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NEGOCIATION INFORMATIQUE - GL1 – 2020 - PAR DJOMFE R. 1 www.iug-elearning.com Cours : NEGOCIATION INFORMATIQUE Enseignant : Mme DJOMFE Robinse Classes : GL1 NEGOCIATION INFORMATIQUE - GL1 – 2020 - PAR DJOMFE R. 2 De nos jours, plusieurs projets informatiques sont considérés soit comme des échecs soit comme des succès partiels. En considérant l’informatique comme un outil d’aide à la décision, il y’a lieu d’analyser les causes qui favorisent de près comme de loin les résultats mitigés. Parmi ces innombrables causes nous pouvons citer : - L’incompétence des techniciens (analystes et programmeurs) - Le produit non approprié - L’absence d’un cahier de charges (CACH) ou CACH mal défini, incomplet ou incohérent. C’est ce qui nous amène dans ce chapitre à définir ce que c’est qu’un CACH, ce qu’il doit contenir et les orientations d’un bon CACH. 1- DEFINITION ET CONTENU Le CACH est le deuxième document du projet informatique après le dossier d’étude préalable. C’est un document permettant d’inventorier les besoins à informatiser, d’identifier le besoin d’apprécier le matériel et utiliser (capacité mémoire, vitesse du UP, capacité DD) ainsi que le logiciel utilisé (le choix du langage de programmation et du SE). Il est également fait mention du choix des entreprises sous-traitantes et des modules sous-traités. Dans le cahier de charges, nous retrouvons également les délais dans la fourniture du matériel et des logiciels, les prix en vigueur sur le marché, les différents modes de paiement (différé ou cash), les clauses particulières influençant les différentes parties et les pénalités en cas de non-respect. Ce document à la fois juridique et contractuel, éclaire les deux parties (client et fournisseur) en cas de litige. Il doit être approuvé par les deux parties et servir de schéma directeur aux différents intervenants. 2- NOTION DE DOSSIER D’ETUDE PREALABLE La décision effective de lancement du projet est préparée par une étude préalable (ou avant-projet) qui à partir d’un diagnostic de la situation actuelle, débouche sur une ébauche de solutions possibles. Cet avant-projet réalisé par le chef de projet et ensuite soumis à une évaluation au comité informatique et aux chefs des services concernés, bien entendu assisté de la direction générale. En cas d’accord, il constitue le cadre de la conception du projet définitif. Schéma de planification de l’étude préalable CHAP 5 : LE CAHIER DES CHARGES Organisation du groupe d’étude Etude de l’existant Diagnostic Recherche des moyens (praticabilité) Définition des objectifs (opportunités Proposition des solutions possibles Analyse de l’existant Conception de l’avant-projet NEGOCIATION INFORMATIQUE - GL1 – 2020 - PAR DJOMFE R. 3 3- LES TYPES DE CACH Suivant la configuration de l’entreprise et la nature du projet. Il existe deux types de CACH. - L’entreprise est déjà informatisée et dispose d’un département informatique : Le projet informatique est confié aux informaticiens maison en fonction de leur compétence, ou alors il est attribué à un prestataire extérieur. - L’entreprise n’est pas du tout informatisée : Le projet informatique est alors confié à un prestataire extérieur. A chaque cas correspond un type de CACH précis. Nous distinguons donc le CACH interne et le CACH externe. a- Le Cahier des charges interne ou d’application Le CACH interne est destiné au département informatique au sein de l’entreprise et vise par contre l’adhésion d’un système, la mise à jour d’un projet, l’installation d’un nouveau logiciel ou matériel, la maintenance. Ce type de charge contient certaines informations qui ne sauraient se retrouver dans les CACH externes. Tel est le cas du budget et d’autres opérations financières devant entrées en jeu. b- Le Cahier de charge externe ou d’appel d’offres Ce type de CACH s’applique aux entreprises au sein desquelles le besoin d’informatisation se fait ressentir et qui ne dispose pas d’un département informatique ou alors, dans le cas où l’entreprise dispose d’un département informatique et où les compétences ne sont pas appropriées aux besoins. Le CACH d’appel d’offre oriente le projet vers un autre document qui consiste au dépouillement de diverses offres des fournisseurs potentiels. Ces deux nouvelles notions forment l’objet des prochains chapitres. 4- CONFECTION DU CACH Quel que soit le type de CACH, sa rédaction exige des précautions particulières. Les éléments du CACH doivent être conçus par les employés du service dans lequel s’exprime le besoin, associés aux services hiérarchiques (conformément au schéma directeur d’informatisation de l’entreprise) et ce sur la supervision du département informatique. En effet, il est impossible d’informatiser un service en mettant à l’écart les employés qui y travaillent. Rappelons que l’informatisation concerne les besoins répétitifs ou routiniers. Ne pas associer les opérations beaucoup plus habitués à cette tâche constituerait une erreur fondamentale. C’est pourquoi beaucoup de projets, qui n’ont pas associé les employés concernés ont abouti à des résultats mitigés. Ce qui précède concerne les entreprises déjà informatisé (c'est-à-dire disposant d’un département informatique). Celles qui ne le sont pas doivent automatiquement faire appel au service de conseil d’une SSII devant apprécier rationnellement les besoins, la plage financière de l’entreprise, les priorités et enfin procéder à la rédaction du CACH, en y associant bien évidemment les employés du service concerné. NEGOCIATION INFORMATIQUE - GL1 – 2020 - PAR DJOMFE R. 4 5- ROLE DU CACH Ce document d’une importance capitale aide les différents partenaires au projet à rédiger l’objectif engagé et est à la fois contractuel et technique ; Les résolutions contenues engagent les deux parties. D’autre part ces résolutions éclairent le prestataire et le contraint à réaliser le projet suivant les normes prédéfinies. Toutefois rien ne remplace la bonne collaboration qui est gage de tout succès dans l’environnement informatique. Dans tous les cas, le client a le devoir de s’informer et d’informer tandis que le prestataire (fournisseur) une fois engagé aux obligations de conseil, d’information et de mise en garde. 6- EXEMPLES DE CACH Les prestations les plus courantes nécessitant la rédaction d’un CACH sont : - Le développement d’un logiciel spécifique - L’acquisition d’un logiciel - Le renouvellement du parc informatique. - Le changement de configuration du système (ex : de poste à poste à la configuration réseau) - La migration d’un système à un autre (ex : de IBM 38 vers AS / 400) - Les prestations intellectuelles (audit, conseil, formation) - L’installation - La maintenance NEGOCIATION INFORMATIQUE - GL1 – 2020 - PAR DJOMFE R. 5 7- PLAN TYPE D’UN CACH D ACHAT DE MATERIEL 1- Présentation de l’entreprise . Présentation générale . Politique de l’entreprise . Organisation actuelle 2- Objet de l’appel d’offres . Type de fourniture et responsabilités . Origine de la demande d’automatisation . Dimensionnement du projet 3- Présentation générale du projet . L’informatique existante . Objectifs et contraintes . Schéma général d’automatisation 4- Description détaillé du projet . Environnement . Moyens retenus . Evolution du système . Délais de livraison 5- Cadre de réponse 6-courrier d’accompagnement 8- PLAN TYPE D’UN CACH POUR LA REALISATION D’UN LOGICIEL 1- Présentation de l’entreprise 2- Description de l’intervention . Niveau d’intervention . Lieu et condition d’intervention 3- Présentation générale du projet : . Origine de la demande d’automatisation . Dimensionnement du projet . Objectif . Description générale du système D’informatisation 4- Description détaillée de l’application . Options méthodologiques et techniques . Les traitements faisant partie du domaine D’étude . Description des données et volumétrie . Conditions d’exploitation 5- Déroulement du projet . Désignation des interlocuteurs . Suivi du projet . Conditions de maintenance des projets . Propriété des logiciels et confidentialités 6- Cadre de réponse 7- Courrier d’accompagnement NEGOCIATION INFORMATIQUE - GL1 – 2020 - PAR DJOMFE R. 6 8- ÉTAPES DE LA DEMARCHE D’INFORMATISATION D’UNE FONCTION DE L’ENTREPRISE Dans une étude récente, fondée notamment sur les réflexions et expériences menées au sein d’Entreprises et personnels, et après s’être rappelé que l’informatisation d’une gestion ne doit pas se limiter à l’automatisation du système manuel en place, on propose une démarche en six étapes- clés : ■ Analyse de la demande et formulation des objectifs ▶ Quel est le problème déclencheur de la décision d’informatiser la fonction ? ▶ Quel est le contexte général (orientations stratégiques, principales pratiques, etc.) de la fonction visée? L’objectif est la sensibilisation des futurs utilisateurs du système informatique. ■ Analyse de l’existant ▶ Quel travail est réalisé, comment et par qui ? ▶ Quels sont les freins et moteurs probables du projet ? ▶ Quel est le matériel informatique en place? ▶ Quelles sont les compétences informatiques des utilisateurs potentiels ? ■ Formulation des besoins et axes d’amélioration ▶ Quels sont les points à améliorer en matière d’efficacité administrative ? De qualité et de fiabilité des informations produites ? ▶ Quels sont les écarts entre la demande et l’existant (besoins) ? ■ Mise en forme du projet et proposition d’un cahier des charges ▶ La solution informatique est-elle techniquement possible ? Est-elle économiquement et socialement souhaitable ? ▶ Dans l’affirmative, quel cahier des charges établir ?(- attentes et contexte du projet,- nature et volume des informations à traiter,- objectifs de résultats opérationnels,- critères de performances,- acteurs concernés,- calendrier du projet,- budget prévisionnel,- contraintes techniques spécifiques.) ■ Implantation de l’application retenue ▶ Choix du fournisseur et de uploads/Ingenierie_Lourd/ cours-negociation-informatique-gl1-ista.pdf