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5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 0 - MISE EN ŒUVRE, A PARTIR DU PROGICIEL H

5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 0 - MISE EN ŒUVRE, A PARTIR DU PROGICIEL HR ACCESS, DE GOSPEL Du Ministère de l’Éducation Nationale de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Guide utilisateur – Partie Préparation de la paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 1 - Historique Date Version Parties modifiées Motif 18/06/2007 V1.0 Création du document 10/09/2007 V1.1 Ajout du tableau des versions 12/2007 V1.3 Modifications Capti La validité des informations fournies dans ce document se limite à l’état d’avancement du projet pour la version VA 1.9 de l’application GOSPEL (Septembre 2007). 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 2 - Table des matières Préparation de la paie.....................................................................................................4 Description du processus - Informations ..................................................................4 Objectifs.................................................................................................................5 Description du processus - Éléments de paie............................................................8 Éléments de paie courants : Éléments variables ....................................................9 Éléments de paie courants : Éléments fixes.........................................................13 Retenues sur salaire..............................................................................................17 Transports / Av. Nature........................................................................................19 Mutuelles..............................................................................................................21 Montants de référence..........................................................................................23 Autres éléments de paie .......................................................................................25 Informations bancaires.........................................................................................27 Modalités de calcul de paie..................................................................................29 Cumuls .................................................................................................................31 Visite guidée - Eléments de paie.............................................................................34 Description du processus - Frais de déplacement...................................................58 Frais de déplacement............................................................................................59 Données présentes dans le dossier .......................................................................61 Visite guidée - Frais de déplacement......................................................................64 Description du processus - Gestion collective........................................................70 Mise à jour collective...........................................................................................71 Saisie de masse ....................................................................................................73 Visite guidée - Gestion collective...........................................................................76 Description du processus - Validation des saisies ..................................................82 Validation des saisies...........................................................................................83 Description du processus - Sélection paie à la demande / paie de correction.........86 Procédures............................................................................................................87 Visite guidée - Sélection paie à la demande / paie de correction............................90 Description du processus - Consultation des données............................................96 Consultations des données ...................................................................................97 Consultation des résultats de paie........................................................................99 Base de résultats de paie (1)...............................................................................101 Base des résultats de paie (2) :...........................................................................103 Visite guidée - Consultation des données .............................................................106 Exercices - Préparation de la paie.........................................................................114 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 3 - 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 4 - Préparation de la paie Description du processus - Informations Préparation de la paie Description du processus Informations 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 5 - Objectifs La préparation de la paie consiste à effectuer les tâches suivantes : • Saisir les données relatives aux éléments de paie et aux frais de déplacements • Valider les informations saisies Ces deux tâches sont indispensables pour pouvoir ensuite lancer les calculs de paie. Une fois le calcul de paie terminé, il est possible de consulter les résultats de paie en cours et d’accéder à la base des résultats de paie. Il est de plus prévu de pouvoir lancer des calculs de paie en cours de mois. Préparation de la paie Description du processus Informations 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 6 - Rappel : Les rubriques de paie dans « gestion des structures > Définition d’un établissement» doivent être renseignées. Ces rubriques de paie se trouvent sur les liens : « options », « options de paie » et « éléments fixes collectifs ». # 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 7 - 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 8 - Préparation de la paie Description du processus - Éléments de paie Préparation de la paie Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 9 - Éléments de paie courants : Éléments variables Lors de la Préparation de la paie, les éléments variables du dossier de paie de l’agent doivent être renseignés. Les éléments variables sont des primes ou des indemnités ponctuelles qui seront supprimées en fin de mois, après la clôture de paie. Pour chaque élément variable il est nécessaire de saisir les informations suivantes : • La rubrique. • Le format : les 3 principaux formats que les utilisateurs auront à saisir sont des Montants, des Taux et des Quantités. • La période d’origine (mois au titre duquel l’action donnant lieu au versement de l’élément variable a été effectuée). Dans le cadre de régularisation de saisies, cette information est importante. Le format est du type AAMM. • La période de paie (mois où l’élément variable sera pris en compte en paie, par défaut c’est le mois courant), cette information est capitale pour que l’élément variable soit pris en compte dans le calcul de paie. Le format est du type AAMM. • La date de valeur (la date de valeur correspond à la date au titre de laquelle l’élément variable est payé : la date de valeur doit donc être comprise dans la période de paie, elle doit être impérativement renseignée en cas de Changement de Situation en Cours de Période [CSCP]). Le format est du type JJMMAA. • Le numéro du contrat (alimenté par défaut par le contrat en vigueur, lorsqu’il n’y en a qu’un). • Les montants/taux : nombre ou base ; salarial ; patronal. D’autres informations peuvent être renseignées mais ne sont pas indispensables pour la création de l’élément variable : • Le libellé (le libellé saisi remplacera alors le libellé standard de l’élément variable). • Le code de gestion associé. Exemple : Saisie d’indemnités de vacances pour un contrat Maître au pair Les indemnités de vacances pour un contrat maître au pair correspondent à la rubrique IL6. Les champs à compléter au minimum sont : - Rubrique = « IL6 » - Format = « Montant » - Les périodes et date de valeur - Le n° du contrat maître au pair - Le montant Préparation de la paie Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 10 - Les différentes rubriques d’éléments variables ne sont pas applicables à toutes les natures de contrat. Ainsi, il est nécessaire de veiller à la cohérence entre la nature de contrat et le type d’EV saisi. Le tableau ci-dessous vous aidera à respecter cette cohérence. Tableau récapitulatif des EV saisissables en fonction du contrat Natures de contrat Rubriques EV associées Formats EV Contractuel payé à l’heure (NT) J01 à J24 J50 à J64 L70 à L72 Quantité Quantité Quantité Titulaire fonction publique (FP) J01 à J24 J50 à J64 L31 EXT (Montant taxe sur salaire pour un « poste gagé ») Quantité Quantité Montant Montant Maître au pair (MP) IL6 (Indemnités vacances) Montant Autres paiements (VA) J66 à J69 L27 à L30 L70 à L72 L32 (si la case « Médecin » est cochée sur le contrat) Montant Montant Quantité Montant Chômage (CH) J40 à J42 L40 et L41 DC0 (Taux réduit CSG) Quantité Taux Taux Certains types d’éléments variables peuvent cependant être saisis quel que soit la nature du contrat : ils concernent le calcul d’indemnités, le versement d’acompte ou les montants de saisie. Ces EV sont répertoriés dans le tableau suivant : Préparation de la paie Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 11 - Tableau récapitulatif des EV saisissables non associés à une nature de contrat Rubriques EV particulières Format EV Commentaires L07 Montant Indemnités pour suivi des apprentis PTM Montant Réservé à la saisie des indemnités transport en province SNI Montant Permet de forcer le montant maximum d’une saisie VB4 Montant Montant d’un acompte (Après une paie d’acompte, la rubrique VB5 sera alimentée automatiquement) ILA Montant Indemnité de congé liée à une démission ILB Montant Indemnité de licenciement soumise ILC Montant Indemnité de licenciement non soumise Enfin, certains éléments variables sont alimentés automatiquement par l’application et ne doivent donc être ni saisis, ni modifiés, ni supprimés par le gestionnaire. Tableau récapitulatif des EV alimentés automatiquement (Ces EV ne doivent en aucun cas être saisis, modifiés ou supprimés par le gestionnaire) Rubriques EV alimentées automatiquement Format EV Commentaires VB5 Montant Cette rubrique est alimentée après une paie d’acompte. Elle sert à reprendre lors de la prochaine paie l’acompte versé. USD et USE Montant Ces rubriques servent à régulariser des taxes sur salaires. MG1 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG1 MG2 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG2 MG3 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG3 Préparation de la paie Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 12 - # Préparation de la paie Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 13 - Éléments de paie courants : Éléments fixes Les éléments fixes sont les éléments individuels du dossier de l’agent, ils sont déclenchés tous les mois. Chaque élément fixe du dossier de paie de l’agent doit contenir les informations suivantes : • La date de début (format JJMMAA) • La rubrique. • Le format. • Le numéro du contrat. • Les montants : nombre ou base ; salarial : patronal. Tout comme pour les éléments variables, il est possible de saisir des informations supplémentaires qui ne sont pas indispensables à la création de l’élément : • La date de fin (format JJMMAA) • Le code de gestion. Exemple : Saisie d’un élément fixe « GRETA HP 4 » pour un titulaire fonction publique (FP) L’élément fixe « GRETA HP 4 » pour un contrat titulaire fonction publique correspond à la rubrique J55. Les champs à compléter au minimum sont : - Les dates de début et de fin - Rubrique = « J55 » - Format = « Quantité » - Le contrat concerné si l’agent est en multi contrat - La quantité Préparation de la paie Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 14 - - Les différentes rubriques d’éléments fixes ne sont pas applicables à toutes les natures de contrat. Ainsi, il est nécessaire de veiller à la cohérence entre la nature uploads/Industriel/ preparation-de-lap-a-i-e.pdf