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1 Préparé par : Jean-Pierre Brisebois Le 19 février 2003 Guide – Questionnaire

1 Préparé par : Jean-Pierre Brisebois Le 19 février 2003 Guide – Questionnaire d’analyse 2 Contenu I) Introduction…………………………………. p.3 II) Conseils pratiques…………………………… p.4 III) Lexique………………………………………. p.12 IV) Diagramme………………………………….. p.15 Annexe - 1 : Tableau d’équivalence……………………… p.16 Note : La terminologie utilisée dans ce document désigne tant le masculin que le féminin. 3 Voici quelques conseils pratiques se rapportant à la préparation de votre questionnaire d’analyse I) Introduction Ce guide intitulé Guide – Questionnaire d’analyse a pour but de vous assister dans la préparation de votre questionnaire d’analyse de votre poste. Il contient un lexique (exemples de verbes d’action) favorisant le choix de verbes précis et significatifs qui permettront d’étaler plus fidèlement la portée et les responsabilités propres à votre poste. Le questionnaire d’analyse permettra de recueillir le maximum de données pertinentes qui serviront éventuellement à la rédaction de votre description de poste. Dans le cadre de cet exercice de mise à jour des descriptions de poste, l’École a retenu les services de ressources expérimentées qui effectueront la rédaction des descriptions de postes, et ce, à partir des questionnaires d’analyse préparés conjointement par les titulaires de poste et par leur supérieur immédiat. Cette approche structurée devrait permettre un traitement systématique et objectif des données recueillies ainsi qu’une approche et un style uniforme dans la rédaction des descriptions de postes. Lorsque complétée, votre description de poste sera utilisée par le service des ressources humaines et par les gestionnaires pour des fins d’organisation du travail, d’encadrement, de dotation (affichages de postes), d’évaluation des emplois et de rémunération (en fonction d’une juste valeur du poste établie selon une méthode d’évaluation fiable et rigoureuse) et de comparaisons internes et externes. Guide – Questionnaire d’analyse 4 II) Conseils pratiques Vous constaterez que le questionnaire d’analyse que nous proposons diffère, dans sa structure et son format, des descriptions de tâches traditionnelles. En effet, il importe de faire ressortir les responsabilités principales et les moyens essentiels utilisés par le titulaire pour fournir les résultats attendus. Aussi, en complétant votre questionnaire d’analyse, ne vous inquiétez pas de ne pas y trouver toutes les tâches ou activités à accomplir, cherchez plutôt les éléments de votre poste qui font appel à vos compétences et à votre expérience acquise. Voici donc quelques conseils pratiques se rapportant aux sections correspondantes de votre questionnaire d’analyse (Partie I à VI) Au sujet du questionnaire d’analyse ( p.1 ) Le présent questionnaire a été conçu pour recueillir de l'information sur les emplois occupés par les gestionnaires et les professionnels de l'École Polytechnique de Montréal. Ce questionnaire d’analyse servira à produire une description de poste concise et représentative, et celle-ci permettra de mesurer la juste valeur du votre poste à partir d’une méthode d’évaluation fiable et rigoureuse. La méthode d’évaluation Hay a été retenue par l’École Polytechnique. Cette méthode est une forme de comparaison de facteurs dont se servent des centaines d’entreprises pour évaluer leurs postes, qu’il s’agisse de postes de soutien technique ou de bureau, de métiers, de postes spécialisés, de professionnels, de cadres et d’exécutifs. Plusieurs universités canadiennes et québécoises utilisent la méthode Hay depuis plusieurs années. Les quatre facteurs principaux utilisés par la méthode Hay sont : • La compétence : Ce facteur mesure l’ensemble des aptitudes et connaissances qui, indépendamment de leur mode d’acquisition, permettent au titulaire de donner un rendement satisfaisant. • L’initiatrice créatrice : Ce facteur mesure la réflexion nécessaire pour traiter les problèmes inhérents à un poste • La finalité : Ce facteur mesure le degré relatif d’influence du poste sur les résultats finals de l’entreprise ou d’une unité au sein de l’entreprise. • Les conditions de travail : Ce facteur reconnaît et mesure le niveau d’inconvénients significatifs que l’on retrouve dans certains postes. Ces quatre facteurs principaux sont respectivement accompagnés de douze (12) dimensions connexes qui furent intégrées à votre Questionnaire d’analyse. 5 L’ensemble de ces facteurs et dimensions connexes seront évalués, comparés et validés à partir d’approches et de techniques éprouvées, par un comité d’évaluation dûment formé à la méthode Hay. Finalement, la méthode retenue satisfait pleinement aux exigences imposées par la Loi sur l’équité salariale du Québec. Il est important de comprendre que le questionnaire porte sur les exigences de votre poste et non sur vous personnellement. À cet égard, on doit souligner qu’il faut s’en tenir aux exigences du poste, par opposition à la performance et au profil professionnel du titulaire actuel, lesquels pourraient déroger des attentes fondamentales reliées à ce poste. Note : Pour les employés qui occupent un poste pour lequel une description de poste a déjà été rédigée (selon le format standard de l’École), un tableau d’équivalence a été préparé afin de permettre un appariement des éléments contenus dans les descriptions de poste (existantes) à la nouvelle structure du Questionnaire d’analyse proposé. Ce tableau se retrouve à l’annexe - 1 du présent document. Veuillez communiquer avec le Service des ressources humaines pour obtenir une copie de votre description de poste, si existante. 6 Partie I - Nature du travail ( p.2 ) A. Dans la case intitulée Raison d'être principale du poste, veuillez décrire la raison d'être principale de votre poste et comment il contribue à la mission de votre service. B. Veuillez décrire les cinq responsabilités les plus importantes et les résultats attendus. Veuillez estimer le pourcentage de temps consacré à chacune des responsabilités. La somme de vos estimés devrait généralement se situer au delà de 75%. Les énoncés devraient répondre à deux questions : Que doit réaliser ce poste, et Pourquoi ? Ainsi, vous devriez être en mesure de comprendre, à la lecture de cette partie seulement, la raison fondamentale de l’existence du poste dans votre organisation. Il faut aussi porter une attention particulière au choix des verbes utilisés. A cet effet, la section III) du présent document contient un lexique comprenant une série d’exemples de verbes d’action qui vous permettra de sélectionner des termes appropriés et significatifs. Important : Toujours inscrire de brefs énoncés, tout en respectant (le plus possible) les espaces prévus au formulaire. Partie II - Compétence ( p.3 ) La compétence est l'ensemble des aptitudes et connaissances qui, indépendamment de leur mode d'acquisition, permettent au titulaire de donner un rendement pleinement satisfaisant et de répondre aux besoins pratiques, techniques ou scientifiques du poste. Inscrire le niveau de scolarité (ou expérience équivalente) requis et y ajouter toutes exigences essentielles (reconnues) du poste : Attestations, certifications, membres d’associations professionnelles, expériences de gestion (nombre d’années) ou toutes connaissances particulières ( Ex : planification stratégique, connaissances avancées en bureautique, utilisation de langues étrangères…etc) A la section – Organisation du travail, il s’agit de décrire votre rôle dans l’organisation. Décrire le rôle selon que le titulaire exécute, coordonne, contrôle, planifie, supervise ou dirige une ou plusieurs activités/mandats définis, moyennement définis ou peu définis, à titre de contributeur, coordonnateur, conseiller, spécialiste ou expert reconnu , et ce, pour une sous-fonction ou fonction dans un secteur d’activités (Finance, Immeubles, Ressources humaines, Régistrariat, Services informatiques…etc) ou pour un groupe formé de plusieurs secteurs. La compétence portant sur la communication vise à préciser et à reconnaître qu’il s’agit d’un poste dans lequel le titulaire est soit responsable de motiver et de superviser du personnel, soit de négocier des ententes, soit de conseiller les autres, soit de communiquer et de présenter des sujets complexes à des auditoires de tailles variées, ou soit de transmettre à d’autre personnes des renseignements bien définis, avec courtoisie. Inscrire les exigences particulières se rapportant aux habiletés de rédaction, si applicable. Indiquer la fréquence des communications (occasionnelles ou fréquentes). 7 Partie III - Initiative créatrice - défis et problèmes ( p.4 ) L'initiative créatrice correspond au degré et à la nature de la réflexion nécessaire pour analyser, raisonner, évaluer, innover, créer, etc. Dans cette section du questionnaire, il s’agit de mettre en évidence que le travail est encadré par des pratiques et des méthodes existantes ou bien que le mandat nécessite la recherche de nouvelles façons de faire faisant appel à la créativité ou encore qu’il nécessite des analyses approfondies servant à identifier la nature et les causes de problèmes à résoudre. En plus du descriptif apparaissant dans le questionnaire, voici quelques questions qui pourraient guider votre réflexion lorsque vous aborderez les rubriques suivantes : Amélioration des processus de travail et résolution de problèmes : Q : Est-ce que vous recevez des directives générales sur la façon de résoudre des problèmes ? Q : Avez-vous à faire face à des situations ou problèmes récurrents et semblables dont la solution requiert de faire des choix judicieux à l’intérieur de faits connus ou des précédents ? Recherche, analyse et innovation : Q : Est-ce que votre poste requiert un niveau moyen ou élevé de recherche, d’analyse et d’interprétation dans des faits connus ou dans des secteurs inexplorés ? Assistance et encadrement : Q : Est-ce que votre travail est régit par des normes, des procédures, des politiques ou des règlements auxquels vous devez vous conformer ? Q : Avez-vous accès à des ressources susceptibles de vous assister dans la recherche de solutions se rapportant à uploads/Management/ conseil-prati-que.pdf