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INTRODUCTION à la conduite de projet - entreprenariat Cours Master 2016-2017 Co

INTRODUCTION à la conduite de projet - entreprenariat Cours Master 2016-2017 Conduite de projet - entreprenariat - Cours Master HEM – 2016-2017 Narjiss ZERHOUNI DÉFINITION DE LA GESTION DE PROJET La gestion de projet ou conduite de projet est une démarche visant à structurer, assurer et optimiser le bon déroulement d’un projet. LA CONDUITE DE PROJET Gérer et animer un projet ou être chef de projet c’est d’abord savoir en négocier l’objectif mais aussi faire des prévisions. Pour cela, il faut savoir mettre en œuvre les outils de l’analyse fonctionnelle, de planification (WBS, OBS, matrice RACI, PERT , Gantt), gérer un budget, maîtriser les risques, motiver et animer une équipe- projet tout cela en conciliant les intérêts du maitre d’ouvrage et des parties prenantes. Les livrables doivent être clairement définis pour un résultat conforme à des normes de qualité, pour le moindre coût et dans le meilleur délai possible. LES 5 DIMENSIONS D’UN PROJET 1. Une dimension personnelle : une vraie démarche d’apprentissage. 2. Une dimension sociale, un projet ne se monte jamais seul, vous aurez besoin des autres. 3. Une dimension technique, partez du bon pied avec une bonne organisation. 4. Une dimension économique, pas de projet sans budget, et crédible en plus. 5. Une dimension temporelle, pour construire solide il faut du temps. 1. CLARIFIER VOTRE IDÉE • Vous poser les questions du quoi et du pourquoi. • Les approfondir par une séance de « Brainstorming». • Démêler et classer les objectifs et les finalités par ordre d’importance. • Tester l’idée. • Fixer le premier descriptif sommaire de votre projet par écrit. Conduite de projet - entreprenariat - Cours Master HEM – 2016-2017 Narjiss ZERHOUNI Commencez par répondre à ces deux questions : • qu’est ce que je veux faire ? (Quoi ?) • qu’est ce que j’attends ? Pour moi, les autres… (Pourquoi ?) • Cela doit se traduire par des objectifs et des finalités. • Vous devez pouvoir décrire en 5 lignes au maximum votre projet. En envisageant le moment et le lieu de sa réalisation. • Donnez un nom a votre projet même s’il évolue en cours de route. CLASSER ET LIER LES OBJECTIFS ENTRE EUX Construisez, en vous inspirant du modèle, l'arbre à objectifs correspondant à votre projet. Rappel de l’étape 1 : Clarifier l’idée Commencez par répondre à ces 2 questions : 1. Qu’est-ce que je veux faire ? (QUOI ?) 2. Qu’est-ce que j’en attends ? Pour moi, pour les autres… ? (POURQUOI ?) Concrètement, cela doit se traduire par des objectifs et des finalités. • OBJECTIFS : QUOI ? • FINALITES : POURQUOI ? Objectif général Objectif spécifique Objectif opérationnel Action 1 Action 2 Action 3 Objectif opérationnel Objectif spécifique Objectif opérationnel Objectif opérationnel Conduite de projet - entreprenariat - Cours Master HEM – 2016-2017 Narjiss ZERHOUNI Exemples Organiser un concert dans ma ville. - Pour créer une animation pour les jeunes. - Pour offrir une 1ère scène à des groupes et les aider à se faire connaître. - Pour découvrir les métiers du spectacle. Monter un centre de santé au Mali. - Pour participer au développement des pays du Sud par solidarité. Monter une activité de soutien scolaire dans mon quartier. - Pour créer mon propre emploi. - Pour faire un travail que j’aime près de chez moi. Résumons-nous, pour clarifier votre idée il faut : • Vous poser les questions du quoi et du pourquoi. • Les approfondir par une séance de « brainstorming ». • Démêler et classer les objectifs et les finalités par ordre d’importance. • Tester l’idée. • Fixer par écrit un 1er descriptif sommaire de votre projet. • Nommer votre projet. Etape 2 : Faire l’état de lieux Il s’agit d’une étape incontournable qui vous confortera dans votre idée ou vous la fera définitivement abandonner. • En allant découvrir et étudier des projets similaires au vôtre, vous profiterez de l’expérience de vos prédécesseurs. • Vous gagnerez beaucoup de temps sur la suite des opérations. • Vous devez rechercher trois grandes catégories d’information : o Qui fait quoi ? Qui sont les principaux acteurs ? o Comment ? Quelles sont les méthodes, les procédures, les réglementations, les outils employés ? o Avec quoi ? Quelles sont les ressources humaines, financières et matérielles à réunir ? • Concrètement votre état des lieux sera complète si vous êtes en mesure de répondre aux questions suivantes : • Comment ça marche ? Les moyens, les coûts, les compétences, les procédures, les réglementations, les délais… • Qu’est ce qui ne marche pas ? La localisation, la disponibilité du public, les contraintes techniques et juridiques… • Quels sont les moyens dont je dispose ? L’autofinancement, les compétences, la disponibilité, le carnet d’adresse, l’expérience préalable… • Quels sont les moyens qui me manquent ? Le matériel, la ressource humaine, les finances… • Qui sont les principaux acteurs ? Que font-ils et quelles sont les ressources dont ils disposent et qui pourraient servir mon projet (les services municipaux, les services de l’état, les associations locales, les entreprises, les professionnels…). • Qui sont les partenaires potentiels ? Ceux vers lesquels je vais aller en priorité. • Quel est l’état de la concurrence ? Qui sont mes principaux concurrents et qu’est ce qui fait la différence ? Conduite de projet - entreprenariat - Cours Master HEM – 2016-2017 Narjiss ZERHOUNI Etape 3 : Elaborer le budget prévisionnel À quoi ça sert ? À savoir combien va coûter votre projet (les dépenses) et si vous êtes en mesure de réunir les financements nécessaires (les recettes). Le budget prévisionnel doit refléter fidèlement l’analyse de vos besoins et les Ressources que vous avez ou comptez réunir pour les satisfaire. Soyez sûr d’une chose, c’est sur cet élément du dossier que vos interlocuteurs jugeront, d’un coup d’oeil, du sérieux de votre motivation et de la rigueur dans votre démarche. Pas de projet sans argent, pas d’argent sans un minimum de comptabilité, pas de comptabilité sans budget prévisionnel écrit. Vous devez considérer le budget prévisionnel (ou plan de financement) comme un outil à votre service. Il vous permet de suivre point par point l’avancement de votre projet. Il évolue avec lui. Il Vous oblige à faire preuve de réalisme en identifiant toutes les dépenses que vous serez amené à faire. Quelques principes à retenir impérativement : • Les recettes et les dépenses doivent toujours être présentées en colonnes équilibrées, c’est-à-dire que le montant total des recettes doit être égal au montant total des dépenses. • Chaque dépense (on dit poste) doit être justifiée : pas de chiffres « bidons », pas de partenaires fantaisistes, pas d’estimation à la louche. Faites faire des devis ou allez relever les prix dans les magasins. • Prévoyez une marge d’imprévu de 8% des dépenses. • Dans la colonne des recettes, doivent apparaître les ressources dont vous disposez déjà (apport personnel ou autofinancement). Pour les partenariats financiers, précisez s’ils sont acquis, en cours de négociation ou à acquérir. • Distinguez les apports en financement direct ou en nature. • Parce qu’il est évolutif un budget doit toujours être daté. Etape 4 : Formaliser le projet À quoi ça sert ? C’est l’engagement écrit (visible) de votre détermination à réaliser votre projet. C’est une étape essentielle dans la clarification et le préalable à la recherche de partenaires. Vous avez réuni suffisamment d’éléments pour monter le dossier de présentation de votre projet. Votre objectif maintenant est de convaincre, pas de faire de la littérature. Concrètement vous êtes désormais en mesure de répondre aux questions suivantes : qui, quoi, pourquoi, pour qui, comment, où, combien ? • Qui ? Porteur et origine du projet. • Pourquoi ? Pour qui, les finalités, les objectifs. • Quoi, où, quand ? Contenu précis (description), échéance et localisation du projet. • Comment ? Approche technique (besoins, ressources, compétences…). • Combien ? Approche financière. Conduite de projet - entreprenariat - Cours Master HEM – 2016-2017 Narjiss ZERHOUNI Le dossier de présentation est bâti sur la trame de ces questions. Il intègre un volet financier et un volet communication. Il doit être : • Court (max. 12 pages bâties sur la trame des questions). • Clair donc synthétique et aéré (encore des choix à faire…) • Vivant donc motivant. • Crédible toutes les informations doivent être vérifiées et argumentées • notamment pour le volet financier. • Evolutif … et adaptable en fonction des interlocuteurs. Vous allez envoyer ou remettre ce dossier a vos interlocuteurs. Il vous représente et témoigne du travail que vous avez déjà effectué et de votre motivation à réussir. Soigner le sans luxe déplacé, la forme sera presque aussi importante que le contenu. Exemple de composition de dossier • Une couverture. • Un court sommaire. • La présentation du ou des porteurs. • Le descriptif. • Les moyens. • Le budget. • L’argumentaire. • La communication. • Les annexes. Il vous faudra très souvent ajouter une lettre d’introduction (BRIEF) si vous envoyer le dossier par courrier. Une page maximum pour dire qui vous êtes, ce que vous voulez faire et en uploads/Ingenierie_Lourd/ hem-conduite-de-projet.pdf