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L’organisation d’un événement Guide pratique La Loi sur le droit d’auteur inter

L’organisation d’un événement Guide pratique La Loi sur le droit d’auteur interdit la reproduction des œuvres sans autorisation des titulaires de droits. Or, la photocopie non autorisée – le « photocopillage » – s’est généralisée, provoquant une baisse des ventes de livres et compromettant la rédaction et la production de nouveaux ouvrages par des professionnels. L’objet du logo apparaissant ci-contre est d’alerter le lecteur sur la menace que représente pour l’avenir de l’écrit le développement massif du « photocopillage ». Presses de l’Université du Québec Le Delta I, 2875, boulevard Laurier, bureau 450 Québec (Québec) G1V 2M2 Téléphone : 418-657-4399  Télécopieur : 418-657-2096 Courriel : puq@puq.ca  Internet : www.puq.ca Diffusion / Distribution : CANADA et autres pays Prologue inc. 1650, boulevard Lionel-Bertrand Boisbriand (Québec) J7H 1N7 Téléphone : 450-434-0306 / 1 800 363-2864 SUISSE Servidis SA Chemin des Chalets 1279 Chavannes-de-Bogis Suisse FRANCE AFPU-Diffusion Sodis Belgique Patrimoine SPRL 168, rue du Noyer 1030 Bruxelles Belgique 2009 Presses de l’Université du Québec Le Delta I, 2875, boul. Laurier, bur. 450 Québec (Québec) Canada G1V 2M2 L’organisation d’un événement Guide pratique Lyne Branchaud Intérieur Mise en pages : Infoscan Collette-Québec Photographies : Philippe Bossé Accessoires pour les photographies : Gracieuseté de Marc Boileau, AVW-TELAV Couverture Conception : Richard Hodgson Photographie : Denis Lemelin, photographe – www.photos-motion.com Salle de bal du Fairmont Le Château Frontenac 1 2 3 4 5 6 7 8 9 PUQ 2009 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptation réservés © 2009 Presses de l’Université du Québec Dépôt légal – 1er trimestre 2009 Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Bibliothèque et Archives Canada Imprimé au Canada Nous reconnaissons l’aide financière du gouvernement du Canada par l’entremise du Programme d’aide au développement de l’industrie de l’édition (PADIE) pour nos activités d’édition. La publication de cet ouvrage a été rendue possible grâce à l’aide financière de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC). Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada Branchaud, Lyne L’organisation d’un événement : guide pratique (Collection Communication, relations publiques) Comprend des réf. bibliogr. ISBN 978-2-7605-1608-3 1. Événements spéciaux - Planification. 2. Événements spéciaux - Gestion. I. Titre. II. Collection: Collection Communication et relations publiques. GT3405.B72 2009 394.2068'4 C2008-942341-0 REMERCIEMENTS Je tiens d’abord à remercier mes parents, Gisèle et Claude, ma sœur Annie ainsi que ma famille et mes amis, qui m’ont permis de me fami- liariser avec le monde des événements et d’organiser des fêtes origi nales. Ensuite, je remercie mes employeurs, mes patrons, mes collègues et mes fournisseurs qui ont su me faire conﬁ ance et avec qui j’ai appris au ﬁ l des années ; mes petits anges, Daniel, Claudie, Dominic, Marie-Pier, Michel et Maggie, pour leur indispensable soutien ; Nicole Vincent du Club de golf Elm Ridge, Luc Beaudoin de Momentum et Louise Doerig du Fairmont Manoir Richelieu pour leur temps, la relecture du manus- crit et leurs précieux conseils ; Denis Lemelin et Philippe Bossé, photo- graphes, Marc Boileau de AVW-TELAV et Edith Jean du Fairmont Le Château Frontenac pour leur collaboration aux photographies. Finale- ment, ma gratitude va à Céline Fournier, qui a cru en ce projet. À vous tous, un gros merci ! AVANT-PROPOS Je baigne dans le monde de l’événement depuis ma tendre enfance. En effet, mes parents, organisateurs hors pair, m’ont inculqué l’art de trans- former les rencontres entre amis, les anniversaires et toutes autres occa- sions de célébrer en des moments amusants et mémorables. Au ﬁ l des ans, mes emplois en agences de publicité et de pro- motion ainsi que mon intérêt pour les idées originales d’activités m’ont amenée à bifurquer vers une carrière en organisation d’événements. Depuis plus de dix ans, la gestion de projets constitue ma principale occupation et je fais partie des privilégiés qui peuvent allier passion et travail au quotidien. J’ai participé à plus d’une centaine de projets évé- nementiels, petits et grands, pour diverses entreprises telles que Nissan, les rôtisseries St-Hubert, Vidéotron, Maxi-Provigo-Loblaws et Uniprix. J’ai organisé de nombreux tournois de golf, des salons avec près de 150 exposants, des soirées de gala réunissant plus de 1 000 invités et géré des budgets d’événements dépassant le million de dollars. Mais peu importe la taille ou la nature des événements, ce qui compte, c’est que chacun d’entre eux m’a permis de me surpasser et de me renouveler. Je souhaite que ce livre puisse répondre à vos interrogations tout en vous faisant découvrir des trucs et outils que vous pourrez bientôt mettre en pratique. J’espère également vous transmettre ma passion du métier. Allez, trouvez-vous vite un événement à organiser ! TABLE DES MATIÈRES Remerciements............................................................................. vii Avant-propos ................................................................................ ix Introduction ................................................................................. 1 CHAPITRE 1 Établir les bases d’un projet d’événement ............................ 5 1.1. Préciser la mission de l’événement ........................................ 7 1.2. Établir les objectifs .................................................................. 9 1.3. Analyser le public cible et établir le proﬁ l des participants ... 10 1.4. Compte rendu de la première rencontre ................................ 12 CHAPITRE 2 Les six étapes de la création du plan préliminaire ............ 15 2.1. Étape 1 – Déﬁ nir le contenu sommaire et la durée de l’événement ....................................................................... 17 2.2. Étape 2 – Déterminer les besoins principaux et secondaires ......................................................................... 20 2.2.1. Hébergement ............................................................... 20 2.2.2. Restauration ................................................................ 22 2.2.3. Salles, espace et disposition ........................................ 24 2.2.4. Besoins secondaires ..................................................... 28 2.2.5. Ressources externes ..................................................... 29 2.3. Étape 3 – Choisir la période idéale pour la tenue de l’événement ....................................................................... 30 2.4. Étape 4 – Repérer des sites qui pourront répondre à vos besoins ........................................................................... 31 2.5. Étape 5 – Bâtir un échéancier général et évaluer le personnel nécessaire ........................................................... 34 xii L’organisation d’un événement : guide pratique 2.6. Étape 6 – Établir les revenus et les dépenses pour préparer un budget provisoire .............................................................. 37 CHAPITRE 3 L’implantation de l’événement ............................................... 43 3.1. L’hébergement et la restauration ............................................ 45 3.1.1. L’hébergement, les salles, l’espace et le transport .............................................................. 45 3.1.2. La restauration ............................................................ 55 3.2. Les activités/animations ......................................................... 65 3.2.1. Formation, ateliers et conférences .............................. 66 3.2.2. Activités de divertissement ......................................... 69 3.2.3. Activités culturelles ou sportives ................................ 72 3.3. Le côté technique et visuel ..................................................... 75 3.3.1. Salles – Sélection et disposition .................................. 75 3.3.2. Décor et ambiance ...................................................... 76 3.3.3. Besoins techniques et audiovisuels ............................. 81 3.4. Les équipes de travail, les demandes de soumission, les contrats et les outils de planiﬁ cation ................................ 87 3.4.1. Équipe de travail ......................................................... 87 3.4.2. Demandes de soumission et contrats ......................... 89 3.4.3. Outils de planiﬁ cation ................................................ 90 CHAPITRE 4 Les éléments de communication ............................................. 93 4.1. Annonce de l’événement ....................................................... 94 4.2. Invitations et inscriptions ...................................................... 95 4.2.1. Délai pour l’envoi de l’invitation et l’inscription à un événement privé ................................................. 95 4.2.2. Méthodes d’inscription ............................................... 96 4.2.3. Gestion des inscriptions .............................................. 97 4.2.4. Contenu de l’invitation et du formulaire d’inscription ................................................................ 99 4.3. Accueil et identiﬁ cation des participants ............................... 100 4.3.1. Identiﬁ cation des participants .................................... 100 4.3.2. Billets et preuve de paiement ...................................... 102 4.3.3. Station d’accueil et d’inscription ................................ 102 4.3.4. Vestiaire ....................................................................... 104 Table des matières xiii 4.4. Cadeaux et objets promotionnels .......................................... 104 4.5. Matériel imprimé .................................................................... 106 4.5.1. Afﬁ chage sur le site ..................................................... 108 4.5.2. Matériel informatif, promotionnel ou publicitaire .... 109 CHAPITRE 5 Organiser un tournoi de golf et une réunion des Fêtes ............................................................ 113 5.1. Organiser un tournoi de golf en 37 étapes ............................. 114 5.1.1. Formules de départ et de jeu ....................................... 119 5.1.2. Que faire en cas de pluie ? ........................................... 120 5.1.3. Commandites .............................................................. 121 5.1.4. Animation après le tournoi ......................................... 123 5.2. Planiﬁ er une réunion des Fêtes (party de Noël) en 26 étapes ............................................................................ 124 CHAPITRE 6 Les imprévus ou comment éviter les mauvaises surprises .............................................................. 129 6.1. Urgences médicales et station de premiers soins ................... 130 6.2. Liste de numéros de téléphone d’urgence .............................. 131 6.3. Assurances ............................................................................... 131 6.4. Événement en plein air .......................................................... 132 6.5. Plan B ...................................................................................... 132 6.6. Sécurité ................................................................................... 133 6.7. Kiosque d’objets ou d’enfants perdus .................................... 133 6.8. Salles de bain et toilettes mobiles ........................................... 133 6.9. Personne à mobilité réduite ou handicapée ........................... 134 6.10. Poubelles et entretien ............................................................. 134 6.11. Systèmes de communication .................................................. 134 6.12. Livraisons ................................................................................ 135 6.13. Mise à jour du budget ............................................................. 136 6.14. Trousse de survie ..................................................................... 136 6.15. Liste de « Matériel à ne pas oublier » ...................................... 137 6.16. Il y a toujours une solution ! ................................................... 137 xiv L’organisation d’un événement : guide pratique CHAPITRE 7 Le « jour J », le démontage et le bilan ..................................... 139 7.1. Le « jour J » .............................................................................. 140 7.2. Le démontage ......................................................................... 141 7.3. Le bilan ................................................................................... 142 CHAPITRE 8 La créativité et les tendances ................................................... 147 8.1. La créativité ou comment sortir des sentiers battus ............... 148 8.2. Développer un événement écoresponsable ............................ 151 8.3. Les outils technologiques ....................................................... 154 Annexes – Outils de planiﬁ cation ........................................... 159 Annexe A – Évaluation des besoins uploads/Litterature/ lyne-branchaud-l-x27-organisation-d-x27-un-evenement-2009.pdf