INERIS – DVM/MHSE/HPa/75119/06-0340 Fiche conseil n°16 – Audit FC16_V1 1 / 6 A
INERIS – DVM/MHSE/HPa/75119/06-0340 Fiche conseil n°16 – Audit FC16_V1 1 / 6 A AU UD DI IT T 1. Ce qu’exigent les référentiels − Environnement ISO 14001 4.5.5 : Audit interne EMAS Article 3 : Participation à l'EMAS, § 2.b Annexe I.-A.5.4 : Audit du système de management environnemental − SST OHSAS 18001 4.5.4 : Audit Correspondance avec ILO OSH 2001 3.13 : Audit 2. Introduction et points particuliers Le processus d'audit interne est un des moments forts de la vie du système de management (SM). De son efficacité va dépendre en grande partie la capacité de l'organisme à améliorer son fonctionnement. Cependant, L’expérience montre que l’audit est trop souvent le mal-aimé des systèmes de management, et ceci pour plusieurs raisons : - Soit du fait que l’organisme n’a pas la « culture PDCA (Planifier-Réaliser-Vérifier-Réagir) », en d’autres termes les acteurs n’ont pas l’habitude d’utiliser des procédures écrites, d’enregistrer les résultats obtenus, de définir clairement les responsabilités, etc., et surtout d’être audités. Dans ce cas, l’audit qui est ici un processus supplémentaire, peut apparaître comme superflu du fait que l’organisme a fonctionné pendant plusieurs années sans y avoir recours, avec des résultats convenables. De plus, l’audit peut être perçu comme le nouveau processus qui va autoriser des personnes à critiquer le travail réalisé par d’autres personnes. Dans ce cas, il engendrera crainte et méfiance et ne sera pas bien accueilli. - Soit du fait que l’organisme a eu une mauvaise expérience relative à l’audit. En effet, il suffit d’une seule expérience malheureuse d’audit pour que l’image de ce dernier soit pour un certain temps ternie, avec comme conséquence des échanges superficiels et non constructifs lors d’audits postérieurs. L’audit interne est l’outil principal qui peut permettre à un organisme de s’améliorer significativement sur ses résultats. Il est donc important de comprendre dès à présent que l’audit interne est un élément du système à ne pas sous-estimer, en d’autres termes : - les auditeurs internes doivent être compétents, - l’image de l’audit doit être basée sur l’idée d’un entretien permettant d’identifier des écarts (et non des fautes) dans le but de chercher des solutions (et non des responsables à sanctionner), - la direction doit communiquer positivement sur cet outil qui ne doit pas apparaître comme une contrainte coûteuse, obligatoire de par les référentiels, mais comme une activité support à part entière avec des moyens suffisants à mettre en œuvre, source d’amélioration et donc de gains financiers effectifs ou potentiels. L'efficacité de l'audit repose sur quatre fondamentaux : − le programme d'audit, − la compétence des auditeurs, − les enregistrements qui font suite à la réalisation de l'audit, − la perception de l’audit par les audités L'utilisation de la norme ISO 19011 (2002) : « Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management de la qualité et/ou de management environnemental » est une exigence pour les organismes certificateurs lorsqu'ils mènent leurs audits de certification. Dans le cadre d'une mise en place de SM, cette norme constitue une base complète sur laquelle tout organisme peut s’appuyer pour développer son processus d'audit interne. Néanmoins, aucun des référentiels de SM n'exige la stricte application de cette norme d'audit. INERIS – DVM/MHSE/HPa/75119/06-0340 Fiche conseil n°16 – Audit FC16_V1 2 / 6 Différents types d'audits Les audits répondant aux exigences des référentiels traités dans cette fiche sont les audits internes et non les audits externes. Ces derniers peuvent être : − l'audit de certification qui est un audit tierce partie (réalisé par un organisme indépendant des parties contractantes client- fournisseur), − l'audit client-fournisseur, effectué par des clients à leur propre demande. Différents types d'audit interne peuvent être pratiqués : − l'audit documentaire : pour s’assurer que la documentation répond bien aux exigences du référentiel − l'audit d’application ou de pratiques : pour s'assurer que le système de management (consignes, procédures…) défini est bien mis en œuvre sur le terrain. − l'audit de processus : dans le cas où l'organisme applique une approche processus intégrant pleinement l’environnement et/ou la santé et la sécurité au travail (intégration dans les processus décrits dans le système de management de la qualité existants ou création de processus spécifiques). Il peut être documentaire et/ou d’application. − l'audit à blanc : pour se préparer à l'audit de certification. Cet audit couvre l'ensemble du champ d’application du système de management et l'ensemble des exigences du référentiel. 3. Vue synthétique des actions à réaliser : Procédure exigée Réaliser les audits Qualifier les auditeurs Auditeurs qualifiés Etablir et diffuser le programme d'audit Programme d'audit diffusé Personnes candidates pour réaliser des audits Niveau de compétences requis pour les auditeurs AES, risques SST Programme de management Résultats des audits précédents Conclusions de la revue de direction Rendre compte à la direction Rapports d'audits Fiches de non-conformité Compte-rendu de revue de direction Traiter les non- conformités Actions correctives, préventives INERIS – DVM/MHSE/HPa/75119/06-0340 Fiche conseil n°16 – Audit FC16_V1 3 / 6 4. Actions à mettre en œuvre QUALIFIER LES AUDITEURS Qui peut être auditeur ? Les auditeurs réalisant l'audit du SM peuvent être : - des membres du personnel de l'organisme, - des personnes externes à l'organisme, auquel cas il s'agit d'un audit interne sous-traité (audit interne indépendant). Quel niveau de qualification initial pour les auditeurs ? Que les auditeurs soient des personnes internes ou externes à l'organisme, il est nécessaire de définir les critères retenus pour procéder à la qualification des auditeurs et la maintenir [Renvoi Fiche n°6]. Cette qualification se traduit en général en terme de compétence (exemple : formation à l’audit et expérience d’audit sont un moyen d’acquérir cette compétence) mais aussi en terme de qualités personnelles (ouverture d’esprit, diplomatie, intégrité…). Le processus de qualification des auditeurs doit s'appuyer au minimum sur la connaissance : ⋅ des référentiels (ISO 14001, EMAS, OHSAS 18001 selon les cas), ⋅ des techniques d'audit. Les auditeurs doivent également avoir de bonnes qualités rédactionnelles. Sans exiger d’eux d’être des experts, il est souhaitable que les auditeurs aient reçu une formation ou une sensibilisation à l’environnement et/ou à la SST, en particulier aux impacts sur l’homme et/ ou l’environnement des activités auditées. En complément, une sensibilisation aux bonnes pratiques au quotidien en matière d’environnement et de SST peut également être réalisée. Ces bonnes pratiques sont le plus souvent exigées par la réglementation (tri des déchets, maîtrise des produits chimiques, port des équipements de protection individuels…). Il est fréquent et recommandé, de compléter dans un premier temps la formation à l’audit par la réalisation d’un ou plusieurs audits accompagnés d'un auditeur déjà confirmé. F FI IC CH HE ES S D DE E F FO ON NC CT TI IO ON N A AU UD DI IT TE EU UR R ( (A AC CT TI IV VI IT TE ES S X X C CO OM MP PE ET TE EN NC CE E) ) M MA AT TR RI IC CE ES S D DE E C CO OM MP PE ET TE EN NC CE ES S D D' 'A AU UD DI IT T ( (N NO OM MS S X X C CO OM MP PE ET TE EN NC CE E) ) Comment s'assurer du maintien de la compétence? Il est recommandé pour maintenir cette compétence d’auditeur, d'effectuer au moins un à deux audits internes par an. De plus, même s'il ne s'agit pas d'une exigence spécifiée dans les référentiels, il est souhaitable, dans le cadre du maintien de la qualification des auditeurs, de procéder à l'évaluation périodique de leur compétence. Pour cela, le responsable du programme d'audit peut réaliser une évaluation de l'auditeur sur des critères prédéfinis tels que le respect des délais pour l'envoi du plan d'audit, pour la transmission du rapport… Il est également possible d'instituer un comité des auditeurs qui relise et apprécie collégialement les rapports d'audit sur le fond et la forme. Là encore, il est nécessaire de se baser sur des critères du type : expression, pertinence des observations… Enfin, l'appréciation que les audités portent sur l'efficacité de l'audit, la personnalité et le comportement de l'auditeur ainsi que leur compréhension des observations émises et la pertinence des pistes d’amélioration proposées peuvent être des éléments de l'évaluation. ETABLIR ET DIFFUSER LE PROGRAMME D'AUDIT Les référentiels exigent l'établissement d'un programme, révisé annuellement dans la pratique, qui planifie la réalisation de l’ensemble des audits dans le temps et qui détermine les responsabilités au regard de ces audits. La structure du programme d'audit et son étendue vont dépendre de la taille de l'organisme, de la diversité et de la complexité de ses activités, ainsi que des résultats des audits précédents. Dans le cas où l’organisme dispose de plusieurs systèmes de management (environnement, SST, Qualité), il est recommandé de n’établir qu’un unique programme d’audits qui concernera l’ensemble des domaines audités. A noter que les différents systèmes de management, qu'ils soient ou non intégrés, peuvent bien sûr être audités ensemble, uploads/Management/ audit-fiche-conseil-pdf.pdf
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- Publié le Aoû 09, 2021
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