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gestion de projet page 1 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET gestion de projet page

gestion de projet page 1 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET gestion de projet page 2 TABLE DES MATIERES 1 QU’EST-CE QU’UN PROJET ? ...................................................................................................................... 4 2 LE CYCLE DE VIE DU PROJET ................................................................................................................... 5 3 LES ORGANISATIONS ................................................................................................................................... 6 3.1 LA TASK FORCE ......................................................................................................................................... 6 3.2 ORGANISATION MATRICIELLE .................................................................................................................... 7 3.3 QUELLE ORGANISATION CHOISIR ? ............................................................................................................ 8 3.4 CONCLUSIONS ........................................................................................................................................... 8 4 LES DIFFERENTS ACTEURS ...................................................................................................................... 10 4.1 MISSIONS DE LA MAITRISE D'OUVRAGE .................................................................................................... 10 4.2 MISSIONS DE LA MAITRISE D'ŒUVRE ........................................................................................................ 10 4.3 LES DIFFERENTS ACTEURS : LES QUESTIONS A SE POSER .......................................................................... 11 4.4 LE ROLE DES DECIDEURS ......................................................................................................................... 12 4.5 LE ROLE DE L’EQUIPE PROJET ................................................................................................................... 13 5 ROLE ET MISSION DU CHEF DE PROJET .............................................................................................. 14 5.1 QUELQUES RAPPELS ................................................................................................................................. 14 5.2 DEFINITION D’UN PROJET : ...................................................................................................................... 14 5.3 DEFINITION DE LA GESTION DE PROJET : .................................................................................................. 14 5.4 MISSIONS ET TACHES DU CHEF DE PROJET ............................................................................................... 14 5.4.1 Schéma général des missions du chef de projet ............................................................................ 14 5.4.2 Management des délais ................................................................................................................. 15 5.4.3 Management de la qualité ............................................................................................................. 15 5.4.4 Management des coûts .................................................................................................................. 16 5.4.5 Management des hommes .............................................................................................................. 16 5.4.6 Management du contrat ................................................................................................................ 19 5.4.7 Management de l’information ....................................................................................................... 19 5.4.8 Management des risques ............................................................................................................... 20 5.5 SYNTHESE DE LA MISSION DU CHEF DE PROJET ........................................................................................ 21 5.6 REPRESENTATION SYSTEMIQUE DES FONCTIONS DU CHEF DE PROJET ...................................................... 22 6 LE CAHIER DES CHARGES ........................................................................................................................ 23 7 LES DIFFERENTS BESOINS ........................................................................................................................ 25 8 LA GESTION DES RISQUES ........................................................................................................................ 25 8.1 QUELQUES DEFINITIONS .......................................................................................................................... 25 8.2 METHODE DE GESTION DES RISQUES ........................................................................................................ 26 8.3 AMS RISQUE DU PROJET .......................................................................................................................... 26 9 LA STRUCTURATION D’UN PROJET ...................................................................................................... 28 9.1 DEFINITION .............................................................................................................................................. 28 9.2 L’OT : UN OUTIL D’ANALYSE .................................................................................................................. 28 9.3 L’OT : UN OUTIL D’ORGANISATION ......................................................................................................... 29 9.4 L’OT : OUTIL DE COMMUNICATION ......................................................................................................... 29 9.5 L’OT : LES REGLES D’ETABLISSEMENT .................................................................................................... 30 9.6 L’OT : SA REPRESENTATION .................................................................................................................... 32 9.7 L’OT : QUAND ET COMMENT L’UTILISER ? .............................................................................................. 33 9.8 EXEMPLE D’OT : ..................................................................................................................................... 35 10 LA PLANIFICATION ................................................................................................................................... 36 10.1 POURQUOI PLANIFIER ? ........................................................................................................................... 36 10.2 LE PERT : UN OUTIL DE PLANIFICATION ................................................................................................. 37 gestion de projet page 3 10.2.1 Mise en œuvre du PERT ................................................................................................................ 38 10.2.2 Analyse du projet : ........................................................................................................................ 39 10.2.3 Tracé du réseau PERT-POTENTIEL ............................................................................................ 43 10.2.4 Les calculs ..................................................................................................................................... 45 10.2.5 Validation du planning .................................................................................................................. 49 10.3 LE GANTT ............................................................................................................................................. 52 10.4 AFFECTATION DES RESSOURCES .............................................................................................................. 53 10.5 LISSAGE DES RESSOURCES ....................................................................................................................... 54 11 UN OUTIL DE SUIVI DES COUTS : LA COURBE EN S ....................................................................... 56 12 ANNEXES ...................................................................................................................................................... 57 13 BIBLIOGRAPHIE DE CONDUITE DE PROJETS ................................................................................... 67 gestion de projet page 4 1 QU’EST-CE QU’UN PROJET ? UN PROJET REPOND A L’EXPRESSION D’UN BESOIN Il implique : • Un OBJECTIF • Un PROGRAMME • Des RESSOURCES Par différence avec une action de production habituelle • Il est UNIQUE • Il est AUTONOME • Il est NOVATEUR • Il est COMPLEXE Donc sa gestion doit être considérée comme un TOUT : • Avec un DEBUT et une FIN • Avec une organisation SPECIFIQUE, voire EVOLUTIVE • Avec un BILAN GLOBAL • Avec des MODIFICATIONS en cours Toute décision sur un projet doit tenir compte : • Du COUT • Du DELAI • Du BESOIN SPECIFIE gestion de projet page 5 2 LE CYCLE DE VIE DU PROJET On peut distinguer quatre phases distinctes dans le cycle de vie du projet. Une phase de préparation, où l’on vérifie l’opportunité du projet, où l’on structure, planifie. Cette phase permet de rechercher le besoin réel du client, d’identifier les différents acteurs, leur rôle et responsabilité dans le projet. Elle débouche sur la rédaction d’un cahier des charges, qui permettra la contractualisation entre maîtrise d’œuvre et maîtrise d'ouvrage. La phase de pilotage correspond à la réalisation du projet. C’est durant cette phase que seront utiliser les principaux outils de pilotage de projet. La dernière phase, ou phase de clôture est trop souvent négligée. Pourtant, c’est elle qui permettra d’enrichir l’expérience de l’entreprise et de capitaliser. 1 LA VIE D’UN PROJET TEMPS Clore et faire le REX Piloter Contractualiser I N I T I A L I S E R S T R U C T U R E R P R E V O I R BESOIN/OFFRE gestion de projet page 6 3 LES ORGANISATIONS 3.1 LA TASK FORCE DIRECTION MARKETING PRODUCTION VENTES FINANCES Ret D CHEF DE PROJET INTERVENANT PROD INTERVENANT R et D INTERVENANT VENTES AVANTAGES : • Motivation très forte pour le projet. • Autorité réelle du chef de projet qui remplit totalement sa mission d’arbitrage, de coordination, d’animation, ... • Bonne perception du client qui a comme interlocuteur le responsable ayant pouvoir de décision sur son projet. • Gestion simplifiée : responsabilités bien définies. INCONVENIENTS • Manque de continuité technique/technologique, risque de gâchis par duplication des efforts, des compétences, des investissements. • Peu propice aux spécialistes/experts, à la valorisation de l’expérience et des nouveaux savoirs acquis. • Intégration difficile dans l’entreprise, risques d’incohérence dans son fonctionnement. • Transitions difficiles entre projets : qui reprend les personnes dès la fin du projet ? Sur quel budget ? • Retour dans le métier difficile. • Coût de cette organisation non négligeable. N.B. Cette organisation est essentiellement mise en place pour les projets, programmes importants. Elle nécessite des investissements considérables et n’est pas adaptée à des projets de faible ampleur. gestion de projet page 7 3.2 ORGANISATION MATRICIELLE DIRECTION MARKETING PRODUCTION FINANCES Ret D PROJET CHEF DE PROJET A INTERV. PROJET A INTERV. PROJET B I.A. I.A. I.A. I.B. I.B. I.B. CHEF DE PROJET B AVANTAGES : • Continuité entre affaires et projets assurée par les métiers et/ou les fonctions • Richesse de l’expérience. • Organisation «émulative» (voire délibérément conflictuelle) créant deux chemins de remontée des informations à la Direction Générale, qui se donne ainsi les moyens d’optimiser le fonctionnement (décision, arbitrage). INCONVENIENTS • Deux «chefs» pour une même personne au sein des services fonctionnels. • Exige que le responsable des fonctions ait la volonté de servir les projets (Faut-il dédier des personnes à chaque projet ?) • Exige que la Direction sache maintenir l’équilibre projets/métiers, fonctions. N.B. Cette organisation permet une vision transverse des projets/affaires tournés vers les besoins exprimés par les clients. • Il faut définir les règles du jeu et le rôle des différents acteurs doit être clairement défini. • Elle permet de répondre aux besoins spécifiques des clients • Le responsable du projet doit savoir trouver un consensus avec les métiers pour adapter leurs savoirs aux spécificités de la demande. gestion de projet page 8 3.3 QUELLE ORGANISATION CHOISIR ? CRITERES MATRICIELLE TASK FORCE Degré d’incertitude important important Complexité technologique compliquée nouvelle Taille du projet moyenne importante Importance relative moyenne importante Durée moyenne importante Nombre de clients faible unique Complexité des relations moyenne importante Nombre de projets important moyen Criticité des délais moyenne importante Différentiation avec d’autres projets importante moyenne 3.4 CONCLUSIONS Il n’y a pas de règles générales, pas d’organisation idéale dans l’absolu. L’influence des systèmes de gestion sur le succès des affaires est certaine et d'autant plus constatée que les chefs de projet ont du talent et de l’expérience. Le choix dépend de l’environnement de l’entreprise. Une seule certitude : Les organisations qui réussissent fournissent un cadre dans lequel les individus s’épanouissent. N.B. RESPONSABILITES DE LA HIERARCHIE DE L’UNITE MAÎTRE D’ŒUVRE Il appartient à la direction de l’unité MOE et aux hiérarchies intermédiaires de définir les principes de responsabilisation et de délégation qui favorisent le travail en équipe-projet. gestion de projet page 9 Pour sourire DEROULEMENT D’UN CONTRAT On décroche un contrat Ingénierie pédagogique Bilan économique et compte rendu d’exécution Evaluation pédagogique Réalisation de la formation Recrutement et choix des intervenants compétents 1 2 3 6 5 4 PROSPECTION Euphorie Inquiétude Panique Recherche des coupables Punition des innocents Décoration de ceux qui n’ont pas trempé dans l’affaire gestion de projet page 10 4 LES DIFFERENTS ACTEURS 4.1 MISSIONS DE LA MAITRISE D'OUVRAGE délimiter le champ de l’étude apporter l’expertise liée aux domaines traités préciser : - les objectifs - les contraintes (réglementaires, calendaires, budgétaires, facteurs qualité) - les caractéristiques opérationnelles du produit à réaliser définir et apprécier la qualité du service offert participer aux contrôles qualité coordonner les structures et arbitrer si nécessaire 4.2 MISSIONS DE LA MAITRISE D'ŒUVRE représenter l’entreprise vis à vis du client assurer la direction des équipes de projet et la gestion du projet être le garant de la qualité proposer des orientations et conseiller la maîtrise d'ouvrage organiser la communication participer aux structures de pilotage faire respecter les règles de sécurité et de confidentialité gestion de projet page 11 4.3 LES DIFFERENTS ACTEURS : LES QUESTIONS A SE POSER EQUIPE PROJET - Qui est chef de projet ? - Quelle part de son temps peut-il consacrer (imputer) au projet ? - Qui compose le noyau de l’équipe ? - Avec quelles disponibilités ? - Fréquence des réunions de coordination ? DECIDEUR uploads/Ingenierie_Lourd/ management-et-gestion-de-projet.pdf