En tout cadrage de projets, il y a un préambule. Tout Chef de Projets doit se p

En tout cadrage de projets, il y a un préambule. Tout Chef de Projets doit se poser des questions avant de commencer à gérer son projet. Si le cadrage du projet répond à ces 7 questions, alors le projet aboutira. 1. Les 7 questions du cadrage de projet 2. Objectif 3. (1) Est-il Clair ou Obscure ? Un objectif clair est un objectif spécifique et tangible. Un projet sans objectif clair est un projet qui va forcément dériver au fil du temps. Un objectif clair permet tout au long du projet de rester concentré sur les vrais enjeux. 4. (2) Est-il atteignable ? Un objectif inatteignable va rapidement couper toute motivation à l’équipe. Aussi, même si l’objectif doit paraître ambitieux pour motiver les troupes, il doit rester atteignable pour montrer à l’équipe qu’il est à leur portée. 5. Périmètre 6. (3) Est-il Bien dimensionné ? o Restreint ou Etendu Choisir un périmètre trop vaste pour son projet c’est prendre le risque de ne jamais le voir aboutir. Un périmètre restreint facilitera l’agilité sur le projet et sa finalisation rapide. C’est en multipliant les petits projets rapides qu’on favorise la réalisation de grandes avancées. 7. L’équipe 8. (4) La bonne ou la mauvaise pour ce projet? Une bonne équipe est avant tout une équipe transverse et hétérogène. Attention donc à ne pas regrouper des profils identiques et à préserver la diversité des métiers. 9. Méthodologie 10. (5) Quelle sera la bonne démarche pour ce projet ? o Adaptée ou inadaptée La résolution de problème ne s’improvise pas… En fonction de la problématique à traiter, il est nécessaire de s’orienter sur la méthodologie la plus adaptée. Aucun projet ne doit se lancer sans une démarche claire et structurée. 11. Risques 12. (6) Quels sont les risques auxquels je vais être confronté ? o Maîtrisés ou Non Maîtrisés Anticiper les risques, c’est déjà réduire leur probabilité d’apparition. Lors du cadrage de projet, il est donc essentiel d’identifier les points de blocage potentiels du projet pour les garder en vue et mener les actions nécessaires pour les éviter le cas échéant. 13. Sponsor 14. (7) Est-ce que mon projet bénéficie du soutien d’un sponsor ? Un projet qui n’est pas activement soutenu par un responsable hiérarchique c’est un projet orphelin qui risque d’être rapidement écarté des priorités du moment. 15. Indicateurs La gestion d’un projet implique la mise en place de reporting tant pour les instances dirigeantes que pour les équipes projet. Ces rapports contiennent des indicateurs de suivi et de performance. 16. L’apprentissage par l’exemple Ce que nous ne devons pas oublier : Analyse des risques : Que l’analyse des risques doit être renouveler pendant la réalisation du projet ? A prévoir un plan de sauvegarde en cas d’évènement catastrophique ? Evaluation : A inclure les mesures dans le planning du projet ? Au dispositif de stockage et de gestion des savoirs capitalisés ? Démarche SWOT Strenghs, Weaknesses, Opportunities, Threats (Forces / Faiblesses, Opportunités / Menaces) Emergence A faire un inventaire des thèmes à aborder dans une étude d’impact 17. Projet OLIVS Objectif Savoir mettre en place l’organisation d’un projet concernant un large public Contexte Développement d’un club de voile pour dynamiser les activités de loisir d’une région Domaine abordé Définition et mise en route d’un projet en associant les différents partenaires qu’il concerne Production à fournir Cadrage du projet Définition des objectifs Orientation stratégique Organisation du projet Dispositif de pilotage Analyse des risques Dispositif d’évaluation Durée du travail 7 séances d’environ 2 heures chacune Un synthèse d’environ 1 heure Présentation Le conseil général de votre département vous propose d’engager un plan de développement du club de voile dont vous êtes le président (Projet OLIVS) : • Il est prêt à investir 150 000 € en achat de matériel, • Des aides complémentaires à la création d’emplois sont également prévues, • Un soutien vous sera apporté par les services du Conseil Général dans le domaine de la communication. Les axes de progrès envisagés sont les suivants : • Accueil plus large du public pour des pratiques ancrées et durables, • Développement de la compétition (organisation de manifestations, représentations de sportifs locaux à l’extérieur) et de ses retombées médiatiques, • Valorisation de l’image nautique du département, • Création à terme d’emplois d’animateurs, d’éducateurs et d’entraîneurs, • Association de plusieurs petites communes limitrophes de votre agglomération au développement local. En ce qui concerne directement, le Conseil général attend : • Une mise en valeur de ses apports en matière de développement auprès des personnalités et responsables politiques locaux (lobbying), • Une image de modèle innovant de votre département en matière de développement local : il s’agit d’aller au-delà des réalisations antérieures effectuées dans d’autres régions à vocation maritime, • Une mise en contact rapide de l’offre de pratiques nautiques pour les populations touristiques et professionnelles susceptibles de s’implanter localement, afin de favoriser l’expansion économique du département. Dès que le Conseil général fait connaître sa proposition, les principaux intéressés réagissent diversement : • Le Conseil municipal de votre commune se divise entre partisans (le maire et ses principaux adjoints), opposants (minorité locale, active sur le terrain) et indécis (majorité politique, en attente), • Les communes périphériques se montrent très favorables pour certaines, plus moins méfiantes pour d‘autres (crainte de devenir des « dortoirs »), • Les associations locales sont partagés entre les intéressés (celles qui pratiquent le nautisme ou d’autres activités qui pourraient bénéficier du projet) et les opposants (autres sports, activités tournées vers les séniors et les personnes en difficultés), ces dernières voyant dans le projet un effort vers les populations les plus favorisées. Cadrage Votre club comprend 3 départements : • Loisirs (2 animateurs) : l’activité est stable car votre capacité d’accueil est presque saturée ; vous étudiez depuis 2 ans la possibilité d’un rangement de bateaux en silo, mais le coût de cette installation (plus de 120K€ d’investissement) vous semble rédhibitoire, • Ecole de voile (3 moniteurs) : l’activité augmente lentement, et vous prévoyez de recruter un moniteur supplémentaire dans 2 ans, • Compétition (1entraîneur) : secteur peu développé car créé il y a 4 ans seulement, à la demande de certains adhérents ; l’activité reste confidentielle. Le Conseil d’administration de votre club accueille la proposition de Conseil général avec prudence : • Certaines personnes ne voient pas l’intérêt de prendre le risque d’un développement forcé dans la mesure où les adhérents sont satisfaits et où les finances du club sont saines, d’autant qu’il faudrait ensuite composer avec des politiques, • D’autres estiment qu’il faut choisir l’opportunité pour consolider votre implantation, car vous risqueriez d’être marginalisé si le Conseil général se tournait vers un autre club. Une estimation rapide montre qu’il faudrait recruter rapidement 3 personnes pour renforcer les trois départements du club, et que le coût ainsi généré pourrait être couvert par une augmentation d’environ 20% de la masse de cotisations. Il apparaît nécessaire de clarifier la situation dans plusieurs domaines : • Quelle serait la finalité du projet pour le club (et non pour le Conseil général) ? • Quel périmètre pourrait-on fixer au projet (prestations à fournir et leurs bénéficiaires) ? • Quels « produits » devraient être élaborés dans le projet ? • Quelles seraient les contraintes à respecter ? • Quel risque prendrait le club à réaliser le projet (mais aussi à ne pas le lancer) ? • Quel pourrait être le budget total du projet, sachant que le club pourrait emprunter jusqu’à K€ pour compléter l’engagement du Conseil général ? • Combien de temps faudrait-il pour réaliser le projet ? • Comment s’organiser pour réussir l’opération ? Vous devez élaborer Une ébauche de la note de cadrage du projet, document qui en décrit les caractéristiques générales et qui en justifie l’intérêt pour le club. Une liste des points à approfondir pour pouvoir décider de lancer ou non le projet. Un conseil : concentrez-vous sur les points essentiels, la note de cadrage devant simplement donner une vue d’ensemble du projet au Conseil d’administration. uploads/Ingenierie_Lourd/ cadrage-1.pdf

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