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1 Module Vie Scolaire Infostance Absences et Retards 2 Module Vie Scolaire Tabl

1 Module Vie Scolaire Infostance Absences et Retards 2 Module Vie Scolaire Table des matières LES DROITS .......................................................................................................................................... 3 PARAMETRAGE ................................................................................................................................... 5 Gestion des motifs ............................................................................................................................... 5 Créer un motif ................................................................................................................................. 5 Modifier un motif ............................................................................................................................ 6 Supprimer un motif ......................................................................................................................... 7 Paramétrage des créneaux ................................................................................................................... 7 LES APPELS .......................................................................................................................................... 8 Saisir un appel ..................................................................................................................................... 8 Suivi des absences ............................................................................................................................. 12 Suivi des élèves ................................................................................................................................. 13 Motiver une absence ou un retard ..................................................................................................... 13 Validation du motif ....................................................................................................................... 15 Modifier un motif .......................................................................................................................... 16 Supprimer un motif ....................................................................................................................... 16 Absences signalées ............................................................................................................................ 16 Saisie d’une absence par les parents .............................................................................................. 17 Prise en compte des absences signalées ........................................................................................ 17 Les outils d’aide au suivi de scolarité ................................................................................................ 18 La loupe ......................................................................................................................................... 18 Saisie en masse de motifs .................................................................................................................. 19 Motiver .......................................................................................................................................... 19 Supprimer les motivations ............................................................................................................. 20 Imprimer ........................................................................................................................................ 20 LE PUBLIPOSTAGE ............................................................................................................................ 21 Créer un modèle de lettre .............................................................................................................. 21 Modifier un publipostage .............................................................................................................. 22 Générer un publipostage ................................................................................................................ 22 Validation du publipostage ............................................................................................................ 23 LA RECHERCHE ................................................................................................................................. 24 3 Module Vie Scolaire LES DROITS Droit Action Onglets Absences Lecture Accès uniquement aux interfaces : suivi des appels, suivi des absences, suivi des élèves, recherche sans possibilité d’action sur les saisies. Vie scolaire > Absences et Retards > Appels Vie scolaire > Absences et Retards > Absences Vie scolaire > Absences et Retards > Suivi des élèves Vie scolaire > Absences et Retards > Requêtes Faire l’appel Accès aux interfaces : suivi des appels, suivi des absences possibilité d’action pour le suivi des appels en modification sur ses appels uniquement et pour le suivi des absences sur ses appels uniquement. Vie scolaire > Absences et Retards > Appels Ponctuel Possibilité d’effectuer des appels ponctuels. Vie scolaire > Absences et Retards > Appels Gestion des appels Accès aux interfaces : Vie scolaire > Absences et Retards > Appels 4 Module Vie Scolaire suivi des appels suivi des absences avec possibilité d’action sur l’interface de suivi des appels sur l’ensemble des appels. Accès à l’ensemble des fonctionnalités du suivi des absences. Accès à l’onglet gestion absence signalées. Vie scolaire > Absences et Retards > Absences Vie scolaire > Absences et Retards > Suivi des élèves Vie scolaire > Absences et Retards > Requêtes Vie scolaire > Absences et Retards > Saisie des motifs Vie scolaire > Absences et Retards > Motivation Motivation Motif Accès aux interfaces suivi des appels et suivi des absences avec possibilité d’effectuer des motivations (y compris modification) Vie scolaire > Absences et Retards > Appels Vie scolaire > Absences et Retards > Absences Vie scolaire > Absences et Retards > Suivi des élèves Vie scolaire > Absences et Retards > Requêtes Vie scolaire > Absences et Retards > Saisie des motifs Vie scolaire > Absences et Retards > Motivation Suivi Consultation Accès au détail des absences dans la fiche utilisateur et au suivi par élève. Elève : ses absences Parent, tuteur, maitre de stage, chef d’entreprise, etc. : absences des élèves liés Vie scolaire > Absences et Retards > Absences et retard Signalement des absences Permet aux parents de signaler des absences Vie scolaire > Absences et Retards > Prévenir Paramétrage Paramétrage des absences Accès au paramétrage des motifs et des créneaux Paramétrages > Absences et Retards > Gestion des motifs Paramétrages > Absences et Retards > Paramétrage des créneaux Publipostage Lecture Accès à l’interface de suivi des publipostages sans possibilité d’action Vie scolaire > Publipostage > Suivi Gestion Accès à l’interface de génération des publipostages ATTENTION, ce droit a un impact transverse sur les interfaces hors publipostage Vie scolaire > Publipostage > Suivi Vie scolaire > Publipostage > Générer un publipostage Paramétrage Accès à l’interface de définition des modèles Vie scolaire > Publipostage > Suivi Vie scolaire > Publipostage > Générer un publipostage 5 Module Vie Scolaire Vie scolaire > Publipostage > Suivi des modèles Vie scolaire > Publipostage > Modèle de lettre PARAMETRAGE Avant d’utiliser le module Absences, il vous faut paramétrer les motifs qui seront utilisés par votre établissement. Gestion des motifs Chemin : Paramétrages > Absences et Retards > Gestion des motifs Créer un motif C’est ici que la liste des motifs des absences et des retards de l’établissement va être gérer. Il est possible de choisir l’ordre d’apparition des motifs sur toutes les pages où ils sont présents via la colonne classement. Il suffit de cliquer sur les icônes Liste des Motifs créés 6 Module Vie Scolaire Pour créer un nouveau motif cliquer sur le bouton « Nouveau » pour accéder au formulaire de création : 1 Sélectionner dans la liste un type de motif. Les 4 types de motifs sont :  Pas de motif : l’absence ou le retard n’a pas été justifié par l’élève. Ce type de motif donne lieu à un publipostage  Motif non valable : le motif est jugé irrecevable par l’établissement (par exemple une panne de réveil). Ce type de motif donne lieu à un publipostage  Motif valable non comptabilisé : l’absence ou le retard ne sera pas comptabilisé dans le bulletin car l’élève est absent du cours mais présent au sein de l’établissement (par exemple une réunion de délégué de classe)  Motif valable comptabilisé : l’absence ou le retard est justifié et comptabilisé dans le bulletin (par exemple maladie avec certificat) 2 Saisir un libellé pour le motif 3 Sélectionne une couleur dans la palette Attention : le blanc et le rouge ne sont pas autorisés 4 Valider la création Modifier un motif Pour modifier un motif créé, sélectionner-le dans la liste, le bouton « Edition » apparaît. Puis cliquer sur le bouton « Edition » pour accéder au formulaire de saisie. 1 2 3 4 7 Module Vie Scolaire Supprimer un motif Pour supprimer un motif, cliqué sur l’icône « » présente devant celui-ci. Attention, seuls les motifs qui ne sont pas utilisés, c’est à dire appliquer sur aucune absence, sont supprimables. Paramétrage des créneaux Chemin : Paramétrages > Absences et Retards > Paramétrage des créneaux Ce paramétrage est optionnel. Il correspond aux horaires réels de l’établissement : inter-cours … Cette nouvelle fonctionnalité permet aux enseignants ou à la vie scolaire d’effectuer l’appel des élèves en temps réel et d’assurer un suivi très précis des élèves. Il est par exemple possible de diviser une séance de cours de 4h (issue de l’emploi du temps) en quatre créneaux d’absences de 1h chacun correspondant aux sonneries de l’établissement. Cette gestion fine de l’appel des élèves permet à la vie scolaire d’avoir une visibilité précise sur les absences et présences d’un élève au sein de l’établissement. En effet, lors d’un cours de 4h, un élève pourra être indiqué absent la première heure uniquement puis présent pour le reste du cours. Ce paramétrage se répercute sur la page des appels uniquement lors de la modification d’un appel (lorsque l’on fait clic droit faire l’appel : pas de découpage c’est seulement lorsque modifiera son appel qu’on constatera l’apparition des cases à cocher pour les différentes heures). Lors d’une modification de créneau, elle est uniquement appliquée sur les appels suivants pas sur les appels antérieurs. Ce découpage permet d’appliquer un motif sur chaque heure du créneau ce qui permet un meilleur suivi de l’élève (par exemple un élève qui est en retard après la récréation permet de lui comptabiliser un retard). Si la vie scolaire ne souhaite pas mettre 4 motifs, possibilité de saisir 1 motif pour les 4 heures du cours. 8 Module Vie Scolaire LES APPELS Saisir un appel Chemin : Vie scolaire > Absences et Retards > Suivi des appels Permet de créer les créneaux de paramétrages Modifier : permet de changer les données Supprimer : permet de supprimer le créneau Appels ponctuels : permet de faire la gestion des présents Le créneau apparait en gris : appel non effectué. Clic droit sur le créneau pour sélectionner « Faire l’appel » Filtre de sélection 9 Module Vie Scolaire 1. Appel effectué par l’enseignant Absent Retard Permet d’ajouter des élèves à l’appel Validation et retour au suivi des appels ou au suivi des absences Le créneau apparait en vert : appel effectué par l’enseignant Clic droit sur le créneau pour « Modifier » l’appel effectué. 10 Module Vie Scolaire 2. Appel effectué en remplacement d’un enseignant L’appel en remplacement peut être fait soit par un autre professeur soit par un membre de la vie scolaire. 3. Faire un appel ponctuel L’appel ponctuel apparait dans l’emploi du temps de l’appelant. Sélectionner le professeur pour qui l’appel doit être fait. Clic droit pour faire l’appel puis validation de l’appel. Le créneau devient bleu hachuré = appel effectué en remplacement Le créneau est vert hachuré = appel effectué par un autre utilisateur Permet de faire la gestion des présents ou de faire l’appel sur un créneau non présent dans l’emploi du temps. 11 Module Vie Scolaire Ajout des présents Ajout de classe ou groupe Sélection de la matière Sélection date & heure début / heure de fin Suppression d’un élève Appel ponctuel effectué 12 Module Vie Scolaire Suivi uploads/Management/ absences.pdf