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D. Lebid Consultant LE MANAGEMENT DES PROJETS Le contrôle de l’avancement et de

D. Lebid Consultant LE MANAGEMENT DES PROJETS Le contrôle de l’avancement et des coûts ISGP / L.D. 2 Le contrôle de l'avancement et des coûts: plan 1. Rappel du mandat d’exécution 2. Le contrôle: pourquoi ? 3. Le contrôle: quoi ? 4. Le contrôle: comment ? 5. Le contrôle: difficultés, exigences, périodicité 6. Le contrôle des coûts 7. Le contrôle de l'avancement 8. Le rapport d'avancement 9. Analyse de la valeur acquise ISGP / L.D. 3 1. Rappel du mandat d’exécution Livrer l’extrant en respectant les trois contraintes temps, coût, qualité tel est le mandat de l’équipe du projet durant la phase d’exécution ISGP / L.D. 4 2. Le contrôle: pourquoi ? pour savoir où en est le projet pour prendre les moyens de livrer l’extrant en respectant les contraintes malgré les difficultés rencontrées pour informer le promoteur ISGP / L.D. 5 3. Le contrôle: quoi ? • L’avancement, pour respecter les échéances • Les coûts, pour respecter le budget on contrôle l’avancement et les coûts ensemble, de façon périodique • La qualité, pour respecter les normes de performance on contrôle la qualité séparément, de façons continuelle et épisodique au besoin ISGP / L.D. 6 4. Le contrôle: comment ? • déterminer la situation du projet (avancement, coûts, qualité) • planifier le reste du projet • vérifier si le respect des contraintes est toujours possible • proposer des correctifs et vérifier leur efficacité • mettre en oeuvre ces correctifs ISGP / L.D. 7 • Difficultés du contrôle • Exigences du contrôle • Périodicité du contrôle –de l’avancement et des coûts –de la qualité 5: Le contrôle: difficultés, exigences, périodicité ISGP / L.D. 8 • Le contrôle est mal vu – Personne n’aime être contrôlé – Personne n’aime être traité de contrôlant • Mais un bon contrôle en cours d’exécution est une condition nécessaire au succès de tout projet • Ce qu’il faut faire: – Contrôler des résultats et chercher des solutions • Ce qu’il ne faut pas faire: – Contrôler des personnes et chercher des coupables Difficultés du contrôle ISGP / L.D. 9 • Plan d'exécution détaillé, tenu à jour • Mesure objective et précise de l'avancement et des coûts encourus et de la qualité obtenue • Évaluation fiable et rapide des suppléments de travaux et de temps requis et des coûts et à encourir pour terminer le projet • Évaluation fiable et rapide de l'efficacité des correctifs proposés Exigences du contrôle ISGP / L.D. 10 • Projets de six à dix-huit mois – contrôles mensuels détaillés • Projets de plus de dix-huit mois – subdiviser en projets plus petits (6 à 18 mois) • Projets de moins de six mois – contrôles plus sommaires, plus fréquents Périodicité du contrôle de l’avancement et des coûts ISGP / L.D. 11 • en tout temps: contrôle de la qualité de l’extrant de chaque tâche • au besoin: pour contrôler la qualité d’un extrant intérimaire important ou en cas de difficultés techniques importantes – revues techniques Périodicité du contrôle de la qualité ISGP / L.D. 12 6. Le contrôle de l'avancement À chaque période • Identifier les tâches dont l’exécution aurait dû se terminer ou commencer au cours de la période fait par le progiciel • Évaluer le temps requis pour compléter celles de ces tâches qui ne le sont pas – Doit être fait avec les exécutants impliqués • Refaire l’ordonnancement du projet – sur la base du temps requis pour compléter ces tâches ISGP / L.D. 13 • S'applique à toutes les tâches qui sont commencées, mais non terminées – Tâche terminée: temps zéro pour compléter • Tâche à durée fixe: – Évaluer la durée totale requise de la même façon et avec la même rigueur que dans la planification initiale • Tâche à travail fixe: – Évaluer l’effort total requis de la même façon et avec la même rigueur que dans la planification initiale en tenant compte des changements de disponibilité 6. Le contrôle de l'avancement Évaluation du temps requis pour compléter ISGP / L.D. 15 7. Le contrôle des coûts À chaque période • Identifier les tâches sur lesquelles on a travaillé durant la période • Mesurer les coûts encourus pour l’exécution de ces tâches durant la période • Évaluer les coûts à encourir pour compléter celles qui ne le sont pas • Refaire la planification budgétaire du projet – De la même façon qu ’on a fait la planification budgétaire initiale ISGP / L.D. 16 • Nécessité d’un système comptable • Notion d’engagement budgétaire • Fiches d’imputation du temps 7. Le contrôle des coûts Mesure des coûts encourus ISGP / L.D. 18 • déboursé • dépense • engagement budgétaire – le budget engagé n’est plus disponible Notion d’engagement budgétaire ISGP / L.D. 19 • essentielles pour évaluer les coûts encourus – pas des contrôles d'assiduité • doivent être remplies avec exactitude et rapidement • procédure acceptée dans les milieux de projets – ailleurs, le chef de projet devra les faire accepter Fiches d'imputation de temps ISGP / L.D. 20 • S'applique à toutes les tâches qui sont commencées, mais non terminées • Équivaut à refaire la planification budgétaire de la suite du projet: – évaluer le coût estimé pour compléter • Et doit être faite avec la même rigueur que la planification initiale Évaluation des coûts à encourir ISGP / L.D. 22 8. Le rapport d'avancement • Obligation contractuelle • Périodicité: mensuelle • Destinataire: le promoteur • Objet: – les tâches qui devaient avoir été complétées ou débutées au cours du mois terminé – les demandes de changement reçues – les difficultés appréhendées • Contenu: ISGP / L.D. 23 • Sommaire de direction • Principaux résultats • Avancement: les tâches terminées • Situation budgétaire: les montants engagés • Changements acceptés (ou refusés) • Échéancier et budget mis à jour • Difficultés appréhendées et solutions envisagées • Risques et leur gestion Le contenu du rapport d’avancement ISGP / L.D. 24 9. Analyse de la valeur acquise • Définition • Principaux indices calculés • Interprétation des indices • Risque d’interprétation erronée ISGP / L.D. 25 • méthode simple • qui évalue globalement • et dans une seule opération – les retards sur l’échéancier – et les dépassements budgétaires • disponible sur la plupart des progiciels d’ordonnancement • Calcule des indices d’avancement et de coût valeur acquise: définition ISGP / L.D. 26 cycle de vie moyen des projets 0 05 10 15 20 25 30 35 40 45 50 Début Emergence Conception Réalisation Terminaison Fin 0 10 20 30 40 50 60 Début Emergence Conception Réalisation Terminaison Fin BTP Infrastructure Ingénierie Informatique Système d'information Nouveau Produit ou Servi R&D Organisation/Managemen Formation Qualité Autres cycles de vie des projets étudiés 0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Rang de classement Fréquence relative cumulée Soutien de la DG Gestion des problèmes Pilotage et rétroaction Mission du projet Planification et programmation Tâches techniques Personnel Communication Ecoute des clients Approbation du client classement ordinal des facteurs clés de succès 62% 3% 2% 16% 12% 8% 5% 3% 7% 9% 9% 6% 24% 11% 10% 12% 19% 15% 15% 20% 22% 21% 21% 26% 19% 23% 26% 18% 21% 32% 34% 31% 25% 31% 32% 30% 22% 63% 54% 48% 46% 46% 46% 46% 39% 39% 38% 35% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 1°- Cahier des charges fonctionnel 2°- Tableaux de bord 3°- Règle des phases et des jalons 4°- Gantt 5°- Gestion de la documentation 6°- Organigramme des tâches 7°- Techniques d'estimation de coûts 8°- Assurances et plan qualité 9°- Organigramme technique 10°- Gestion des ressources 11°- Méthodes d'optimisation réseau ogique 12°- Lettre de mission utilisé systématiquement utilisé au moins une fois non utilisé mais connu complètement inconnu boite à outils du management de projet (1) 17% 23% 19% 44% 17% 30% 34% 16% 36% 50% 57% 30% 22% 29% 19% 30% 27% 29% 42% 29% 28% 20% 24% 30% 30% 17% 24% 24% 20% 25% 22% 12% 14% 29% 35% 22% 20% 29% 19% 18% 16% 13% 9% 9% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 13°- Analyse et critères de rentabilité prévisionnelle 14°- Techniques de négociation 15°- Planification multi-projets 16°- Gestion de la configuration 17°- Techniques de gestion du risque 18°- Gestion des conflits 19°- Gestion de portefeuille de projets 20°- Analyse de la valeur 21°- Courbes en "S" et calcul des écarts coûts et délais 22°- Analyse et modélisation systémique 23°- Techniques de "team building boite à outils du management de projet (2) utilisé systématiquement utilisé au moins une fois non utilisé mais connu complètement inconnu ISGP / L.D. 31 La progression d’un projet ISGP / L.D. 32 La courbe de progression à éviter ISGP / L.D. 33 • CBTP : Coût budgété du travail planifié – Combien aurait dû coûter (coût planifié) le travail qui aurait dû être fait (échéancier) à la date du contrôle • CBTE : Coût budgété du travail effectué – Combien aurait dû uploads/Management/ 31-le-controle-de-l-x27-avancement-et-des-couts.pdf