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SIMULATION Table de Matières•Votre mission•Abréviations•Contexte•Bienvenue•Plan

SIMULATION Table de Matières•Votre mission•Abréviations•Contexte•Bienvenue•Plan de salle•Courrier électronique 1•Manuel•Courrier électronique 2•Compte rendu de réunion•Courrier électronique 3•État des stocks•Courrier électronique 4•Mémo•Page web 1•Rapport•Page web 2•Courrier électronique 5•Forum de discussion•Blog•Courrier électronique 6 Étude de cas factice Profil AST Table de Matières Table de Matières Votre mission Abréviations Contexte Bienvenue Plan de salle Courrier électronique 1 Manuel Courrier électronique 2 Compte rendu de réunion Courrier électronique 3 État des stocks Courrier électronique 4 Mémo Page web 1 Rapport Page web 2 Courrier électronique 5 Forum de discussion Blog Courrier électronique 6 SIMULATION Table de Matières•Votre mission•Abréviations•Contexte•Bienvenue•Plan de salle•Courrier électronique 1•Manuel•Courrier électronique 2•Compte rendu de réunion•Courrier électronique 3•État des stocks•Courrier électronique 4•Mémo•Page web 1•Rapport•Page web 2•Courrier électronique 5•Forum de discussion•Blog•Courrier électronique 6 Votre mission VOTRE MISSION REMARQUE IMPORTANTE Ce document présente un scénario fictif. Il a été élaboré aux seules fins du présent exercice. Toutes les références à des pays, organisations internationales, sociétés privées, services, etc. existants et à leurs représentants sont des exemples purement imaginaires. De même, les points de vue exprimés dans ce document ne doivent pas être considérés comme représentant l’opinion de ces entités ou de ces personnes. En conséquence, les participants doivent répondre aux questions en se fondant uniquement sur les informations présentées dans l’exercice, à l’exclusion de toute connaissance préalable dans le domaine en question. Pour cet exercice, vous assumerez le rôle de Kim, assistant(e) de conférence au sein de l'unité «Gestion des événements mobiles» de la direction générale des équipements mobiles et de l'organisation des stocks, qui est chargé(e) des préparatifs d'une conférence à haut niveau. Vous disposez de toute l’information nécessaire comme un certain nombre de courriers électroniques, de rapports et d’autres documents que vous devrez analyser et assimiler afin d’accomplir correctement la mission qui vous est confiée. C’est votre premier jour dans votre nouvel emploi. Il est important que vous acceptiez la situation simulée telle qu’elle vous est présentée. Alors que, dans une situation réelle, vous pourriez accéder à d’autres sources d’information et consulter vos collègues, vous êtes cantonné(e), dans cet exercice, aux informations contenues dans les documents dont vous disposez. Il vous est néanmoins permis d’émettre des hypothèses logiques lorsque des informations sont manquantes ou incomplètes. Veillez à exposer les raisonnements qui sous-tendent votre réponse et à y consigner toutes les informations sur lesquelles vous tenez à être évalué(e). L’étude de cas a pour but d’évaluer les compétences suivantes: «analyse et résolution de problèmes», «communication» (expression écrite), «qualité et résultats» et «hiérarchisation des priorités et organisation». Il n’est pas nécessaire de posséder des connaissances préalables pour exécuter la mission ou répondre aux questions. Vos tâches consisteront concrètement à:  rédiger une note d'information dans laquelle vous présenterez a) les facteurs dont il faut tenir compte dans le choix des équipements à prévoir pour la conférence européenne sur la propreté de l'eau (CEPE) qui se tiendra cette année et b) vos recommandations personnelles concernant le type et la quantité d'équipements à amener sur les lieux de la conférence;  créer une présentation contenant votre proposition concrète pour l'aménagement de la salle de conférence;  énumérer, par ordre de priorité, les principaux contrôles à effectuer pendant le peu de temps disponible le matin de la conférence. Vous disposez au total de 90 minutes pour effectuer la présente étude de cas. Répondez de la façon la plus précise possible. N’indiquez pas votre nom ni rien qui puisse permettre de vous identifier! Vous risqueriez d'être exclu(e) du concours. Veuillez tenir compte des données suivantes: nous sommes aujourd’hui le mercredi 12 juin 201X. L’année dernière, nous étions en 201X-1; l’année prochaine, nous serons en 201X+1. SIMULATION Table de Matières•Votre mission•Abréviations•Contexte•Bienvenue•Plan de salle•Courrier électronique 1•Manuel•Courrier électronique 2•Compte rendu de réunion•Courrier électronique 3•État des stocks•Courrier électronique 4•Mémo•Page web 1•Rapport•Page web 2•Courrier électronique 5•Forum de discussion•Blog•Courrier électronique 6 Abréviations ABRÉVIATIONS UTILISÉES CEPE Conférence européenne sur la propreté de l'eau CU Chef d'unité DG Direction générale DG EMOS Direction générale des équipements mobiles et de l'organisation des stocks FEQE Fondation européenne pour la qualité de l'eau FR Fréquences radio ISO1 Organisation internationale de normalisation UGEM Unité «Gestion des événements mobiles» UGS Unité «Gestion des stocks» UPE Unité «Planification des événements» USC Unité «Sécurité des conférences» UE Union européenne 1Les normes ISO sont des exigences techniques visant à garantir la sécurité et la fiabilité des équipements. SIMULATION Table de Matières•Votre mission•Abréviations•Contexte•Bienvenue•Plan de salle•Courrier électronique 1•Manuel•Courrier électronique 2•Compte rendu de réunion•Courrier électronique 3•État des stocks•Courrier électronique 4•Mémo•Page web 1•Rapport•Page web 2•Courrier électronique 5•Forum de discussion•Blog•Courrier électronique 6 Contexte INFORMATIONS GÉNÉRALES Direction générale des équipements mobiles et de l'organisation des stocks (DG EMOS) La DG EMOS de la Commission est chargée de l'acquisition, de la gestion, du transport et de l'installation de tout le matériel de conférence. Au sein de la DG EMOS, l'unité «Gestion des événements mobiles» (UGEM) est responsable de l'ensemble des équipements mobiles lors de chaque événement. Conférence européenne sur la propreté de l'eau (CEPE) Le 14 novembre 201X, l'UGEM assurera l'intendance de la deuxième CEPE annuelle, organisée une nouvelle fois par la DG Environnement dans la salle Claudius du bâtiment Vesuvius, à Birgel, en Ruritanie1. La CEPE bénéficie de l'appui financier de la Fondation européenne pour la qualité de l'eau (FEQE). Pour préserver la confidentialité des informations sensibles, l'événement se tiendra «à huis clos»2, seuls étant admis les photographes chargés de prendre des photos de la table de la présidence. Cependant, eu égard au principe de transparence de l'UE, les travaux dans leur ensemble seront enregistrés en vidéo, projetés sur grand écran pour le confort des participants et le film, une fois monté, sera diffusé publiquement. La langue principale de la conférence sera l'anglais. 1 État membre de l'UE. 2 Terme juridique signifiant «en cercle fermé», c'est-à-dire sans public ni journalistes. SIMULATION Table de Matières•Votre mission•Abréviations•Contexte•Bienvenue•Plan de salle•Courrier électronique 1•Manuel•Courrier électronique 2•Compte rendu de réunion•Courrier électronique 3•État des stocks•Courrier électronique 4•Mémo•Page web 1•Rapport•Page web 2•Courrier électronique 5•Forum de discussion•Blog•Courrier électronique 6 Bienvenue Courrier électronique De: Kimberly Harris, CU UGEM, DG EMOS À: Kim Date: 12.6.201X Objet: Bienvenue Pièce jointe: Plan_de_salle_Claudius_201X-1.pdf Bonjour Kim, Je vous souhaite la bienvenue dans notre équipe! Comme je l’ai indiqué la semaine dernière, vous remplacerez Jeff Turnwell, qui a quitté notre unité. Tous les chefs d’unité (CU) de la DG EMOS se réunissent la semaine prochaine en prévision de la CEPE annuelle. Pour nous aider à mieux cerner les besoins, je voudrais que vous rédigiez une note d'information dans laquelle vous présenterez, d'une part, les facteurs dont il faut tenir compte dans le choix des équipements à prévoir pour cette conférence et, d'autre part, vos recommandations personnelles en ce qui concerne le type et la quantité d'équipements à amener sur les lieux de la conférence. Veuillez noter que nous arriverons à Birgel relativement tard la veille au soir de la conférence et que nous n'aurons donc que peu de temps pour installer les équipements. Par conséquent, je vous demanderais de créer une présentation contenant vos propositions concrètes pour l'aménagement de la salle de conférence. Enfin, la salle ne sera accessible qu'à partir de 8 heures le matin de la conférence, alors que le premier événement débutera à 9 heures. Pour aider les membres de votre équipe, je souhaiterais que vous établissiez une liste énumérant, par ordre de priorité, les principaux contrôles à effectuer pendant le peu de temps qui sera disponible le matin de la conférence. Vous trouverez ci-joint un plan de la salle Claudius telle qu'elle avait été aménagée l'année dernière; j'ai demandé à Rafael Martinez de vous envoyer le programme de la conférence. Bonne chance! Kimberly SIMULATION Table de Matières•Votre mission•Abréviations•Contexte•Bienvenue•Plan de salle•Courrier électronique 1•Manuel•Courrier électronique 2•Compte rendu de réunion•Courrier électronique 3•État des stocks•Courrier électronique 4•Mémo•Page web 1•Rapport•Page web 2•Courrier électronique 5•Forum de discussion•Blog•Courrier électronique 6 Plan de salle Plan_de_salle_Claudius_201X-1.pdf Légende: A: Table de la présidence* B: Écran de projection (REFLEX1)* C: Espace de présentation* D: Caméra* E: Espace des délégués F: Projecteur G: Entrée H: Espace des observateurs** I: Écrans des interprètes J: Cabines des interprètes*** K: Espace réservé aux services d'assistance de l'UGEM Il y aura 10 orateurs pour la présidence, 140 délégués et 60 observateurs. *La table de la présidence, l'écran de projection, l'espace de présentation et 2 caméras sont installés sur une estrade. **Participants qui ne devront pas intervenir. ***Cabines d'interprétation à deux places [un(e) interprète par poste de travail]. SIMULATION Table de Matières•Votre mission•Abréviations•Contexte•Bienvenue•Plan de salle•Courrier électronique 1•Manuel•Courrier électronique 2•Compte rendu de réunion•Courrier électronique 3•État des stocks•Courrier électronique 4•Mémo•Page web 1•Rapport•Page web 2•Courrier électronique 5•Forum de discussion•Blog•Courrier électronique 6 Courrier électronique 1 Courrier électronique De: Rafael Martinez, assistant, UPE, DG EMOS À: Kim Date: 12.6.201X Objet: Programme de la CEPE Bonjour Kim, Vous trouverez ci-dessous le programme de la prochaine CEPE. Deuxième conférence européenne sur la propreté de l'eau, 14 novembre 201X «L'avenir de la gestion de la propreté de l'eau»  9h00-10h30: Présentation1: «Gestion stratégique de l'eau» Oratrice: Daniella Courbara, Directrice générale de la DG Environnement  10h30-10h45: Pause-café  10h45-12h30: Débat2: «L'innovation dans le domaine de l'eau en Europe»  12h30-14h00: Pause-déjeuner  14h00-15h30: Présentation1: «Modélisation des ressources hydriques» Oratrice: uploads/Management/ ast-cs-ex-fr-mock-webpage.pdf