Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

1 Fingerspot Personnel User’s Guide Versi 1.0.0.7 Januari 2015 User’s Guide ini

1 Fingerspot Personnel User’s Guide Versi 1.0.0.7 Januari 2015 User’s Guide ini berisi instruksi operasional aplikasi Fingerspot Personnel. Penjelasan dimulai dari cara instalasi aplikasi Fingerspot Personnel, pengolahan data karyawan, pembuatan jadwal kerja sampai dengan proses laporan.Serta membahas penggunaan menu penggajian dimulai pembuatan komponen gaji, formula gaji (kondisi dan rumus) sampai proses penghitungan gaji. Pada versi 1.0.0.4 sudah disediakan fitur akses kontrol(untuk detail penggunaan mesin yang disinggung dalam aplikasi ini dapat dilihat pada buku manual mesin yang bersangkutan ). 2 Fingerspot Personnel User’s Guide Daftar Isi Minimal Konfigurasi .................................................................................................................................................... 7 Instalasi Aplikasi Fingerspot Personnel ..................................................................................................................... 8 Alur Penggunaan Aplikasi Fingerspot Personnel ....................................................................................................12 Alur Pengaturan Access Control ..............................................................................................................................18 Surat Perjanjian Lisensi Pengguna Fingerspot Personnel ......................................................................................19 Halaman Wizard ........................................................................................................................................................20 Halaman Depan / Dahsboard ...................................................................................................................................21 Sub menu Absensi ..............................................................................................................................................21 Sub menu Pegawai .............................................................................................................................................21 Sub menu Lainnya...............................................................................................................................................21 Menu Pegawai...........................................................................................................................................................27 Tambah Pegawai .................................................................................................................................................27 Ubah Data Pegawai ............................................................................................................................................28 Hapus Data Pegawai ...........................................................................................................................................28 Menggunakan Fitur Tampung............................................................................................................................28 Mengubah Status Pegawai.................................................................................................................................30 Memberlakukan Pengecualian Pegawai ...........................................................................................................31 Mengunakan Jadwal Pegawai ............................................................................................................................32 Sub Menu Aktif ...................................................................................................................................................33 Sub Menu Detail Pegawai ..................................................................................................................................34 Sub Menu Non Aktif ...........................................................................................................................................35 Sub Menu Berhenti .............................................................................................................................................36 Sub Menu Segera habis kontrak ........................................................................................................................37 3 Fingerspot Personnel User’s Guide Menu Pengecualian ..................................................................................................................................................40 Memberlakukan Pegawai Izin, Terlambat, Cuti [Kolektif] ...............................................................................40 Memberlakukan Pegawai Izin, Terlambat, Cuti [Personal]..............................................................................42 Ganti Jadwal kerja...............................................................................................................................................43 Ganti Jadwal Kerja Perbagian ............................................................................................................................44 Ganti Jadwal Kerja Perpegawai .........................................................................................................................45 Ganti Jam Kerja ...................................................................................................................................................46 Ganti Jam Kerja Perbagian .................................................................................................................................47 Ganti Jam Kerja Perpegawai ..............................................................................................................................48 Tukar Jam Kerja ...................................................................................................................................................49 Lembur ................................................................................................................................................................50 Kerja Extra Per Hari.............................................................................................................................................51 Menu Mesin ..............................................................................................................................................................52 Download Data Pegawai ....................................................................................................................................52 Download data Pegawai dari Cloud Service (offline). .................................................................................53 Download data pegawai dari Cloud Service (Online) .................................................................................54 Upload Data Pegawai .........................................................................................................................................56 Download Data Presensi ....................................................................................................................................57 Downlaod data presensi dari Cloud Service (offline)..................................................................................58 Download data presensi dari Cloud Service (Online) .................................................................................58 Hapus Data Pegawai di Mesin ...........................................................................................................................59 Pengaturan Mesin ..............................................................................................................................................60 Menjalankan Modul Access Control..................................................................................................................61 Menu Pengaturan .....................................................................................................................................................62 Pengaturan Umum .............................................................................................................................................62 4 Fingerspot Personnel User’s Guide Pengaturan Jam Kerja .........................................................................................................................................67 Tambah Jam kerja..........................................................................................................................................67 Ubah Jam Kerja ..............................................................................................................................................70 Hapus Jam kerja .............................................................................................................................................70 Pengaturan Jadwal Kerja Normal ......................................................................................................................70 Pengaturan Jadwal Kerja Berpola ......................................................................................................................72 Pengaturan Jadwal Auto Shift ............................................................................................................................75 Pengaturan Pembagian Pegawai .......................................................................................................................75 Pengaturan Cuti Normatif ..................................................................................................................................76 Pengaturan Jatah Cuti Pegawai .........................................................................................................................77 Pengaturan Kategori Keterangan Izin ...............................................................................................................79 Pengaturan Mesin ..............................................................................................................................................80 Pengaturan Hari Libur – Cuti Bersama ..............................................................................................................81 Import Data .........................................................................................................................................................82 Pengaturan Pengguna ........................................................................................................................................83 Menu Laporan ...........................................................................................................................................................85 Menu Admin Pengguna Aplikasi ..............................................................................................................................94 Log out .................................................................................................................................................................95 Ganti password ...................................................................................................................................................95 Userlog ................................................................................................................................................................96 Backup database .................................................................................................................................................96 Restore database ................................................................................................................................................97 Setting database .................................................................................................................................................97 Menu Penggajian ......................................................................................................................................................99 Master .................................................................................................................................................................99 5 Fingerspot Personnel User’s Guide a. Insentif cuti normatif ...............................................................................................................................99 b. Komponen gaji ...................................................................................................................................... 100 c. Group gaji .............................................................................................................................................. 102 d. Pegawai group gaji................................................................................................................................ 106 Transaksi ........................................................................................................................................................... 107 a. Nilai uang selalu berubah ..................................................................................................................... 107 b. Proses penggajian ................................................................................................................................. 108 Contoh Kasus Penggajian ................................................................................................................................ 116 Access Control ........................................................................................................................................................ 123 Setting............................................................................................................................................................... 123 Pass-segment ................................................................................................................................................... 125 Pass-grup .......................................................................................................................................................... 125 Pass-zone .......................................................................................................................................................... 127 Mult-open grup ................................................................................................................................................ 128 Lock control ...................................................................................................................................................... 129 User access control .......................................................................................................................................... 130 FINGERSPOT WEBSITE & EMAIL SUPPORT ........................................................................................................... 132 6 Fingerspot Personnel User’s Guide Terima kasih telah menggunakan produk dari Fingerspot. Fingerspot Personnel adalah sistem aplikasi yang didesain untuk membantu pekerjaan HRD dan Personalia Anda, karena tidak hanya sekedar sebagai aplikasi pengelolaan data kehadiran karyawan saja, tetapi juga sebagai sistem pengelolaan data pegawai yang telah dilengkapi dengan sistem penggajian sesesuai dengan kebutuhan perusahaan pada umumnya. Fingerspot Personnel menyediakan fitur – fitur yang sangat membantu pekerjan HRD dan Personalia antara lain pengelolaan data pegawai (remainder dan memperpanjang kontrak kerja pegawai, pegawai tetap), izin pegawai (izin terlambat, tidak hadir, cuti pribadi dan normatif, lembur,kerja tambahan dan ganti jam kerja), pengaturan jam kerja yang mudah, laporan data absensi yang lengkap dan dapat dicetak dan diexport dalam berbagi macam format (Excel, PDF, XML, HTML, CSV), penggajian pegawai yang lengkap karena tersedia rumus dan kondisi perhitungan gaji, yang secara otomatis akan menghitung gaji pegawai berdasarkan data absensi dan aturan – aturan yang berlaku di dalam penggajian. 7 Fingerspot Personnel User’s Guide Minimal Konfigurasi 1. Minimal Komputer Dual Core. 2. 1 Gb Memory. 3. Resolusi layar minimal 1024 x 768. 4. Windows XP, Vista, 7 dan 8 dan 10. 8 Fingerspot Personnel User’s Guide Instalasi Aplikasi Fingerspot Personnel  Sebelum install aplikasi personnel, Anda wajib mengaktifkan .Net Framework (windows 7,8 dan 10), untuk windows XP Anda dapat menginstall .Net Framework yang terdapat di CD installasi. Berikut cara mengaktifkan .Net Framework : - Masuk pada Control Panel >>Program and Features>>Turn Windows Features On or Off - Aktifkan .Net Framework dengan cara menandai cek box “.Net Framework 3.x (include .NET 2.0 and 3.0)” - Setelah Anda mengaktifkan .Net Framework, terlebih dahulu restart PC Anda. 9 Fingerspot Personnel User’s Guide  Masukkan CD instalasi ke PC.  Tunggu beberapa saat hingga menu Instalasi Fingerspot Personnel tampil.  Klik tombol Install, selanjutnya klik tombol Next kemudian ikuti petunjuk di layar.  Pada halaman Select Additional Tasks, jika MYSQL belum terinstall di PC, maka tandai Install Local MYSQL Server. Jika sudah terinstall, maka abaikan opsi ini.  10 Fingerspot Personnel User’s Guide  Pada bagian akhir instalasi, isilah Username, Password server serta Database Name (nama database) yang akan dibuat. Serta pilih jenis pilihan Server, untuk localhost database mysql yang Anda instal hanya bisa di akses di PC lokal, 192.168.% dan 10.122.% database yang Anda instal bisa di akses oleh IP 192.168.dst dan 10.122.dst, sedangkan untuk % database Anda bisa di akses oleh PC lokal dan PC client. Selanjutnya isi port database mysql , atau gunakan opsi Default untuk pengaturan secara default.  Klik Finish dan instalasi aplikasi Fingerspot Personnel selesai. NB : Aplikasi Fingerspot Personnel tidak dapat di install lebih dari 1 pada 1 komputer (karena service name database aplikasi yang sama) 11 Fingerspot Personnel User’s Guide 12 Fingerspot Personnel User’s Guide Alur Penggunaan Aplikasi Fingerspot Personnel Pada aplikasi Fingerspot Personnel terdiri dari beberapa menu, diantaranya : Pegawai, Pengecualian, Mesin, Laporan, Pengaturan dan Penggajian. Di dalam menu-menu tersebut tersedia banyak operasi dan opsi untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan aplikasi ini, maka akan dijelaskan alur standar penggunaan aplikasi Fingerspot Personnel, yaitu : 1. Aktivasi. Saat membuka aplikasi pertama kali Anda akan di minta untuk melakukan aktivasi sekaligus mendaftarkan mesin pada aplikasi Fingerspot Personnel. Untuk SN, Kode Aktivasi dapat dilihat didalam kotak mesin, sedangkan untuk mengetahui cara pengaturan mesin dapat Anda lihat pada buku petunjuk masing – masing mesin. 2. Buat jam kerja dan jadwal kerja pegawai. Pada aplikasi Fingerspot Personnel sebelum menambahkan pegawai Anda harus membuat jam kerja yang nantinya akan dirangkaikan pada jadwal pegawai, jam kerja digunakan sebagai patokan perhitungan absensi karyawan. Oleh karena itu jam kerja harus dibuat dengan benar. Setelah jam kerja dibuat, kemudian jam kerja tersebut dirangkai dalam Jadwal kerja. Jadwal inilah yang nantinya akan diberlakukan pada masing-masing Pegawai. (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Pengaturan -> Jam Kerja) ( , Menu Pengaturan -> Jadwal Kerja Normal atau Berpola) 3. Tambah pegawai dan berlakukan jadwal kerja . Setelah membuat jam kerja dan jadwal kerja, selanjutnya Anda dapat menambahkan data pegawai yang mana saat menambahkan data pegawai Anda diminta untuk memberlakukan jadwal kerja yang sudah dibuat. Lengkapilah data pegawai tersebut sesuai dengan inputan yang disediakan. (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Pegawai) 4. Upload data karyawan ke mesin. 13 Fingerspot Personnel User’s Guide Selanjutnya Anda dapat mengirimkan data karyawan yang sudah lengkap pada aplikasi ke mesin (upload user). (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Mesin) 5. Registrasikan sidik jari pegawai (dilakukan pada mesin). Selanjutnya registrasikan sidik jari pegawai sesuai dengan nama – nama pegawai yang dimaksud. Disarankan satu pegawai tidak hanya satu sidik jari yang didaftarkan hal ini bertujuan untuk backup sidik jari, apabila suatu saat salah satu sidik jari tidak terbaca oleh mesin. Cara meregistrasikan sidik jari pegawai di mesin dapat Anda lihat pada buku manual mesin yang bersangkutan. (dilakukan pada Mesin) 6. Download data pegawai dari mesin ke aplikasi (backup data pegawai). Download data pegawai (user info, FP, Password dan Kartu) yang ada di mesin ke dalam aplikasi Fingerspot Personnel bertujuan untuk backup data pegawai apabila suatu saat mesin mengalami kerusakan. (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Mesin) 7. Mesin siap digunakan untuk absensi pegawai. Pada tahap ini mesin sudah siap dipasang dan digunakan untuk absensi oleh pegawai setiap hari. 8. Download data presensi dari mesin ke aplikasi Fingerspot Personnel. Data presensi yang sudah terkumpul dimesin selanjutnya dapat di download ke aplikasi Fingerspot Personnel (untuk dihitung). Kecuali Anda menggunakan fasilitas realtime yang mana saat pegawai melakukan scan di mesin secara otomatis data presensinya akan tersimpan pada aplikasi Fingerspot Personnel juga. (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Mesin) 9. Tambahkan pengecualian pegawai (izin, cuti, ganti jadwal kerja, tukar jam kerja, lembur, dsb). Sebelum Anda melakukan proses laporan jika ada pegawai yang akan melakukan pengecualian (izin, cuti, ganti jadwal, tukar jam kerja, lembur, dan extra jam kerja) maka Anda harus menambahkan 14 Fingerspot Personnel User’s Guide pengecualian tersebut pada aplikasi Fingerspot Personnel agar tercatat dan dihitung pada proses laporan absensi. (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Pengecualian) 10. Proses laporan, aplikasi secara otomatis membuat laporan data absensi. Pilih dan cetak laporan sesuai dengan kebutuhan (Pada PC). Tujuan dari proses semua ini adalah menghasilkan suatu laporan dari data absensi dan data pengecualian yang sudah uploads/Litterature/ fingerspot-personnel-user-guide-x27-s.pdf