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7 2.2. Exemple d’une Convention de financement CONVENTION DE FINANCEMENT ENTRE

7 2.2. Exemple d’une Convention de financement CONVENTION DE FINANCEMENT ENTRE : PROTOS, représenté par son Représentant Résident en ………., ………….……………….., agissant en qualité de Représentant du bailleur [et Agence d’appui à la maîtrise d’ouvrage locale], d’une part, ET La Commune de ……………. représentée par son Maire, ……………………………… agissant en qualité de Maître d’Ouvrage, d’autre part, Appelés ci après « les Parties », Attendu que : - PROTOS bénéficie d’un concours financier pour l’exécution du Projet ……………… grâce à une subvention de [par exemple : la Commission Européenne] pour un montant maximal de …………… ; - La Commune de ………….. a pris l’engagement de réaliser ledit Projet en tant que Maître d’Ouvrage ; - PROTOS a accepté de faciliter la mise en œuvre du Projet ……………. pour compte de la Commune de …………. ; Il est convenu ce qui suit : Article 1 : Objet de la Convention La Commune de …………… et PROTOS prennent la responsabilité conjointe de cofinancer et de mettre en œuvre le Projet « …………………………………………………………» (ci après appelé le Projet), dont le Dossier Technique et Financier (DTF) se trouve en annexe, et qui fait entièrement partie de cette Convention. La présente Convention a pour objet de formaliser l’engagement des deux Parties et de préciser les modalités de gestion pour la mise en œuvre du Projet. Article 2 : Définitions Bailleur : Personne morale qui finance partiellement ou entièrement la mise en œuvre du processus de maîtrise d’ouvrage. Les Bailleurs sont ici [la Commission Européenne et PROTOS]. Représentant du bailleur : Il s’agit de la personne mandatée par le Bailleur pour représenter ses intérêts auprès du Maître d’Ouvrage et pour veiller sur la bonne utilisation des fonds mis à disposition par le Bailleur. Le représentant du Bailleur est ici le Représentant Résident de PROTOS en …….. Nom : Adresse : Téléphone : E-mail : Manuel d’Appui à la Maîtrise d’Ouvrage Locale Outil 2.2. Exemple d’une Convention de financement 1 7 2.2. Exemple d’une Convention de financement Maître d’Ouvrage : Le Maître d’Ouvrage dans le cadre de la présente Convention est la personne morale pour laquelle le Projet est réalisé, qui deviendra le propriétaire des investissements réalisés et qui est responsable pour une mise en œuvre adéquate des actions prévues dans le Projet. Le Maître d’Ouvrage dans le cadre du Projet est la Commune de ………… représentée par son Maire. Nom : Adresse : Téléphone : E-mail : Projet : Le Projet …………….. tel que précisé dans le Dossier Technique et Financier, joint à cette Convention, et accepté pour cofinancement par le Bailleur pour un montant maximal de …………… Le Projet consiste à [par exemple : réaliser 6 forages et leur équipement, ainsi que la formation et la sensibilisation des populations et institutions concernées pour une exploitation durable des équipements et pour optimiser les bénéfices du service d’eau saine]. Partenariat : Relations substantielles entre deux organisations ou plus, impliquant un partage des responsabilités dans le cadre d’un programme/projet ou d’une action. Agence d’appui à la maîtrise d’ouvrage locale : Il s'agit d'une personne morale mandatée par le Projet pour appuyer le Maître d’Ouvrage en vue de la bonne exécution des activités. Il joue les rôles d’entraîneur (coach), de formateur, de technicien, d’observateur réflectif ou de facilitateur simple suivant les situations. [Dans le cadre du Projet, PROTOS assure ce rôle à travers ses équipes propres et/ou en partenariat avec ………………….]. Article 3 : Document constituant la présente Convention Les documents suivants font partie intégrant de la présente Convention :  Le Dossier Technique et Financier du Projet, élaboré en concertation entre PROTOS et le Maître d’Ouvrage et accepté par le Bailleur ;  Les Conditions générales applicables aux conventions de mise en œuvre de projet en partenariat avec PROTOS ;  Le Manuel de procédures administratives, comptables et financières des Communes. En cas de conflit entre ces documents et la Convention, la Convention prévaut, suivi par les trois documents cités et dans cet ordre, pourvu que les lois en vigueur restent respectées. Article 4 : Engagement de financement PROTOS s’engage à mettre à la disposition du Maître d’Ouvrage une somme qui ne dépasse pas le montant de ………. en vue de lui permettre de réaliser le Projet selon les conditions précisées dans cette Convention et ses annexes. La contribution de PROTOS servira à financer des dépenses dans le cadre des actions suivantes, conformément au Dossier Technique et Financier joint à cette Convention : - réalisation d’études ; - réalisation physique d’ouvrages ; - contrôle technique des travaux de construction ; - intermédiation sociale/maîtrise d’œuvre sociale. Pour les dépenses non éligibles, la liste dans les Conditions générales applicables aux conventions de mise en œuvre de projet en partenariat avec PROTOS reste d'application. Manuel d’Appui à la Maîtrise d’Ouvrage Locale Outil 2.2. Exemple d’une Convention de financement 2 7 2.2. Exemple d’une Convention de financement Article 5 : Engagement de mise en œuvre La Commune de ………………. s’engage à réaliser le Projet pour une somme qui ne dépasse pas le montant de ………. en respectant les conditions précisées dans cette Convention et ses annexes. Pour ce faire, la Commune s’engage à respecter l’ensemble de lois et règlements en vigueur et de gérer les fonds en bon père de famille. Article 6 : Domiciliation et gestion des fonds Un compte spécifique à la présente Convention sera ouvert au Service Epargne du Trésor Public par le Maître d’Ouvrage. La contribution de PROTOS, ainsi que d’éventuelles autres financements transiteront obligatoirement par ce compte. Ces fonds seront à l’usage exclusif du Projet et sous la responsabilité budgétaire de l’Ordonnateur de la Commune, en l’occurrence le Maire. Le compte sera exclusivement utilisé pour la mise en œuvre de cette Convention et toutes les dépenses à prendre en charge par la contribution de PROTOS seront payées à partir de ce compte. Le compte sera actionné et géré en accord avec les procédures en vigueur pour les comptes- projets des Collectivités Territoriales auprès du Service Epargne du Trésor Public. Article 7 : Obligations particulières du Maître d’Ouvrage Le Maître d’Ouvrage s’engage à : 1) Mettre tout en œuvre pour que la relation de partenariat de la présente Convention puisse se développer dans le respect de l’autonomie des deux Parties et dans une perspective de développement humain durable pour la population ciblée par le Projet et de la Commune en général, ainsi que pour le développement institutionnel de la Commune ; 2) Veiller au renforcement des capacités de l’ensemble des acteurs locaux, et de définir le contenu de ce renforcement par rapport à l’accès durable et équitable à l’eau potable, aux changements volontaires et progressifs de comportements en matière d’hygiène et d’assainissement de l’environnement, à l’entretien technique et la maintenance des ouvrages/équipements ainsi qu’à la GIRE ; 3) Centraliser les besoins des communautés, de les prioriser dans une planification sectorielle et annuelle puis de les soumettre pour validation aux structures de pilotage du Projet ; 4) D'opérationnaliser les politiques nationales en matière de l'eau dans les décisions communales ; 5) Déterminer les sites de construction des ouvrages, assurer la disponibilité des fonds, le suivi- évaluation et/ou le suivi des chantiers, les prestations des ONG locales et autres prestataires et de réceptionner les ouvrages ; 6) Mettre en synergie le Projet avec la programmation communale ; 7) Contribuer, à travers les structures de pilotage du Projet, à la coordination et à la planification des activités ; 8) Eviter, sous réserve de ses compétences de programmation locale, tout report des appuis que le Projet lui accordera ainsi qu’aux organisations de la société civile, aux organisations de base, aux ménages et aux familles ; 9) Réceptionner et gérer en bon père de famille le financement pour les activités mentionnées à l’article 4 ; ceci implique notamment un respect rigoureux des Conditions générales Manuel d’Appui à la Maîtrise d’Ouvrage Locale Outil 2.2. Exemple d’une Convention de financement 3 7 2.2. Exemple d’une Convention de financement applicables aux conventions de mise en œuvre de projet en partenariat avec PROTOS, ainsi que du Manuel de procédures administratives, comptables et financières des Communes ; 10) Veiller à la disponibilité des ressources financières extérieures nécessaires au Projet ; 11) Assurer l’inscription dans le budget communal ou le collectif budgétaire la contribution communale nécessaire à la bonne exécution du Projet et faciliter le suivi de la consommation effective de cet apport communal et ceci en totale transparence avec le Représentant du bailleur ou son mandaté. Cette contribution communale s’élève au moins à ……………………………. Elle est destinée à couvrir les frais suivants : [quelques exemples : les frais de déplacement afférant aux missions/ateliers/réunions à exécuter à l’intérieur ou hors de la Commune, les frais d’entretien des membres des Commissions de Passation de Marché résidant sur le territoire de la Commune, les frais pour les fournitures et bureautique, les frais pour la multiplication/ copie/publication des DAO, les frais pour les appels téléphoniques/achat de cartes téléphoniques, les compléments de frais de suivi de l’évolution des travaux/activités, les frais de motivation de(s) personne(s) focale(s), du Chef Services Administratifs et Finances, et tout uploads/Ingenierie_Lourd/ 2-2-convention-de-financement 1 .pdf