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Méthodologie de Conduite d’une Mission d’Audit Interne Nikué C. HANS-KWETEVIE M

Méthodologie de Conduite d’une Mission d’Audit Interne Nikué C. HANS-KWETEVIE Méthodologie de Conduite d’une Mission d’Audit Interne Méthodologie de Conduite d’une Mission d’Audit Interne 1 Sommaire 1. Origine de la méthodologie 2 2. Utilité et avantages de la méthodologie 3 3. Structure type d’une équipe d’audit interne 3 4. Schéma général de conduite d’une mission d’audit interne 4 5. Phasage de la méthodologie de conduite des missions d’audit interne 5 5.1. Phase d’étude 6 5.1.1 Plan d’approche 6 5.1.2 Réunion d’ouverture 9 5.1.3. Analyse des risques : Tableau des Forces et faiblesses Apparentes 9 5.1.4. Rapport d’orientation 11 5.1.5. Programme de vérification 12 5.1.6. B.A.P.S : Budget, Allocation, Planning, Suivi 13 5.2. Phase de Vérification 15 5.2.1. Feuille de couverture 15 5.2.2. Papiers de travail 17 5.2.3. Dossiers de travail 18 5.2.4. Le système de Référence 21 5.2.5. Feuille de Révélation et d’Analyse des Problèmes (F.R.A.P) 24 5.3. Phase de conclusion 27 5.3.1. Ossature du rapport 27 5.3.2. Compte Rendu Final au Site (C.R.F.S) 27 5.3.3. Rapport d’audit interne 28 5.3.4. Rapport de synthèse 29 Méthodologie de Conduite d’une Mission d’Audit Interne 2 1. Origine de la méthodologie Pour la réalisation de missions d’audit interne, les inspecteurs et auditeurs relevant des inspections générales des Ministères, utiliseront la méthodologie d’audit interne utilisée sur le plan international. Les différentes missions seront réalisées suivant : une méthodologie standard qui a pour principaux objectifs : o d’étudier la pratique et la réalité du fonctionnement au niveau des entités auditées, o de repérer les faits significatifs, o de déterminer les causes engendrant ces faits, o de démontrer les conséquences engendrées par ces faits, o de proposer des recommandations ou des solutions pour remédier ou éviter ces conséquences, o de faire adhérer les audités aux recommandations proposées, o d’examiner les programmes d’action et d’assurer le suivi de leur mise en place. Des règles déontologiques, tirées des normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’IIA (Institute of Internal Auditors), à savoir : o honnêteté : indépendance et connaissance de ses limites (compétences et moyens) ; o objectivité : pas de préjugés, capacité d’écoute et bonne foi ; o discrétion : secret professionnel et confidentialité des dossiers ; o fiabilité o rigueur, o compétence et respect des méthodes de conduite d’une mission d’audit interne. Méthodologie de Conduite d’une Mission d’Audit Interne 3 2. Utilité et avantages de la méthodologie Le déroulement d’une mission d’audit interne exige une grande rigueur et doit obéir à certaines règles qui peuvent être évolutives et adaptées selon d’une part, la nature de la fonction, de la structure, du système ou encore du processus et/ou de la procédure à auditer, et d’autre part, le contexte et les conditions de fonctionnement de l’entité auditée. La conduite efficace des missions d’audits interne requiert, de ce fait, l’utilisation d’une approche méthodologique simple et pragmatique ainsi que des outils adaptés à ce type de missions. Cette méthodologie vise à faciliter l’intervention de l’auditeur sur le terrain et favorise la compréhension des concepts de base relatifs à une mission d’audit interne. Elle comporte en même temps des éléments relatifs à la conduite de la mission ainsi que des éléments pour la réalisation du travail d’audit sur le terrain. Cette méthodologie permettra d’aborder les missions d’audit selon trois phases et propose pour la réalisation des travaux d’audit, l’utilisation d’outils et de techniques d’analyse et d’audit tels que : le recensement des informations, données et documentation nécessaires au bon déroulement de la mission d’audit interne, les méthodes d’analyse, de vérification et de synthèse, les modèles types de documents de travail, les modèles de rapports attendus à l’issue d’une mission d’audit interne. 3. Structure type d’une équipe d’audit interne La structure de projet définit les différents organes nécessaires au bon déroulement de la mission d’audit interne. La composition de cette structure de projet peut changer selon l’importance, l’envergure et le contexte de déroulement de la mission d’audit interne mais généralement dans les missions d’audit interne, on retrouve la structure suivante : Les audités : les responsables ainsi que les gestionnaires relevant des entités auditées, L’équipe des auditeurs constituée généralement : o d’un chef de mission, o et des auditeurs et/ou inspecteurs. Méthodologie de Conduite d’une Mission d’Audit Interne 4 4. Schéma général de conduite d’une mission d’audit interne 1) Emission de l’ordre de mission  Mandat de l’audit interne 2) Analyse des procédures et de l'organisation  Tableau des Forces et des faiblesses Apparentes 3) Etablissement du rapport d'orientation  Contrat des prestations de services : fixe les grandes lignes de la mission avec les audités. 4) Etablissement des programmes de travail  Questionnaire sous forme d’une liste de tâches : fil conducteur des travaux de l’auditeur interne. 5) Synthèse des FRAP  Regroupement et mise en ordre des problèmes : ossature du rapport 6) Travaux de vérification, de recherche et d'analyse sur le terrain  Les points des FRAP sont validés au fur et à mesure avec les opérationnelles concernées au niveau de l’entité auditée. 7) Présentation des conclusions au responsable concerné de l’entité  1ère vue complète : compte rendu final sur site 8) Elaboration du projet de rapport  Aux seuls audités puis aux autres destinataires des recommandations 9) Tenue de la réunion de validation  Validation des faits, constatations, déductions et conclusions 10) Acceptation des réponses  Programme d’action élaboré par l’entité auditée. 11) Elaboration du rapport définitif (y compris les recommandations)  Remise à la hiérarchie supérieure … 12) Suivi de la mise en place  Compte rendu à la hiérarchie supérieure,  Eventuellement, déclenchement d’une nouvelle mission. Méthodologie de Conduite d’une Mission d’Audit Interne 5 5. Phasage de la méthodologie de conduite des missions d’audit interne La méthodologie de conduite des missions d’audit interne s’articule autour des phases suivantes : Phase 1 : Phase d’étude, Phase 2 : Phase de vérification, Phase 3 : Phase de conclusion. Déclenchement de la mission – Ordre de mission Préalablement à la phase de prise de connaissance, il est important que l’intervention des auditeurs auprès de l’entité auditée soit précédée par l’émission d’un ordre de mission qui soit signé par les hautes instances de l’organisation concernés (et généralement, par la hiérarchie supérieur du Département Ministériel concerné). L’ordre (ou lettre) de mission est le mandat donné par la hiérarchie supérieure aux auditeurs des inspections générales des Ministères pour informer les responsables concernés de l’entité à auditer de leur intervention imminente pour la réalisation des audits internes planifiés à l’avance. L’ordre (ou lettre) de mission permet de : présenter les auditeurs en charge de l’audit interne en question, prévenir les audités sur les objectifs de la mission afin qu’ils aient le temps de s’organiser et de préparer toute la documentation nécessaire et utile au déroulement de l’audit interne, préciser la ou les entité(s), la ou les fonction(s), le ou les service(s) et les audités concernés). Il explique, par ailleurs, les circonstances de l’audit, préciser les modalités d’intervention : Où, quand, qui et comment, accréditer l’équipe chargée de l’audit interne et légitimer leur intervention. Par le moyen de cet ordre de mission, les auditeurs en charge de l’audit interne sont habilités et autorisés à accéder à toute la documentation nécessaire pour la réalisation des différents travaux dans le cadre de la mission d’audit interne ainsi qu’aux documents et personnes concernées. L’entité d’audit interne ne décide pas d’elle-même des missions à réaliser. En Méthodologie de Conduite d’une Mission d’Audit Interne 6 effet, la planification et la décision des missions d’audit reviennent à la hiérarchie supérieure dans le cadre d’un processus de planification. Tout responsable (de près ou de loin) concerné est destinataire de l'ordre de mission, y compris le responsable de l'audit interne, est chargé de la diffusion de l'ordre de mission auprès de ses collaborateurs. L'ordre de mission est généralement contresigné par le responsable hiérarchique de l'entité auditée, en vue d'améliorer l'accueil des auditeurs internes et faciliter leur intervention sur le terrain. 5.1. Phase d’étude La phase d'étude est enclenchée par une étape consistant en la prise de connaissance du domaine audité et l’identification des risques et opportunités d’amélioration. Ces deux étapes constituent le plan de la phase d’étude et permettent à travers un programme ficelé de définir: les domaines, fonctions ou activités à examiner, les structures (divisions ou services) à visiter, les interviews à réaliser ainsi que les personnes à rencontrer, et les informations (données pertinentes) à recueillir ainsi que les points critiques à bien comprendre. Cette phase permet : d’une part, de découper en stades chronologiques la fonction, le processus ou la procédure auditée afin de déterminer pour chaque stade (étape), les objectifs spécifiques ainsi que les risques y afférents, et d’autre part, de vérifier l’exhaustivité des préoccupations de la hiérarchie par une approche qualité. Ces éléments peuvent être observés, constatés par l’auditeur et comparés au référentiel des procédures. L'auditeur interne pourra donc déterminer si les caractéristiques de fonctionnement réelles permettent ou non d’atteindre les objectifs et d’éviter les risques encourus. 5.1.1 Plan d’approche Le plan d’approche conclut la phase de reconnaissance du domaine défini par l’ordre de uploads/Ingenierie_Lourd/ 9-methode-conduite-mission-audit.pdf