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Les e-mails Les e-mails Utilisation d’Outlook Utilisation d’Outlook Outlook 200

Les e-mails Les e-mails Utilisation d’Outlook Utilisation d’Outlook Outlook 2007 Outlook 2007 Version 2003 ou 2007 Version 2003 ou 2007 Gérer e-mails Gérer e-mails Gérer plannings (perso et équipe) Gérer plannings (perso et équipe) Assigner et gérer des tâches Assigner et gérer des tâches Gérer ses contacts Gérer ses contacts Rôle dans dévelloppement commercial Rôle dans dévelloppement commercial Version PME Version PME dans la version PME d'Office : le gestionnaire de dans la version PME d'Office : le gestionnaire de contacts professionnels est organisé autour de contacts professionnels est organisé autour de cinq grands modules : cinq grands modules : Comptes professionnels (entreprise et Comptes professionnels (entreprise et organisations) organisations) Contact professionnels (personnes) Contact professionnels (personnes) Projets professionnels Projets professionnels Opportunités (ventes potentielles) Opportunités (ventes potentielles) Campagnes marketing (actions de mailing ou de Campagnes marketing (actions de mailing ou de e-mailing) e-mailing) Avantages Oullook Avantages Oullook Gagner du temps Gagner du temps Améliorer la qualité du suivi Améliorer la qualité du suivi Ne pas perdre ses contacts et retrouver Ne pas perdre ses contacts et retrouver ses contacts facilement ses contacts facilement Mise en place newsletter Mise en place newsletter Placer un image dans l’e-mail Placer un image dans l’e-mail Surtout création fichier client Surtout création fichier client Contacts et Comptes Contacts et Comptes professionnels professionnels Contact : personnes physiques (clients, Contact : personnes physiques (clients, prospects, fournisseurs, partenaires…) prospects, fournisseurs, partenaires…) Comptes : entités (entreprise, association, Comptes : entités (entreprise, association, syndicat, chambre de commerce…) syndicat, chambre de commerce…) Contacts et comptes = le socle, la matière Contacts et comptes = le socle, la matière première d’une gestion de relation client. première d’une gestion de relation client. Créer une base de Contacts et de Comptes professionnels • 2 moyens : 1. par saisie manuelle : quand vous avez collecté les informations sur une personne à partir d’un entretien téléphonique, d’un échange de mail, d’une rencontre, d’une recherche dans un site Internet ou un annuaire, etc. 2. par importation de données à partir d'un fichier au format électronique Nouveau contact • champs indispensables en gris • 50 prédéfinis • personnalisables Nouveau contact Détails • permet de saisir des informations complémentaires réparties en deux groupes : professionnelles et personnelles. • Un champ commentaires permet de saisir des informations libres. Détails Historique • bouton historique : tableau qui reprends l'ensemble des tâches, rdv, e-mails, conversation téléphoniques, notes, fichiers, projets qui y sont liés. Historique Comptes professionnels Comptes professionnels fiche compte : avantage : fédère plusieurs contacts au sein d'une fiche compte : avantage : fédère plusieurs contacts au sein d'une même unité même unité plus facile pour créer un nouveau contact dans cette organisation. plus facile pour créer un nouveau contact dans cette organisation. Comptes professionnels Comptes professionnels Saisir ses contacts et Saisir ses contacts et ses comptes manuellement ses comptes manuellement Voici les étapes de création de la fiche : Voici les étapes de création de la fiche : 1 Cliquez dans la barre d’outils sur le 1 Cliquez dans la barre d’outils sur le bouton Nouveau/Contact, pour ouvrir une bouton Nouveau/Contact, pour ouvrir une fiche vierge. fiche vierge. 2 Saisissez les informations que vous avez 2 Saisissez les informations que vous avez jugées indispensables. jugées indispensables. Saisir ses contacts et Saisir ses contacts et ses comptes manuellement ses comptes manuellement 3 Pour lier le contact à un compte, si le compte 3 Pour lier le contact à un compte, si le compte existe déjà, vous pouvez le chercher dans la existe déjà, vous pouvez le chercher dans la liste après avoir cliqué sur le bouton Compte ou liste après avoir cliqué sur le bouton Compte ou bien saisir le nom du compte directement dans bien saisir le nom du compte directement dans le champ. S’il est reconnu, il se soulignera le champ. S’il est reconnu, il se soulignera automatiquement. automatiquement. S’il s’agit d’un nouveau compte, saisissez un S’il s’agit d’un nouveau compte, saisissez un nom de compte et au moment de nom de compte et au moment de l’enregistrement de la fiche contact, le l’enregistrement de la fiche contact, le Gestionnaire de contacts professionnels vous Gestionnaire de contacts professionnels vous proposera de créer la fiche du compte. proposera de créer la fiche du compte. Saisir ses contacts et Saisir ses contacts et ses comptes manuellement ses comptes manuellement Saisir ses contacts et Saisir ses contacts et ses comptes manuellement ses comptes manuellement 4 Cliquez sur le bouton Lien vers la messagerie 4 Cliquez sur le bouton Lien vers la messagerie électronique pour lier l’adresse e-mail que vous électronique pour lier l’adresse e-mail que vous venez de saisir aux e-mails entrants et sortants venez de saisir aux e-mails entrants et sortants provenant de ce contact. provenant de ce contact. Saisir ses contacts et Saisir ses contacts et ses comptes manuellement ses comptes manuellement 5 Affectez à ce compte et à ce contact la 5 Affectez à ce compte et à ce contact la catégorie qui leur correspond. catégorie qui leur correspond. Créer fiche contact professionnel Créer fiche contact professionnel à partir d'un e-mail reçu à partir d'un e-mail reçu drag & drop e-mail à partir liste message drag & drop e-mail à partir liste message vers le volet contact, une nouvelle fiche vers le volet contact, une nouvelle fiche s'ouvre (préremplie avec quelque infos) s'ouvre (préremplie avec quelque infos) 1 Cliquez et déplacez votre e-mail à partir de la liste des messages 1 Cliquez et déplacez votre e-mail à partir de la liste des messages vers le volet Contact qui s’ouvre. vers le volet Contact qui s’ouvre. 2 Relâchez le bouton de la souris sur l’icône Contacts professionnels 2 Relâchez le bouton de la souris sur l’icône Contacts professionnels dans le Gestionnaire de contacts professionnels. Une nouvelle fiche dans le Gestionnaire de contacts professionnels. Une nouvelle fiche contact professionnel s’ouvre. Elle est préremplie avec les quelques contact professionnel s’ouvre. Elle est préremplie avec les quelques informations sur votre contact contenu dans l’e-mail (adresse de informations sur votre contact contenu dans l’e-mail (adresse de messagerie et nom). messagerie et nom). 3 N’oubliez pas de cliquer sur le bouton lien automatique vers la 3 N’oubliez pas de cliquer sur le bouton lien automatique vers la messagerie électronique pour que l’historique intègre directement messagerie électronique pour que l’historique intègre directement les e-mails de votre nouveau contact. les e-mails de votre nouveau contact. Importer des contacts et des Importer des contacts et des comptes existants comptes existants fichier Excel (fonctionne pas super) fichier Excel (fonctionne pas super) dossier contact d'une autre messagerie dossier contact d'une autre messagerie données de comptes stockées dans un données de comptes stockées dans un fichier .pst (importation) Outlook fichier .pst (importation) Outlook Importer contacts Importation de contacts Importation de contacts exportez vers Excel ou format csv exportez vers Excel ou format csv dans Outlook : importer et exporter / dans Outlook : importer et exporter / gestionnaire de contacts professionnels gestionnaire de contacts professionnels Importation de contacts Importation de contacts sélectionnez la feuille du classeur à sélectionnez la feuille du classeur à importer, cliquez sur bouton mappage : importer, cliquez sur bouton mappage : définissez que telle colonne de votre définissez que telle colonne de votre fichier correspond tel champ de la fiche de fichier correspond tel champ de la fiche de contact (drag drop colonne gauche vers contact (drag drop colonne gauche vers droite), cliquez sur importer. droite), cliquez sur importer. consulter le rapport consulter le rapport Importation de contacts Importation de contacts Trouver facilement un contact ou Trouver facilement un contact ou un compte professionnel un compte professionnel  trois moyens : trois moyens : 1. 1. le carnet d’adresses, le carnet d’adresses, 2. 2. la recherche instantanée la recherche instantanée 3. 3. l’affichage personnalisé de l’ensemble l’affichage personnalisé de l’ensemble des contacts. des contacts. Recherche par le carnet d’adresses Recherche par le carnet d’adresses Le champ de recherche lié au carnet Le champ de recherche lié au carnet d’adresses est toujours disponible dans la barre d’adresses est toujours disponible dans la barre d’outils d’Outlook. d’outils d’Outlook. Recherche par le carnet d’adresses Recherche par le carnet d’adresses C’est sûrement le moyen le plus simple et rapide C’est sûrement le moyen le plus simple et rapide d’accéder à un compte ou un contact d’accéder à un compte ou un contact Recherche instantanée Recherche instantanée La recherche instantanée est un outil très La recherche instantanée est un outil très puissant pour retrouver n’importe quels e-mails, puissant pour retrouver n’importe quels e-mails, pièces attachées, e-mails, contacts, et même pièces attachées, e-mails, contacts, et même vos fichiers sur votre ordinateur. vos fichiers sur votre ordinateur. cliquez sur contact puis sur contacts cliquez sur contact puis sur contacts professionnels en haut de la liste se trouve un professionnels en haut de la liste se trouve un champ de recherche champ de recherche Recherche instantanée Recherche instantanée Il indexe l’ensemble des informations contenues Il indexe l’ensemble des informations contenues à l’intérieur des documents ou des fiches. Il est à l’intérieur des documents ou des uploads/Management/ e-mails-cbc-info-generale.pdf