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Fixer et prioriser les objectifs Découvrez comment fixer des objectifs SMART et

Fixer et prioriser les objectifs Découvrez comment fixer des objectifs SMART et les prioriser avec l’arbre d’objectifs et la matrice d’Eisenhower. Les points clés pour fixer et prioriser vos objectifs Objectif SMART Découvrez les conditions à respecter pour fixer des objectifs digne de ce nom à vos équipes. Ces indicateurs sont essentiels pour optimiser les chances de réussite de vos projets. 1 L’arbre d’objectifs 2 La matrice d’Eisenhower 3 Découvrez comment structurer les objectifs de votre équipe afin de fixer un cadre précis et de faciliter la compréhension du projet auprès de vos collaborateurs. Optimiser vos tâches et objectifs à travers la matrice d’Eisenhower afin d’apprendre à mieux gérer votre temps et de prendre du recul sur vos objectifs et projets. Déterminer des objectifs peut paraître relativement simple. Pourtant il existe encore des objectifs mal formulés et des listes sans fin où l’on confond objectifs, activités et missions quotidiennes. Les objectifs SMART vous permettront de construire des objectifs ambitieux : Objectif SMART Spécifique Votre objectif doit être précis et concret. Il ne faut pas laisser de place à l’ambiguïté. Si vous le partagez à une personne extérieure, elle doit être capable de comprendre ce que vous souhaitez réaliser sans explication supplémentaire. Plus votre objectif est formulé clairement, plus il sera facile de démasquer les freins potentiels à sa réussite. Mesurable Votre objectif doit être quantifiable pour faciliter son suivi. Une personne extérieure doit être susceptible d’évaluer le résultat de votre projet. Quantifier votre objectif vous permet de mieux vous concentrer sur la cible à atteindre. Atteignable Votre objectif SMART se veut atteignable. Vous devez prendre en compte les moyens et ressources mis à disposition des collaborateurs. Mais il doit également être suffisamment ambitieux pour motiver vos équipes. Réaliste L’objectif doit être accessible, raisonnable et pertinent. Un projet considéré comme utopique entraînera une perte de motivation et d’engagement de la part de vos équipes. Temporellement défini Enfin, un objectif SMART doit être temporellement défini. Le critère spécifique vous permet de clarifier la question “quoi” ? Le critère mesurable quant à lui répond à la question “combien” ? Ce dernier critère doit vous permettre de répondre à la question “quand” ? L’arbre d’objectifs Fruit d’un travail collectif, l’arbre d’objectifs est un outil indispensable à mettre en place en début de projet. Il permet de fixer un cadre précis et de faciliter la compréhension du projet. C’est un excellent outil pour donner du sens au travail des équipes. En effet, il permet de définir et hiérarchiser l’ensemble des objectifs d’un projet, de manière très visuelle. Structurer le projet Dans un premier temps, il est nécessaire de choisir les salarié(e)s qui participent à la mise en place et à la réalisation du projet. La structure de l’équipe doit représenter l’ensemble des intérêts et buts liés au projet. 1 Déterminer l’objectif central 2 Décliner l’objectif central 3 Mesurer les résultats 4 Il faut ensuite déterminer l’objectif central à résoudre de manière collective. Ce dernier s’exprime de manière SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini). Dans un troisième temps, l’objectif principal doit être décliné en objectifs intermédiaires et opérationnels. Et c’est là tout l’intérêt de l’arbre d’objectifs. Il permet de visualiser clairement les objectifs et tâches de chacun des membres du projet. Le diagramme obtenu via votre arbre d’objectifs peut dans un dernier temps être retranscrit sous la forme d’un tableau. Cela permet d’y ajouter des informations complémentaires tels que les KPI. Les étapes de l’arbre d’objectifs L’arbre d’objectifs est une représentation graphique qui se construit de manière collective et en plusieurs étapes. Exemple arbre d’objectifs Objectif central Améliorer la satisfaction des collaborateurs au sein de l’entreprise de 20% d’ici fin 2022. Objectif intermédiaire Améliorer l’équilibre pro/perso des collaborateurs Objectif intermédiaire Mise en place d’une politique de santé au travail Objectif opérationnel Mise en place du télétravail 2 jours par semaine Objectif opérationnel Instauration et prévention du droit à la déconnexion Objectif opérationnel Mise en place d’ateliers sur l’ergonomie au travail Objectif opérationnel Mise en place d’un soutien psychologique La matrice d’Eisenhower Gagner du temps, c’est le rêve de bon nombre d’entre nous. En entreprise comme dans notre quotidien, le temps nous manque trop souvent. Lorsqu’on est manager il est essentiel de rester maître de son emploi du temps et d’apprendre à ses équipes comment faire de même. “ Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ”. Avant de rentrer en détail dans la matrice d’Eisenhower, il est nécessaire de comprendre ce qui différencie l’urgence de l’importance. Une urgence est un événement, une tâche ou encore un dossier nécessitant une réaction immédiate. Une urgence non traitée peut entraîner des conséquences nuisibles pour le projet et l’organisation. Attention, ce que l’on entend par urgence ne l’est pas forcément toujours. Cela dépend de votre perception des choses. L’importance quant à elle fait référence aux tâches qui nous aident à accomplir nos objectifs à long terme. Les tâches importantes ont une notion de valeur ajoutée. Mais alors faut-il privilégier l’urgence ou l’importance ? L’urgence est très souvent la conséquence d’un imprévu ou d’un travail important non traité. Le travail urgent est donc plus contextuel tandis que le travail important fait appel à un travail de long terme. La réponse à cette question doit être traitée au cas par cas. Toutefois, il faut éviter de traiter l’urgence au détriment de l’important. La matrice en détails La matrice d’Eisenhower vous permet de prioriser vos tâches selon 4 conditions : -Urgent et important -Important mais pas urgent -Urgent mais pas important -Pas urgent et pas important Pour remplir cette matrice il est important de lister toutes vos activités et de vous poser les questions suivantes pour chacune de vos tâches : -Quel est le niveau d’urgence de cette tâche ? -Quelle est sa date butoir ? -Pour quand dois-je la réaliser au plus tard ? -Quel est le niveau d’importance de cette tâche ? -Que se passera-t-il si je ne la réalise pas ? Une fois ce travail de fond réalisé, il vous sera plus facile de catégoriser vos objectifs et imprévus dans les quadrants de la matrice d’Eisenhower. Importance Urgence 1 2 3 4 Tâches urgentes et importantes Tâches importantes et non urgentes Tâches non importantes et non urgentes Tâches non importantes et urgentes La matrice en détails (suite) Tâches urgentes et importantes Tâches qui requièrent notre attention immédiate. Elles contribuent à la réalisation de nos objectifs à long terme. Elles doivent donc être réalisées en priorité. La majorité des missions se retrouvant dans ce quadrant sont dues à la procrastination et étaient prévisibles. Il est donc essentiel de planifier les tâches importantes (quadrant 2) et d’avancer sur ces dernières avant qu’elles ne deviennent urgentes. 1 Tâches importantes et non urgentes 2 Tâches non importantes et urgentes 3 Tâches non importantes et non urgentes 4 Tâches sans échéances pressantes. Néanmoins elles sont très importantes pour accomplir vos objectifs professionnels. Dans l’idéal ces tâches devraient prendre le dessus sur les autres quadrants. Il est donc très important de bien planifier ses missions quotidiennes pour éviter d’être dans l’urgence permanente. Tâches qui demandent votre attention immédiate mais qui ne servent pas vos objectifs. Elles sont très souvent causées par d’autres personnes souhaitant solliciter votre aide. Ces tâches peuvent être trompeuses. En effet, comme elles demandent une action immédiate, vous pouvez avoir l’impression qu’elles sont importantes. En réalité elles ne le sont pas ! Il faut donc apprendre à dire non lorsque votre agenda ne vous permet pas de répondre à toutes les demandes de vos collègues. Tâches ni urgentes ni utiles. Elles n’ont aucun impact sur vos objectifs professionnels. On les qualifient de tâches récréatives, comme regarder une vidéo ou surfer sur les réseaux sociaux. Attention, il ne faut surtout pas les éliminer. Nous ne sommes pas des robots. Il est donc primordial de prendre un peu de temps pour soi, même au travail. Accordez-vous des moments détentes et relaxation dans votre journée. 5 à 10 minutes toutes les 2 heures vous feront le plus grand bien. Pour aller plus loin Importance Urgence 1 2 3 4 Tâches urgentes et importantes Tâches importantes et non urgentes Tâches non importantes et non urgentes Tâches urgentes et non importantes La matrice d’Eisenhower est un outil très simple, mais pourtant très efficace. Elle permet à chacun de prendre du recul et de s’interroger sur ses objectifs et ses priorités. C’est en se concentrant sur ce qui est essentiel et non pas ce qui est opportun qu’on parvient à mieux gérer son temps. Prendre l’habitude de traiter les tâches importantes permet de réduire les urgences. L’habitude permet de mieux percevoir l’important du superflu et de s’intéresser à l’essentiel. Il faut pour cela savoir gérer nos émotions, savoir dire non à certaines envies et sollicitations. Au final on parvient à définir ce qui doit être fait, ce qui réduit notre stress et nous évite de brasser du vent. À l’aide d’une bonne organisation et plannification des tâches, voici à quoi devrait ressembler votre matrice : Merci ! Nous espérons que uploads/Management/ boite-a-outil-manager-2.pdf