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La communication écrite: Les écrits professionnels Par : Kalivogui Zeze Kwekeu

La communication écrite: Les écrits professionnels Par : Kalivogui Zeze Kwekeu Audrey Genie Biomedical S3 2022/2023 Sous la direction de: Pr. BENFATIMA AB- DEIKARIM PLAN 01 Définition 02 Les différents types d’écrits professionnels 03 Les cinq(5) questions à se poser avant d’écrire 04 Conception d’un écrit professionnel Introduction Conclusion INTRODUCTION Aujourd’hui, dans tout domaine professionnel et commercial, il est essentiel de communiquer que ce soit entre collègues, avec le patron, les clients ou d’autres professionnels. Et en plus les marques, la grande majorité des communications se fait par écrit comme la rédaction des articles web, des newsletters, des fiches produits, etc. Par conséquent, il est essentiel de savoir s’exprimer clairement et de manière cohérente pour renforcer son image professionnelle. Brief Introduction DEFINITION Qu’est-ce que l’écriture professionnelle ? L’écriture professionnelle est la capacité de décider et d’organiser le contenu, de choisir des mots, de moduler le langage, de définir le rythme pour atteindre une fin. L’écriture commence donc par une première phase stratégique dans laquelle le contenu à écrire est planifié et se poursuit en- suite avec le choix de la langue, de chaque mot et signe de ponctuation, donnant au texte le rythme souhaité. Le but des écrits professionnels est qu’ils visent à atteindre un objectif prédéterminé et est étroitement lié à la stratégie de la communication. L’objectif que le texte doit atteindre, détermine la stratégie, le contenu et la langue. LES TYPES D’ECRITs PROFESSIONNELS LES ECRITS SCIENTIFIQUES LES ECRITS DESTINES AU WEB Add Contents Title LES DOCUMENTS DE COMMUNICATION LES DOCUMENTS COMMERCIAUX LES COURRIERS ADMINISTRATIFS Fiches techniques, modes d’emploi Articles de blog, newsletter. Dossiers de presse, journaux d’entreprise Plaquettes d’entreprise, affiches Lettre de motivation, CV Les écrits scientifiques Leur rédaction né- cessite générale- ment une certaine expertise dans un domaine précis. Les écrits destinés au web: Ils représentent une part grandis- sante de la rédac- tion profession- nelle. Les documents de com- munication : Leur but principal est de transmettre un cer- tain nombre d’informa- tions à un public pou- vant être large. Les courriers adminis- tratifs : E-mails, CV, lettres de motivation… ils tendent à se numéri- ser. m Les documents com- merciaux Plaquettes d’entre- prise, affiches, bro- chures, flyers, Power- Point de présenta- tion… LA COMMUNICATION ÉCRITE INTERNE LA COMMUNICATION ÉCRITE EX- TERNE Le compte-rendu Document qui relate un récit objectif d’un événement, d’une réunion, d’activités. La lettre La lettre est un texte écrit par un rédac- teur (destina- teur) et desti- né à un récep- teur (destina- taire) Le rapport Document ascendant destiné à proposer des solutions après analyse et étude d’un problème. La note de service Document qui a pour objectif de transmettre des ordres, des consignes. C’est un document descendant et qui est suivi d’une mise en exécu- tion. La note d’information Document descendant qui a pour objet d’informer avec précision et objectivité. L’imprimé ou le formulaire L’imprimé permet de col- lecter des in- formations ou d’effectuer des consulta- tions. La note de synthèse Document concis et organisé, établi à partir de documents variés, qui fait le point sur un sujet précis. Il permet au responsable de prendre connaissance du sujet d’une façon synthétique. Les dépliants publicitaires, prospectus Ces docu- ments sont destinés à promouvoir la société, à sé- duire et à convaincre de futurs clients LA COMMUNICATION ÉCRITE INTERNE LA COMMUNICATION ÉCRITE EXTERNE Le procès-verbal ou compte-rendu analytique Document relatant les différentes interventions de manière chrono- logique. Il est exhaustif et fidèle. Le mémo ou note Document informel ascendant qui a pour but d’informer, de re- mettre en mémoire des faits ou circonstances. Le message électronique Document informatisé circulant via internet. LES 5 QUESTIONS A SE POSER Les lois de la communication d’après Harold Lasswell Quel objectif l’émetteur veut-il atteindre ? EN VUE DE QUOI? Qui est l’émetteur du message? QUI? Qui est le destinataire? A QUI? Quel est l’objet du message ? Quelle information doit être transmise ? QUOI? Quel est le document le plus adapté ? COMMENT? Conception d’un écrit professionnel QUALITE DE L’ECRIT PROFESSIONNEL Il doit être adapté au destinataire et au contexte, le langage familier est à proscrire. Le langage Selon le document à rédiger, le style doit être impersonnel. Il ne doit être ni autoritaire ni discourtois. Il doit être convaincant, expli- catif et argumenté. Le style Aucune mise en forme n’est exigée. La société va présenter ses documents selon sa charte graphique :règles de mise en page ;définition de l’aspect graphique. La présentation 01 02 03 Rédiger des phrases courtes, aller à l’essentiel et retirer le superflu ;ordonner ses idées, éviter les symboles et les sigles peu connus ;bannir les fautes d’or- thographe et de grammaire; faire attention à la ponctuation ;utiliser de préfé- rence les formes interrogatives. La sémantique 04 Conception d’un écrit professionnel FORME DU MESSAGE Personne qui envoie le message. L’émetteur Personne(s) à qui est destine. Le(s) destinataires(s) La date et le lieu de rédac- tion L’objectif du message L’objet Note,rapport Le titre du document 01 02 03 04 05 Tout écrit professionnel doit permettre d’identifier clairement Ces éléments constituent l’en-tête du do- cument professionnel. On les appelle aus- si: « mentions obligatoires » Conception d’un écrit professionnel FOND DU MESSAGE Introduction Qui rappelle les faits, pour lesquels on veut communiquer Conclusion Qui met fin au message. Cette conclusion doit etre claire, courte et concise. Developpement Qui formule l’objet du message ou de l’ecrit. Tout en n’oubliant pas la coherence, l’harmonie et la synthese des idees pour limiter le texte Quelques écrits professionnels: Le Procès verbal Les procès verbaux relèvent du domaine des affaires et de la vie courante répondant au même objectif fondamental que les procès-verbaux établis par les agents qualifiés de l’autorité : il s’agit d’avoir et de garder un témoignage écrit et formel de cer- tains actes importants. Le proces verbal soit des événements qui marquent périodiquement la gestion de l’entreprise ou vie d’un groupe. soit des événements isolés Un exposé (une entrée en matière) précisant les circonstances de temps, de lieu, de personne et d’objet de son établissement, un titre portant la mention <<Procès-verbal >>, fixe la nature du document.  Un développement rapportant les faits constatés et le style doit donc être clair, direct, narratif, véridique et objectif. La note La note est un écrit, souvent très court, traitant d’une affaire courante, utilisé au sein d’une Entreprise d’une administra- tion lorsqu’il s’agit : Soit de donner une information rapide et précise sur un point particulier de détail à une ou plusieurs personnes. La note On peut rassembler en quatre 1-Transmission: note d’information 2- Information: note d’information. 3- Ordre directive: note de consigne, instruction, règlement, note de Service 4-Correction note de service Le compte rendu Le compte rendu est un écrit de nature professionnelle qui relate avec ob- jectivité et fidélité les débats auxquels le rédacteur a assisté ou des cir- constances dont il a eu lieu. Le compte rendu Reprendre l’objet de la réunion, Préciser le jour (heure, l’identité des personnes présentes), Indiquer les problèmes abordés lors de réunion, Reprendre pour chacun des problèmes traités, les éléments de la discussion, les propositions faites, les décisions prises, les problèmes laissés en suspens. Double objectifs 2 . . Pour ceux qui étaient invité mais n’ont pas pu as- sister à la réunion; il informe de ce qui a été dé- cide Pour ceux qu’ont participé à la réunion : c’est une aide mémoire; il garde la trace des débats et les décisions prises. 1 Rapport  Le procès-verbal et le compte rendu sont donc, avant tout, des chroniques dans lesquelles la relation des faits tient la place principale. Le rapport est plus complexe  Rapport d’ac- tivite Rapport annuel d’une entreprise, d’une associa- tion. . Rapport de stage, de Visite de mission Rapport relatif à un stage de for- mation, à une visite d’entreprise, à un travail particulier demandé dans le cadre du travail. Rapport d’étude Rapport d’étude de marché, du matériel, une situation de la réorganisation d’un service. Revue de presse C’est un type de résumé à usage profes- sionnel Quotidiens, périodiquement et médias audiovisuels en sont les supports. L’usage de la revue de presse est égale- ment fréquent dans les administrations et dans les entreprises d’une certaine di- mension. Conclusion En définitive il existe de nombreux écrits professionnels qui ont un ensemble de points en commun. Ils sont indispensables en milieu professionnel. Bien maîtriser les écrits professionnels permet de gagner du temps en échangeant les informations sans la nécessité d’en discuter ni d’être disponible au même moment. Savoir bien rédiger un écrit professionnel est un atout non négligeable pour mieux s’intégrer dans le monde professionnel. uploads/Management/ ecrits-profnels.pdf