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LES ÉCRITS PROFESSIONNELS DIFFÉRENCES ENTRE COMPTE RENDU, PROCÈS VERBAL, RAPPOR

LES ÉCRITS PROFESSIONNELS DIFFÉRENCES ENTRE COMPTE RENDU, PROCÈS VERBAL, RAPPORT, NOTE D’ANALYSE ET NOTE DE SYNTHÈSE [ LIVRE BLANC ] LES ÉCRITS PROFESSIONNELS - © K.ractère 2015 2 À PROPOS DE L’AUTEUR Saâd Kettani Fondateur de l’agence K.ractère Après un parcours de près de 12 années dans le monde de la presse et de l’édition, Saâd a fondé K.ractère, son agence de conseil en communication éditoriale. Chargé de cours en Haute École (communication écrite en entreprise, journalisme, web content, réseaux sociaux et e-marketing), il est également formateur, coach et consultant pour les entreprises et les institutions. Saâd est titulaire d’un master en Communication Appliquée (IHECS), d’un post- graduat en Droit de l’Environnement (CUNIC) et d’un diplôme d’aptitude pédagogique. Il a développé ces précédentes années une expertise sur ce que le web et les réseaux sociaux peuvent apporter au service de la performance des entreprises et des organisations. Cuisinier de formation, Saâd a également été chroniqueur gastronomique et œnologique durant plus de dix ans. De cette période, il garde une passion pour les belles tables, les produits d’exception et les divins flacons. LES ÉCRITS PROFESSIONNELS - © K.ractère 2015 3 Niveau de ce Livre Blanc : DÉCOUVERTE Vous souhaitez découvrir des contenus pour des niveaux « INTERMÉDIAIRE » ou « AVANCÉ » ? Retrouvez-nous et abonnez-vous à la newsletter sur notre blog ⇢ CLIQUER ICI Ce livre blanc est tiré de la formation « Écrire pour manager » qui aborde tous les aspects liés à la rédaction des écrits professionnels. LES ÉCRITS PROFESSIONNELS - © K.ractère 2015 4 LES DIFFÉRENTS ÉCRITS PROFESSIONNELS Il est primordial de ne pas confondre les cinq documents que sont le compte rendu, le procès verbal, le rapport, l’analyse et la note de synthèse. S’ils ont en commun de fournir une information et le cas échéant une preuve, cinq objectifs distincts les différencient : • Le compte rendu témoigne • Le procès verbal atteste • Le rapport étudie et propose des solutions • L’analyse aide à prendre une décision • La note de synthèse coordonne des idées reprises dans plusieurs documents ACCÈS DIRECT : ⇢ LE COMPTE RENDU ⇢ LE PROCÈS VERBAL ⇢ LE RAPPORT ⇢ LA NOTE D’ANALYSE ⇢ LA NOTE DE SYNTHÈSE LES ÉCRITS PROFESSIONNELS - © K.ractère 2015 5 LE COMPTE RENDU CE DOCUMENT REMPLIT 3 FONCTIONS : Informer ceux qui n’ont pas assisté au déroulement des faits. 1. Proposer une notification de ces faits afin que l’on puisse y revenir 2. ultérieurement. Faciliter le travail des collaborateurs dont la mission dépend de ces 3. faits. Pour être efficace, le compte rendu doit être clair, soigné, précis, concis et fidèle à la réalité. Il doit rendre compte en toute neutralité, sans commentaire ni analyse. 3 PLANS DIFFÉRENTS Le plan éditorial d’un compte rendu peut varier en fonction de son objectif immédiat. On distingue : ⇢ LE COMPTE RENDU STÉNOGRAPHIQUE ⇢ LE COMPTE RENDU ANALYTIQUE ⇢ LE COMPTE RENDU SYNOPTIQUE ⇢ Retour à la page 4 LES ÉCRITS PROFESSIONNELS - © K.ractère 2015 6 LE COMPTE RENDU STÉNOGRAPHIQUE Ce type de compte rendu reprend mot pour mot ce que les interlocuteurs ont dit. Il s’impose lorsque l’objectif porte tant sur le déroulement des faits que sur la forme des propos échangés (notamment si l’un des protagonistes est susceptible de se dédire). EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE RÉDUITE D’un point de vue opérationnel, ce type de document est généralement trop long, mal structuré et ennuyeux. Et s’il permet de rendre compte de faits tant sur le fond que sur la forme, c’est un outil peu efficace pour mener à bien une action. À éviter en dehors de l’objectif repris ci-dessus. LES LIMITES DE L’EXERCICE Ce compte rendu est difficilement réalisable en cas d’événement imprévu. Lors d’un incident ou d’une réunion improvisée, il est plutôt rare d’avoir l’opportunité d’enregistrer le détail des échanges. COMPÉTENCES REQUISES La rédaction de ce type de document ne nécessite pas de compétences particulières. C’est une retranscription fidèle d’une réalité. À ce titre, il est recommandé d’enregistrer les débats afin de prévenir toutes contestations éventuelles. + Document complet et fidèle à la réalité -- Document souvent trop long et fastidieux à lire ⇢ Retour à la page 5 LES ÉCRITS PROFESSIONNELS - © K.ractère 2015 7 LE COMPTE RENDU ANALYTIQUE C’est le plus courant des comptes rendus. Son objectif est double : faciliter la lecture d’un document et accélérer la compréhension d’une situation. TITRES INFORMATIFS Par souci d’efficacité, il est recommmandé d’annoncer les thèmes abordés par un titre informatif qui reprend le message essentiel. La seule lecture de ces titres permettra ainsi au lecteur d’avoir un premier aperçu du contenu du document. MAÎTRISE DU DOMAINE RECOMMANDÉE La rédaction d’un compte rendu analytique s’articule autour de deux étapes fondamentales : • Classer les propos par thèmes. • Regrouper dans une conclusion les éléments importants comme les prises de décision, les conséquences d’un incident, les accords conclus lors d’une réunion… Cette spécificité induit que le rédacteur maîtrise tant le domaine concerné que l’expression écrite. C’est cette connaissance du fond qui va lui permettre de regrouper les informations par thème et de faire la part entre les idées-clés et les faits secondaires. + Structure efficace et texte lisible -- Risque d’interprétation et d’omissions ⇢ Retour à la page 5 LES ÉCRITS PROFESSIONNELS - © K.ractère 2015 8 LE COMPTE RENDU SYNOPTIQUE Ce type de compte rendu a pour objectif de faciliter l’application rapide et pragmatique sur le terrain. Axé résultat, ce document ne tient plus compte de la chronologie des faits. Il se présente sous forme d’un tableau qui classe le contenu en colonnes : • Incidents, causes, solutions proposées… • Faits, avis, décisions… • Action, moyens, responsable, date et fin… Cet outil qui se veut 100% opérationnel n’est envisageable qu’au sein d’un groupe motivé et soudé, porté par un objectif commun. Pour faciliter la compréhension des faits, il est souvent préférable d’envisager une forme intermédiaire qui mixte compte rendu analytique et synoptique. + Document porté vers l’action -- Document qui nécessite un consensus ⇢ Retour à la page 5 LES ÉCRITS PROFESSIONNELS - © K.ractère 2015 9 MODE OPÉRATOIRE ORDONNER L’INFO DÈS SA COLLECTE Une page de garde regroupant les renseignements administratifs et logistiques permet d’alléger le corps du texte. LOGO Compte rendu de réunion P. 1/5 Référence : xx Date de rédaction : xx Réunion du : xx Lieu : xx Objet de la réunion : Participants : M. xxx Mme xxx Compte rendu transmis à : M. xxx Mme xxx Prochaine réunion : Date : xx Objet : xx Lieu : xx Signature du rédacteur : Signature Jean Renaud Signature des participants en cas de procès verbal L’utilisation de grilles synoptiques adaptées à chaque type de compte rendu optimise et facilite la rédaction du document. Dans certains cas, l’utilisation d’une carte heuristique (mind mapping) permet de visualiser en un coup d’œil l’étendue et la complexité d’un projet. ⇢ En savoir plus… LES ÉCRITS PROFESSIONNELS - © K.ractère 2015 10 LES TYPES DE COMPTES RENDUS Sur le fond, les comptes rendus peuvent se classer en trois grandes catégories : ⇢ LES COMPTES RENDUS D’ÉVÉNEMENT ⇢ LES COMPTES RENDUS DE RÉUNION ⇢ LES COMPTES RENDUS D’ACTIVITÉ LES COMPTES RENDUS D’ÉVÉNEMENT - LE COMPTE RENDU D’ACCIDENT Le compte rendu d’accident reprend les faits qui ont pu être observé au moment de l’accident. Ce document ne doit pas être confondu avec un rapport d’accident qui implique une enquête complémentaire (par une instance compétente) après la collecte des témoignages. - LE COMPTE RENDU DE VISITE OU DE MISSION Ce type de compte rendu est sollicité par la direction au retour d’une visite ou d’une mission. Via ce document qui se présente comme un compte rendu de réunion, le collaborateur va faire part de son expérience et des échanges. Ce document doit être compréhensible par le plus grand nombre (éviter le jargon), notamment si la mission entreprise a pour objectif de déboucher sur une collaboration ou une transaction. - LE COMPTE RENDU DE LECTURE OU DE CONFERENCE Ce compte rendu a pour vocation de partager de l’information utile avec ses collègues. Il peut également prendre la forme d’un compte rendu de réunion ou d’une note d’analyse. LES ÉCRITS PROFESSIONNELS - © K.ractère 2015 11 - LE COMPTE RENDU D’ENTRETIEN (CONTACT REPORT) Le compte rendu d’entretien (Contact Report) officialise ce qui a pu être conclu lors d’un entretien. Ce document est une base indispensable pour la mise en place d’une collaboration fructueuse. Un tel document peut également s’avérer providentiel en cas de litige entre les deux parties. LE COMPTE RENDU DE RÉUNION Lors d’une réunion, la prise de notes efficace ne tient pas compte de l’ordre chronologique ou du mot à mot. Il est préférable de noter rationnellement en fonction de l’objectif du compte rendu et des questions à l’ordre du jour. Pour optimiser la prise de notes, il est recommandé d’utiliser une grille synoptique reprenant les thèmes de l’ordre du jour. Le recours à une carte heuristique (mind mapping) permet de structurer ses notes de manière particulièrement efficace. Trois grands types de uploads/Management/ compte-rendu-et-rapport.pdf