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ACHATS POUR NON-SPÉCIALISTES Alain Alleaume Mettre en œuvre des stratégies d’ac

ACHATS POUR NON-SPÉCIALISTES Alain Alleaume Mettre en œuvre des stratégies d’achats efﬁ caces Maîtriser les budgets Développer son capital fournisseur Mesurer et piloter la performance achats ACHATS POUR NON-SPÉCIALISTES © Dunod, Paris, 2013 ISBN 978-2-10-059235-7 V © Dunod - Toute reproduction non autorisée est un délit. Table des matières Table des matières Avant-propos 1 La fonction achats : introduction au métier 5 Quel est le rôle d’une fonction achats ? 6 Quel est l’objectif d’une fonction achats ? 6 Le périmètre d’action des achats 7 Comment organiser la création d’un service achats ou une direction achats ? 10 Quel modèle d’organisation achats mettre en œuvre ? 13 La politique achats 21 Comment communiquer sur la fonction achats ? 22 Les leviers d’achats 28 Le processus achats 39 Le macro-processus achats 40 Négociation et sélection 48 Négociation et choix final 49 Le marketing achats 59 Le principe de base du marketing achats 59 La démarche marketing achat 61 Les différentes stratégies d’achats 71 Les stratégies d’achats 79 Les outils : la matrice de Porter 80 L’élaboration des politiques d’achats opérationnelles 84 Le système d’information achats 95 Le système d’information d’entreprise 96 Le système d’information achats 97 Le pilotage de la performance achats 1 10 La gestion de la relation fournisseur 121 Piloter la performance fournisseur 121 La sélection des fournisseurs 124 VI Achats pour non-spécialistes La gestion du panel fournisseurs 126 Le SRM (supplier relationship management) 129 Le tableau bord des achats 145 La définition d’un tableau de bord 146 Les différents types d’indicateurs 148 Élaborer un tableau de bord achats performant 150 La mesure de la performance économique des achats 153 Conclusion 163 Bibliographie 167 Glossaire 171 Index 179 Savoir mettre en place une organisation achats (Re)définir l’organisation des achats est un préalable à toute mise en place d’une nouvelle dynamique d’amélioration de la performance achats. Adapter les ressources aux enjeux ■Réaliser une cartographie des achats afin de mieux connaître son « por- tefeuille » achats et avoir une idée assez précise de l’activité engendrée avec les fournisseurs stratégiques (voir chapitre 7). ■Aller à l’essentiel sans diluer les ressources : répartir le portefeuille achats par grand domaine d’achats, par familles d’achats stratégiques en spécialisant les acheteurs. ■Préférer une intervention des achats limitée aux postes de dépense à enjeu si les ressources sont limitées et éviter de confier à un seul ache- teur un portefeuille trop diversifié. Définir une organisation cible ■Définir les différents profils de poste en fonction des rôles et responsabi- lités définis dans le processus achats revisité : acheteur sourcing interna- tional, acheteur familles, acheteur projet, acheteur site… ■Adapter l’organisation achats à l’organisation de l’entreprise : privilé- gier si possible la proximité des acheteurs de leurs clients internes et/ou prescripteurs mais dans tous les cas s’adapter au mieux à l’organisation des directions métiers. Définir et dimensionner les ressources ■Identifier les profils de compétences nécessaires pour gérer les princi- pales natures d’achats. ■Recenser et évaluer les compétences existantes : anticiper les besoins de montée en compétence par un plan de formation adapté. ■Évaluer les besoins éventuels de recrutement interne ou externe. La politique achats 2 Se poser les bonnes questions La direction générale de Megatronic a décidé de suivre les recomman- dations de l’audit des achats qu’elle avait confié à un cabinet conseil. Pour ce faire, elle a lancé le recrutement d’un directeur achats qui vient juste de prendre ses fonctions. Dans les grandes lignes, les principaux enjeux ont été identifiés pen- dant la phase d’audit et les contours de la nouvelle organisation sont définis. La première tâche qui incombe au nouveau directeur achats est de formaliser l’ensemble des orientations prises et d’en informer tous les acteurs concernés au sein de l’entreprise. La direction générale attend du nouveau directeur qu’il communique dans les meilleurs délais sur la nouvelle organisation achats, qu’il pro- pose ses premières orientations et qu’il formalise dans un document ad hoc la politique d’achats qu’il propose de mettre en œuvre. La problématique est alors la suivante : ■ Quelle est la meilleure manière de communiquer sur la création de la nouvelle direction achats ? ■ En quoi consiste une politique achats ? ■ Comment construire une politique achats ? À VOUS DE JOUER Mettez en place votre organsation achats Vous êtes responsable d’une unité de production au sein d’une entreprise industrielle sous-traitant de l’aéronautique. Votre direction vous annonce qu’elle est sur le point de réaliser l’acquisition d’un concurrent ce qui va amener un quasi-doublement du chiffre d’affaires. Elle souhaiterait à cette occasion tirer profit des synergies achats et créer une véritable direction des achats dont elle voudrait vous confier la charge. Elle vous demande dans un premier temps de proposer une organisation cible. Nos conseils > Identifier les effectifs présents dans chaque service achats et analyser leurs fiches de poste : qui est véritablement acheteur et qui est appro- visionneur ? > Faites réaliser une cartographie achats sur l’ensemble du portefeuille des deux sociétés. > Identifier les premières synergies sur les familles d’achats à enjeux sur les achats de production. > Répartir le portefeuille achats en affectant les familles d’achats par acheteur selon leur profil. > Différencier les rôles et responsabilités alignés avec le processus achats comme par exemple les acheteurs projets vs. acheteurs familles. > Ne pas oublier les achats hors production : étudier l’opportunité de créer un ou plusieurs postes dédiés. Se tester vrai faux 1 ■ L’objectif d’un acheteur est d’obtenir les meilleures conditions commerciales de ses fournisseurs dans la durée ; c’est ce que signifie l’expression « établir des relations durables ». 2 ■ L’organisation achats inclut généralement la popu- lation des approvisionneurs. 3 ■ Réaliser une cartographie des achats, c’est identi- fier où les acheteurs sont localisés géographique- ment. 4 ■ Les achats sont une fonction support c’est-à-dire qu’ils interviennent à la demande des autres direc- tions de l’entreprise. 5 ■ Les achats de production concernent tout ce qui a trait à l’activité d’un site de production. 6 ■ Les organisations achats efficientes sont en général organisées en équipe centrale qui gère les princi- pales natures d’achats à enjeu de manière à favo- riser la globalisation des négociations fournisseurs. 7 ■ Les achats ont une relation de type client-fournis- seur avec la direction financière car ils sont évalués sur leur capacité à améliorer les résultats financiers de l’entreprise. 8 ■ Les achats peuvent contribuer à un projet de trans- formation de l’entreprise en mettant en œuvre un modèle d’organisation de type matriciel. (Réponses p. 19) Faites le point ■Le processus achats est constitué de cinq phases principales : > la définition du besoin ; > l’identification des fournisseurs à consulter ; > la consultation des fournisseurs ; > la négociation et le choix final ; > la contractualisation. ■Sur chacune de ces phases l’acheteur a un rôle particulier à jouer en lien étroit avec ses clients internes et le prescripteur du besoin : > Au niveau de la définition du besoin, il doit jouer un rôle de « poil à gratter » quitte à remettre en cause certaines habitudes et certitudes bien établies ; sa connaissance de l’offre du marché des fournisseurs doit aussi lui permettre de proposer des solutions alternatives et inno- vantes. > Au niveau de la sélection des fournisseurs, il doit exercer en per- manence une veille sur les marchés fournisseurs afin de réaliser le meilleur sourcing possible pour présélectionner les fournisseurs les plus compétitifs. > La mise en œuvre du dossier de consultation, l’envoi aux fournisseurs et son suivi jusqu’à l’analyse des offres sont au cœur de l’activité de l’acheteur ; pour les achats à enjeu, il s’appuiera sur une équipe projet avec des représentants du client interne et du prescripteur. > La mise en œuvre du contrat d’achats incombe à l’acheteur avec l’appui éventuel du service juridique. Le contrat doit expliciter claire- ment les obligations des parties, le périmètre des prestations et les modalités d’exécution. Mode d’emploi Se poser les bonnes questions : quoi de mieux qu’une situation concrète pour bien débuter ! En pratique : des sujets de terrain pour que vous soyez plus efﬁ cace. Faites le point : en un clin d’œil, la synthèse du chapitre. Savoir : un encadré technique pour renforcer vos compétences. Se tester : avez-vous tout retenu ? Vériﬁ ez que vos connaissances sont acquises. À vous de jouer : saurez- vous dénouer une situation réelle ? Les conseils de l’auteur vous y aideront. Avant-propos En tant que consommateur, tout le monde achète – et de plus en plus souvent négocie – le prix des produits et des services dont il veut faire l’acquisition : une nouvelle voiture, un voyage organisé, un billet d’avion… À l’ère de l’internet, le développement du commerce en ligne favorise aussi de nouveaux modes d’acquisition et de consommation. Si on transpose au monde de l’entreprise, les entreprises ont de tout temps été amenées à acheter auprès des marchés fournisseurs les produits ou les services dont elles ont besoin pour produire ce qu’elles vont vendre sur le marché de leurs clients. Dans la période d’après-guerre, uploads/Management/ achats-pour-non-specialistes.pdf