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Objectifs Acquérir les méthodes et les outils fondamentaux de la gestion de pro

Objectifs Acquérir les méthodes et les outils fondamentaux de la gestion de projet pour piloter un projet avec succès et se doter d'une boîte à outils. A l'issue de la formation, les apprenants seront capables de :  S'approprier les notions clés de la gestion de projet ;  Identifier le rôle et les responsabilités du chef de projet ;  Identifier les étapes clés d'un projet et le processus de mise en œuvre ;  Conduire un projet en mettant en œuvre une méthode et des outils opérationnels ;  Définir les instances et acteurs d'un projet ;  Débloquer les situations difficiles dans la gestion de projet. Introduction Une démarche de projet se réalise en 5 étapes successives. Chaque étape permet d'apporter des éclairages spécifiques et nécessaires pour la construction du projet. Le passage d'une étape à l'autre se traduit systématiquement par :  la production d'un Livrable  une validation par le décideur (Maîtrise d'Ouvrage)  une décision de type « Stop or Go » L'absence de livrable, de validation ou de décision entraîne :  soit un blocage du projet  soit une possibilité de mise en difficulté future du projet Chacune de ces étapes est exposée selon trois points : 1. Une présentation de la démarche opérationnelle à mettre en place pour réaliser l ‘étape, 2. Une présentation des outils clés mobilisables pour aider à la réalisation de l'étape 3. La présentation des principales questions clés qui se posent durant cette étape Pour chaque étape, des exemples et des exercices pratiques sont également proposés :  Des tests de bonne utilisation (avec corrigés)  Des exemples, dont un exemple « fil rouge » qui accompagne toute la démarche  Un Questionnaire à Choix Multiples pour tester vos connaissances La trajectoire de projet Définition: La trajectoire de projet représente l'ensemble des étapes que traverse systématiquement tout projet. La trajectoire de projet permet de définir les principales étapes phares qui assureront une construction efficiente et efficace du projet. En effet, naturellement, le porteur de projet a tendance à aller directement dans la partie visible du projet, c'est-à-dire celle qui prend en compte l'action. Or, sans période de préparation, le passage à l'action n'est pas toujours optimal, de sorte que la mise en œuvre du projet est parsemée de problèmes qu'il convient de traiter au fur et à mesure de leur apparition. Ces problèmes peuvent être d'ordre matériel ou d'ordre humain, voir financier, et nuisent à la réalisation du projet par rapport à son calendrier (durée) ou son budget (frais complémentaires). La structuration du projet en 5 étapes permet d'assurer une véritable réflexion sur trois questions fondamentales que doit se poser tout porteur de projet avant tout passage à l'acte :  Pourquoi le projet ? étape 1 : Emergence  Quoi, que souhaite t'on réaliser ? étape 2 : Faisabilité  Comment souhaite t'on le réaliser ? étape 3 : Conception Certes la recherche de réponses à ces trois questions peut sembler être une perte de temps, mais comme le disait Abraham Lincoln : « Si j'ai six heures pour couper un arbre, j'en prends 5 pour affûter ma hache ! » En effet, la préparation du projet permet de gagner du temps dans la phase de réalisation. L'absence de préparation, ou une faible préparation, fera systématiquement perdre du temps en phase de réalisation, comme le démontre le graphe suivant : La période de préparation du projet inclut les trois premières phases (émergence, faisabilité et conception) alors que la phase de réalisation inclut les deux dernières étapes : réalisation et terminaison. La trajectoire de projet Dès lors le contenu de la trajectoire de projet est synthétisé dans l'animation ci-dessous (cliquer sur la flèche pour dérouler les étapes) Trajectoire de projet Teste Dans un projet, la succession des phases est : Liée à la nature du projet Liée à l'objectif du projet Intangible A optimiser dans le cadre du planning La finalité d'un projet est de : Changer les comportements Gagner de l'argent Développer de nouvelles opérations Gagner du temps Les outils de gestion de projet : Doivent systématiquement être utilisés Peuvent être utilisés dans n'importe quelle phase Doivent être utilisés pour aider à avancer dans une phase Sont des outils de communication Les livrables représentent : Un document qui regroupe les outils réalisés dans la phase Des documents qui valident la fin de la phase Des points d'étapes Des états d'avancement du projet Chaque fin d'étape donne lieu à : Une décision L'ouverture d'une ligne budgétaire Une réunion du comité de pilotage Une prime pour le chef de projet La phase d'émergence est la phase qui permet de : Caractériser les étapes du projet Concevoir le projet Dimensionner le projet Formuler le projet La fin de la phase de conception permet : De passer à l'opérationnel Valider le commencement possible des travaux S'assurer de la faisabilité du projet Définir les objectifs du projet La phase de faisabilité permet de : Dimensionner le projet Définir les contraintes de réalisation du projet Mobiliser les acteurs et parties prenantes Valider l'idée du projet La phase de terminaison du projet permet de : Définir le niveau capitalistique du projet Préciser le retour sur investissement Capitaliser l'expérience Réorienter le projet Le point de gel caractérise : Une absence de décision La décision d'arrêter le projet Une mise en attente du projet Le point de passage dans une phase de non réversibilité du projet Les cinq étapes d'un projet Étape 1 : L'émergence du projet : Définition L'émergence du projet est la première étape d'un projet. Cette étape préliminaire de définition du projet se traduit par l'émergence d'une idée :  Volonté d'amélioration d'une situation existante ;  Volonté de satisfaire un besoin nouveau. Elle doit permettre de répondre aux questions :  Quel est le besoin auquel doit satisfaire le produit fini ?  Quels sont les objectifs attendus ? Une grande créativité des personnes est à ce stade recherchée afin de :  Favoriser l'innovation ;  Faire émerger un maximum de propositions ;  Ne pas raisonner en termes de solutions techniques, mais plutôt en termes d'objectifs. C'est également durant cette étape que s'identifient les principales parties prenantes du futur projet  Première mise en relation des intervenants ayant une implication sur le projet ou ayant un intérêt dans le projet ;  Intégration des futurs utilisateurs car les bénéficiaires peuvent être hostiles aux changements engendrés par un nouveau projet. Fondamental:Notions clés  Etre à l'écoute des usagers afin de détecter les besoins ;  Décloisonner les structures afin de favoriser un partage d'informations ;  Faire preuve de créativité et ne pas se laisser freiner par des procédures administratives. Fondamental: La phase d'émergence donne lieu à la rédaction d'une note d'opportunité, aussi appelée avant projet sommaire ou note de cadrage. Cette note précise : le nom du projet, son contexte, l'expression du besoin, et les objectifs à atteindre (éléments de résultats). Les outils proposés vont aider à la rédaction de la note d'opportunité. Les outils Introduction Les outils clés : La bête à cornes Méthode:Préciser le contexte La bête à cornes est un outil de formulation du projet. Son objectif est de cadrer le contexte dans lequel le projet voit le jour. Cet outil s'interroge sur le pourquoi du projet. Il doit permettre de préciser le périmètre du projet. Les intérêts de la bête à cornes Bien souvent, l'analyse des objectifs reste à l'état de « ressenti ». Sa formalisation apporte un gain de temps et d'objectivité important pour le projet. La bête à cornes permet de mettre sur papier l'ensemble des problématiques qui vont impacter le projet. En effet, avant d'imposer un « comment » ou une solution, il faut prendre en compte l'ensemble des besoins et objectifs, pour aboutir, de manière structurée, à la solution optimale. Un projet n'a de sens que s'il satisfait le besoin :  Il s'agit de préciser ce qu'on veut modifier ou sur qui on veut agir  Il s'agit de répondre à la question : Quoi ?  Il s'agit de répondre aux questions pourquoi ? : Besoin  et pour quoi ? : objectifs La bête à cornes : exemple La bête à cornes (exercice corrigé) Question Veuillez identifier les erreurs Solution Plusieurs erreurs sont identifiables dans cette bête à cornes. Pour ce qui concerne le contexte, les cornes, deux éléments sont trop génériques, ce sont des résultats induits de second niveau : l'image de la collectivité, les citoyens. Il est certain que l'informatisation du service peut agir, à terme sur ces éléments, mais ce ne sont pas les cibles immédiates du projet d'informatisation. Pour ce qui concerne les pattes arrières, concernant le besoin, il y a réellement un besoin de réactivité et d'un accès plus rapide à l'information, mais le fait que le personnel ne soit pas formé aux TIC ne constitue pas un besoin, ce sera certainement une action à réaliser par la suite. De même, pour les causes, les plaintes sont certainement des conséquences de la lenteur uploads/Ingenierie_Lourd/ gestion-de-proget-cours.pdf