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1 BOITE A OUTILS DU MANAGER Pour mieux travailler ensemble 2 SOMMAIRE 1 Organis

1 BOITE A OUTILS DU MANAGER Pour mieux travailler ensemble 2 SOMMAIRE 1 Organiser et animer le travail d’une équipe < Structurer le travail < Déterminer des objectifs et des priorités < Améliorer le fonctionnement d’une équipe < Intégrer un nouvel agent < Créer un sentiment d’appartenance à l’équipe < Gérer les situations de crise < Assurer le suivi des prestations et des activités 2 Stimuler les idées < produire des idées < Traiter des idées < Lever des freins 3 Mettre en place une démarche d'amélioration continue < Impulser une démarche d’amélioration continue < déterminer le niveau de qualité souhaité < Confronter le service aux résultats de son action < Améliorer la mise en œuvre des prestations 4 Aider à la décision < Hiérarchiser les priorités < Choisir les bonnes solutions 5 Communiquer < Mettre en commun et écouter < S’exprimer auprès des autres < Prendre la parole < Maîtriser les phases d’une réunion < Maîtriser le rôle de l'animateur < Maîtriser la diffusion du message < Informer 6 Planifier un projet < Concevoir un projet < Préparer le déploiement 3 7 Élaborer une stratégie prospective < Analyser l'environnement < Anticiper les risques 8 Collecter de l'information sur Internet < rechercher des informations < veiller des thématiques 4 Quels outils pour quels besoins ? Ces outils sont classés ici par thématique, pour un usage plus aisé, car ils sont, a priori, destinés à chacun de ces thèmes. Pourtant, ils peuvent être utilisés dans d’autres contextes, voire éventuellement modifiés par vous-mêmes pour les adapter à vos besoins. Niveaux de difficulté : *Facile à mettre en œuvre **mise en œuvre plus technique *** utilisation nécessitant un savoir-faire particulier ou un accompagnement méthodologique Besoins Méthodes N° de fiche Niveau de difficulté Pour quoi faire 1 Organiser et animer le travail d’une équipe Le référentiel de tâches 1 * Structurer le travail Le tableau de répartition des tâches 2 * Le RACI 67 * La fiche de poste 3 * Le cahier de répartition des tâches 4 * Les binômes de travail 5 * L’espace de travail de l’équipe 6 ** La matrice d’Eisenhower 42 * Déterminer des objectifs et priorités Arbre d’objectif 43 * La formalisation des bonnes pratiques 7 * Améliorer le fonctionnement d’une équipe Le cahier à problème 8 * Le cahier de bord 9 * Le cahier de réflexion 10 * L’entretien de recadrage 11 ** La fiche de recrutement 12 * Intégrer un nouvel agent Le passage de témoin 13 * Le rapport d’étonnement 14 * Le plan d’intégration 15 * Le tutorat 16 * 5 Les réunions d’équipe 17 * Créer un sentiment d’appartenance à l’équipe Le séminaire d’équipe 18 ** La réunion de crise 19 ** Gérer les situations de crise La gestion de conflit 20 ** Les grilles de suivi d’activité 21 * Assurer le suivi des prestations et des activités Tableaux de bord et d’activités 22 ** 2 Stimuler les idées Le brainstorming 23 * Produire des idées Les 5 « POURQUOI » 24 * Le CIRCEPT 25 ** La matrice de découverte 26 * Traiter des idées Métaplan 27 ** La carte conceptuelle (Mind Mapping) 28 ** L'analyse sémantique 29 * Lever des freins La technique du groupe nominal 30 * 3 Mettre en place une démarche d'amélioration continue Le système de management par la qualité 31 *** Impulser une démarche d’amélioration continue Le référentiel qualité 32 *** Déterminer le niveau de qualité souhaité L’enquête de satisfaction 33 *** Confronter le service aux résultats de son action Diagramme d’ISHIKAWA 34 * Améliorer la mise en œuvre des prestations Diagramme de circulation de documents 35 * Diagramme de Pareto (20/80) 41 * Le cahier à problème 8 * Le diagramme d'affinités (méthode KJ) 44 * Résolution de problème 36 ** Raisonnement ODSA 37 ** Tableaux de bord et d’activités 22 ** 6 Cercles de Qualité 38 *** Diagramme de description de processus 39 *** Diagramme de PERT 40 *** 4 Aider à la décision Diagramme de Pareto (20/80) 41 * Hiérarchiser les priorités La matrice d'Eisenhower 42 * L’arbre d'objectifs 43 * Le diagramme d'affinités (méthode KJ) 44 * La méthode Philips 6.6 45 * 4 Aider à la décision La matrice de compatibilité (tableau à double entrée) 46 * Choisir les bonnes solutions Les tableaux multicritères 47 * Le vote pondéré 48 * 5 Communiquer Moyens concrets pour mieux communiquer 49 * Mettre en commun et écouter La méthode DESC 50 * S’exprimer auprès des autres S’exprimer avec assertivité 51 * La grille OSBD 52 * Dire non avec assertivité 53 ** Capter l’attention de votre auditoire 54 ** Prendre la parole Préparer une réunion 55 * Maîtriser les phases d’une réunion Ouvrir une réunion 56 * Clore une réunion 57 * Maîtriser le déroulement d’une réunion 58 ** Les rôles et attitudes de l'animateur 59 ** Maîtriser le rôle de l'animateur Les outils de l'animateur 60 ** Gérer les principaux problèmes 61 ** 7 La parole est d'or 62 * Maîtriser la diffusion du message La technique du voisinage 63 * Les tableaux muraux : le management visuel 64 * Informer La feuille d’information et de communication vers l’extérieur 65 * 6 Piloter un projet La méthode QQOQCCP 66 * Concevoir le projet Le RACI 67 * La méthode MOSI 68 * Le diagramme de GANTT 69 ** Le cahier des charges fonctionnel 70 ** 7 Élaborer une stratégie prospective La grille MOFF 71 * Analyser l'environnement La grille PESTEL 72 *** Le benchmarking 73 *** L'analyse structurelle 74 *** Les arbres de compétences 75 *** 7 Élaborer une stratégie prospective DELPHI 76 *** La grille des enjeux 77 * Anticiper les risques La technique du risque 78 * 8 Collecter de l'information sur Internet Penser sa stratégie de recherche 79 * Rechercher des informations Les moteurs de recherche 80 * Penser sa stratégie de veille 81 * Veiller des thématiques 8 ORGANISER ET ANIMER LE TRAVAIL D’UNE EQUIPE Que l'on prenne en main une équipe, ou que l'on en constitue une, "Qui fait quoi?", est la première question à laquelle il faut répondre pour atténuer les tensions qui naissent inévitablement dans une équipe qui naît ou voit arriver de nouveaux agents. L'équipe attend de son responsable qu'il mette en place une organisation efficace qui permette d'atteindre des résultats valorisants. Le manager public territorial doit structurer le travail pour construire la confiance. 9 FICHE 1 * LE REFERENTIEL DE TACHE Définition : Il s'agit d'établir pour chaque poste de travail, la liste des tâches qui doivent être exécutées en situation normale d'activité. Objectif : Faciliter l'explication du travail à faire Bâtir un plan de formation Intégrer un nouvel équiper, et mesurer les progrès réalisés à chaque évaluation réalisée Méthodologie – Démarche : L'outil peut être construit par : le responsable de l'équipe quand il s'agit d'intégrer un nouvel agent l'agent lui-même comme aide à la compréhension de l'articulation des séquences de tâches : de cette façon il se représente mieux le travail qu'il a à exécuter. Réfléchissant à la façon de réaliser l'action, l'agent en déduira une meilleure chronologie d'exécution, et repérera les difficultés inhérentes au poste. Un groupe d'agent quand il s'agit de se repérer collectivement dans un ensemble de tâche à réaliser, ou de se préparer à une évolution ou un changement de poste L'outil peut aussi mettre en évidence un besoin de formation pour atteindre le niveau de maîtrise de la tâche souhaitée, ou un besoin d'équipement, d'outillage ou de moyens complémentaires. Comment fonctionne cet outil ? Lors de rencontres entre le manager public territorial et l'agent, le référentiel de tâches est balayé, puis corrigé et complété, en cas d'apparition, de disparition ou de modification de tâche. Cet outil associe chaque tâche à trois colonnes d'évaluation du niveau de maîtrise de la tâche : expert/sait faire seul/ne sait pas faire. Ce qui permet de donner un retour sur la capacité à réaliser la tâche et à tenir le poste. 10 Tâche expert Sait faire seul Ne sait pas faire Quelles sont les ressources nécessaires ? Une simple feuille de papier formalisera la liste. Il est important que la liste soit validée par le responsable pour correspondre au standard attendu. Quel élément de management est renforcé ? Ce tableau permet de repérer et de mettre en évidence qui fait et qui sait quoi. Il facilite la répartition du travail et l'organisation de formation. Il est également utile pour organiser le tutorat et l'intégration d'un nouveau. Liens avec les compétences du manager public territorial Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service Piloter, suivre et contrôler les activités des agents 11 FICHE 2 * LE TABLEAU DE REPARTITION DES TACHES Définition : Il s'agit d'établir pour une équipe l'ensemble des tâches à maîtriser chaque poste de travail, la liste des tâches qui doivent être exécutées en situation normale d'activité. Objectif : organiser la polyvalence au sein de l'équipe, organiser des doublons ou des remplacements, faciliter l'organisation des absences Méthodologie – Démarche : Le tableau de répartition des tâches uploads/Management/ boite-a-outils-du-manager.pdf