. Dossier Étudiant Page 3 sur 17 TRAVAIL À FAIRE PREMIER TRAVAIL : ANALYSER DES FLUX ET DES TRAITEMENTS D'INFORMATION 1. Analyser le diagramme de flux correspondant à la demande de devis (document 1) dans un tableau de ce type : N° d'opération Opération Acteur émetteur Acteur destinataire 2. Compléter le diagramme de flux du traitement des commandes (document 2). 3. Réaliser les diagrammes de flux pour la livraison-facturation, le règlement et la relance clients. 4. Après avoir consulté le diagramme événements-résultats relatif au traitement des devis (document 3), indiquer : - les activités du processus étudié, - les événements déclencheurs, - les conditions de synchronisation, - les conditions d'émission. 5. Compléter le diagramme événements-résultats relatif au traitement des commandes (document 4). 6. Réaliser les diagrammes événements-résultats relatifs à la livraison-facturation et au règlement. SECOND TRAVAIL : RÉALISER DES ACTIVITÉS SUR PGI 1. Composer des équipes de quatre étudiants. 2. Au sein de chaque équipe, attribuer un des rôles suivants à chacun : assistant commercial, responsable magasin, comptable et directrice commerciale. 3. Réaliser l'enchaînement des travaux demandés dans les fiches correspondant au rôle de chacun (documents 5, 6, 7 et 8) et répondre aux questions de chaque fiche. 4. Présenter les productions obtenues par les quatre étudiants dans un dossier. Dossier Étudiant Page 4 sur 17 ANNEXES DOCUMENT 1 : Diagramme de flux d'informations relatif à la demande de devis DOCUMENT 2 : Diagramme de flux d'informations du traitement des commandes Client Assitant commercial Magasin Dossier Étudiant Page 5 sur 17 DOCUMENT 3 : Diagramme événements-résultats de uploads/Industriel/ documents-comptables.pdf