Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

466411091.xls Mode d'emploi 03/24/2020 1 / 161 Mode d'emploi Version 2.7 Conten

466411091.xls Mode d'emploi 03/24/2020 1 / 161 Mode d'emploi Version 2.7 Contenu NE JAMAIS MODIFIER LES COLONNES ET LES LIGNES DE CET ONGLET pour continuer à utiliser normalement ces 2 boutons !!! Structure Ce classeur comporte les onglets suivants : . Mode d'emploi . Synthèse Audit . . . KPA Cortex Regroupement de processus Cortex Manage Projects Do Work Support Work Manage Relationships Manage Service Buy Things . Revue Plans Projet . Relecture Tableau de bord de l'auditeur, construit à partir des KPA MPJ, DO, SUP, MRL & BUY de Cortex. IMPORTANT : l'onglet Couverture Audits contient 2 boutons avec macros associées donc choisir l'option "Activer les macros" au démarrage de l'outil. Couverture Audits (planning et historique des audits) Actions (Liste des actions détectées lors des audits è à reporter dans le Plan d'Actions global du projet) Onglets Manage Projects, Do Work, Support Work, Manage Relationships, Manage Service, Buy Things : une check-list par KPA regroupant des processus de Cortex. Démarrer le projet : P10 - P20 Réaliser le Plan Projet : P30 - P40 - P50 Suivre le projet : P60 - P70 - P80 - P90 - P100 - P110 Terminer le projet : P120 - P130 Appliquer instructions et effectuer les revues : P10 - P120 Analyser les exigences et concevoir : P20 - P30 - P40 Réaliser et tester : P50 - P61 - P62 - P63 Déployer et accompagner : P70 - P80 - P90 Suivre après livraison et en garantie : P100 - P110 Déployer et gérer l'assistance : P10 - P20 - P30 Gérer la sécurité et la santé : P40 - P50 Déployer et gérer les moyens informatiques : P60 - P65 - P70 - P80 Gérer les engagements et les exigences : P90 - P120 Gérer incidents, anomalies et problèmes : P100 - P110 Gérer la configuration : P130 - P140 - P150 - P170 - P220 Gérer les risques, les indicateurs et la Qualité : P180 - P190 - P200 Gérer les produits fournis par le Client et les intervenants : P160 - P210 Gérer les réclamations Client : P80 Mesurer et améliorer la satisfaction Client : P90 Préparer les services (transition) : P40 - P45 - P50 - P55 Fournir les services (service régulier) : P60 - P70 - P80 - P90 Prendre la décision d'acheter : P10 Etablir & maintenir les exigences d'achat : P20 Qualifier le fournisseur et les exigences d'achat : P30 - P40 Prendre la décision d'acheter sur la base des informations recueillies : P50 - P60 Acheter et contractualiser : P70 Mise en production et validation : P75 - P80 - P85 - P90 Terminer l'achat : P100 466411091.xls Mode d'emploi 03/24/2020 2 / 161 Principaux cas d'ulisation de la synthèse en fonction des événèments projet : constatés lors de précédent(s) audit(s). Couverture Audits. - Mettre à jour les dates prévisionnelles des audits dans l'onglet Couverture Audits. - Diffuser. référence du processus ou de l'activité du KPA de Cortex. (Col. B) : intitulé du processus ou de l'activité (transcription en français de l'intitulé anglais). produits de sortie attendus pour chaque activité, les produits obligatoires (selon les directives d'implémentation Cortex) sont indiqués objectifs et question(s) à se poser lors de l'audit de l'activité ; sur la ligne processus figurent les acteurs des activités (Qui : …). quotation de l'activité par l'auditeur. l'activité est correctement documentée, conforme au standard, et appliquée. Les produits sont visibles par exemple et conformes à leur description. dans tous les autres cas, cela implique l'existence d'écart(s). Tout écart critique (E.C.) constaté provoque une visualisation spécifique sur la maîtrise des processus dans l'onglet Synthèse Audits (feu rouge sur maîtrise des processus Cortex). remarques de l'auditeur concernant les produits et processus observés pour chaque activité. description d'écart(s) constaté(s) justifiant une quotation à 'KO' de l'activité avec si possible leur(s) origine(s) associée(s). numéros/références des actions du Plan d'Actions du projet mises en œuvre pour couvrir/corriger les écarts constatés (obligatoire sauf si existence de dérogation). numéros/références de(s) dérogation(s) gérée(s) sur le projet et justifiant une qualification à 'OK' malgré un écart constaté sur une activité. Toute suppression d'un point de contrôle (ligne ou colonne dans la check-list) est proscrite ! § Couverture Audits La couverture des audits (planning + KPA-processus audités) est gérée via le tableau de l'onglet Couverture Audits. Les dernières lignes de ce tableau sont prévues pour couvrir les contrôles spécifiques des entités (BD, CS2G,…). Lors de la planification des audits, indiquer avec une croix dans la cellule la plus grande ('X') les processus à contrôler pour chaque audit planifié. L'ensemble des processus applicables au projet doit être couvert sur tout le cycle de vie du projet (ou sur un an pour une TMA). Un processus peut être contrôlé en plusieurs audits en cohérence avec le cycle de vie du projet. Les audits sont planifiés dès le lancement du projet et sur toute la durée du projet ; puis ajustés au cours du projet en fonction de son évolution ou des directives de l'entité. Un audit correspond à une colonne du tableau de l'onglet Couverture Audits. identifiant des audits réalisés sur le projet (1 N° par audit réalisé). Lancement interne du projet : - Saisir les dates prévisionnelles des audits et les processus à auditer dans l'onglet Couverture Audits Audit planifié : - Contrôler (dans le Plan d'Actions du projet) la couverture/correction des écarts - Dérouler les check-lists des onglets des processus audités selon le KPA concerné. - Reporter le taux de couverture et la couleur du feu de chaque processus audité dans l'onglet - Compléter l'onglet Synthèse Audit. - Diffuser le rapport d'audit et le plan d'actions mis à jour avec les actions de couverture des écarts constatés en audit Révision du planning : § KPA Check-lists d'audit Réf. (Col. A) : Outputs (Col. C) : en rouge. Tout plan doit être validé pour être considéré comme applicable. Objectifs / Questions (Col. D) : Quot. (Col. E) : Saisir NA si : l'activité ne s'applique pas au projet (phase du projet non atteinte par exemple). Saisir OK si : Saisir KO : Ecarts critiques (Col. F) : qualification de la gravité de l'écart avec un symbole M activé ou pas (choix "M") selon l'impact sur les objectifs du processus. Observations / Notes (Col. G) : Dysfonctionnement / écart (Col. H) : N° actions (Col. I) : N° dérog. (Col. J) : Un tableau récapitulatif se trouve à la fin de chaque check-list avec un graphique associé illustrant la répartition OK/KO en %. N° Audit : X 466411091.xls Mode d'emploi 03/24/2020 3 / 161 case noircie (contenant une marque 'X') identifiant l'audit en cours de réalisation. Code employé / Matricule de l'auditeur total des écarts critiques constatés lors de chaque audit constatées lors de l'audit en cours (calcul effectué dans la cellule P48 de l'onglet). date prévisionnelle de réalisation de chaque audit. date réelle de réalisation de chaque audit. Les lignes suivantes du tableau correspondent aux zones réservées aux résultats des audits sur chaque processus et pour un KPA tout entier. Ainsi, pour avoir une couverture à 100 % sur un processus donné, il faut que toutes les activités de ce processus aient une quotation ('OK', 'KO' correspond à un taux de conformité de : (70 * 0,9 + 20 * 0,1) / (0,9 + 0,1) = 65 % Les taux de OK (conformité) et de couverture sont calculés dans chaque tableau récapitulatif de check-list de KPA. En fin d'audit (i.e. après avoir effectué tous les contrôles sur les processus dans les onglets Manage Projects/Do Work/Support Work/Revue Plans Projet), même processus mais aussi du contexte du projet (ex : disparition d'écart ou de KO suite à une action corrective efficace). Le report de toutes les données (% OK, Nb écarts & % couverture) pour chaque processus audités permet donc de conserver un historique malgré l'évolution des valeurs du tableau de Synthèse. Les thèmes sur fonds bleux ciels sont dédiés aux outils spécifiques de chaque entité qui ne figurent pas dans l'outil d'audit processus Cortex (ex : revue des plans projets). § Synthèse Audit Couverture Audits). Il est composé de 4 blocs distincts : . informations administratives sur le projet et l'audit (interlocuteurs, paramètres, dates, liste diffusion audit,…) . Définir les objectifs de l'audit en cours. Récapitulatif automatique des paramètres de l'audit en cours (taux de conformité des processus, nbre d'écarts critiques avec feux associés Renseigner les KPA - processus concernés par les écarts critiques si présence d'écarts critiques. Lister les risques majeurs, le feu associé (Orange ou Rouge), les causes et préconisations. Audit en cours : Auditeur : Nombre d'écarts critiques : Audit prévu le : Audit réalisé le : Le taux de couverture correspond au ratio suivant : (Nbre OK + Nbre KO) / Nbre de Points de contrôle applicables au projet Nbre de Points de contrôle applicables au projet = nbre total de points de contrôle - nbre de points de contrôle avec quotation à 'NA'. ou 'NA'). La couleur du feu sur le respect de processus est établie selon la uploads/Ingenierie_Lourd/ compte-rendu-d-x27-audit-processus-cortex-v2-7.pdf