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Le 9 Mai 2012 Guillaume DEWAMIN Ingénieur Stagiaire Tuteur : David SAÏ Dashboar

Le 9 Mai 2012 Guillaume DEWAMIN Ingénieur Stagiaire Tuteur : David SAÏ Dashboard Mode d’emploi Service Engineering, APTAR, site du Neubourg (27) Mode d’emploi : Dashboard SOMMAIRE INTRODUCTION.......................................................................................................4 Rédaction : G. Dewamin, Stagiaire T uteur : D. Saï Aptar, site du Neubourg, service Engineering Page 2 Mode d’emploi : Dashboard CONTENU................................................................................................................5 NAVIGATION............................................................................................................9 UTILISATION COMME OUTIL DE MANAGEMENT......................................................10 1 – L’onglet « Processus ».................................................................................10 2 – L’onglet « Projects »....................................................................................12 3 – L’onglet « Monitoring »................................................................................12 UTILISATION PAR LES CHEFS DE PROJETS...............................................................14 1 – Les informations générales (« Project Overview »)......................................14 2 – Le statut du projet (« Overall Status »)........................................................14 3 – L’avancée des étapes du projet (« Project Milestones »).............................15 4 – Le budget des projets (« Project Budget »)..................................................15 5 – La date de mise à jour (« Update »)............................................................16 6 – Les formats (« Formats »)............................................................................16 7 – Le demandeur du projet (« Applicant »)......................................................16 8 – Les problèmes rencontrés (« Major problems »)..........................................17 9 – Les commentaires (« Comments »).............................................................17 10 – Les chiffres de qualité................................................................................17 AUTOMATISATION.................................................................................................19 DONNEES DE CALCUL............................................................................................21 (Ctrl+click pour suivre les liens) INTRODUCTION Rédaction : G. Dewamin, Stagiaire T uteur : D. Saï Aptar, site du Neubourg, service Engineering Page 3 Mode d’emploi : Dashboard Le Dashboard a été créé afin de permettre aux chefs de projets de pouvoir rendre compte de manière synthétique de l’avancée de leurs projets. Ce document est propre au service « assemblage » et utilise les données de chaque projet pour mettre en place des indicateurs montrant l’évolution du processus Engineering ; il met en évidence les performances du processus, en termes de qualité, de coût et de respect des délais. La mise à jour du Dashboard est effectuée régulièrement par les chefs de projets qui doivent s’assurer de la pertinence des informations qu’ils soumettent, dans le but d’optimiser la précision de ces indicateurs. Ces différents outils sont mis à la disposition de la hiérarchie pour rendre compte du fonctionnement du service. Le mode d’emploi a pour but d’informer l’utilisateur du fichier MS Excel « Dashboard_Assembly » sur les informations contenues et de la manière dont elles sont traitées. Rédaction : G. Dewamin, Stagiaire T uteur : D. Saï Aptar, site du Neubourg, service Engineering Page 4 Mode d’emploi : Dashboard CONTENU Le Dashboard se compose d’une partie de présentation générale comprenant : - Une page de garde (« Intro »). Elle informe l’utilisateur du service et de l’usage du Dashboard. Elle contient notamment un logo de l’entreprise et la date du jour. - Un Sommaire (« Summary »). Il permet de naviguer entre : o Les pages de visualisation des indicateurs. Ces onglets contiennent les informations relatives au processus Engineering et aux projets o Les pages des projets. Chaque onglet rassemble les informations générales relatives à un projet. o Les pages de mise à jour du Dashboard. Ces onglets permettent à l’utilisateur de créer ou de clôturer un projet, mais aussi de créer une archive du Dashboard. Les feuilles de présentation sont caractérisées par un onglet de couleur bleue. Le Dashboard contient aussi des pages de visualisation des indicateurs comprenant : - Une page relative au processus Engineering (« Processus »). Cet onglet présente les trois indicateurs du processus : Qualité, Coût, Délai. Ils sont mis en place sous la forme d’un graphique dont la mise à jour se fait automatiquement après la modification par un chef de projet de l’onglet qu’il gère. - Une page relative à l’ensemble des projets (« Projects »). Elle donne une vue globale de l’avancée des projets sous deux perspectives : Avant la production (seuls les projets qui ne produisent pas encore de pièces pour l’entreprise sont pris en compte) et en globalité (tous les projets sont pris en compte) - Une page dédié à tous les projets (« Monitoring »). Elle informe sur les détails de l’avancée de chaque projet et en donne les principales informations. - Une page d’archivage (« Record »). Cet onglet permet à l’utilisateur de renseigner le chemin d’enregistrement, le chemin d’archivage et le nom du fichier, puis d’enregistrer automatiquement le Dashboard et d’en créer une copie qui sera archivée dans le dossier spécifié. Rédaction : G. Dewamin, Stagiaire T uteur : D. Saï Aptar, site du Neubourg, service Engineering Page 5 Mode d’emploi : Dashboard Les feuilles de visualisation sont caractérisées par un onglet de couleur rouge. Le Dashboard contient également des pages relatives aux projets en cours. Chaque projet possède un onglet dédié. Cette feuille se compose : - D’une partie de renseignements sur le projet. Elle renferme des informations générales, sur le statut du projet, sur le planning prévu et mis à jour ainsi que l’avancée des étapes et des éventuelles causes de retard, sur le budget prévu et mis à jour, sur les chiffres de capabilité et de TDI, sur les problèmes rencontrés et les solutions mises en œuvre, sur les fournisseurs et formats, ainsi qu’une case réservée aux commentaires généraux et un espace concernant la date de mise à jour de l’onglet. Il appartient à chaque chef de projet de mettre à jour régulièrement cette partie et de s’assurer de la véracité des informations. - D’une partie de données de mise en forme et de calcul. Les feuilles relatives aux projets sont caractérisées par des onglets de couleur verte. Rédaction : G. Dewamin, Stagiaire T uteur : D. Saï Aptar, site du Neubourg, service Engineering Page 6 Mode d’emploi : Dashboard Ensuite, le Dashboard contient des pages de données. - La première (« Data ») contient toutes les données de calculs et de mise en forme des indicateurs. Elle ne doit être modifiée manuellement sous aucun prétexte. Pour éviter toute modification, elle est protégée en écriture. - La seconde (« Info ») contient des informations sur les projets qui serviront à créer un historique des projets clôturés. Ces pages sont caractérisées par des onglets de couleur violette. Rédaction : G. Dewamin, Stagiaire T uteur : D. Saï Aptar, site du Neubourg, service Engineering Page 7 Mode d’emploi : Dashboard Enfin, le Dashboard contient des pages dédiées au traitement automatique de la clôture et de la création des projets. Elles se composent : - D’une page de clôture (« End »). Elle permet à l’utilisateur de saisir un projet à clôturer et de le retirer du Dashboard. Cette opération est définitive. Le projet clôturé apparaîtra dans un fichier d’historique, comportant un sommaire des projets et les onglets relatifs à chaque projet terminé. - D’une page de création (« Create »). Elle permet à l’utilisateur de saisir des données pour créer un nouveau projet. Ces données seront utiliser pour créer un nouvel onglet de projet et pour mettre à jour les autres onglets du Dashboard (Données, Sommaire, Processus, Projet, Monitoring, …). Cette fonction a été créée dans le but de faire gagner du temps à l’utilisateur en lui évitant d’effectuer manuellement ces opérations. - D’une page nouvelle (« New »). Elle permet la création d’un nouvel onglet en diminuant le temps d’exécution de la fonction de création. Ces pages sont nécessaires à l’exécution des fonctions automatiques et ne doivent en aucun cas être modifiées. Elles sont caractérisées par des onglets de couleur blanche. Rédaction : G. Dewamin, Stagiaire T uteur : D. Saï Aptar, site du Neubourg, service Engineering Page 8 Mode d’emploi : Dashboard NAVIGATION Cette version du Dashboard est conçue pour faire gagner du temps à l’utilisateur. La navigation dans le Dashboard a donc été optimisée. Il est toujours possible de changer d’onglet en en sélectionnant un autre en bas du classeur MS Excel. Néanmoins, chaque page où il est courant de sélectionner d’autres onglets (hors pages de données et de traitements automatiques) est désormais munie d’un ou plusieurs boutons de type « télécommande » qui permettent en un clic de se rendre sur d’autres onglets (« Précédent », « Suivant », « Archivage », …). De plus, elles contiennent (normalement) un bouton de retour au sommaire, qui contient l’ensemble des liens vers les onglets. Toujours afin de favoriser un gain de temps, chaque onglet pouvant faire l’objet d’une impression est aussi muni d’un bouton « Impression PDF », qui permet à l’utilisateur d’imprimer la page au format PDF (attention ; l’installation sur le poste de travail de PDF Creator est requise). Rédaction : G. Dewamin, Stagiaire T uteur : D. Saï Aptar, site du Neubourg, service Engineering Page 9 Mode d’emploi : Dashboard UTILISATION COMME OUTIL DE MANAGEMENT Le Dashboard est conçu afin de servir d’outil de management. Il permet en effet de visualiser certaines caractéristiques du processus Engineering et de l’avancée des projets. Ces détails se trouvent sur les onglets « Processus », « Projects » et « Monitoring ». 1 – L’onglet « Processus » Il rassemble les trois indicateurs du processus Engineering : « Qualité », « Coût » et « Délai ». Ils sont mis en œuvre sous la forme de trois graphiques : - Graphique « Quality ». Ce graphe représente le pourcentage de projets respectant les critères de qualité du processus. La formule utilisée uploads/Ingenierie_Lourd/ dashboard-instruction 2 .pdf