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www.qrpinternational.com QRP International is an Accredited Training Organisation for PRINCE2®, MSP®, P3O®, MoP™, ITIL® & Agile Project Management 1 “Votre premier projet PRINCE2 commence par 1-2-3” Jeff BALL Spécialiste du management de projets : En tant que Chef de Projet, Jeff a géré de bout en bout des projets IT dans des environnements multiculturels ambitieux et stimulant. En tant que Manager de Programmes, Jeff a mis en place une solution ‘fast- track Y2K’ pour NEC Computers. En tant que PMO, Jeff a mis en place et travaillé au sein de différents types de Bureaux de Projets, Programmes et Portefeuilles pour NEC Computers et pour Fortis Bank Benelux. Jeff est un formateur accrédité et certifié PRINCE2 & Agile Project Management - Management de Projets, MSP - Management de Programmes, MoP - Gestion de Portefeuille- P3O - Gestion de PMOs pour QRP International. Comment démarrer votre premier projet PRINCE2 en 3 étapes simples. Vous avez suivi une formation PRINCE2, vous avez passé l’examen, vous êtes maintenant de retour à votre bureau, vous rouvrez le manuel de 350 pages, 19 chapitres et 26 documents … Oui mais …. Par où commencer ? … Simplifions les choses en 3 étapes ! 1. Rédiger l’Exposé de Projet et faites-le approuver par votre exécutif Comme son nom l’indique, l’Exposé de Projet est un document de synthèse. Il doit être facile à lire. Le manuel PRINCE2 suggère un modèle pour ce document : cependant, mieux vaut privilégier la lisibilité et la clarté plutôt que le formalisme et les détails. L’Exposé doit contenir la structure organisationnelle du projet. Vous êtes le chef de projet, et vous avez besoin d’un Exécutif. C’est VITAL, le minimum vital. Sans Exécutif vous n’utilisez pas PRINCE2. L’Exécutif va assumer la responsabilité du projet. Vous allez exécuter en son nom le projet. L’Exposé doit aussi contenir une description du produit du projet, votre livrable final. C’est important de le documenter, c’est ce qui va définir votre périmètre. Le manuel PRINCE2 nous dit que c’est un document séparé mais vous pouvez l’inclure comme un paragraphe de votre Exposé. Afin de définir correctement votre produit du projet, vous devez comprendre qui est votre client ou utilisateur (celui-ci peut être un client interne ou externe). Vous devez discuter de vos livrables avec votre client, pour comprendre leur besoin. L’Exposé de Projet doit inclure les exigences qualité du client et les critères d’acceptation. Une fois l’Exposé rédigé, l’Exécutif doit le valider, vous ne pouvez pas continuer sans cela. 2. Créer une Structure de Décomposition du Produit et en obtenir l’approbation La structure de Décomposition du Produit (SDP) est un excellent moyen de comprendre ce qui doit être produit. Le SDP commence avec votre produit du projet, votre livrable final. Le SDP va vous donner plus de détails, 15 ou 20 livrables en tout. www.qrpinternational.com QRP International is an Accredited Training Organisation for PRINCE2®, MSP®, P3O®, MoP™, ITIL® & Agile Project Management 2 Le moyen le plus simple de créer un SDP est de coller des post-it sur un tableau. Par ce biais il est facile de remodeler le SDP au fur et à mesure que les idées émergent. De manière idéale, faites-vous appuyer d’un collègue ou deux pour garantir une vision plus large. Une fois cela réalisé, convertissez les post-it en version électronique en utilisant un outil tel que Visio ou Powerpoint. C’est important de créer le SDP avant de commencer toute planification. Pour PRINCE2, le SDP est la première étape de planification. Si vous utilisez un outil de planification, tel que MS Projet ou même Excel, vous devez créer d’abord votre SDP et la faire approuver avant de commencer le travail avec ces outils. Votre PC doit être éteint ! Vous devez passer en revue la première version avec les acteurs clés : L’Exécutif, le client ou l’utilisateur et avec les chefs d’équipe qui vont produire la solution. Une fois approuvée vous pouvez créer le plan de projet autour des 15-20 livrables de votre SDP. 3. Créer un Cas d’Affaire en collaboration avec votre Exécutif. Le cas d’affaire fourni la justification du projet. Il explique les ressources que le projet va utiliser et les compare avec les bénéfices escomptés. C’est un document important, cela dit, il doit être simple et court. Le problème avec le Cas d’Affaire est que l’on ne sait jamais quel niveau de détail est approprié. Votre Exécutif va vous guider sur ce point. N’ajoutez pas de détails superflus (si votre société n’a pas besoin d’exprimer les besoins en termes financiers, ne le faites pas). Commencez avec un résumé de votre besoin en ressources, et les bénéfices escomptés - pour de nombreux projets, c’est suffisant. Les ressources sont habituellement des personnes et/ou de l’argent. Vous devez comprendre quels types de ressources sont nécessaires. (Par exemple, vous avez besoins de développeurs et de testeurs et de l’argent pour acheter les équipements). La justification se base sur les bénéfices – obtenez les informations sur les bénéfices avec votre Exécutif. Tous les deux, vous devez comprendre les types de bénéfices que votre projet va générer (par exemple, réduction des coûts de production, de maintenance). Une fois que vous avez un résumé vous pouvez détailler davantage, seulement si nécessaire. Il faudra peut-être convertir les ressources et les bénéfices en termes financiers. Vous aurez besoin probablement d’un calendrier et aussi d’un calcul financier complexe tel que la valeur actualisée nette. En tous les cas, simplifiez toujours les choses, n’effectuez pas le travail si ce n’est pas nécessaire. En trois étapes simples, on a les fondements de notre DIP (Documentation d’Initialisation de Projet). Les trois piliers clés du DIP sont : l’Exposé de Projet, le Plan de Projet et le Cas d’Affaire. Ces trois étapes nous permettent de créer ces trois piliers. Voici la manière de mettre en pratique les concepts de votre formation PRINCE2 en trois étapes simples. © Copyright QRP International 2013. Reproduction in full or part is prohibited without prior consent from QRP International. TRADEMARKS AND STATEMENTS PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. A propos de QRP International Reconnue pour la qualité de ses prestations pédagogiques et son avance de phase, QRP International est le spécialiste de la formation sur les Bonnes Pratiques PRINCE2, MSP, MoP, P3O, Agile et ITIL sur le marché européen. « À travers formation, certification et conseil sur les Bonnes Pratiques en management, QRP international aide entreprises et professionnels à soutenir leurs objectifs stratégiques à l'échelle mondiale avec une présence locale » Depuis 2000, date de sa création, QRP International a dispensé des formations dans plus de 40 pays à travers le monde, en 10 langues, et a certifié plus de 10.000 professionnels grâce à ses 9 sites européens et les 60 membres de son équipe. Pour en savoir plus : www.qrpinternational.fr uploads/Ingenierie_Lourd/ 9-votre-premier-projet-prince2-commence-par-1-2-3-1362492927.pdf