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COURS BARDON - ACCESS 2010 Sommaire CHAPITRE 1 – ACCESS 2010, BASE DE DONNEES E

COURS BARDON - ACCESS 2010 Sommaire CHAPITRE 1 – ACCESS 2010, BASE DE DONNEES ET OBJETS _________________ 3 FONDAMENTAUX OFFICE 2010 ________________________________________________________________________3 1. ACCESS, ACCEDER_____________________________________________________________________________________3 2. ACCESS EST UN SGBDR _______________________________________________________________________________3 3. LA BASE DE DONNEES : UN DOMAINE, UN FICHIER _______________________________________________4 4. BASE DE DONNEES ET OBJETS_______________________________________________________________________4 5. CREER, FERMER, OUVRIR UNE BASE________________________________________________________________5 6. LE VOLET DE NAVIGATION D’ACCESS 2010 ________________________________________________________7 7. PARAMETRAGE DU LOGICIEL________________________________________________________________________9 CHAPITRE 2 – TABLES : ANALYSE PREALABLE ET CREATION _____________ 10 1. ANALYSE PREALABLE ______________________________________________________________________________ 10 2. EXEMPLE : ANALYSE, TABLES ET ENREGISTREMENTS _________________________________________ 11 3. TABLES : METHODES DIVERSES DE CREATION __________________________________________________ 13 4. PASSAGE D’UN MODE D’AFFICHAGE A L’AUTRE _________________________________________________ 13 5. CREATION D’UNE TABLE EN MODE CREATION __________________________________________________ 14 6. CREATION D’UNE TABLE EN MODE FEUILLE DE DONNEES ____________________________________ 16 7. CREATION D’UNE TABLE PAR IMPORTATION____________________________________________________ 18 8. ENREGISTRER ET FERMER UNE TABLE __________________________________________________________ 18 CHAPITRE 3 – TABLE : GESTION DES DONNEES ___________________________ 19 1. DESCRIPTION ET SAISIE EN MODE FEUILLE DE DONNEES _____________________________________ 19 2. MISE EN PAGE ET IMPRESSION DES DONNEES D’UNE TABLE _________________________________ 25 3. IMPORTER ET EXPORTER DES DONNEES_________________________________________________________ 26 CHAPITRE 4 – TABLE : RECHERCHER ET REMPLACER, TRI ET FILTRE _____ 28 1. RECHERCHER ET REMPLACER UNE CHAINE DE CARACTERES ________________________________ 28 2. TRI SIMPLE OU TRI AVEC FILTRE _________________________________________________________________ 30 3. FILTRER LES DONNEES D’UNE TABLE ____________________________________________________________ 32 CHAPITRE 5 – TABLE : GESTION APPROFONDIE DES CHAMPS _____________ 36 1. GESTION DES CHAMPS EN MODE CREATION_____________________________________________________ 36 2. PROPRIETES (ONGLET « GENERAL ») A. Taille du champ, B. Nouvelles valeurs, C. Format, D. Décimales, E. Masque de saisie, F. Légende, G. Valeur par défaut, H. Valide si et Message si erreur, I. Null interdit, J. Indexé, K. Aligner le texte ______________________________________ 37 3. LISTES DE CHOIX____________________________________________________________________________________ 49 CHAPITRE 6 – RELATIONS ENTRE LES TABLES ____________________________ 52 1. L’INTERET DE LIER DES TABLES __________________________________________________________________ 52 2. CHAMPS IDENTIFIANTS, CLES PRIMAIRES ET CLES ETRANGERES ____________________________ 52 3. TYPES DE RELATIONS ET TABLES DE JONCTION ________________________________________________ 55 4. CREATION, MODIFICATION ET IMPRESSION DES RELATIONS _________________________________ 58 5. INTEGRITE REFERENTIELLE_______________________________________________________________________ 61 CHAPITRE 7 – TABLES ET ENREGISTREMENTS, EXEMPLES ________________ 65 1. STRUCTURES ET RELATIONS DES TABLES PRISES EN EXEMPLES _____________________________ 65 2. ENREGISTREMENTS DES TABLES PRISES EN EXEMPLES _______________________________________ 66 CHAPITRE 8 – LES REQUETES : INTRODUCTION ___________________________ 68 1. REQUETES SELECTION ET REQUETES ACTION __________________________________________________ 68 2. L’ASSISTANT, LE MODE CREATION ET LE MODE SQL ___________________________________________ 69 © Chantal BOURRY, 2010 COURS BARDON - ACCESS 2010 CHAPITRE 9 - REQUETE DE SELECTION AVEC UN ASSISTANT _____________ 71 1. « REQUETE SIMPLE » AVEC UN ASSISTANT ______________________________________________________ 72 2. « REQUETE ANALYSE CROISEE » AVEC UN ASSISTANT _________________________________________ 74 3. « REQUETE TROUVER LES DOUBLONS » AVEC UN ASSISTANT_________________________________ 75 4. « REQUETE DE NON CORRESPONDANCE » AVEC UN ASSISTANT ______________________________ 76 CHAPITRE 10 - REQUETE DE SELECTION EN MODE CREATION ____________ 77 1. FENETRE D’ELABORATION D’UNE REQUETE EN MODE CREATION ___________________________ 78 2. AFFICHAGE DES TABLES ET DES CHAMPS________________________________________________________ 79 3. TRI____________________________________________________________________________________________________ 81 4. CRITERES ____________________________________________________________________________________________ 81 5. CALCULS EFFECTUES SUR LES DONNEES_________________________________________________________ 86 6. LES PROPRIETES DES CHAMPS DANS LA TABLE RESULTAT ___________________________________ 86 7. CREATION D’UNE JOINTURE ENTRE DEUX TABLES _____________________________________________ 87 8. REQUETE PARAMETREE ___________________________________________________________________________ 90 CHAPITRE 11 – REQUETE DE SELECTION EN MODE SQL ___________________ 91 1. CLAUSES SELECT ET FROM ________________________________________________________________________ 93 2. CHAMPS OPERES ____________________________________________________________________________________ 96 3. CHAMP DE FONCTION ______________________________________________________________________________ 97 4. CLAUSE WHERE _____________________________________________________________________________________ 98 5. DATES ET HEURES _________________________________________________________________________________103 6. REQUETE PARAMETREE __________________________________________________________________________105 7. TRI DES ENREGISTREMENTS _____________________________________________________________________106 8. SOUS-REQUÊTES ___________________________________________________________________________________107 9. REQUETES DE REGROUPEMENTS ________________________________________________________________109 CHAPITRE 12 – REQUETES ACTION ______________________________________ 112 1. REQUETES ACTION EN MODE CREATION________________________________________________________112 2. REQUETES ACTION EN MODE SQL _______________________________________________________________116 CHAPITRE 13 – LES FORMULAIRES ______________________________________ 121 1. CREER UN FORMULAIRE __________________________________________________________________________121 2. GESTION DES DONNEES D’UN FORMULAIRE____________________________________________________125 3. PERSONNALISATION D’UN FORMULAIRE _______________________________________________________127 4. LES CONTROLES____________________________________________________________________________________128 5. CREER UN SOUS-FORMULAIRE ___________________________________________________________________135 CHAPITRE 14 – LES ETATS _______________________________________________ 137 1. CREER UN ETAT____________________________________________________________________________________137 2. AFFICHAGE, MISE EN PAGE ET IMPRESSION ____________________________________________________141 3. PERSONNALISATION D’UN ETAT _________________________________________________________________142 4. CREER UN SOUS-ETAT_____________________________________________________________________________147 2 COURS BARDON - ACCESS 2010 / CHAPITRE 1 CHAPITRE 1 – ACCESS 2010, BASE DE DONNEES ET OBJETS FONDAMENTAUX OFFICE 2010 Pour étudier des méthodes et éléments essentiels, communs aux logiciels Microsoft Office 2010, donc applicables à Access 2010, voir sur notre site www.coursbardon- microsoftoffice.fr le document suivant : FONDAMENTAUX OFFICE 2010 (8 pages – téléchargement gratuit) Vous y verrez en particulier : - Le mode Backstage - La constitution et l’affichage du ruban - L’intérêt de la barre d’outils Accès rapide - La protection d’un fichier par mot de passe. 1. ACCESS, ACCEDER Access est un logiciel qui permet d’accéder rapidement aux informations souhaitées concernant des ensembles de données. Ce programme est d’autant plus utile que les données à gérer sont nombreuses, donc difficiles à traiter « à la main ».  Lancement d’Access 2010 Pour démarrer Access 2010 : cliquez sur le bouton Démarrer > Tous les programmes > Microsoft Office > Microsoft Access 2010. L’ouverture d’une base de données lance automatiquement Access. 2. ACCESS EST UN SGBDR Access est un SGBDR, ce sigle signifie : Système informatique de Gestion de Bases de Données Relationnel. Il s’agit d’un système relationnel : les données sont en effet organisées en ensembles structurés reliés entre eux. Ces liaisons permettent de gérer les données d’un ensemble à l’autre, et d’obtenir les informations souhaitées en interrogeant la base de données. Lancé en 1992, Access est le SGBDR le plus utilisé actuellement. Il existe d’autres SGBDR plus puissants, parmi lesquels Oracle et SQL Server. L’essentiel de ce cours s’applique à tout SGBDR. 3 COURS BARDON - ACCESS 2010 / CHAPITRE 1 3. LA BASE DE DONNEES : UN DOMAINE, UN FICHIER Une base de données est un ensemble d’informations structurées, qui concerne un domaine précis. Exemples : On peut créer une base de données pour faciliter : - La gestion des livres d’une bibliothèque - La facturation des clients d’une entreprise - L’allocation de panneaux publicitaires. On enregistre une base de données réalisée avec Access, sous la forme d’un fichier.  Extension Les fichiers de bases de données créées sous Access 2010 portent communément l’extension .accdb. Ce sigle signifie access database, c’est-à-dire base de données Access. Exemple : d’après son extension, le fichier bibliotheque.accdb est une base de données créée sous Access 2007 ou sous Access 2010. Les fichiers créés sous Access 2007 ont également l’extension .accdb, tandis que ceux créés sous Access 2003 ont l’extension .mdb. Ce sigle signifie microsoft database, c’est-à-dire base de données Microsoft. Exemple : le fichier bibliotheque.mdb a été créé sous Access 2003. Il existe deux autres extensions, spécifiques à certains fichiers d’Access 2007 ou 2010 : - Les fichiers uniquement exécutables, qui ne sont pas modifiables, ont l’extension .accde (e comme execute). - Les fichiers qui sont des modèles de bases de données portent l’extension .accdt (t comme type, qui signifie modèle). 4. BASE DE DONNEES ET OBJETS Sous Access, on utilise souvent le terme « objet » pour désigner un type d’élément. Une base de données est un objet, pouvant lui-même contenir d’autres types d’objets. Les principaux objets d’une base sont :  Les tables Les tables constituent les éléments essentiels. Elles sont la charpente de la base. Chaque table représente un ensemble homogène de données. Exemple : la base de données concernant la facturation des clients d’une entreprise pourra contenir les tables Client, Produit, Facture et Commande.  Les requêtes Dans le langage courant, faire une requête consiste à demander quelque chose. Dans une base de données, on réalise principalement des requêtes pour interroger la base afin de sélectionner et d’obtenir les informations souhaitées (requêtes de sélection). 4 COURS BARDON - ACCESS 2010 / CHAPITRE 1 Exemple : dans la base de données de facturation d’une entreprise, on peut effectuer une requête afin d’obtenir la liste des clients ayant passé une commande dans l’année en cours. On peut également créer une requête pour agir sur les valeurs ou sur les tables de la base (requête d’action).  Les formulaires S’il affiche des données de la base, la fonction principale d’un formulaire consiste à faciliter la saisie des données.  Les états Un état sert de document récapitulatif de données. Il peut contenir également des résultats, tels que totaux ou moyennes. Ce document est généralement réalisé pour être imprimé. L’utilisateur d’une base, qui n’en est pas le concepteur, ne connaît de la base que les formulaires et les états. Il ne voit ni les tables, ni les requêtes.  Macros et modules On effectue une macro pour automatiser simplement une ou plusieurs actions basiques. Exemple : réalisation d’une macro permettant, par un clic sur un bouton, d’afficher un formulaire. Un module est un programme écrit en VBA (Visual Basic for Applications). Son étude ressort du domaine de la programmation. 5. CREER, FERMER, OUVRIR UNE BASE  Créer une base de données Pour créer une base de données vide ou à partir d’un modèle autre, commencez : - Par démarrer Access 2010 sans passer par l’ouverture d’un fichier - Ou uploads/Management/ access-2 1 .pdf