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Les outils de pilotage d’un projet Tableau récapitulatif Etapes Outils Cadrer C

Les outils de pilotage d’un projet Tableau récapitulatif Etapes Outils Cadrer Conduire Conclure Fiche d’expression de besoins Dossier d’étude d’opportunité Note de cadrage Tableau d’analyse des aléas PERT Gantt Fiche d’évaluation des charges Plan de communication Tableau de bord du projet Plan d’action Fiche de relevé de décision Fiche de bilan de projet 1 Fiche d’expression de besoins Imprimé type Rédacteur : Structure : Personnes consultées Leur structure Rappel du cotexte Objet Objectifs poursuivis Rappel de l’existant Gains attendus Contraintes Risques 2 Dossier d’étude d’opportunité Imprimé type Dossier d’étude d’opportunité Projet : Journée divertissements pour un collège privé Objet : Organisation de différentes activités de divertissement au profit des étudiants d’un collège privé. Objectifs et enjeux : La journée de divertissement vise à offrir aux étudiants de ce collège une journée de divertissement qui va faire changer la routine des cours et qui va permettre l’épanouissement intellectuel de ces étudiants à travers des compétitions et jeux d’intelligence et culturels, tout cela va permettre l’augmentation de l’image et la notoriété de cette école face à ses concurrentes . Pour les enjeux c’est de permettre à cette offre d’être assez attirante pour les écoles pour qu’il peut y avoir une possibilité de financement par l’école qui va en bénéficier ainsi que les enjeux techniques : dont la logistique qui va porter principalement sur le local, l’aménagement, la sonorisation, les trophées, les pauses cafés… Description de l’objet du changement : Donner une nouvelle énergie à ces étudiants et leur inciter à intégrer le monde associatif et parascolaire (le manque des activités 3 de divertissement au sein des écoles). Impacts organisationnels et humains : Apprentissage de négociation et des techniques de communication auprès des professionnels concernés et les enfants participants. Exigences de qualité : Engagement de l’équipe Planification à priori. Gestion des imprévues. Collaboration. Communication. Volumes prévus : Un budget qui ne va pas dépasser les 3000 MAD. Au profit d’un nombre d’étudiant entre 60 et 80. Dans une seule journée de 9h30 à 18h. Délais de mise en œuvre : Avant l’arrêt des cours dans les écoles/Avant l’examen de la 3ème année collège. 4 Note de cadrage Imprimé type Projet : journée de divertissement Chef de projet : OUMAIMA BOUKRINE  Origine du projet : Partager les compétences des étudiants ENCGistes dans l’organisation des évènements au sein d’une école privée afin de leur initier à l’organisation des événements.  Objectifs : Initier les élèves au monde événementiel, entrepreneurial et associatif.  Périmètre du projet : formation et divertissement des élèves.  Périmètre hors du projet : communication des compétences des ENCGoistes.  Contraintes : difficulté de trouver une école privée partante financièrement et logistiquement.  Description de l’équipe projet : Oumaima BOUKRINE,Imane DBIJ,Abdessamad HADI et M’hamed NOUALI étudiants option Gestion Financière et Comptable à l’ENCGO. Les responsabilités du chef de projet :représentation de l’équipe devant les parties prenantes et assurer la coordination entre les membres de l’équipe. Les responsabilités de l’équipe projet :  Le mode de pilotage du projet : planification, suivi sur les groupes de discussion (Facebook,wtsp..)réunion 2 fois par semaine pour discuter l’état d’avancement et els difficultés ,CR après chaque réunion et un rapport après la réalisation du projet (calendrier de réunions, modes de reportings, modalités de pilotage) 5  Les moyens : Investissements : Location de sonorisation, TVs, PS4,les affiches,badges,les jouets,…. Budget de fonctionnement :1500 MAD (charges du comité inclues)  Dispositions particulières : (organisation, contraintes, phases, calendrier…)  Calendrier du projet : - phase de planification et programmation - phase de préparation - phase d’exécution Date de début : 30/03/2019 Date de mise en place :03/05/2019 Date de fin : 11/05/2019  Durée totale : 42 jours 6 Tableau d’analyse des aléas Imprimé type Tâches Aléas Probabilité Gravité objectifs Gravité délais Gravité moyens Actions prévent Planification L’ordre de priorité qui peut être défaillant 15% Blocage de l’avancement du travail. Entre 3 et 5 jours Classer taches p ordre d’importa temporell organisati lle. Objectifs Dévier sur les objectifs fixés. 10% Ne pas atteindre les objectifs. Toute la durée du projet Réunion s’assurer les objec et l’ét d’avance t se converg La détermination de l’école partante Les difficultés de convaincre l’école par notre offre. 30% Risque lié au refus d’un de nos canaux de communication à travers lequel on va réaliser nos objectifs. Toute la durée de l’événement. Eviter t support commun on qu contient éléments sont cont politiqu stratégie commun on de l’é Logistique L’indisponibilité des moyens primordiaux à l’école. 40% La difficulté de réaliser toutes les sections prévues Un écart entre les charges prévues et réelles Le jour J Manque des moyens humains et techniques Prévoir budget p compen l’écart d charge 7 Répartition des taches Consentement de tous les membres 25% Inadéquation Profil/Tache qui va engendrer un retard. 7 jours Disponibil ité temporelle et financière. Répartit rationne des tache allocati d’un bud de roulem Exécution Délais, moyens, imprévus et public majoritairement mineurs 50% Retards de la date de fin de projet dû au contraintes matérielles ou/et immatérielles 10 jours Augmenta tion des coûts liée aux contrainte s matérielle s Collecte maximu d’inform ns sur l contrain matériell immatéri . Rapport final Absence de la concordance entre la planification et la réalisation. 15% L’incapacité de réaliser tous les objectifs fixés - - Des réun quotidien physique sur le réseau sociaux p s’assurer le proj avanc conform nt aux objecti fixés Les parties prenantes Problèmes liés aux autorisations et accessibilités. Les procédures des demandes 10% Le non-respect des délais prévus de réalisation. Retards d’obtention des autorisations .1 semaine - Deman les autorisat nécessa au préala 8 P.E.R.T Exemple de schéma 9 Exemple de tableau de Gantt Déroulement du projet/ tâches 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 T Phase de préparation Formalisation de la structure Formalisation des processus opérationnels Recensement et formalisation des supports de travail Adaptation des outils de pilotage Identification des besoins d’adaptation Phase de mise en place Elaboration des modules de formation Formalisation de plan de démultiplication Comité de pilotage X X X X X X X X X X Charge (jours/homme) Acteur 1 1,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 5 Acteur 2 5 15 15 15 17 17 15 15 15 129 Acteur 3 2 2 1 1 1 1 2 1 1 2 14 Acteur 4 4 5 10 10 10 10 10 5 3 3 70 10 Fiche d’évaluation des charges Imprimé type Libellé du projet : Challenge DAY Code du projet : 007-01 Date de démarrage : 30/03/2019 Date de fin : 11/05/2019 Coût en dh du jours/ homme : Date d’établissement de la fiche : 09/04/2019 Déroulement du projet Etapes Date de fin cible Charge acteurs Total charge en j/h Coût en dh Etape 1 0 00 Etape 2 0 00 Etape 3 0 00 0 00 0 00 Totaux 0 0 0 0 00 11 Plan de communication Imprimé type Etape du projet : Objectif de l’étape Date : Cibles Objectifs Messages Supports Responsable Moment Destinataire de la communication par catégorie homogène Définir le résultat à atteindre par les actions de communication Construire le contenu des actions propres à atteindre l’objectif fixé Définir la forme et les moyens à mettre en œuvre pour réaliser la communication Identifier le moyen humain approprié pour réaliser la communication Fixer les rendez vous de communication et leur fréquence Vers qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ? Qui ? Quand ? 12 Tableau de bord du projet Imprimé type Semaine Etabli par Code du projet Etapes Indicateurs de résultats Unité de mesure Objectif Semaine 1 Semaine 2 Semaine N Sources de vérifications Observations Prévue Réelle Prévue Réelle Prévue Réelle Aspect financier Semaine 1 Semaine 2 Semaine N Sources de vérifications Observations Prévue Réelle Prévue Réelle Prévue Réelle Budget Economies 13 Plan d’action Exemple de plan d’action service gestion des crédits Objectif du plan d’action : créer un lettrage sur le compte chèques et réduire la fréquence de suivi Enjeux : réduire la charge de travail sur ce compte (gain de 0,5 centimes) Responsable du projet : CB N° Actions Responsable Groupe Délai Date de début Date de fin 1 Voir les services émetteurs de chèques et les marchés pour leur donner les consignes pour le libellé A Crédits aux particuliers, monétique, effets et ordre bancaires, comptabilité générale, dépôts épargne et para - bancaire, service de financement. 2 mois 01.01.2008 28.02.2007 1.1 Revoir le paramétrage Règle de jeu B 2 mois 01.01.2008 28.02.2007 1.2 Mettre en place le lettrage sur le compte, supprimer les extraits journaliers A 2 mois 01.01.2008 28.02.2007 2 Modifier la procédure interne au service A 2 mois 01.01.2008 28.02.2007 14 Fiche de relevé de décision Imprimé type Fiche de relevé de décision Sujet : Objectif : Description Contexte : Proposition : Réponses et observations Instance de validation Date de validation Signature 15 Fiche de bilan de projet Imprimé type Bilan de projet Rappels des objectifs fixés lors du cadrage Résultats atteints Ecarts Observations Indicateurs de performance cibles Résultat chiffré observé Différence en le prévu et le uploads/Management/ 2eme-partie-opportunites.pdf